Für Reinigungsfirmen und Dienstleister, die B2B abrechnen und ab 2027/2028 rechtssicher E-Rechnungen stellen und empfangen müssen.
Die E-Rechnung ist keine PDF per Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach fester Norm – und wenn ein Pflichtfeld fehlt oder das Format nicht stimmt, wird sie abgelehnt. Für eine Reinigungsfirma heißt das: Sie sollen ab 2027/2028 etwas rechtssicher versenden, von dem Sie nicht Ingenieur sein wollen.
Gleichzeitig flattern Eingangsrechnungen längst als XRechnung oder ZUGFeRD herein. Ohne die passende Software sind das für Sie kryptische Dateien, die Sie nicht sauber prüfen, buchen und archivieren können. Der Steuerberater will am Jahresende trotzdem alles GoBD-konform und als DATEV-Export.
CERTISCAN nimmt Ihnen den Formatkram komplett ab.
Eingehende Rechnungen werden automatisch eingelesen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X), auf umsatzsteuerliche Pflichtangaben (z. B. USt-IdNr.) sowie Formatfehler geprüft und durchlaufen einen klaren Status-Weg von "empfangen" bis "bezahlt" – jeder Schritt revisionssicher protokolliert. Der Eingang erfolgt per Lieferanten-Portal oder Upload; ein automatischer Abruf aus dem Mail-Postfach ist in Vorbereitung.
Ausgehende Rechnungen erstellen Sie wie gewohnt – CERTISCAN gießt sie in das gesetzeskonforme Format. Vor dem Versand prüft der offizielle KoSIT-Validator die Rechnung autoritativ nach EN 16931 / XRechnung. Ist sie nicht konform oder der Prüfer nicht erreichbar, wird der Versand blockiert – kein "im Zweifel senden". So geht nichts Fehlerhaftes raus, und Ihre Rechnungsnummer wird erst gezogen, wenn die Prüfung sitzt.
Dazu kommen Zahlungs-Tracking, ein dreistufiges Mahnwesen (Versand immer per bewusstem Klick), Verzugskosten nach BGB auf Wunsch, ein Lieferanten-Portal für externe Rechnungssteller und der DATEV-Export mit GoBD-Archiv. Die Rechnungsdaten stehen dem Controlling für die Margenrechnung zur Verfügung – ohne Doppeleingabe.
Eingehende E-Rechnungen nach EN 16931 werden geparst und auf umsatzsteuerliche Pflichtangaben (z. B. USt-IdNr.) und Formatfehler geprüft. Sie sehen sofort, ob eine Rechnung sauber ist.
Jede ausgehende E-Rechnung wird vom offiziellen KoSIT-Validator geprüft. Nicht konform oder Prüfer offline? Dann wird nicht versendet – und keine Belegnummer verbrannt.
Teilzahlungen werden erfasst, überfällige Rechnungen automatisch erkannt, das Mahnwesen eskaliert dreistufig. Der Versand bleibt Ihr bewusster Klick, kein Auto-Versand.
Eingangsrechnungen kommen per Lieferanten-Portal oder Upload herein und starten sofort Prüfung und Archivierung. Ein automatischer Abruf aus dem Mail-Postfach ist in Vorbereitung.
Externe Lieferanten reichen ihre Rechnungen über einen Portal-Link direkt bei Ihnen ein – strukturiert statt als loser Mail-Anhang.
Belege landen revisionssicher im GoBD-Archiv und lassen sich als DATEV-Export (SKR03/SKR04) an den Steuerberater übergeben.
E-Rechnungen kommen per Lieferanten-Portal oder Upload herein und werden nach EN 16931 eingelesen und geprüft.
Pflichtangaben werden validiert, der Beleg durchläuft den Status-Weg empfangen → geprüft → freigegeben → gebucht → bezahlt – jeder Schritt protokolliert.
Ausgangsrechnungen erzeugen Sie im gesetzeskonformen Format. Der KoSIT-Validator prüft vor dem Versand; nur konforme Rechnungen gehen raus.
Zahlungen werden getrackt, überfällige gemahnt, alles GoBD-konform archiviert und als DATEV-Export für den Steuerberater bereitgestellt.
| Aufgabe | CERTISCAN E-Rechnung | PDF per Mail / Excel |
|---|---|---|
| E-Rechnung im Pflichtformat (XRechnung/ZUGFeRD) | ||
| Automatische Format-Prüfung nach EN 16931 | ||
| Offizielle KoSIT-Validierung vor Versand | ||
| Eingangsrechnungen strukturiert prüfen & buchen | manuell | |
| Zahlungs-Tracking & Mahnwesen | per Hand | |
| GoBD-Archiv & DATEV-Export | ||
| Revisionssicheres Protokoll je Beleg |
Individuell nach Standorten & Mitarbeitern – auf Anfrage
Legal source: UStG §14/§14b · EN 16931 / XRechnung (KoSIT) · ViDA / Wachstumschancengesetz (Ausstellungspflicht 2027/2028) · GoBD · BGB §§ 247/286/288 · As of: 2026
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