Die Personalakte, die niemand mehr im Aktenschrank sucht

In einer Reinigungsfirma mit ständigem Kommen und Gehen wächst der Personalordner schneller, als man ihn pflegen kann. Verträge liegen im Schrank, Zertifikate laufen unbemerkt ab, beim Onboarding wird mal dies, mal das vergessen, und wenn der Zoll oder ein Auftraggeber einen Nachweis will, beginnt die Suche.

Gleichzeitig sind Personaldaten hochsensibel: Steuer-ID, IBAN, Sozialversicherungsnummer, Gehalt. Ein Excel-Sheet auf dem Server ist dafür der falsche Ort – und der Lohn eines Mitarbeiters geht niemanden etwas an, der ihn nicht sehen muss.

People & Payroll ist die zentrale, verschlüsselte Personalstammverwaltung – und die Brücke zwischen HR und Lohn.

Personalakten liegen AES-256-verschlüsselt (Steuer-ID, IBAN, SV-Nummer); Verträge halten Beschäftigungsart (Vollzeit, Minijob, Werkstudent …), Wochensoll und Urlaubsanspruch fest. Onboarding-Checklisten sorgen dafür, dass beim Eintritt nichts vergessen wird, und HR-Dokumente mit Ablaufdatum melden sich, bevor ein Nachweis abläuft (Zertifikat-Ampel). Eine Minijob-Ampel warnt, wenn sich jemand der Verdienstgrenze nähert – k-anonym ab fünf Personen, damit keine Rückschlüsse möglich sind.

Für die Reinigung wichtig: ein kuratierter Skill-Katalog und Mitarbeiter-Qualifikationen mit Gültigkeit – die Grundlage für die Auto-Besetzung in der Schichtplanung. Dazu Abteilungen und Kostenstellen und eine PII-freie Vergleichsgruppen-Hierarchie als Basis für die Entgelttransparenz. Das Lohngeheimnis ist heilig: Stundensätze und Monatslöhne sind verschlüsselt, nach außen geht nur die Information „hat einen Stundensatz" – ja oder nein. Für das Lohnbüro gibt es einen DATEV-Personalexport, und ein DSGVO-Löschpfad (Art. 17) entfernt ausgeschiedene Mitarbeiter sauber, ohne belegpflichtige Daten zu zerstören.