Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) gilt bereits seit 01.01.2025 für jedes inländische Unternehmen – auch Kleinunternehmer. Die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt: ab 01.01.2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 01.01.2028 dann für alle. Ausnahmen bestehen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, B2C-Umsätze und bestimmte steuerfreie Leistungen.
Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, folgt in zwei Stufen (§ 27 Abs. 38 UStG, Wachstumschancengesetz):
Nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gelten als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung mehr – sie zählt ab dem jeweiligen Stichtag als „sonstige Rechnung".
Nicht ausstellungspflichtig sind: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise, Rechnungen an Privatpersonen (B2C), bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG) sowie Kleinunternehmer nach § 19 UStG – letztere dauerhaft, seit dem Jahressteuergesetz 2024.
Viele Unternehmen konzentrieren sich auf die Ausstellungspflicht 2027/2028 – dabei läuft das operative Risiko schon seit 2025: Wer eingehende E-Rechnungen nicht korrekt empfangen, prüfen und archivieren kann, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug und in der GoBD-konformen Buchführung.
Stand: Juli 2026.
| Funktion | CERTISCAN | Excel | Manuell |
|---|---|---|---|
| Empfang XRechnung/ZUGFeRD | |||
| GoBD-konforme Archivierung | |||
| Ausstellung ab 2027 vorbereitet | Automatisch | Manuell | Nicht vorhanden |
| Umsatzschwellen-Überwachung (800.000 €) | |||
| Kosten | Auf Anfrage | 0 € | 0 € |
Die E-Rechnungspflicht ist im novellierten § 14 UStG sowie in der Übergangsregelung § 27 Abs. 38 UStG verankert, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz. Ziel ist die spätere Anbindung an ein EU-weites Meldesystem.
| Datum | Pflicht | Betroffene |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Empfangspflicht | Alle inländischen Unternehmen (auch Kleinunternehmer) |
| ab 01.01.2027 | Ausstellungspflicht | Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € |
| ab 01.01.2028 | Ausstellungspflicht | Alle übrigen Unternehmen |
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr nach § 19 Abs. 3 UStG (Summe der steuerbaren Umsätze). Liegt dieser 2026 über 800.000 €, greift die Ausstellungspflicht ab 01.01.2027.
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931. Eine unstrukturierte PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht mehr.
Wichtig: Die Empfangspflicht kennt praktisch keine dieser Ausnahmen – sie gilt seit 2025 unabhängig von Umsatz oder Kleinunternehmerstatus.
Eine nicht ordnungsgemäß ausgestellte oder empfangene Rechnung ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Das kann beim Empfänger den Vorsteuerabzug gefährden und bei einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen der Buchführung führen. Ein eigenständiges Bußgeld für die E-Rechnungspflicht selbst sieht das Gesetz nicht vor – das Risiko liegt im Steuerverfahren, nicht in einem eigenen Bußgeldtatbestand.
Stand: Juli 2026. Quelle: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV.