E-Rechnungs-Pflicht 2025 / 2027 / 2028: Der Leitfaden für KMU
E-Rechnungen empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen im B2B bereits seit dem 1. Januar 2025. E-Rechnungen ausstellen ist Pflicht ab 2027 für Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle. Dieser Leitfaden erklärt Fristen, Ausnahmen, Formate und Aufbewahrung – ohne Steuerlatein.
Die E-Rechnung ist in Deutschland keine Zukunftsmusik mehr, sondern geltendes Recht. Zwei Pflichten muss jeder Unternehmer auseinanderhalten:
Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können – ohne Übergangsfrist, auch Kleinunternehmer.
Ausstellen: E-Rechnungen selbst verschicken müssen Sie erst später – ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 dann alle Betriebe.
Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF per E-Mail, sondern ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 (Formate: XRechnung oder ZUGFeRD). Wer heute noch Papier- oder PDF-Rechnungen stellt, hat also bis 2027/2028 Zeit für die Umstellung beim Ausstellen – muss aber schon jetzt eingehende E-Rechnungen verarbeiten können. Dieser Leitfaden erklärt jede Frist, jede Ausnahme und was ein Gebäudereinigungs- oder Handwerksbetrieb konkret tun muss.
Not legal advice – provided without warranty. Amounts, deadlines and thresholds may change; consult a professional if in doubt.
Frequently asked questions
Gilt die E-Rechnungs-Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Teilweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen (§ 34a UStDV). Von der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, sind sie aber nicht ausgenommen – die gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen.
Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?
Nur noch eingeschränkt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein PDF umsatzsteuerlich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung". Es darf im B2B nur noch bis Ende 2026 – und nur mit Zustimmung des Empfängers – verwendet werden. Ab dem eigenen Ausstellungs-Stichtag (2027 bzw. 2028) ist das PDF im B2B keine rechtssichere Rechnungsform mehr.
Was ist mit kleinen Rechnungen unter 250 Euro?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen und dürfen weiter als Papier oder PDF gestellt werden. Das Gleiche gilt für Fahrausweise. Empfangen können müssen Sie größere E-Rechnungen dennoch.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 14b UStG). E-Rechnungen sind dabei im digitalen Original (der strukturierte XML-Teil) aufzubewahren, GoBD-konform und maschinell auswertbar – ein Papierausdruck genügt nicht.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Rechtlich gilt eine ordnungsgemäß zugestellte E-Rechnung als zugegangen, auch wenn Ihnen die technische Möglichkeit zum Öffnen fehlt. Sie riskieren damit Probleme beim Vorsteuerabzug und in der Buchführung. Da die Empfangspflicht seit 2025 ohne Übergangsfrist gilt, sollten Sie den Empfang zuerst regeln – noch vor der Umstellung beim Ausstellen.
Muss ich als Gebäudereinigungs- oder Handwerksbetrieb schon 2025 E-Rechnungen ausstellen?
Nein, ausstellen müssen Sie erst später: ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber bereits seit 2025. Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, stellt oft schon heute freiwillig XRechnungen.
Brauche ich für die E-Rechnung ein teures ERP-System?
Nein. Für den Anfang genügt eine Lösung, die E-Rechnungen im Pflichtformat erzeugt, vor dem Versand prüft und revisionssicher archiviert. CERTISCAN validiert Ausgangsrechnungen über den offiziellen KoSIT-Validator und legt sie GoBD-konform ab – ohne dass Sie sich in Rechnungsnormen einarbeiten müssen.
Was ist der Unterschied zwischen Empfangspflicht und Ausstellungspflicht?
Die Empfangspflicht (E-Rechnungen entgegennehmen, lesen, archivieren können) gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle im B2B. Die Ausstellungspflicht (selbst E-Rechnungen verschicken) kommt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Diese Trennung ist der häufigste Stolperstein.
Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine PDF-Datei umsatzsteuerlich als „sonstige Rechnung" – im gleichen Topf wie die Papierrechnung.
Eine E-Rechnung ist laut § 14 UStG eine Rechnung, die
in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht und
der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Der entscheidende Unterschied ist die Maschinenlesbarkeit. Ein PDF ist für Menschen gemacht – ein Buchhaltungsprogramm kann die Beträge nicht zuverlässig automatisch auslesen. Eine E-Rechnung dagegen ist ein Datensatz (XML), aus dem Software Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Zahlungsdaten direkt weiterverarbeiten kann. Genau darum geht es dem Gesetzgeber: weniger Tippfehler, weniger Umsatzsteuerbetrug, schnellere Prüfung.
Rechtsgrundlage: Eingeführt wurde die Pflicht durch das Wachstumschancengesetz, das zum 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist und die §§ 14, 14a UStG geändert hat. Die stufenweisen Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG.
Der Fahrplan: 2025, 2027 und 2028
Die Umstellung läuft in drei Stufen. Wichtig ist die Trennung von Empfangspflicht (gilt sofort für alle) und Ausstellungspflicht (kommt gestaffelt).
Zeitraum
Was gilt beim Empfangen
Was gilt beim Ausstellen
seit 01.01.2025
Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist.
Jeder darf bereits E-Rechnungen stellen. Papier- und PDF-Rechnungen sind bis 31.12.2026 weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
01.01.2027 – 31.12.2027
unverändert Pflicht
Betriebe mit Vorjahresumsatz über 800.000 € dürfen im B2B nur noch E-Rechnungen stellen. Unter 800.000 €: Papier/PDF noch erlaubt (PDF mit Zustimmung).
ab 01.01.2028
unverändert Pflicht
Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B E-Rechnungen ausstellen – keine Ausnahme mehr nach Umsatzgröße.
Zeitraum
seit 01.01.2025
Was gilt beim Empfangen
Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist.
Was gilt beim Ausstellen
Jeder darf bereits E-Rechnungen stellen. Papier- und PDF-Rechnungen sind bis 31.12.2026 weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
Zeitraum
01.01.2027 – 31.12.2027
Was gilt beim Empfangen
unverändert Pflicht
Was gilt beim Ausstellen
Betriebe mit Vorjahresumsatz über 800.000 € dürfen im B2B nur noch E-Rechnungen stellen. Unter 800.000 €: Papier/PDF noch erlaubt (PDF mit Zustimmung).
Zeitraum
ab 01.01.2028
Was gilt beim Empfangen
unverändert Pflicht
Was gilt beim Ausstellen
Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B E-Rechnungen ausstellen – keine Ausnahme mehr nach Umsatzgröße.
Für die meisten Gebäudereiniger und Handwerksbetriebe heißt das konkret: Empfangen müssen Sie sofort können. Beim Ausstellen hängt Ihr Stichtag am Umsatz – liegt der Vorjahresumsatz unter 800.000 €, haben Sie bis 1. Januar 2028 Zeit. Wer aber ohnehin an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) fakturiert, stellt oft schon heute XRechnungen, weil die öffentliche Hand das seit Jahren verlangt.
Wichtig: Es geht immer um B2B im Inland (Rechnung von Unternehmen an Unternehmen, beide in Deutschland). Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Ausstellungspflicht nicht erfasst.
Eine laufend aktualisierte Kurzfassung dieser Fristen finden Sie auch im Compliance-Radar.
Empfangspflicht seit 2025: Was Sie JETZT können müssen
Die Empfangspflicht wird gern unterschätzt, weil sie ohne großes Getöse kam – aber sie gilt seit dem 1. Januar 2025 für jeden, auch für den Ein-Personen-Betrieb und den Kleinunternehmer.
Konkret müssen Sie eine eingehende E-Rechnung:
entgegennehmen können (technisch: ein Weg, über den strukturierte Rechnungen ankommen),
lesbar machen (den XML-Datensatz in eine für Sie verständliche Darstellung bringen) und
Ein reines E-Mail-Postfach reicht formal zum Entgegennehmen – aber ohne passende Software sehen Sie nur eine kryptische XML-Datei und können sie weder sauber prüfen noch GoBD-konform ablegen. Wer keine Möglichkeit zum Empfang bereitstellt, riskiert, dass ihm ein Geschäftspartner die E-Rechnung trotzdem zustellt und sie als zugegangen gilt – mit allen steuerlichen Folgen, auch wenn Sie sie „nicht öffnen konnten".
Ausstellungspflicht: Wann trifft es genau mich?
Ob Sie ab 2027 oder erst ab 2028 E-Rechnungen ausstellen müssen, entscheidet eine einzige Zahl: Ihr Gesamtumsatz des Vorjahres.
Vorjahresumsatz über 800.000 € → Ausstellungspflicht bereits ab 1. Januar 2027.
Vorjahresumsatz bis 800.000 € → Sie dürfen 2027 noch Papier/PDF (PDF mit Zustimmung des Empfängers) nutzen, müssen aber spätestens ab 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen.
Ein Rechenbeispiel aus der Reinigungsbranche: Eine Gebäudereinigung mit 40 Beschäftigten und rund 1,4 Mio. € Jahresumsatz liegt über der Schwelle – für sie gilt der 1. Januar 2027. Ein kleinerer Betrieb mit 12 Mitarbeitern und 650.000 € Umsatz fällt unter die Grenze und hat bis 1. Januar 2028 Zeit. Da sich die Schwelle auf das Vorjahr bezieht, lohnt es sich, den Umsatz im Blick zu behalten: Wer 2026 erstmals über 800.000 € kommt, ist ab 2027 in der Pflicht.
Unabhängig vom eigenen Stichtag gilt: Da alle größeren Auftraggeber ab 2027 selbst E-Rechnungen verschicken, kommen bei Ihnen ohnehin immer mehr E-Rechnungen an. Die Umstellung „lohnt" sich also meist früher, als der eigene Pflichttermin es verlangt.
XRechnung oder ZUGFeRD? Die zwei Formate
Beide in Deutschland gebräuchlichen Formate erfüllen die Norm EN 16931 – sie unterscheiden sich in der Verpackung:
Merkmal
XRechnung
ZUGFeRD / Factur-X
Aufbau
Reiner XML-Datensatz (keine Sichtdarstellung)
Hybrid: PDF mit eingebettetem XML
Für den Menschen lesbar?
Nur mit Viewer/Software
Ja – das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung
Typischer Einsatz
Öffentliche Auftraggeber (Bund/Länder/Kommunen)
B2B zwischen Unternehmen
Norm-konform (EN 16931)
Ja
Ja (ab Profil „EN 16931"/Comfort aufwärts)
Merkmal
Aufbau
XRechnung
Reiner XML-Datensatz (keine Sichtdarstellung)
ZUGFeRD / Factur-X
Hybrid: PDF mit eingebettetem XML
Merkmal
Für den Menschen lesbar?
XRechnung
Nur mit Viewer/Software
ZUGFeRD / Factur-X
Ja – das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung
Merkmal
Typischer Einsatz
XRechnung
Öffentliche Auftraggeber (Bund/Länder/Kommunen)
ZUGFeRD / Factur-X
B2B zwischen Unternehmen
Merkmal
Norm-konform (EN 16931)
XRechnung
Für die Praxis: Wenn Sie an die öffentliche Hand fakturieren, führt an der XRechnung meist kein Weg vorbei. Für Rechnungen an andere Firmen ist ZUGFeRD oft angenehmer, weil der Empfänger im PDF sofort eine lesbare Rechnung sieht und die Daten trotzdem maschinell verarbeitbar sind. Eine gute Software nimmt Ihnen die Format-Entscheidung ab und erzeugt beides – Sie erfassen die Rechnung wie gewohnt.
Die Ausnahmen: Wer und was ist befreit
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind insbesondere:
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) – dürfen weiter als Papier/PDF ausgestellt werden.
Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Rechnungen an Privatkunden (B2C) – die Pflicht gilt nur im B2B.
Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z. B. viele Vermietungs- oder Finanzumsätze).
Kleinunternehmer nach § 19 UStG: dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV) – aber: die Empfangspflicht gilt auch für sie.
Merksatz: Die Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Vom Empfangen befreit ist praktisch niemand im B2B. Wer als Kleinunternehmer denkt „mich betrifft das nicht", irrt beim Empfang.
Aufbewahrung: 8 Jahre, digitales Original, GoBD
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist: Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Rechnungen (als Buchungsbelege) von zehn auf acht Jahre gesenkt (§ 14b UStG). Die kürzere Frist gilt für alle Belege, deren Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Für E-Rechnungen kommt eine technische Anforderung dazu, die viele übersehen:
Die E-Rechnung ist im digitalen Original aufzubewahren – der strukturierte Datenteil (XML) muss erhalten bleiben. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht.
Nach den GoBD muss die Ablage unveränderbar und maschinell auswertbar sein. Genau dafür sorgt ein revisionssicheres Archiv (Stichworte WORM und Audit-Trail): einmal geschrieben, nicht mehr änderbar, jeder Zugriff protokolliert.
Wer E-Rechnungen also nur ausdruckt und abheftet, erfüllt die Aufbewahrungspflicht formal nicht.
E-Rechnung vs. PDF & Papier: der direkte Vergleich
Aufgabe
E-Rechnung (strukturiert)
PDF per Mail / Papier
Erfüllt die gesetzliche Form ab 2027/2028
Ja
Nein
Automatisch weiterverarbeitbar (Buchung)
Ja
Nein – abtippen
Prüfung auf Pflichtangaben & Norm
Automatisiert (EN 16931)
Manuell, fehleranfällig
GoBD-konforme Archivierung des Originals
Ja
Teils (PDF), Papier zusätzlich
Vom Empfänger 2027+ akzeptiert
Ja
Nicht mehr rechtssicher
Aufwand pro Rechnung
Niedrig (nach Einrichtung)
Wächst mit dem Volumen
Aufgabe
Erfüllt die gesetzliche Form ab 2027/2028
E-Rechnung (strukturiert)
Ja
PDF per Mail / Papier
Nein
Aufgabe
Automatisch weiterverarbeitbar (Buchung)
E-Rechnung (strukturiert)
Ja
PDF per Mail / Papier
Nein – abtippen
Aufgabe
Prüfung auf Pflichtangaben & Norm
E-Rechnung (strukturiert)
Automatisiert (EN 16931)
PDF per Mail / Papier
Manuell, fehleranfällig
Aufgabe
GoBD-konforme Archivierung des Originals
E-Rechnung (strukturiert)
Der Umstieg kostet einmal Einrichtung – danach spart die E-Rechnung bei jedem Beleg Zeit, weil das Abtippen, Ablegen und Nachfassen entfällt.
In 5 Schritten zur E-Rechnung
Empfang sicherstellen (sofort). Richten Sie einen Weg ein, über den E-Rechnungen ankommen und lesbar werden – als Erstes, denn die Empfangspflicht gilt schon.
Vorjahresumsatz prüfen. Lag er über 800.000 €? Dann ist Ihr Ausstellungs-Stichtag der 1. Januar 2027, sonst der 1. Januar 2028.
Format festlegen. XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für den B2B-Alltag – oder Software, die beides erzeugt.
Ausgangsrechnungen umstellen. Rechnungen künftig im strukturierten Format erzeugen und vor dem Versand validieren (siehe nächstes Kapitel), damit keine fehlerhafte Rechnung rausgeht.
Revisionssicher archivieren. E-Rechnungen im digitalen Original 8 Jahre GoBD-konform ablegen (unveränderbar, maschinell auswertbar).
Wie CERTISCAN die E-Rechnung abbildet
CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU – das Modul E-Rechnung nimmt Ihnen den Formatkram ab, ohne dass Sie Norm-Experte werden müssen.
Eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931) werden eingelesen, auf umsatzsteuerliche Pflichtangaben (z. B. USt-IdNr.) sowie Formatfehler geprüft und durchlaufen einen klaren Status-Weg von „empfangen" bis „bezahlt". Der Eingang erfolgt heute über ein Lieferanten-Portal oder per Upload; ein automatischer Abruf direkt aus dem Mail-Postfach ist in Vorbereitung und wird schrittweise freigeschaltet.
Ausgehende E-Rechnungen werden vor dem Versand vom offiziellen KoSIT-Validator autoritativ nach EN 16931 / XRechnung geprüft. Ist eine Rechnung nicht konform – oder der Prüfer nicht erreichbar –, wird der Versand blockiert (fail-closed), bevor eine Belegnummer gezogen wird. So entsteht kein lückenhafter Nummernkreis und nichts Fehlerhaftes geht raus.
Archivierung erfolgt revisionssicher im GoBD-Archiv mit Audit-Trail; ein DATEV-Export (SKR03/SKR04) übergibt die Belege an den Steuerberater.
Ehrlich eingeordnet: CERTISCAN erfüllt Ihre Form-Pflichten und stützt die revisionssichere Aufbewahrung – die abschließende steuerliche Bewertung bleibt Sache Ihres Steuerberaters. Der automatische Postfach-Abruf ist noch nicht flächig aktiv; bis dahin laufen Eingänge sauber über Portal und Upload.