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Calculators/E-Rechnungs-Validator 2026: Rechnung prüfen
E-Rechnung & Finanzen · Free calculator

E-Rechnungs-Validator 2026: Rechnung prüfen

Seit dem 01.01.

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E-Rechnung prüfen – sind alle Pflichtfelder vorhanden?

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird die E-Rechnungspflicht auf den Versand ausgeweitet. Der kostenlose CERTISCAN E-Rechnungs-Validator prüft, ob Ihre Rechnung alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält.

Beispiel: Eine Rechnung ohne USt-IdNr. des Rechnungsstellers ist nach § 14 UStG fehlerhaft – der Vorsteuerabzug kann versagt werden. Der CERTISCAN Validator identifiziert fehlende Pflichtfelder sofort und gibt konkrete Empfehlungen.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Jede Rechnung muss diese Angaben enthalten: Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Entgelt (netto, Steuerbetrag, brutto) und den angewandten Steuersatz.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das für öffentliche Auftraggeber (B2G) Pflicht ist. ZUGFeRD kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer PDF-Darstellung – ideal für B2B. Beide Formate erfüllen die EN 16931. Eine einfache PDF-Rechnung ist ab 2027 nicht mehr ausreichend.

Warum CERTISCAN statt manueller Prüfung?

Der CERTISCAN E-Rechnungs-Validator zeigt fehlende Angaben. Die CERTISCAN E-Rechnungs-Lösung auf Anfrage erstellt Rechnungen automatisch im korrekten Format: XRechnung für öffentliche Aufträge, ZUGFeRD für B2B, mit automatischer Pflichtfeldprüfung und GoBD-konformer Archivierung.

Im Facility Management mit vielen Einzelrechnungen pro Standort ist die automatisierte E-Rechnung besonders wertvoll: weniger Fehler, schnellerer Zahlungseingang und revisionssichere Dokumentation.

In comparison

FunktionCERTISCANExcelManuell
XRechnung-ErstellungAutomatischNeinNein
ZUGFeRD-ErstellungAutomatischNeinNein
Pflichtfeld-PrüfungAutomatischManuellFehleranfällig
Leitweg-ID Verwaltung
MwSt.-BerechnungAutomatischManuellFehleranfällig
GoBD-Archivierung
Vorsteuerabzug sicherFraglichFraglich
KostenAuf Anfrage0 €0 €
Good to know

Alles was Sie über E-Rechnungen wissen müssen

Gesetzliche Grundlage

Die E-Rechnungspflicht basiert auf mehreren Rechtsgrundlagen:

  • § 14 UStG: Pflichtangaben auf Rechnungen (Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Entgelt)
  • E-Rechnungs-Verordnung (ERechV): B2G-Pflicht seit 27.11.2020
  • Wachstumschancengesetz 2024: B2B-E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 (Empfang), ab 01.01.2027 (Versand)
  • EN 16931: Europäische Norm für das semantische Datenmodell
  • GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern

Zeitplan der E-Rechnungspflicht

  1. Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
  2. Ab 01.01.2027: Unternehmen über 800.000 € Umsatz müssen E-Rechnungen versenden
  3. Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden
  4. B2G bereits Pflicht: Öffentliche Auftraggeber akzeptieren nur noch XRechnung

Häufige Fehler bei E-Rechnungen

  • Fehlende Leitweg-ID: Bei öffentlichen Aufträgen Pflicht – ohne wird die Rechnung abgelehnt
  • Fehlender Leistungszeitraum: Muss angegeben werden, auch wenn identisch mit Rechnungsdatum
  • Falsche USt-IdNr.: Ungültige oder fehlende USt-IdNr. gefährdet den Vorsteuerabzug
  • Rechnerische Fehler: Netto + MwSt. ≠ Brutto führt zur Beanstandung
  • Falsches Format: PDF allein gilt ab 2027 nicht mehr als E-Rechnung

Formate im Vergleich

  • XRechnung: Reines XML, B2G-Standard, maschinenlesbar, keine visuelle Darstellung
  • ZUGFeRD 2.x: PDF + eingebettetes XML, B2B-freundlich, EN-16931-konform
  • PDF (klassisch): Ab 2027 nicht mehr ausreichend für B2B in Deutschland
  • EDI: Weiterhin zulässig bei bilateraler Vereinbarung

Praxistipps für Unternehmen

  • Prüfen Sie jede Rechnung auf Vollständigkeit der Pflichtangaben (§ 14 UStG)
  • Verwenden Sie für B2G immer XRechnung mit Leitweg-ID
  • Archivieren Sie E-Rechnungen GoBD-konform (10 Jahre, unveränderbar)
  • Stellen Sie sicher, dass Netto + MwSt. = Brutto korrekt berechnet ist
  • Nutzen Sie CERTISCAN für automatische Erstellung und Validierung

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FAQ

Frequently asked questions

Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Nach § 14 UStG: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format (Pflicht für öffentliche Auftraggeber). ZUGFeRD kombiniert PDF mit eingebettetem XML – ideal für B2B. Beide erfüllen die EN 16931.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen über 800.000 € Umsatz E-Rechnungen versenden. Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine eindeutige Kennung des öffentlichen Auftraggebers im E-Rechnungsverkehr (B2G). Format: 04011-XXX-XX. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung an öffentliche Stellen abgelehnt.
Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?
Der Vorsteuerabzug kann versagt werden. Die Rechnung muss korrigiert werden. Bei öffentlichen Aufträgen wird die Rechnung zurückgewiesen. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen plus Zinsen.
Ist eine PDF-Rechnung noch gültig?
Bis Ende 2026 ja (Übergangsregelung). Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen über 800.000 € Umsatz strukturierte E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) versenden. Eine reine PDF reicht dann nicht mehr.
Was bedeutet GoBD-konform?
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern: Rechnungen müssen unveränderbar, nachvollziehbar und 10 Jahre lang aufbewahrt werden. CERTISCAN archiviert GoBD-konform.
Muss die MwSt.-Berechnung auf der Rechnung stimmen?
Ja, Nettobetrag + MwSt.-Betrag muss exakt den Bruttobetrag ergeben. Rundungsdifferenzen führen zur Beanstandung durch den Empfänger oder das Finanzamt.
Brauche ich eine USt-IdNr. auf der Rechnung?
Ja, entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. des Rechnungsstellers ist Pflicht (§ 14 Abs. 4 UStG). Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr. beider Parteien erforderlich.
Wie hilft CERTISCAN bei E-Rechnungen?
CERTISCAN erstellt E-Rechnungen automatisch im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format, prüft Pflichtfelder, berechnet MwSt. korrekt und archiviert GoBD-konform. Preis auf Anfrage.
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© 2026 CERTISCAN · Christoph Schulz · Siegen
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Pflichtangaben nach § 14 UStG
Beträge
€
€
€
Format & Auftragsart
Ab 2027 nur noch XRechnung oder ZUGFeRD
1 Fehler
Korrektur erforderlich
1 Hinweis – Korrekturbedarf
Pflichtfelder (§ 14 UStG)
1 fehlen
Beträge (Netto + MwSt. = Brutto)
Korrekt
Berechnet Brutto
11.900 €
Format
ZUGFeRD – PDF + XML, EN-16931-konform
Format E-Rechnungs-tauglich
Ja
Öffentlicher Auftrag
Nein
Leitweg-ID
Nicht erforderlich
Empfehlungen:
  • USt-IdNr. Empfänger ergänzen