Für Reinigungsfirmen und Dienstleister mit vielen Fahrten und wechselnden Einsatzorten, deren Mitarbeiter Pauschalen und Reisekosten sauber belegen wollen.
Ihre Leute fahren zu wechselnden Objekten, arbeiten mal von unterwegs, sind auf Geschäftsreise. Steuerlich lässt sich davon einiges absetzen – Entfernungspauschale, Homeoffice-Tage, Verpflegungsmehraufwand. Aber am Jahresende weiß niemand mehr, an welchen Tagen wer wo war. Die Pendeltage werden geschätzt, Belege gehen verloren, und der Verpflegungsmehraufwand mit seinen asymmetrischen An- und Abreisetagen ist ohnehin ein Buch mit sieben Siegeln.
Das Ergebnis: Absetzbares bleibt liegen, oder die Zahlen im Steuerformular halten einer Nachfrage nicht stand. Und das alles, ohne dass irgendjemand die Gehälter der Kollegen sehen soll.
Das Steuer-Cockpit rechnet die absetzbaren Posten aus Daten, die ohnehin entstehen.
Weil die Zeiterfassung weiß, an welchen Tagen jemand gependelt ist, im Homeoffice war oder auf Geschäftsreise, leitet das Cockpit daraus Pendler-/Entfernungspauschale, Homeoffice-Pauschale und Verpflegungsmehraufwand (Per Diem) ab – bei Reisen mit den korrekt asymmetrischen An- und Abreisetagen, im In- und Ausland. Geschäftsausgaben wie Bewirtung, Reisekosten und Fahrten erfassen die Mitarbeiter als strukturierten Ausgabenbeleg.
Am Jahresende gibt es einen CSV-Report für die Steuererklärung – sauber aufgeschlüsselt. Die Firmenwagen-Behandlung lässt sich pro Betrieb über ein Org-Flag sperren, wenn sie nicht gebraucht wird. Über den Daten-Bus fließt nur, was fließen darf: Aggregate, keine einzelnen Löhne – das Lohngeheimnis bleibt gewahrt.
Pendler-, Homeoffice- und Verpflegungspauschale entstehen aus den in der Zeiterfassung erfassten Tagen – nicht aus Schätzungen am Jahresende.
Der Per Diem berücksichtigt An- und Abreisetage asymmetrisch, im In- und Ausland – die häufigste Fehlerquelle bei der Reisekostenabrechnung.
Aus der Zeiterfassung kommen Pendel-, Homeoffice- und Reisetage – ohne dass jemand sie ein zweites Mal einträgt.
Das Cockpit rechnet daraus Entfernungs-, Homeoffice- und Verpflegungspauschale, inklusive der asymmetrischen Reisetage.
Bewirtung, Reisekosten und Fahrten werden als Ausgabenbeleg erfasst und dem Jahr zugeordnet.
Am Jahresende gibt es den CSV-Report für die Steuererklärung – ohne dass Einzellöhne sichtbar werden.
| Aufgabe | CERTISCAN Steuer-Cockpit | Zettel & Jahresend-Schätzung |
|---|---|---|
| Pendlerpauschale aus echten Pendeltagen | geschätzt | |
| Homeoffice-Pauschale aus Homeoffice-Tagen | ||
| Verpflegungsmehraufwand mit korrekten Reisetagen | fehleranfällig | |
| Reisekosten & Bewirtung als strukturierter Beleg | lose Zettel | |
| CSV-Report für die Steuererklärung | ||
| Ohne Offenlegung einzelner Löhne |
Individuell nach Standorten & Mitarbeitern – auf Anfrage
Rechtsquelle: EStG (§ 9 Werbungskosten/Entfernungspauschale, § 9 Abs. 4a Verpflegungsmehraufwand, Homeoffice-Pauschale) — Datenschutz: nur Aggregate, keine Einzellöhne. · Stand: 2026
Strukturelle Rechtsinfo – keine Rechtsberatung. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern.
Geschäftsausgaben – Bewirtung, Reisekosten, Fahrten – werden als Ausgabenbeleg erfasst und zur Steuererklärung zusammengeführt.
Für andere Module gibt das Cockpit nur Aggregate (Pendel-km, Methode, ÖPNV-Ticket) heraus – nie einen einzelnen Lohn. Datensparsam gebaut.
Am Jahresende exportieren Sie die absetzbaren Posten als Report – für Mitarbeiter oder Steuerberater nachvollziehbar aufgeschlüsselt.
Sag uns, welche Module dich interessieren und wie groß dein Betrieb ist — wir stellen dir dein passendes Paket zusammen und melden uns innerhalb eines Werktags.