CERTISCAN
HinSchG-Pflicht seit 17.12.2023 · Bussgeld bis 50.000 EUR

Hinweisgeberschutz –
HinSchG-konform, KI-gestuetzt

Anonyme Meldestelle in 12 Sprachen mit KI-Kategorisierung, Ombudsperson-Zugang und automatischer Fristenueberwachung. AES-256-verschluesselt. In 5 Minuten eingerichtet.

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✓ 12 Sprachen + RTL✓ KI-Kategorisierung✓ Hosting in Deutschland✓ AES-256 verschluesselt

Ohne Hinweisgebersystem passiert das…

Das HinSchG ist seit dem 17. Dezember 2023 fuer alle Unternehmen ab 50 Beschaeftigten Pflicht. Wer keine konforme Meldestelle betreibt, riskiert empfindliche Strafen.

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Bussgeld bis 50.000 EUR
Unternehmen ohne konforme interne Meldestelle riskieren ein Bussgeld von bis zu 50.000 EUR nach § 40 HinSchG. Das gilt auch, wenn eine Meldestelle existiert, aber die gesetzlichen Anforderungen nicht erfuellt — zum Beispiel fehlende Anonymitaet oder Fristversaeumnisse.
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7-Tage-Frist = Compliance-Falle
Das Gesetz verlangt eine Eingangsbestaetigung an den Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen und eine Rueckmeldung zu ergriffenen Massnahmen binnen 3 Monaten. Wer diese Fristen mit Briefkasten oder E-Mail manuell verwaltet, versaeumt sie fast garantiert.
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Anonymitaet nicht gewaehrleistet
E-Mail-Adressen verraten den Absender. Briefkaesten erfordern physischen Zugang. Ohne ein digitales System, das echte Anonymitaet garantiert, nutzen Hinweisgeber lieber die externe Meldestelle — und das Unternehmen verliert die Chance, Verstoesse intern zu klaeren.

Mit CERTISCAN Hinweisgeberschutz…

Acht Funktionen, die Ihre Meldestelle HinSchG-konform machen – anonym, verschluesselt, KI-gestuetzt und in 12 Sprachen verfuegbar.

Anonyme Meldestelle

Hinweisgeber melden Verstoesse vollstaendig anonym — kein Account, kein Login, keine Registrierung noetig. CERTISCAN generiert eine zufaellige Fallnummer und eine PIN. Damit kann der Melder den Status verfolgen und anonym mit dem Bearbeiter chatten.

12 Sprachen inkl. RTL

Das Meldeformular ist in 12 Sprachen verfuegbar: Deutsch, Englisch, Tuerkisch, Arabisch (RTL), Polnisch, Rumaenisch, Russisch, Ukrainisch, Bulgarisch und Kurdisch. CERTISCAN macht Ihre Meldestelle fuer alle Mitarbeiter zugaenglich — unabhaengig von der Muttersprache.

KI-Kategorisierung + Risiko-Score

CERTISCAN analysiert eingehende Meldungen automatisch mit KI (Claude AI) und ordnet sie der passenden Kategorie zu (Betrug, Diskriminierung, Umwelt etc.). Ein Risiko-Score von 0-100 priorisiert die Bearbeitung. Die KI-Vorschlaege beschleunigen die Ersteinschaetzung erheblich.

7-Tage-Frist-Monitoring

Das HinSchG verlangt eine Eingangsbestaetigung innerhalb von 7 Tagen und eine Rueckmeldung binnen 3 Monaten. CERTISCAN ueberwacht beide Fristen automatisch. Bei drohendem Fristversaeumnis werden Verantwortliche per E-Mail benachrichtigt. Ein CronJob prueft taeglich um 08:00 Uhr.

Verschluesselter Zwei-Wege-Chat

Melder und Bearbeiter kommunizieren ueber einen verschluesselten Chat (AES-256-GCM). Der Melder bleibt anonym und kann trotzdem Rueckfragen beantworten und Dokumente nachreichen. Alle Nachrichten werden automatisch in die Sprache des Empfaengers uebersetzt.

4-Augen-Prinzip

Bei kritischen Faellen erfordert CERTISCAN automatisch zwei unabhaengige Freigaben, bevor der Fall geschlossen werden kann. Das 4-Augen-Prinzip schuetzt vor Interessenkonflikten und staerkt die Compliance-Kultur. Super-Admins koennen im Notfall ueberstimmen.

DSGVO-konforme Auto-Loeschung

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist loescht CERTISCAN Fallakten automatisch. Ein CronJob laeuft taeglich um 03:00 Uhr und prueft abgeschlossene Faelle. 30 Tage vor der Loeschung erhalten Verantwortliche eine Vorwarnung per E-Mail.

Ombudsperson-Zugang

Externe Vertrauensanwaelte oder Ombudspersonen erhalten einen eigenen, dedizierten Zugang mit separater JWT-Authentifizierung. Sie koennen zugewiesene Faelle einsehen und bearbeiten, ohne Zugriff auf die restliche Plattform. Ideal fuer Unternehmen mit externer Meldestelle.

CERTISCAN vs. Wettbewerber

Preise Stand 03/2026. CERTISCAN ist die einzige Loesung mit KI + 12 Sprachen + FM-Integration.

FeatureCERTISCANEQS Integrity LineLegaltegrityHintbox
Flatrate-Preisab 199 EUR/Moab 250 €ab 136 €ab 99 €
12 Sprachen inkl. RTL✅✅❌❌
KI-Kategorisierung✅❌❌❌
Ombudsperson-Zugang✅✅✅❌
4-Augen-Prinzip✅❌❌❌
Chat-Verschluesselung✅✅✅✅
Auto-Frist-Monitoring✅✅❌❌
Auto-Uebersetzung Chat✅❌❌❌
DSGVO Auto-Loeschung✅❌❌❌
FM-Plattform integriert✅❌❌❌
Hosting Deutschland✅✅✅✅

Haeufige Fragen

Ist ein Hinweisgebersystem Pflicht?+
Ja. Seit dem 17. Dezember 2023 sind alle Unternehmen mit 50 oder mehr Beschaeftigten verpflichtet, eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einzurichten. Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden mussten bereits seit Juli 2023 eine Meldestelle betreiben. CERTISCAN erfuellt alle gesetzlichen Anforderungen und ist in 5 Minuten eingerichtet.
Was kostet eine HinSchG-Meldestelle?+
CERTISCAN Hinweisgeberschutz ist im Basic-Tarif (199 EUR/Mo) bereits enthalten. Audit Core + IMS + Whistleblower inklusive. Das ist eine Flatrate — egal ob 50 oder 5.000 Mitarbeiter. Zum Vergleich: EQS Integrity Line kostet ab 250 EUR, Legaltegrity ab 136 EUR pro Monat.
Wie schnell ist CERTISCAN eingerichtet?+
CERTISCAN Hinweisgeberschutz ist in unter 5 Minuten einsatzbereit. Sie registrieren sich, aktivieren das Modul und erhalten sofort einen Link und QR-Code fuer Ihre Meldestelle. Die 10 Standard-Meldekategorien sind voreingestellt. Sie koennen das Meldeformular sofort an Ihre Mitarbeiter verteilen — per QR-Code-Aushang, Intranet-Link oder E-Mail.
Welche Sprachen unterstuetzt CERTISCAN?+
CERTISCAN unterstuetzt 12 Sprachen fuer das Meldeformular: Deutsch, Englisch, Tuerkisch, Arabisch (mit RTL-Unterstuetzung), Polnisch, Rumaenisch, Russisch, Ukrainisch, Bulgarisch und Kurdisch. Die Chat-Nachrichten zwischen Melder und Bearbeiter werden automatisch in die jeweilige Sprache uebersetzt. So koennen auch Mitarbeiter ohne Deutschkenntnisse Verstoesse melden.
Wie funktioniert die KI-Kategorisierung?+
CERTISCAN analysiert den Meldetext automatisch mit Claude AI und ordnet die Meldung einer der vordefinierten Kategorien zu (z. B. Betrug, Diskriminierung, Umweltverstoss, Datenschutz). Zusaetzlich berechnet die KI einen Risiko-Score von 0 bis 100, der die Dringlichkeit bewertet. Die KI-Vorschlaege sind Empfehlungen — der Bearbeiter trifft die finale Entscheidung.
Was ist das 4-Augen-Prinzip?+
Bei Faellen, die von CERTISCAN als CRITICAL eingestuft werden (hoher Risiko-Score), muessen zwei unabhaengige Bearbeiter den Fall freigeben, bevor er geschlossen werden kann. Das 4-Augen-Prinzip verhindert, dass eine einzelne Person kritische Faelle ohne Kontrolle abschliessen kann. Super-Admins koennen in Ausnahmefaellen die zweite Freigabe ueberschreiben.
Kann ein externer Ombudsperson Faelle bearbeiten?+
Ja. CERTISCAN bietet einen dedizierten Ombudsperson-Zugang mit eigenem Login und separater JWT-Authentifizierung. Die Ombudsperson sieht nur die ihr zugewiesenen Faelle und hat keinen Zugriff auf andere Bereiche der Plattform. Sie kann Faelle einsehen, Nachrichten schreiben, Dokumente hochladen und den Status aendern. Ideal fuer Unternehmen, die einen externen Vertrauensanwalt einsetzen.

Passende Module

Kombinieren Sie CERTISCAN Module fuer eine lueckenlose Compliance-Abdeckung.

Lieferkette (LkSG) →

LkSG-Compliance mit Risikobewertung, Beschwerdemechanismus und BAFA-Bericht.

ESG & CSRD →

CSRD-konformes ESG-Reporting: CO2-Bilanz, Scope 1-3 und Nachhaltigkeitsbericht.

Barrierefreiheit →

BFSG-konformer WCAG-Scanner, Quartals-Monitoring und PDF-Audit-Report.

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HinSchG-konforme Meldestelle im Basic-Tarif (199 EUR/Mo) bereits enthalten. Audit Core + IMS + Whistleblower inklusive. 12 Sprachen, KI-Kategorisierung, verschluesselter Chat. In 5 Minuten eingerichtet.

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