Jede Rechnung muss eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer tragen (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Die GoBD verlangen zudem eine lückenlose Nummernvergabe.
Beispiel: Mit dem Präfix "RE-", Jahreszahl 2026 und Startnummer 001 generiert der CERTISCAN Generator: RE-2026-001, RE-2026-002, RE-2026-003 usw. Das Format ist GoBD-konform, eindeutig und professionell.
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) und das UStG stellen klare Anforderungen: Die Rechnungsnummer muss einmalig sein (keine Doppelvergabe), fortlaufend (Lücken sind problematisch) und nachvollziehbar (das System muss dokumentiert sein). Eine reine Jahreszahl oder ein Datum reicht nicht.
In der Praxis haben sich verschiedene Formate bewährt: RE-2026-001 (Präfix + Jahr + Nummer), 2026/001 (Jahr/Nummer) oder RE001 (Kurzformat). Wichtig ist Konsistenz – einmal gewählt, sollte das Format beibehalten werden.
Der CERTISCAN Rechnungsnummern-Generator zeigt mögliche Formate. Die CERTISCAN E-Rechnungs-Lösung auf Anfrage vergibt Nummern automatisch: lückenlos, fortlaufend und ohne Doppelvergabe – auch bei mehreren Standorten und Mitarbeitern gleichzeitig.
Im Facility Management mit vielen Einzelrechnungen pro Standort und Monat ist die automatisierte Nummernvergabe essenziell: keine Lücken, keine Duplikate, keine GoBD-Probleme bei der Betriebsprüfung.
| Funktion | CERTISCAN | Excel | Manuell |
|---|---|---|---|
| Automatische Vergabe | |||
| Lückenlose Nummerierung | Automatisch | Fehleranfällig | Fehleranfällig |
| Duplikat-Schutz | |||
| Mehrere Nummernkreise | Möglich | Schwierig | |
| GoBD-konform | Fraglich | Fraglich | |
| Mehrbenutzerfähig | Eingeschränkt | Nein | |
| Revisionssicher | |||
| Kosten | Auf Anfrage | 0 € | 0 € |
Die Anforderungen an Rechnungsnummern ergeben sich aus mehreren Rechtsgrundlagen: