XRechnung oder ZUGFeRD? Formate im Vergleich — was Ihr Betrieb braucht
XRechnung und ZUGFeRD sind die zwei gängigen E-Rechnungs-Formate in Deutschland – beide erfüllen die EU-Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in der Verpackung: XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, ZUGFeRD ein Hybrid aus lesbarem PDF mit eingebettetem XML. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung, im B2B ist ZUGFeRD oft angenehmer. Dieser Vergleich erklärt die Unterschiede, wann welches Format passt und warum die KoSIT-Validierung vor dem Versand entscheidend ist.
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden in Deutschland gebräuchlichen E-Rechnungs-Formate. Beide erfüllen dieselbe EU-Norm EN 16931 – der Unterschied liegt in der Verpackung:
XRechnung = ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtdarstellung. Für Menschen erst mit einem Viewer lesbar, für Maschinen perfekt. Der Standard für öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen).
ZUGFeRD (technisch identisch mit dem französischen Factur-X) = ein Hybrid: ein normal lesbares PDF mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, die Maschine liest den XML-Datenteil.
Beide sind rechtlich gleichwertige E-Rechnungen. Faustregel: An die öffentliche Hand → XRechnung. An andere Unternehmen (B2B) → ZUGFeRD ist oft angenehmer, weil der Empfänger sofort eine lesbare Rechnung sieht.
Not legal advice – provided without warranty. Amounts, deadlines and thresholds may change; consult a professional if in doubt.
Frequently asked questions
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtdarstellung, der vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt wird. ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931 und sind rechtlich gleichwertige E-Rechnungen – sie unterscheiden sich nur in der Verpackung.
Sind XRechnung und ZUGFeRD beide gesetzlich zulässig?
Ja. Beide Formate entsprechen der Norm EN 16931 und gelten damit als vollwertige E-Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Bei ZUGFeRD gilt das ab dem Profil, das die EN 16931 vollständig abbildet – sehr einfache ZUGFeRD-Profile mit unvollständigem Datensatz reichen nicht.
Was ist EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm, die das semantische Datenmodell einer E-Rechnung festlegt – also welche Felder enthalten sein müssen und was sie bedeuten. Sie erlaubt zwei technische XML-Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII. XRechnung und ZUGFeRD sind nationale bzw. hybride Ausprägungen dieser Norm.
Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?
UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) sind zwei zulässige XML-Syntaxen der EN 16931 – gewissermaßen zwei Sprachen für denselben Rechnungsinhalt. XRechnung kann in beiden Syntaxen vorliegen, ZUGFeRD nutzt CII. Für den Anwender ist die Syntax meist unsichtbar; die Software erzeugt sie.
Welches Format brauche ich für Rechnungen an eine Behörde?
In der Regel die XRechnung. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen sie und adressieren über die Leitweg-ID sowie vorgegebene Behördenportale. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach der geforderten Leitweg-ID und dem Zustellweg.
Was macht der KoSIT-Validator?
Der KoSIT-Validator ist das offizielle Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Er prüft eine E-Rechnung autoritativ gegen die EN 16931 und die XRechnung-Regeln (Schematron) und meldet fehlende Pflichtfelder sowie Struktur- und Validierungsfehler. So stellen Sie vor dem Versand sicher, dass die Rechnung normkonform ist.
Ist eine PDF-Rechnung dasselbe wie ZUGFeRD?
Nein. Eine normale PDF-Rechnung enthält keinen strukturierten Datensatz und ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. ZUGFeRD ist zwar auch ein PDF, hat aber zusätzlich einen maschinenlesbaren XML-Datensatz eingebettet – genau dieser macht es zur gültigen E-Rechnung.
prüft, ob die Rechnung wirklich normkonform ist. Eine gute Software erzeugt und prüft das Format für Sie – Sie müssen kein Norm-Experte werden.
Der gemeinsame Nenner: die Norm EN 16931
Bevor es um die Unterschiede geht, das Verbindende: Beide Formate beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Sie definiert ein semantisches Datenmodell – also welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss und was sie bedeuten: Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Beträge, Steuersätze, Zahlungsangaben, Käufer- und Verkäuferdaten und so weiter.
EN 16931 erlaubt dabei zwei technische XML-Sprachen (Syntaxen):
UBL (Universal Business Language) und
UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).
Man kann sich das wie zwei Sprachen für denselben Inhalt vorstellen: Der Sinn (das Datenmodell der EN 16931) ist gleich, nur die Grammatik unterscheidet sich. XRechnung und ZUGFeRD greifen auf diese Syntaxen zurück – deshalb sind beide normkonform, obwohl sie technisch unterschiedlich aussehen.
XRechnung: der reine XML-Standard
XRechnung ist eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification) – eine nationale Ausprägung der EN 16931 für Deutschland. Sie präzisiert die Norm für den deutschen Anwendungsfall (z. B. Pflichtangaben wie die Leitweg-ID für Behörden).
Kernmerkmale:
Reines XML – keine eingebaute Sichtdarstellung. Ohne Viewer oder Software sehen Sie nur Code.
Für Behörden Pflicht: Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen seit Jahren XRechnung; für die Zustellung existieren Behördenportale und die Leitweg-ID als Adressierung.
Maximal maschinenlesbar: Ideal für die automatische Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.
Für einen Gebäudereiniger oder Handwerker heißt das: Wenn Sie an Kommunen, Ämter, öffentliche Einrichtungen fakturieren, führt an der XRechnung meist kein Weg vorbei.
ZUGFeRD: das Hybrid-Format aus PDF und XML
ZUGFeRD verfolgt einen anderen Ansatz: Es kombiniert das Beste aus zwei Welten in einer Datei.
Die Datei ist ein PDF/A-3 – ein archivtaugliches PDF, das aussieht wie eine ganz normale Rechnung, die ein Mensch lesen kann.
Eingebettet in dieses PDF liegt der strukturierte XML-Datensatz (in der CII-Syntax), den die Maschine ausliest.
So sieht der Empfänger im PDF sofort eine verständliche Rechnung – und seine Software kann die Daten trotzdem automatisch verarbeiten. ZUGFeRD ist ab der Version 2.x und dem Profil, das die EN 16931 vollständig abbildet, eine gültige E-Rechnung. Technisch und inhaltlich ist ZUGFeRD identisch mit dem französischen Format Factur-X – praktisch für grenzüberschreitende Rechnungen.
Ein Hinweis für die Praxis: Die reduzierten Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die E-Rechnungs-Pflicht nicht. Ab dem Profil BASIC aufwärts (BASIC, EN 16931/„Comfort", Extended, XRECHNUNG) gilt ZUGFeRD laut BMF als vollwertige E-Rechnung.
XRechnung vs. ZUGFeRD: der direkte Vergleich
Merkmal
XRechnung
ZUGFeRD / Factur-X
Aufbau
reiner XML-Datensatz
Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
XML-Syntax
UBL oder CII (CIUS der EN 16931)
CII
Für Menschen lesbar?
nur mit Viewer/Software
ja – das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung
Norm-konform (EN 16931)
ja
ja (ab Profil BASIC aufwärts; MINIMUM + BASIC-WL genügen nicht)
Typischer Einsatz
öffentliche Auftraggeber (Bund/Länder/Kommunen)
B2B zwischen Unternehmen
Besonderheit
Leitweg-ID für Behörden-Adressierung
identisch mit franz. Factur-X, gut für grenzüberschreitend
Archivierung
XML-Original 8 Jahre aufbewahren
PDF inkl. eingebettetem XML aufbewahren
Merkmal
Aufbau
XRechnung
reiner XML-Datensatz
ZUGFeRD / Factur-X
Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Merkmal
XML-Syntax
XRechnung
UBL oder CII (CIUS der EN 16931)
ZUGFeRD / Factur-X
CII
Merkmal
Für Menschen lesbar?
XRechnung
nur mit Viewer/Software
ZUGFeRD / Factur-X
ja – das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung
Merkmal
Norm-konform (EN 16931)
XRechnung
Beide sind rechtlich gleichwertige E-Rechnungen. Es gibt kein „besser" oder „schlechter" – nur ein „passender für den jeweiligen Empfänger".
Welches Format soll ich nehmen? Entscheidungshilfe
Die Format-Wahl hängt vor allem am Empfänger:
Sie fakturieren an eine Behörde / öffentliche Einrichtung? → XRechnung. Achten Sie auf die geforderte Leitweg-ID und den vorgeschriebenen Zustellweg (Behördenportal).
Sie fakturieren an ein anderes Unternehmen (B2B)? → ZUGFeRD ist oft die freundlichere Wahl, weil der Empfänger im PDF sofort eine lesbare Rechnung hat. XRechnung geht aber ebenso.
Sie wissen nicht, was der Empfänger verarbeiten kann? → ZUGFeRD ist der sichere Kompromiss (lesbar und strukturiert). Im Zweifel beim Empfänger nachfragen.
Sie wollen sich nicht entscheiden? → Nutzen Sie eine Software, die beide Formate erzeugt. Dann erfassen Sie die Rechnung einmal wie gewohnt und wählen das Format pro Empfänger aus – oder das System wählt es automatisch.
Der wichtigste Rat: Verzetteln Sie sich nicht mit der Format-Theorie. Für Ihren Alltag zählt, dass die Rechnung beim Empfänger ankommt, korrekt ist und rechtssicher archiviert wird.
Der oft vergessene Schritt: Validierung vor dem Versand
Eine E-Rechnung kann formal fehlerhaft sein, ohne dass man es dem PDF ansieht – ein falscher Steuerschlüssel, eine fehlende Pflichtangabe, ein Syntaxfehler im XML. Solche Fehler führen dazu, dass der Empfänger (oder dessen Software) die Rechnung ablehnt – und Sie fangen von vorn an.
Deshalb gibt es die Validierung: Der offizielle KoSIT-Validator (KoSIT = Koordinierungsstelle für IT-Standards) prüft eine E-Rechnung autoritativ gegen die EN 16931 und die XRechnung-Regeln (technisch: Schematron-Regeln). Er meldet fehlende Pflichtfelder, Struktur- und Validierungsfehler. Erst wenn die Validierung „grün" ist, sollte eine Rechnung das Haus verlassen.
CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Das Modul E-Rechnung nimmt Ihnen die Format-Frage ab, ohne dass Sie Norm-Experte werden müssen:
Erfassen wie gewohnt – Leistungspositionen, Objekt, Kunde. Das strukturierte Format entsteht im Hintergrund.
Validierung fail-closed: Ausgehende E-Rechnungen werden vor dem Versand vom offiziellen KoSIT-Validator nach EN 16931 / XRechnung geprüft. Ist die Rechnung nicht konform – oder der Prüfer nicht erreichbar –, wird der Versand blockiert, bevor eine Rechnungsnummer gezogen wird. So geht nichts Fehlerhaftes raus und der Nummernkreis bleibt lückenlos.
Eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931) werden eingelesen, geprüft und durchlaufen einen klaren Status-Weg. Der Eingang läuft heute über ein Lieferanten-Portal oder per Upload; ein automatischer Abruf direkt aus dem Mail-Postfach ist in Vorbereitung.
Revisionssichere Archivierung im GoBD-Archiv mit Audit-Trail; ein DATEV-Export übergibt die Belege ans Lohnbüro/den Steuerberater.
Ehrlich eingeordnet: KoSIT-validiert ist vor allem der XRechnung-XML-Pfad; die vollständige PDF/A-3-Erzeugung für ZUGFeRD wird schrittweise ausgebaut. Für den Empfang und die Ausstellung normkonformer E-Rechnungen ist das Modul einsatzfähig – die abschließende steuerliche Bewertung bleibt Sache Ihres Steuerberaters.