Für Reinigungsfirmen mit vielen Objekten und wechselnden Teams, die Schichten planen müssen, ohne gegen das Arbeitszeitgesetz zu verstoßen.
Zehn Objekte, wechselnde Teams, Urlaub, Krankheit, Feiertage – der Dienstplan für die kommende Woche ist ein Puzzle. In Excel übersieht man leicht, dass jemand nach der Spätschicht nicht schon wieder früh anfangen darf, dass eine Teilzeitkraft ihr Wochensoll überschreitet oder dass ein Objekt am Ende gar nicht besetzt ist.
Fällt der Fehler auf, ist es oft zu spät: Der Verstoß gegen die Ruhezeit ist schon passiert, das Objekt stand ohne Besetzung da, oder ein Mitarbeiter wurde eingeplant, der eigentlich im Urlaub ist.
Die Schichtplanung macht aus dem Excel-Puzzle einen Wochenplan, der die Regeln kennt.
Sie arbeiten mit Schicht-Templates (Zeitfenster, Pausen, Nachtschicht, Ziel- und Mindestbesetzung) und planen die Woche im Entwurf, bis Sie sie veröffentlichen. Im Hintergrund läuft die Konflikterkennung: §5-ArbZG-Ruhezeitverstöße, Vertragsabweichungen (Über-Vertrag), Abwesenheits-Sperren und eine Warnung, wenn die geplante Arbeitszeit über die ArbZG-Höchstgrenze läuft – die Grenzen kommen aus jahres-versionierten Werten, nicht aus fest verdrahteten Zahlen.
Für offene Schichten liefert eine regelbasierte Besetzungsvorschlags-Liste die passenden Kräfte: Zuerst schließen die harten ArbZG-Gates ungeeignete Kandidaten komplett aus (Abwesenheit, Doppelbuchung, Ruhezeit, Tages- und Wochenhöchstarbeitszeit, fehlende Pflicht-Qualifikation), danach ordnet ein gewichteter Score nach Vertrags-Rest, Vertrags-Fit und Skill-Match. Der Vorschlag ist beratend – die Zuweisung bleibt Ihr bewusster Klick (Art. 22 DSGVO). Dazu Tauschgesuche mit Genehmigung und eine Besetzungsübersicht je Schicht (OK / unterbesetzt / überbesetzt).
Optional – Dienstplan-Optimierung (KI-Add-on): Wer möchte, schaltet ein separat buchbares Add-on frei, das die bereits zulässigen Vorschläge über mehrere offene Schichten hinweg fairer verteilt. Es kann die harten ArbZG-Gates nie aushebeln und weist nichts autonom zu; die Freigabe ist ein bewusster Schalter (§87 BetrVG). Die tiefe KI-Ausbaustufe ist in Vorbereitung – heute arbeitet die Optimierung als nachvollziehbare, regelbasierte Fairness-Heuristik.
Beim Planen warnt das System vor §5-ArbZG-Ruhezeitverstößen, Über-Vertrag und Abwesenheits-Konflikten – bevor der Plan veröffentlicht wird.
Für eine offene Schicht schlägt das System passende Kräfte vor – ungeeignete werden durch harte ArbZG-Gates zuerst ausgeschlossen, dann nach Vertrag und Skills gereiht.
Je Schicht lässt sich ein Anforderungsprofil hinterlegen (Pflicht/erwünscht). Pflicht-Qualifikationen sind ein hartes Ausschlusskriterium, erwünschte fließen in den Score.
Auf einen Blick sehen Sie je Schicht den Status: OK, unterbesetzt, unter Mindestbesetzung oder überbesetzt – kein Objekt fällt hinten runter.
Mitarbeiter stellen Tauschgesuche, die genehmigt werden müssen – mit Benachrichtigung. Kein Zettel-Wirrwarr, wer heute für wen einspringt.
Ein separat buchbares Add-on verteilt zulässige Vorschläge über mehrere Schichten fairer – nie autonom, immer mit menschlicher Bestätigung. Der tiefere KI-Ausbau ist in Vorbereitung.
Sie definieren Schicht-Vorlagen mit Zeiten, Pausen, Ziel- und Mindestbesetzung je Objekt.
Im Entwurf planen Sie die Woche; die Konflikterkennung warnt live vor Ruhezeit-, Vertrags- und Abwesenheitskonflikten.
Für offene Schichten schlägt das System zulässige Kräfte vor (ArbZG-Gates zuerst). Sie weisen bewusst zu – der Mensch entscheidet.
Der Plan wird veröffentlicht; Tauschgesuche laufen mit Genehmigung, die Besetzungsübersicht bleibt aktuell.
| Aufgabe | CERTISCAN Schichtplanung | Excel-Dienstplan |
|---|---|---|
| Dienstplan je Objekt im Wochenkalender | per Hand | |
| §5-ArbZG-Ruhezeit automatisch geprüft | ||
| Über-Vertrag & Abwesenheit erkannt | ||
| Regelbasierte Besetzungsvorschläge | ||
| Pflicht-Qualifikation als Ausschluss-Gate | ||
| Tausch-Management mit Genehmigung | per Anruf |
Individuell nach Standorten & Mitarbeitern – auf Anfrage
Rechtsquelle: ArbZG (§ 3 Höchstarbeitszeit, § 5 Ruhezeit), Art. 22 DSGVO (kein automatisierter Einzelentscheid), § 87 BetrVG (Mitbestimmung bei algorithmischen Vorschlägen). · Stand: 2026
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