Für Reinigungsfirmen mit vielen Teilzeit-, Minijob- und Vollzeitkräften, die Verträge, Nachweise und Qualifikationen an einem sicheren Ort brauchen.
In einer Reinigungsfirma mit ständigem Kommen und Gehen wächst der Personalordner schneller, als man ihn pflegen kann. Verträge liegen im Schrank, Zertifikate laufen unbemerkt ab, beim Onboarding wird mal dies, mal das vergessen, und wenn der Zoll oder ein Auftraggeber einen Nachweis will, beginnt die Suche.
Gleichzeitig sind Personaldaten hochsensibel: Steuer-ID, IBAN, Sozialversicherungsnummer, Gehalt. Ein Excel-Sheet auf dem Server ist dafür der falsche Ort – und der Lohn eines Mitarbeiters geht niemanden etwas an, der ihn nicht sehen muss.
People & Payroll ist die zentrale, verschlüsselte Personalstammverwaltung – und die Brücke zwischen HR und Lohn.
Personalakten liegen AES-256-verschlüsselt (Steuer-ID, IBAN, SV-Nummer); Verträge halten Beschäftigungsart (Vollzeit, Minijob, Werkstudent …), Wochensoll und Urlaubsanspruch fest. Onboarding-Checklisten sorgen dafür, dass beim Eintritt nichts vergessen wird, und HR-Dokumente mit Ablaufdatum melden sich, bevor ein Nachweis abläuft (Zertifikat-Ampel). Eine Minijob-Ampel warnt, wenn sich jemand der Verdienstgrenze nähert – k-anonym ab fünf Personen, damit keine Rückschlüsse möglich sind.
Für die Reinigung wichtig: ein kuratierter Skill-Katalog und Mitarbeiter-Qualifikationen mit Gültigkeit – die Grundlage für die Auto-Besetzung in der Schichtplanung. Dazu Abteilungen und Kostenstellen und eine PII-freie Vergleichsgruppen-Hierarchie als Basis für die Entgelttransparenz. Das Lohngeheimnis ist heilig: Stundensätze und Monatslöhne sind verschlüsselt, nach außen geht nur die Information „hat einen Stundensatz" – ja oder nein. Für das Lohnbüro gibt es einen DATEV-Personalexport, und ein DSGVO-Löschpfad (Art. 17) entfernt ausgeschiedene Mitarbeiter sauber, ohne belegpflichtige Daten zu zerstören.
Steuer-ID, IBAN und SV-Nummer liegen AES-256-verschlüsselt – nicht in einem Excel-Sheet. Datenschutz ist eingebaut, nicht nachträglich aufgesetzt.
HR-Dokumente und Qualifikationen haben ein Ablaufdatum; eine Zertifikat-Ampel meldet sich rechtzeitig, bevor ein Nachweis fehlt.
Nähert sich jemand der Minijob-Verdienstgrenze, warnt eine Ampel – ausgewertet erst ab fünf Personen (k-anonym), damit keine Einzelrückschlüsse entstehen.
Checklisten führen durch den Eintritt: Vertrag, Nachweise, Ausstattung. Was offen ist, bleibt sichtbar, statt in der Hektik unterzugehen.
Ein Org-Skill-Katalog und Mitarbeiter-Qualifikationen mit Gültigkeit speisen die Auto-Besetzung der Schichtplanung – die richtige Kraft am richtigen Objekt.
Stammdaten gehen als DATEV-Personalexport ans Lohnbüro; ausgeschiedene Mitarbeiter werden per DSGVO-Löschpfad (Art. 17) entfernt, ohne belegpflichtige Daten zu zerstören.
Beim Onboarding werden Vertrag, Beschäftigungsart, Wochensoll und Urlaubsanspruch erfasst – geführt per Checkliste.
Personalakte und HR-Dokumente liegen verschlüsselt; Ablaufdaten und Qualifikationen werden mit Ampel überwacht.
Andere Module ziehen nur Kennzahlen (Vertrag ja/nein, Headcount, Skills) – nie einen einzelnen Lohn. Das Lohngeheimnis bleibt.
Fürs Lohnbüro gibt es den DATEV-Personalexport; beim Austritt löscht der DSGVO-Pfad sauber, belegpflichtige Daten bleiben fristgerecht erhalten.
| Aufgabe | CERTISCAN People & Payroll | Ordner & Excel-Liste |
|---|---|---|
| Personalakte verschlüsselt (AES-256) | ||
| Ablaufende Nachweise mit Ampel | manuell | |
| Minijob-Grenze im Blick (k-anonym) | ||
| Onboarding-Checklisten | im Kopf | |
| Lohn bleibt strikt geheim (nur Kennzahlen nach außen) | ||
| DATEV-Personalexport & DSGVO-Löschpfad |
Individuell nach Standorten & Mitarbeitern – auf Anfrage
Rechtsquelle: DSGVO (Personalakten AES-256, Art. 17 Löschpfad, Art. 9), Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 (Vergleichsgruppen-Vorbereitung), SGB IV (Minijob). · Stand: 2026
Strukturelle Rechtsinfo – keine Rechtsberatung. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern.
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