Reisekosten-Rechner 2026: Dienstreise abrechnen

Reisekosten berechnen

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Reisekosten berechnen – Pauschalen 2026

Reisekosten für Dienstreisen setzen sich zusammen aus: Verpflegungsmehraufwand + Fahrtkosten + Übernachtungskosten + Nebenkosten. Der kostenlose CERTISCAN Reisekosten-Rechner berechnet alle Pauschalen nach den aktuellen Sätzen 2026.

Beispiel: 3-Tage-Dienstreise innerhalb Deutschlands, 450 km mit dem PKW. Verpflegung: 2 × 14 € (An-/Abreisetag) + 1 × 28 € (voller Tag) = 56 €. Fahrtkosten: 450 × 0,30 € = 135 €. Gesamt: 191 € erstattungsfähig. CERTISCAN dokumentiert die Reise lückenlos.

Verpflegungspauschalen 2026 (Inland)

• Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 € pro Tag
• 24 Stunden Abwesenheit: 28 € pro Tag
• An- und Abreisetag: 14 € (unabhängig von der Dauer)
• Frühstück vom Hotel: −5,60 € Kürzung. Mittag/Abend: −11,20 € Kürzung je Mahlzeit

Kilometerpauschale 2026

Bei Nutzung des eigenen PKW: 0,30 €/km für jeden gefahrenen Kilometer. Ab dem 21. Entfernungskilometer (Pendlerpauschale): 0,38 €/km. Bei Dienstreisen gilt die volle Kilometerzahl (Hin und Rück), nicht nur die einfache Entfernung.

Warum CERTISCAN für Dienstreisen?

Dieser Rechner berechnet die Erstattungsbeträge. Die CERTISCAN Plattform ab 29 €/Monat erfasst Dienstreisen komplett: Reisezeiten, Verpflegungspauschalen, Kilometerstände und Belege. Automatische Berechnung der Erstattungsbeträge und nahtlose Einbindung in die Lohnabrechnung.

Fehlerhafte Reisekostenabrechnungen sind ein häufiges Problem in Unternehmen. CERTISCAN automatisiert den Prozess und reduziert den Verwaltungsaufwand um bis zu 80%.

Reisekosten berechnen: CERTISCAN vs. Alternativen

Alles was Sie über Reisekosten 2026 wissen müssen

Verpflegungsmehraufwand Inland

• Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 € pauschal (= „kleine Pauschale")
• 24 Stunden Abwesenheit: 28 € pauschal (= „große Pauschale")
• An- und Abreisetag (mehrtägige Reise): 14 € pro Tag (unabhängig von Uhrzeiten)
• Dreimonatsfrist: Bei Einsatz am gleichen Ort > 3 Monate: Keine Pauschale mehr

Mahlzeitenkürzung

Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt (z.B. Hotel-Frühstück), wird die Pauschale gekürzt:

• Frühstück: −20% = −5,60 € (von 28 €) bzw. −2,80 € (von 14 €)
• Mittag- oder Abendessen: −40% = −11,20 € (von 28 €) bzw. −5,60 € (von 14 €)
• Alle 3 Mahlzeiten: Volle Kürzung, kein Restanspruch

Fahrtkosten

• Eigener PKW: 0,30 €/km (gefahrene Strecke, Hin und Rück)
• Motorrad: 0,20 €/km
• Fahrrad: Keine Pauschale, aber tatsächliche Kosten absetzbar
• Öffentliche Verkehrsmittel: Tatsächliche Kosten (Belege aufbewahren)
• Mietwagen: Tatsächliche Kosten + Tankbelege

Übernachtungskosten

• Inland: Tatsächliche Kosten (keine Pauschale für AG-Erstattung). Pauschale nur für Steuererklärung: 20 €/Nacht
• Ausland: Länderspezifische Pauschalen (BMF-Tabelle). Beispiel: Österreich 101 €, Schweiz 157 €, USA 224 €

Auslands-Verpflegungspauschalen (Beispiele 2026)

• Österreich: 27 € / 18 € (ab 8h)
• Schweiz: 64 € / 43 € (ab 8h)
• Frankreich: 53 € / 36 € (ab 8h)
• Niederlande: 47 € / 32 € (ab 8h)
• USA (New York): 66 € / 44 € (ab 8h)

Nebenkosten

• Parkgebühren, Maut, Fährkosten
• Gepäckaufbewahrung, Schließfächer
• Telefon-/Internetkosten dienstlich
• Trinkgelder (angemessen, < 10%)
• Eintrittsgelder für dienstliche Veranstaltungen

Steuerliche Behandlung

• Arbeitgeber-Erstattung: Steuerfrei bis zur Pauschale (§ 3 Nr. 16 EStG)
• Werbungskosten: Wenn Arbeitgeber nicht erstattet → Steuererklärung absetzbar
• Vorsteuerabzug: Unternehmer können Vorsteuer aus Hotel- und Mietwagenrechnungen abziehen

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