XRechnung oder ZUGFeRD? Formate im Vergleich — was Ihr Betrieb braucht

Das Wichtigste in 30 Sekunden

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden in Deutschland gebräuchlichen E-Rechnungs-Formate. Beide erfüllen dieselbe EU-Norm EN 16931 – der Unterschied liegt in der Verpackung:

• XRechnung = ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtdarstellung. Für Menschen erst mit einem Viewer lesbar, für Maschinen perfekt. Der Standard für öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen).
• ZUGFeRD (technisch identisch mit dem französischen Factur-X) = ein Hybrid: ein normal lesbares PDF mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, die Maschine liest den XML-Datenteil.

Beide sind rechtlich gleichwertige E-Rechnungen. Faustregel: An die öffentliche Hand → XRechnung. An andere Unternehmen (B2B) → ZUGFeRD ist oft angenehmer, weil der Empfänger sofort eine lesbare Rechnung sieht.

Entscheidend ist bei beiden Formaten die Validierung vor dem Versand: Der offizielle KoSIT-Validator prüft, ob die Rechnung wirklich normkonform ist. Eine gute Software erzeugt und prüft das Format für Sie – Sie müssen kein Norm-Experte werden.

Der gemeinsame Nenner: die Norm EN 16931

Bevor es um die Unterschiede geht, das Verbindende: Beide Formate beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Sie definiert ein semantisches Datenmodell – also welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss und was sie bedeuten: Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Beträge, Steuersätze, Zahlungsangaben, Käufer- und Verkäuferdaten und so weiter.

EN 16931 erlaubt dabei zwei technische XML-Sprachen (Syntaxen):

• UBL (Universal Business Language) und
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).

Man kann sich das wie zwei Sprachen für denselben Inhalt vorstellen: Der Sinn (das Datenmodell der EN 16931) ist gleich, nur die Grammatik unterscheidet sich. XRechnung und ZUGFeRD greifen auf diese Syntaxen zurück – deshalb sind beide normkonform, obwohl sie technisch unterschiedlich aussehen.

XRechnung: der reine XML-Standard

XRechnung ist eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification) – eine nationale Ausprägung der EN 16931 für Deutschland. Sie präzisiert die Norm für den deutschen Anwendungsfall (z. B. Pflichtangaben wie die Leitweg-ID für Behörden).

Kernmerkmale:

• Reines XML – keine eingebaute Sichtdarstellung. Ohne Viewer oder Software sehen Sie nur Code.
• Für Behörden Pflicht: Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen seit Jahren XRechnung; für die Zustellung existieren Behördenportale und die Leitweg-ID als Adressierung.
• Maximal maschinenlesbar: Ideal für die automatische Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.

Für einen Gebäudereiniger oder Handwerker heißt das: Wenn Sie an Kommunen, Ämter, öffentliche Einrichtungen fakturieren, führt an der XRechnung meist kein Weg vorbei.

ZUGFeRD: das Hybrid-Format aus PDF und XML

ZUGFeRD verfolgt einen anderen Ansatz: Es kombiniert das Beste aus zwei Welten in einer Datei.

• Die Datei ist ein PDF/A-3 – ein archivtaugliches PDF, das aussieht wie eine ganz normale Rechnung, die ein Mensch lesen kann.
• Eingebettet in dieses PDF liegt der strukturierte XML-Datensatz (in der CII-Syntax), den die Maschine ausliest.

So sieht der Empfänger im PDF sofort eine verständliche Rechnung – und seine Software kann die Daten trotzdem automatisch verarbeiten. ZUGFeRD ist ab der Version 2.x und dem Profil, das die EN 16931 vollständig abbildet, eine gültige E-Rechnung. Technisch und inhaltlich ist ZUGFeRD identisch mit dem französischen Format Factur-X – praktisch für grenzüberschreitende Rechnungen.

Ein Hinweis für die Praxis: Die reduzierten Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die E-Rechnungs-Pflicht nicht. Ab dem Profil BASIC aufwärts (BASIC, EN 16931/„Comfort", Extended, XRECHNUNG) gilt ZUGFeRD laut BMF als vollwertige E-Rechnung.

XRechnung vs. ZUGFeRD: der direkte Vergleich

Beide sind rechtlich gleichwertige E-Rechnungen. Es gibt kein „besser" oder „schlechter" – nur ein „passender für den jeweiligen Empfänger".

Welches Format soll ich nehmen? Entscheidungshilfe

Die Format-Wahl hängt vor allem am Empfänger:

1. Sie fakturieren an eine Behörde / öffentliche Einrichtung? → XRechnung. Achten Sie auf die geforderte Leitweg-ID und den vorgeschriebenen Zustellweg (Behördenportal).
2. Sie fakturieren an ein anderes Unternehmen (B2B)? → ZUGFeRD ist oft die freundlichere Wahl, weil der Empfänger im PDF sofort eine lesbare Rechnung hat. XRechnung geht aber ebenso.
3. Sie wissen nicht, was der Empfänger verarbeiten kann? → ZUGFeRD ist der sichere Kompromiss (lesbar und strukturiert). Im Zweifel beim Empfänger nachfragen.
4. Sie wollen sich nicht entscheiden? → Nutzen Sie eine Software, die beide Formate erzeugt. Dann erfassen Sie die Rechnung einmal wie gewohnt und wählen das Format pro Empfänger aus – oder das System wählt es automatisch.

Der wichtigste Rat: Verzetteln Sie sich nicht mit der Format-Theorie. Für Ihren Alltag zählt, dass die Rechnung beim Empfänger ankommt, korrekt ist und rechtssicher archiviert wird.

Der oft vergessene Schritt: Validierung vor dem Versand

Eine E-Rechnung kann formal fehlerhaft sein, ohne dass man es dem PDF ansieht – ein falscher Steuerschlüssel, eine fehlende Pflichtangabe, ein Syntaxfehler im XML. Solche Fehler führen dazu, dass der Empfänger (oder dessen Software) die Rechnung ablehnt – und Sie fangen von vorn an.

Deshalb gibt es die Validierung: Der offizielle KoSIT-Validator (KoSIT = Koordinierungsstelle für IT-Standards) prüft eine E-Rechnung autoritativ gegen die EN 16931 und die XRechnung-Regeln (technisch: Schematron-Regeln). Er meldet fehlende Pflichtfelder, Struktur- und Validierungsfehler. Erst wenn die Validierung „grün" ist, sollte eine Rechnung das Haus verlassen.

Schnell selbst prüfen können Sie eine Datei mit dem E-Rechnungs-Validator.

Wie CERTISCAN die Formate abbildet

CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Das Modul E-Rechnung nimmt Ihnen die Format-Frage ab, ohne dass Sie Norm-Experte werden müssen:

• Erfassen wie gewohnt – Leistungspositionen, Objekt, Kunde. Das strukturierte Format entsteht im Hintergrund.
• Validierung fail-closed: Ausgehende E-Rechnungen werden vor dem Versand vom offiziellen KoSIT-Validator nach EN 16931 / XRechnung geprüft. Ist die Rechnung nicht konform – oder der Prüfer nicht erreichbar –, wird der Versand blockiert, bevor eine Rechnungsnummer gezogen wird. So geht nichts Fehlerhaftes raus und der Nummernkreis bleibt lückenlos.
• Eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931) werden eingelesen, geprüft und durchlaufen einen klaren Status-Weg. Der Eingang läuft heute über ein Lieferanten-Portal oder per Upload; ein automatischer Abruf direkt aus dem Mail-Postfach ist in Vorbereitung.
• Revisionssichere Archivierung im GoBD-Archiv mit Audit-Trail; ein DATEV-Export übergibt die Belege ans Lohnbüro/den Steuerberater.

Ehrlich eingeordnet: KoSIT-validiert ist vor allem der XRechnung-XML-Pfad; die vollständige PDF/A-3-Erzeugung für ZUGFeRD wird schrittweise ausgebaut. Für den Empfang und die Ausstellung normkonformer E-Rechnungen ist das Modul einsatzfähig – die abschließende steuerliche Bewertung bleibt Sache Ihres Steuerberaters.

→ Der große Überblick zu Fristen und Pflichten: E-Rechnungs-Pflicht 2025 / 2027 / 2028.