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Personalkosten-Rechner 2026: Wahre Kosten pro Mitarbeiter

Personalkosten berechnen: Bruttolohn + AG-Anteil SV (~20%) + Urlaub + Krankheit. Effektive Kosten pro Stunde. Kostenloser CERTISCAN Rechner.

Personalkosten berechnen

Bruttolohn (monatlich)

\u20ac

Monatliches Bruttogehalt

Wochenstunden

Vertragliche Wochenstunden

Urlaubstage pro Jahr

Tage

Gesetzlich mind. 20 Tage (5-Tage-Woche)

Kranktage pro Jahr (Durchschnitt)

Tage

Branchendurchschnitt: 10\u201315 Tage

3085.00 €

Gesamtkosten pro Monat (Arbeitgeber)

📊 Personalkosten berechnet

Bruttolohn2500.00 €

AG-Anteil SV (20.5%)512.50 €

Umlagen (U1/U2/U3)35.00 €

BG-Beitrag (~1,5%)37.50 €

Gesamtkosten/Monat3085.00 €

Gesamtkosten/Jahr37020.00 €

Produktive Stunden/Jahr1680 h

Effektiver Stundensatz22.04 €/h

Faktor (Brutto → Gesamt)× 1.23

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Automatisch berechnen mit CERTISCAN

CERTISCAN berechnet Personalkosten automatisch aus Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnbuchhaltung. Echte Kosten pro Standort, pro Mitarbeiter, in Echtzeit. Ab 29 €/Monat.

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Personalkosten berechnen – die wahren Kosten

Personalkosten sind weit mehr als das Bruttogehalt. Die Formel: Bruttolohn + AG-Anteil SV (~20,4%) + Umlagen + Urlaubs-/Krankheitskosten. Der kostenlose CERTISCAN Personalkosten-Rechner zeigt die tatsächlichen Kosten pro Mitarbeiter und pro Stunde – inklusive aller Nebenkosten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 2.500 € brutto bei 40 h/Woche kostet den Arbeitgeber tatsächlich ca. 3.010 €/Monat. Berücksichtigt man 30 Urlaubstage und 10 Krankheitstage, steigen die effektiven Kosten pro produktive Stunde auf ca. 21,60 €. CERTISCAN berechnet das automatisch.

AG-Anteil Sozialversicherung 2026

Der Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung beträgt 2026 insgesamt ca. 20,4% des Bruttolohns: Krankenversicherung 7,3% + Zusatzbeitrag 0,8%, Rentenversicherung 9,3%, Arbeitslosenversicherung 1,3%, Pflegeversicherung 1,8%. CERTISCAN verwendet stets die aktuellen Sätze.

Warum CERTISCAN die Personalkosten kennt

Dieser CERTISCAN Personalkosten-Rechner gibt einen ersten Überblick. Die CERTISCAN Plattform ab 29 €/Monat berechnet die echten Personalkosten aus der Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnbuchhaltung – pro Standort, pro Team, pro Mitarbeiter.

Im Facility Management ist die exakte Kenntnis der Personalkosten pro produktive Stunde entscheidend für Kalkulationen, Angebote und Nachkalkulationen. CERTISCAN liefert diese Daten in Echtzeit.

Versteckte Kosten erkennen

Neben den SV-Beiträgen entstehen weitere Kosten: Umlagen U1/U2/U3, Berufsgenossenschaft, Arbeitskleidung, Schulungen, Verwaltung. Im FM kommen Anfahrtskosten und Ausrüstung hinzu. CERTISCAN erfasst alle Kostentreiber und zeigt den wahren Stundenverrechnungssatz.

Berechnung gepr\u00fcft von Christoph Schulz, Gr\u00fcnder CERTISCAN. Letzte Aktualisierung: M\u00e4rz 2026.

Personalkosten berechnen: CERTISCAN vs. Alternativen

Funktion	CERTISCAN	Excel	Manuell
Personalkostenberechnung	Automatisch	Formel nötig	Schätzung
SV-Sätze aktuell	Immer aktuell	Manuell pflegen	Fehleranfällig
Kosten pro Standort	✅	❌	❌
Krankenquote-Tracking	✅	❌	❌
Verrechnungssatz	✅	❌	❌
Subunternehmer-Vergleich	✅	❌	❌
DATEV-Export	✅	❌	❌
Kosten	29 €/Mo	0 €	0 €

Alles was Sie über Personalkosten wissen müssen

Gesetzliche Grundlagen

Personalkosten setzen sich aus gesetzlich vorgeschriebenen und freiwilligen Bestandteilen zusammen:

SGB IV/V: Sozialversicherungspflicht – AG trägt ca. die Hälfte der Beiträge
BUrlG: Mindestens 20 Urlaubstage (bei 5-Tage-Woche), Urlaub ist bezahlte Abwesenheit
EFZG: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall – 6 Wochen pro Krankheitsfall
AAG: Umlagen U1 (Krankheit) und U2 (Mutterschaft) an Krankenkasse
SGB VII: Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Berechnung der Gesamtkosten

Die vollständige Personalkostenformel:

AG-Anteil SV: Bruttolohn × 20,4% (KV 7,3% + KV-Zusatz 0,8% + RV 9,3% + AV 1,3% + PV 1,8%)
Umlagen: U1 ca. 1,1%, U2 ca. 0,24%, Insolvenzgeldumlage 0,06%
BG-Beitrag: Branchenabhängig (Reinigung ca. 1,5%)
Gesamtkosten monatlich: Bruttolohn + AG-Anteil SV + Umlagen + BG
Effektiver Stundensatz: Gesamtkosten × 12 ÷ produktive Stunden pro Jahr

Produktive Stunden: 52 Wochen × Wochenstunden − Urlaub − Feiertage − Krankheit − Fortbildung

Ausnahmen & Sonderfaelle

Minijobber: Pauschale AG-Abgaben von ca. 31% statt regulaerer SV-Beiträge
Midijobber (538–2.000 €): Reduzierte AN-Beiträge, volle AG-Beiträge
BBG-Obergrenze: SV-Beiträge nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze (KV: 5.175 €, RV: 7.550 €)
Saisonarbeit: Höhere Kosten pro produktive Stunde durch saisonale Schwankungen

Branchenspezifische Kosten im FM

Arbeitskleidung: 15–25 €/Monat (Reinigung), PSA-Pflicht nach ArbSchG
Schulungen: Hygieneschulungen, UVV, Ersthelfer – ca. 200–500 €/Jahr
Anfahrtskosten: Fahrzeug, Kilometer, Parkgebühren
Material/Ausrüstung: Reinigungsmittel, Geräte, Verbrauchsmaterial
Verwaltung: Lohnbuchhaltung, Personalabteilung, Software

Personalkosten-Benchmarks

Aufschlag auf Bruttolohn: Typisch 20–25% für SV + Umlagen
Faktor Brutto zu Gesamtkosten: Ca. 1,3–1,5 (branchenabhängig)
Produktive Arbeitstage/Jahr: Ca. 210–220 (bei 30 Urlaub, 10 Feiertage, 10 Krankheit)
Produktive Stunden/Jahr: Ca. 1.680–1.760 bei Vollzeit

Praxistipps für Arbeitgeber

✅ Personalkosten pro produktive Stunde berechnen, nicht nur Bruttolohn
✅ Krankenquote tracken – direkte Auswirkung auf effektive Kosten (CERTISCAN)
✅ Urlaubs- und Vertretungsplanung optimieren
✅ Subunternehmer-Kosten mit eigenen Personalkosten vergleichen
✅ Digitale Zeiterfassung für exakte Kostenrechnung einsetzen

H\u00e4ufig gestellte Fragen

Die Gesamtkosten liegen ca. 30–50% über dem Bruttolohn. Bei 2.500 € brutto entstehen ca. 3.000–3.250 € monatliche Gesamtkosten (SV, Umlagen, BG, Urlaub, Krankheit).

Der AG-Anteil beträgt 2026 ca. 20,4% des Bruttolohns: KV 7,3% + Zusatzbeitrag 0,8%, RV 9,3%, AV 1,3%, PV 1,8%. Bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze.

Gesamtkosten pro Jahr ÷ produktive Stunden pro Jahr. Produktive Stunden = (52 Wochen × Wochenstunden) minus Urlaub, Feiertage, Krankheit. Typisch: 1.680–1.760 h/Jahr bei Vollzeit.

Neben SV-Beiträgen: Umlagen U1/U2/U3 (ca. 1,4%), BG-Beitrag (1–3%), Arbeitskleidung, Schulungen, Verwaltung, Arbeitsmittel. Im FM kommen Anfahrtskosten und Material hinzu.

Jeder Krankheitstag kostet den AG das volle Gehalt (EFZG) plus Produktivitätsverlust. Bei 10 Krankheitstagen/Jahr steigen die effektiven Kosten pro produktive Stunde um ca. 5%. CERTISCAN trackt die Krankenquote.

Typisch 1,3 bis 1,5. Bei 2.500 € brutto: Faktor 1,3 = 3.250 €, Faktor 1,5 = 3.750 € Gesamtkosten. Der Faktor hängt von Branche, Tarifvertrag und freiwilligen Leistungen ab.

Nicht unbedingt. Minijobber kosten ca. 31% Pauschalabgaben. Der Stundensatz ist oft gleich (Mindestlohn), aber produktive Stunden sind geringer und Verwaltungsaufwand höher pro Stunde.

CERTISCAN berechnet die echten Personalkosten pro Standort, Team und Mitarbeiter – aus Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohndaten. Echtzeitdaten für Kalkulation und Controlling. Ab 29 €/Monat.

Bei Branchenmindestlohn 14,25 €/h und Vollzeit: ca. 2.468 € brutto, ca. 3.050 € Gesamtkosten/Monat. Effektiver Stundensatz inkl. aller Nebenkosten: ca. 20–22 €/h.

Effektive Personalkosten pro Stunde + Gemeinkosten (Verwaltung, Büro) + Gewinnmarge = Verrechnungssatz. Im FM typisch: Faktor 1,8–2,5 auf den Bruttostundenlohn.