Die E-Rechnungspflicht erfüllen – ohne Technik-Kopfschmerzen

Die E-Rechnung ist keine PDF per Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach fester Norm – und wenn ein Pflichtfeld fehlt oder das Format nicht stimmt, wird sie abgelehnt. Für eine Reinigungsfirma heißt das: Sie sollen ab 2027/2028 etwas rechtssicher versenden, von dem Sie nicht Ingenieur sein wollen.

Gleichzeitig flattern Eingangsrechnungen längst als XRechnung oder ZUGFeRD herein. Ohne die passende Software sind das für Sie kryptische Dateien, die Sie nicht sauber prüfen, buchen und archivieren können. Der Steuerberater will am Jahresende trotzdem alles GoBD-konform und als DATEV-Export.

CERTISCAN nimmt Ihnen den Formatkram komplett ab.

Eingehende Rechnungen werden automatisch eingelesen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X), auf umsatzsteuerliche Pflichtangaben (z. B. USt-IdNr.) sowie Formatfehler geprüft und durchlaufen einen klaren Status-Weg von "empfangen" bis "bezahlt" – jeder Schritt revisionssicher protokolliert. Der Eingang erfolgt per Lieferanten-Portal oder Upload; ein automatischer Abruf aus dem Mail-Postfach ist in Vorbereitung.

Ausgehende Rechnungen erstellen Sie wie gewohnt – CERTISCAN gießt sie in das gesetzeskonforme Format. Vor dem Versand prüft der offizielle KoSIT-Validator die Rechnung autoritativ nach EN 16931 / XRechnung. Ist sie nicht konform oder der Prüfer nicht erreichbar, wird der Versand blockiert – kein "im Zweifel senden". So geht nichts Fehlerhaftes raus, und Ihre Rechnungsnummer wird erst gezogen, wenn die Prüfung sitzt.

Dazu kommen Zahlungs-Tracking, ein dreistufiges Mahnwesen (Versand immer per bewusstem Klick), Verzugskosten nach BGB auf Wunsch, ein Lieferanten-Portal für externe Rechnungssteller und der DATEV-Export mit GoBD-Archiv. Die Rechnungsdaten stehen dem Controlling für die Margenrechnung zur Verfügung – ohne Doppeleingabe.