E-Rechnungs-Pflicht 2025 / 2027 / 2028: Der Leitfaden für KMU

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Die E-Rechnung ist in Deutschland keine Zukunftsmusik mehr, sondern geltendes Recht. Zwei Pflichten muss jeder Unternehmer auseinanderhalten:

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können – ohne Übergangsfrist, auch Kleinunternehmer.
• Ausstellen: E-Rechnungen selbst verschicken müssen Sie erst später – ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 dann alle Betriebe.

Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF per E-Mail, sondern ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 (Formate: XRechnung oder ZUGFeRD). Wer heute noch Papier- oder PDF-Rechnungen stellt, hat also bis 2027/2028 Zeit für die Umstellung beim Ausstellen – muss aber schon jetzt eingehende E-Rechnungen verarbeiten können. Dieser Leitfaden erklärt jede Frist, jede Ausnahme und was ein Gebäudereinigungs- oder Handwerksbetrieb konkret tun muss.

Was ist eine E-Rechnung – und was ist keine?

Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine PDF-Datei umsatzsteuerlich als „sonstige Rechnung" – im gleichen Topf wie die Papierrechnung.

Eine E-Rechnung ist laut § 14 UStG eine Rechnung, die

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
• eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht und
• der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Der entscheidende Unterschied ist die Maschinenlesbarkeit. Ein PDF ist für Menschen gemacht – ein Buchhaltungsprogramm kann die Beträge nicht zuverlässig automatisch auslesen. Eine E-Rechnung dagegen ist ein Datensatz (XML), aus dem Software Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Zahlungsdaten direkt weiterverarbeiten kann. Genau darum geht es dem Gesetzgeber: weniger Tippfehler, weniger Umsatzsteuerbetrug, schnellere Prüfung.

Rechtsgrundlage: Eingeführt wurde die Pflicht durch das Wachstumschancengesetz, das zum 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist und die §§ 14, 14a UStG geändert hat. Die stufenweisen Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Der Fahrplan: 2025, 2027 und 2028

Die Umstellung läuft in drei Stufen. Wichtig ist die Trennung von Empfangspflicht (gilt sofort für alle) und Ausstellungspflicht (kommt gestaffelt).

Für die meisten Gebäudereiniger und Handwerksbetriebe heißt das konkret: Empfangen müssen Sie sofort können. Beim Ausstellen hängt Ihr Stichtag am Umsatz – liegt der Vorjahresumsatz unter 800.000 €, haben Sie bis 1. Januar 2028 Zeit. Wer aber ohnehin an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) fakturiert, stellt oft schon heute XRechnungen, weil die öffentliche Hand das seit Jahren verlangt.

Wichtig: Es geht immer um B2B im Inland (Rechnung von Unternehmen an Unternehmen, beide in Deutschland). Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Ausstellungspflicht nicht erfasst.

Empfangspflicht seit 2025: Was Sie JETZT können müssen

Die Empfangspflicht wird gern unterschätzt, weil sie ohne großes Getöse kam – aber sie gilt seit dem 1. Januar 2025 für jeden, auch für den Ein-Personen-Betrieb und den Kleinunternehmer.

Konkret müssen Sie eine eingehende E-Rechnung:

1. entgegennehmen können (technisch: ein Weg, über den strukturierte Rechnungen ankommen),
2. lesbar machen (den XML-Datensatz in eine für Sie verständliche Darstellung bringen) und
3. revisionssicher archivieren (im digitalen Original, siehe Kapitel Aufbewahrung).

Ein reines E-Mail-Postfach reicht formal zum Entgegennehmen – aber ohne passende Software sehen Sie nur eine kryptische XML-Datei und können sie weder sauber prüfen noch GoBD-konform ablegen. Wer keine Möglichkeit zum Empfang bereitstellt, riskiert, dass ihm ein Geschäftspartner die E-Rechnung trotzdem zustellt und sie als zugegangen gilt – mit allen steuerlichen Folgen, auch wenn Sie sie „nicht öffnen konnten".

Ausstellungspflicht: Wann trifft es genau mich?

Ob Sie ab 2027 oder erst ab 2028 E-Rechnungen ausstellen müssen, entscheidet eine einzige Zahl: Ihr Gesamtumsatz des Vorjahres.

• Vorjahresumsatz über 800.000 € → Ausstellungspflicht bereits ab 1. Januar 2027.
• Vorjahresumsatz bis 800.000 € → Sie dürfen 2027 noch Papier/PDF (PDF mit Zustimmung des Empfängers) nutzen, müssen aber spätestens ab 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen.

Ein Rechenbeispiel aus der Reinigungsbranche: Eine Gebäudereinigung mit 40 Beschäftigten und rund 1,4 Mio. € Jahresumsatz liegt über der Schwelle – für sie gilt der 1. Januar 2027. Ein kleinerer Betrieb mit 12 Mitarbeitern und 650.000 € Umsatz fällt unter die Grenze und hat bis 1. Januar 2028 Zeit. Da sich die Schwelle auf das Vorjahr bezieht, lohnt es sich, den Umsatz im Blick zu behalten: Wer 2026 erstmals über 800.000 € kommt, ist ab 2027 in der Pflicht.

Unabhängig vom eigenen Stichtag gilt: Da alle größeren Auftraggeber ab 2027 selbst E-Rechnungen verschicken, kommen bei Ihnen ohnehin immer mehr E-Rechnungen an. Die Umstellung „lohnt" sich also meist früher, als der eigene Pflichttermin es verlangt.

XRechnung oder ZUGFeRD? Die zwei Formate

Beide in Deutschland gebräuchlichen Formate erfüllen die Norm EN 16931 – sie unterscheiden sich in der Verpackung:

Für die Praxis: Wenn Sie an die öffentliche Hand fakturieren, führt an der XRechnung meist kein Weg vorbei. Für Rechnungen an andere Firmen ist ZUGFeRD oft angenehmer, weil der Empfänger im PDF sofort eine lesbare Rechnung sieht und die Daten trotzdem maschinell verarbeitbar sind. Eine gute Software nimmt Ihnen die Format-Entscheidung ab und erzeugt beides – Sie erfassen die Rechnung wie gewohnt.

Die Ausnahmen: Wer und was ist befreit

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind insbesondere:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) – dürfen weiter als Papier/PDF ausgestellt werden.
• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) – die Pflicht gilt nur im B2B.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z. B. viele Vermietungs- oder Finanzumsätze).
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV) – aber: die Empfangspflicht gilt auch für sie.

Merksatz: Die Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Vom Empfangen befreit ist praktisch niemand im B2B. Wer als Kleinunternehmer denkt „mich betrifft das nicht", irrt beim Empfang.

Aufbewahrung: 8 Jahre, digitales Original, GoBD

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist: Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Rechnungen (als Buchungsbelege) von zehn auf acht Jahre gesenkt (§ 14b UStG). Die kürzere Frist gilt für alle Belege, deren Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.

Für E-Rechnungen kommt eine technische Anforderung dazu, die viele übersehen:

• Die E-Rechnung ist im digitalen Original aufzubewahren – der strukturierte Datenteil (XML) muss erhalten bleiben. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht.
• Nach den GoBD muss die Ablage unveränderbar und maschinell auswertbar sein. Genau dafür sorgt ein revisionssicheres Archiv (Stichworte WORM und Audit-Trail): einmal geschrieben, nicht mehr änderbar, jeder Zugriff protokolliert.

Wer E-Rechnungen also nur ausdruckt und abheftet, erfüllt die Aufbewahrungspflicht formal nicht.

E-Rechnung vs. PDF & Papier: der direkte Vergleich

Der Umstieg kostet einmal Einrichtung – danach spart die E-Rechnung bei jedem Beleg Zeit, weil das Abtippen, Ablegen und Nachfassen entfällt.

In 5 Schritten zur E-Rechnung

1. Empfang sicherstellen (sofort). Richten Sie einen Weg ein, über den E-Rechnungen ankommen und lesbar werden – als Erstes, denn die Empfangspflicht gilt schon.
2. Vorjahresumsatz prüfen. Lag er über 800.000 €? Dann ist Ihr Ausstellungs-Stichtag der 1. Januar 2027, sonst der 1. Januar 2028.
3. Format festlegen. XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für den B2B-Alltag – oder Software, die beides erzeugt.
4. Ausgangsrechnungen umstellen. Rechnungen künftig im strukturierten Format erzeugen und vor dem Versand validieren (siehe nächstes Kapitel), damit keine fehlerhafte Rechnung rausgeht.
5. Revisionssicher archivieren. E-Rechnungen im digitalen Original 8 Jahre GoBD-konform ablegen (unveränderbar, maschinell auswertbar).

Wie CERTISCAN die E-Rechnung abbildet

CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU – das Modul E-Rechnung nimmt Ihnen den Formatkram ab, ohne dass Sie Norm-Experte werden müssen.

• Eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931) werden eingelesen, auf umsatzsteuerliche Pflichtangaben (z. B. USt-IdNr.) sowie Formatfehler geprüft und durchlaufen einen klaren Status-Weg von „empfangen" bis „bezahlt". Der Eingang erfolgt heute über ein Lieferanten-Portal oder per Upload; ein automatischer Abruf direkt aus dem Mail-Postfach ist in Vorbereitung und wird schrittweise freigeschaltet.
• Ausgehende E-Rechnungen werden vor dem Versand vom offiziellen KoSIT-Validator autoritativ nach EN 16931 / XRechnung geprüft. Ist eine Rechnung nicht konform – oder der Prüfer nicht erreichbar –, wird der Versand blockiert (fail-closed), bevor eine Belegnummer gezogen wird. So entsteht kein lückenhafter Nummernkreis und nichts Fehlerhaftes geht raus.
• Archivierung erfolgt revisionssicher im GoBD-Archiv mit Audit-Trail; ein DATEV-Export (SKR03/SKR04) übergibt die Belege an den Steuerberater.

Ehrlich eingeordnet: CERTISCAN erfüllt Ihre Form-Pflichten und stützt die revisionssichere Aufbewahrung – die abschließende steuerliche Bewertung bleibt Sache Ihres Steuerberaters. Der automatische Postfach-Abruf ist noch nicht flächig aktiv; bis dahin laufen Eingänge sauber über Portal und Upload.