Compliance-Pflichten Gebäudereinigung 2026: Die komplette Checkliste

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Ein Gebäudereinigungsbetrieb steht 2026 in sechs Pflichtenfeldern – die meisten davon werden aktiv kontrolliert und mit Bußgeldern bewehrt:

1. Lohn & Zoll: Es gilt der allgemeinverbindliche Branchenmindestlohn (Lohngruppe 1: 15,00 €/Std. ab 1. Januar 2026), und der Zoll darf die tägliche Arbeitszeit-Dokumentation nach § 17 MiLoG unangemeldet prüfen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht: bis 30.000 € (Mindestlohn-Unterschreitung sogar bis 500.000 €).
2. E-Rechnung: E-Rechnungen empfangen können müssen Sie seit 2025; ausstellen ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 für alle.
3. Hinweisgeberschutz (HinSchG): Ab 50 Beschäftigten brauchen Sie eine interne Meldestelle. Fehlt sie: Bußgeld bis 20.000 €.
4. Gefährdungsbeurteilung: Pflicht ab dem ersten Mitarbeiter (§§ 5, 6 ArbSchG) – schriftlich dokumentiert.
5. DGUV V3: Elektrische Betriebsmittel (Reinigungsmaschinen, Verlängerungen) müssen regelmäßig geprüft werden.
6. Datenschutz (DSGVO): Mitarbeiterdaten, Objektfotos und Auftragsverarbeitung mit dem Auftraggeber sauber regeln.

Diese Seite ist Ihr Überblick und Wegweiser: Jeder Punkt wird kurz erklärt und verlinkt in den ausführlichen Leitfaden. Wer alle sechs Felder abdeckt, ist bei einer Prüfung – ob Zoll, Gewerbeaufsicht oder Auftraggeber-Audit – auf der sicheren Seite.

Warum Compliance in der Gebäudereinigung strenger ist als anderswo

Die Gebäudereinigung ist keine gewöhnliche Branche, wenn es um Kontrollen geht. Das hat drei Gründe:

• Sie steht namentlich auf der Liste des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) – zusammen mit Bau, Gastgewerbe, Fleischwirtschaft, Logistik und Sicherheitsdiensten. Das bedeutet verschärfte Mitführungs- und Dokumentationspflichten und unangemeldete Kontrollen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls.
• Sie hat einen allgemeinverbindlichen Branchentarifvertrag (Mindestlohn), der für alle Betriebe gilt – auch ohne Verbandsmitgliedschaft.
• Sie arbeitet an fremden Objekten und oft mit einer migrationsgeprägten Belegschaft in Früh- und Spätschichten – das berührt Arbeitszeit, Unterweisung, Datenschutz und Nachweisführung zugleich.

Kurz: Wer sauber reinigt, aber schludrig dokumentiert, hat das eigentliche Risiko. Diese Checkliste sorgt dafür, dass die Dokumentation genauso stimmt wie die Leistung.

Die Pflichten-Matrix auf einen Blick

Die Bußgeld-Rahmen sind gesetzliche Höchstwerte; die konkrete Höhe hängt vom Einzelfall ab. Sätze und Fristen können sich ändern – in CERTISCAN sind gesetzliche Werte pro Betrieb pflegbar und jahres-versioniert hinterlegt.

1. Lohn & Zoll: Branchenmindestlohn und die § 17-MiLoG-Doku

Der wichtigste kaufmännische und rechtliche Punkt zugleich. In der Gebäudereinigung gilt nicht nur der allgemeine gesetzliche Mindestlohn (2026: 13,90 €/Std.), sondern ein höherer, allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn:

• Lohngruppe 1 (Innen- und Unterhaltsreinigung): 15,00 €/Std. ab 1. Januar 2026.
• Lohngruppe 6 (Glas- und Fassadenreinigung): 18,40 €/Std. ab 1. Januar 2026.

Diese Sätze wurden per Zehnter Gebäudereinigungsarbeitsbedingungenverordnung für allgemeinverbindlich erklärt – sie gelten für jeden Betrieb.

Dazu kommt die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG: Für jeden Beschäftigten sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit innerhalb von 7 Kalendertagen aufzuzeichnen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Der Zoll (FKS) kontrolliert das unangemeldet; Verstöße kosten bis zu 30.000 €.

→ Tiefen-Leitfaden: Mindestlohn Gebäudereinigung 2026 und Arbeitszeiterfassung: Pflicht, ArbZG & Zoll-Nachweis. CERTISCAN bildet das über die Module Zeiterfassung und Lohn & Zuschläge ab.

2. E-Rechnung: empfangen sofort, ausstellen gestaffelt

Der häufigste Irrtum: „E-Rechnung, das kommt erst 2027". Falsch – empfangen können müssen Sie seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist, auch als Kleinunternehmer. Eine PDF per Mail ist dabei keine E-Rechnung; gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931 (Formate XRechnung oder ZUGFeRD).

Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen erst später: ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ansonsten ab 2028.

→ Tiefen-Leitfäden: E-Rechnungs-Pflicht 2025/2027/2028 und der Format-Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD?. In CERTISCAN prüft das Modul E-Rechnung ausgehende Rechnungen vor dem Versand mit dem offiziellen KoSIT-Validator (fail-closed: eine nicht normkonforme Rechnung geht gar nicht erst raus).

3. Hinweisgeberschutz (HinSchG): interne Meldestelle ab 50 Beschäftigten

Sobald Ihr Betrieb in der Regel 50 Beschäftigte erreicht, sind Sie nach § 12 HinSchG verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten – einen sicheren, vertraulichen Kanal, über den Mitarbeitende Missstände melden können. Der Kanal muss Meldungen mündlich und in Textform entgegennehmen, den Eingang binnen 7 Tagen bestätigen und binnen 3 Monaten über Folgemaßnahmen zurückmelden.

Wer keine Meldestelle einrichtet, riskiert ein Bußgeld bis 20.000 €; wer eine Meldung behindert, eine Repressalie ergreift oder die Vertraulichkeit verletzt, sogar bis 50.000 €.

Für die Gebäudereinigung mit vielen Sprachen im Team ist die Zugänglichkeit entscheidend – ein Kanal, den nur deutsche Muttersprachler verstehen, erreicht die halbe Belegschaft nicht.

→ Tiefen-Leitfäden: HinSchG: der komplette Leitfaden und die Praxis-Anleitung Internen Meldekanal einrichten. CERTISCAN stellt dafür das Modul Hinweisgeberschutz bereit – mit Oberfläche in 18 Sprachen (vollständig übersetzt sind aktuell Deutsch und Englisch, weitere folgen).

4. Gefährdungsbeurteilung: Pflicht ab dem ersten Mitarbeiter

Viele kleine Betriebe glauben, die Gefährdungsbeurteilung sei etwas für Großunternehmen. Tatsächlich verpflichtet § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) jeden Arbeitgeber – ab dem ersten Beschäftigten –, die Gefährdungen der Arbeit zu beurteilen, und § 6 ArbSchG verlangt, das Ergebnis und die Maßnahmen schriftlich zu dokumentieren.

In der Reinigung sind das vor allem: Gefahrstoffe (Reinigungschemie), Rutsch- und Sturzgefahr, Höhenarbeit (Glas-/Fassadenreinigung), Alleinarbeit und Hautbelastung durch Feuchtarbeit. Zur Gefährdungsbeurteilung gehören die jährliche Unterweisung und die Betriebsanweisungen – idealerweise mehrsprachig.

→ In CERTISCAN übernimmt das Modul Gefährdungsbeurteilung die strukturierte Erfassung, Maßnahmenverfolgung und Unterweisungsnachweise. (Ein eigener Tiefen-Leitfaden zur Gefährdungsbeurteilung folgt in einer der nächsten Wellen.)

5. DGUV V3: die Elektroprüfung, die niemand auf dem Schirm hat

Jede Reinigungsmaschine, jeder Staubsauger, jede Verlängerungsschnur ist ein ortsveränderliches elektrisches Betriebsmittel – und muss nach DGUV Vorschrift 3 (in Verbindung mit der Betriebssicherheitsverordnung) regelmäßig durch eine Elektrofachkraft geprüft werden. Prüfen die Berufsgenossenschaft oder ein Sachverständiger nach einem Unfall nach und fehlt der Prüfnachweis, drohen Regress und Haftungsprobleme.

Die Prüffristen richten sich nach Gerätetyp und Einsatzbedingungen und werden im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung festgelegt.

→ Tiefen-Leitfaden: DGUV V3 Prüfung – der komplette Leitfaden.

6. Datenschutz (DSGVO): drei Berührungspunkte im Reinigungsalltag

Auch ein kleiner Reinigungsbetrieb verarbeitet personenbezogene Daten und fällt damit unter die DSGVO. Die drei realen Berührungspunkte:

• Mitarbeiterdaten: Personalakte mit Steuer-ID, IBAN, Sozialversicherungsnummer – besonders schützenswert, gehören verschlüsselt und mit Löschfristen versehen.
• Objektfotos: Fotos vom Reinigungsobjekt können Personen oder sensible Bereiche zeigen; Standort-Metadaten (EXIF) im Bild sind ein unterschätztes Datenschutzrisiko.
• Auftragsverarbeitung: Wo Sie im Auftrag des Kunden Daten verarbeiten (z. B. Zutritt, Schließsysteme, Besucherlisten), braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

→ In CERTISCAN werden sensible Personalfelder AES-256-verschlüsselt gespeichert, Fotos beim Upload von EXIF-Standortdaten bereinigt und Löschpfade nach Art. 17 DSGVO unterstützt. (Ein eigener DSGVO-Leitfaden für die Gebäudereinigung folgt in einer späteren Welle.)

Ihre Compliance-Checkliste zum Abhaken

Nutzen Sie diese Liste als schnellen Selbsttest. Jedes „Nein" ist ein Handlungspunkt:

1. Zahlen wir jedem gewerblichen Mitarbeiter mindestens den Branchenmindestlohn (LG 1: 15,00 €/Std. ab 2026)?
2. Erfassen wir Beginn/Ende/Dauer täglich und können den § 17-MiLoG-Nachweis auf Verlangen des Zolls in deutscher Sprache vorlegen?
3. Können wir E-Rechnungen empfangen und lesbar archivieren (nicht nur als PDF ausdrucken)?
4. Kennen wir unseren Ausstellungs-Stichtag (2027 oder 2028) und haben ein Format (XRechnung/ZUGFeRD)?
5. Haben wir – bei 50+ Beschäftigten – eine interne Meldestelle mit 7-Tage-/3-Monats-Fristen?
6. Existiert eine schriftliche Gefährdungsbeurteilung samt jährlicher, verstandener Unterweisung?
7. Sind alle Elektrogeräte DGUV-V3-geprüft und die Prüfnachweise auffindbar?
8. Sind Personalakten verschlüsselt, Löschfristen gesetzt und AV-Verträge mit Auftraggebern vorhanden?

Ihren aktuellen Stand können Sie mit dem Compliance-Score-Rechner grob einschätzen.

Wie CERTISCAN die Pflichten an einem Ort bündelt

Der eigentliche Aufwand entsteht nicht durch eine Pflicht, sondern durch das Zusammensuchen vieler Nachweise aus Zetteln, Excel-Listen und E-Mail-Postfächern. Genau da setzt CERTISCAN an: eine modulare Plattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU, in der die Pflichtenfelder ineinandergreifen statt nebeneinanderher zu laufen.

• Das Compliance-Cockpit bündelt die Nachweise und macht offene Punkte sichtbar, bevor eine Prüfung sie findet.
• Zeit-, Lohn-, Rechnungs- und Prüfdaten liegen in einem System – der Zoll-Nachweis, die E-Rechnung und der Unterweisungsnachweis entstehen aus denselben Daten statt in getrennten Tools.
• Gesetzliche Werte (Mindestlohnsätze, Fristen, Zuschläge) sind pro Betrieb pflegbar und jahres-versioniert – ändert der Gesetzgeber etwas, tauschen Sie den Wert aus, statt auf ein Software-Update zu warten.

Ehrlich eingeordnet: CERTISCAN unterstützt Sie dabei, die Form-Pflichten zu erfüllen und Nachweise revisionssicher zu führen. Die abschließende rechtliche und steuerliche Bewertung Ihres konkreten Betriebs bleibt Sache Ihres Steuerberaters oder Anwalts.