Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird die E-Rechnungspflicht auf den Versand ausgeweitet.
Beispiel: Eine Rechnung ohne USt-IdNr. des Rechnungsstellers ist nach § 14 UStG fehlerhaft – der Vorsteuerabzug kann versagt werden. Der CERTISCAN Validator identifiziert fehlende Pflichtfelder sofort und gibt konkrete Empfehlungen.
Jede Rechnung muss diese Angaben enthalten: Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Entgelt (netto, Steuerbetrag, brutto) und den angewandten Steuersatz.
Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das für öffentliche Auftraggeber (B2G) Pflicht ist. ZUGFeRD kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer PDF-Darstellung – ideal für B2B. Beide Formate erfüllen die EN 16931. Eine einfache PDF-Rechnung ist ab 2027 nicht mehr ausreichend.
Der CERTISCAN E-Rechnungs-Validator zeigt fehlende Angaben. Die CERTISCAN E-Rechnungs-Lösung auf Anfrage erstellt Rechnungen automatisch im korrekten Format: XRechnung für öffentliche Aufträge, ZUGFeRD für B2B, mit automatischer Pflichtfeldprüfung und GoBD-konformer Archivierung.
Im Facility Management mit vielen Einzelrechnungen pro Standort ist die automatisierte E-Rechnung besonders wertvoll: weniger Fehler, schnellerer Zahlungseingang und revisionssichere Dokumentation.
| Funktion | CERTISCAN | Excel | Manuell |
|---|---|---|---|
| XRechnung-Erstellung | Automatisch | Nein | Nein |
| ZUGFeRD-Erstellung | Automatisch | Nein | Nein |
| Pflichtfeld-Prüfung | Automatisch | Manuell | Fehleranfällig |
| Leitweg-ID Verwaltung | |||
| MwSt.-Berechnung | Automatisch | Manuell | Fehleranfällig |
| GoBD-Archivierung | |||
| Pflichtangaben nach § 14 UStG | Automatisch geprüft | Fraglich | Fraglich |
| Kosten | Auf Anfrage | 0 € | 0 € |
Die E-Rechnungspflicht basiert auf mehreren Rechtsgrundlagen: