Arbeitszeiterfassung: Pflicht, ArbZG & Zoll-Nachweis – der Leitfaden
Ja, Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht: Seit dem EuGH-Stechuhr-Urteil (2019) und dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – nicht nur Überstunden. In Branchen wie der Gebäudereinigung verlangt zusätzlich das Mindestlohngesetz eine tägliche Dokumentation für Zoll-Kontrollen. Dieser Leitfaden erklärt, was gilt und was eine rechtssichere Zeiterfassung leisten muss.
Ja, Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht. Zwei Grundsatzentscheidungen haben das festgezurrt: das EuGH-„Stechuhr-Urteil" vom 14. Mai 2019 und der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022. Seither steht fest: Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – nicht nur die Überstunden, nicht nur „auf Zuruf".
Für Betriebe der Gebäudereinigung und andere Branchen kommt eine zweite Pflicht dazu: Das Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) verlangt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren – nachprüfbar durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit), der unangemeldet kontrolliert. Verstöße kosten bis zu 30.000 € Bußgeld.
Was noch offen ist: die konkrete Ausgestaltung im Arbeitszeitgesetz (elektronisch, täglich) steckt in einem Gesetzentwurf und ist noch nicht in Kraft. Die Pflicht zu erfassen besteht aber schon heute – nur die genaue Form regelt der Gesetzgeber gerade nach. Dieser Leitfaden erklärt beides und was eine rechtssichere Zeiterfassung im Reinigungsbetrieb leisten muss.
Not legal advice – provided without warranty. Amounts, deadlines and thresholds may change; consult a professional if in doubt.
Frequently asked questions
Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland schon Pflicht?
Ja. Bereits durch das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) und den BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Pflicht besteht also heute – unabhängig davon, dass die genaue Ausgestaltung im Arbeitszeitgesetz noch novelliert wird.
Was hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden?
Das BAG hat festgestellt, dass Arbeitgeber schon jetzt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Erfasst werden muss die gesamte tatsächliche Arbeitszeit – ausdrücklich nicht nur die über acht Stunden hinausgehenden Überstunden.
Muss ich die Arbeitszeit elektronisch erfassen?
Aktuell schreibt das Gesetz die elektronische Form noch nicht zwingend vor – eine entsprechende ArbZG-Novelle ist geplant, aber noch nicht in Kraft. Für Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten ist eine Übergangsfrist im Gespräch. Wer schon heute digital und manipulationssicher erfasst, ist auf die kommende Regelung vorbereitet.
Welche Pausen und Ruhezeiten schreibt das ArbZG vor?
Bei mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten (§ 4). Zwischen zwei Schichten müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen (§ 5). Die tägliche Höchstarbeitszeit beträgt grundsätzlich 8, in Ausnahmen bis 10 Stunden mit Ausgleich (§ 3).
Was muss ich als Gebäudereiniger für den Zoll dokumentieren?
Nach § 17 MiLoG (i. V. m. § 2a SchwarzArbG, der die Gebäudereinigung ausdrücklich nennt) müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters spätestens innerhalb von 7 Kalendertagen aufzeichnen und mindestens 2 Jahre aufbewahren. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls kann diese Nachweise unangemeldet prüfen.
Welches Bußgeld droht bei fehlender oder falscher Zeiterfassung?
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € geahndet werden – das gilt für fehlende, unvollständige, verspätete oder fehlerhafte Aufzeichnungen. Verstöße gegen die materiellen Grenzen des Arbeitszeitgesetzes können zusätzlich mit Bußgeldern belegt werden.
Wie lange muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?
Nach § 17 MiLoG mindestens 2 Jahre. Auch die geplante ArbZG-Novelle sieht eine 2-Jahres-Frist für die manipulationssichere Aufbewahrung vor. Fließen die Zeiten in die Lohnabrechnung ein, greifen für die zugehörigen Buchungsunterlagen zusätzlich die längeren steuerlichen Aufbewahrungsfristen (GoBD).
Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin erlaubt?
Ja. Beschäftigte dürfen ihre Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen, und die Aufzeichnung darf an sie delegiert werden. Die Pflicht, die geleistete Zeit überhaupt zu erfassen, bleibt aber bestehen – die Verantwortung für ein funktionierendes System trägt der Arbeitgeber.
Beides wird oft verwechselt. Die Antwort besteht aus zwei Ebenen:
1. Die Pflicht zu erfassen gilt bereits. Sie ergibt sich nicht erst aus einem neuen Gesetz, sondern aus geltendem Recht in der Auslegung der Gerichte:
EuGH, 14.05.2019, C-55/18 (CCOO): Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird. Das ist das viel zitierte „Stechuhr-Urteil".
BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21: Das höchste deutsche Arbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber schon jetzt – aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung – verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.
2. Die genaue Form regelt der Gesetzgeber noch. Wie erfasst werden muss (elektronisch, täglich, Aufbewahrung), soll eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes festschreiben. Diese ist als Entwurf vorhanden, aber noch nicht in Kraft (siehe Kapitel „Der aktuelle Gesetzesstand").
Kurz: Wer heute noch gar nicht erfasst, wartet zu Unrecht auf das „neue Gesetz" – die Pflicht besteht schon.
Was das BAG 2022 genau entschieden hat
Der BAG-Beschluss ist der Wendepunkt für die Praxis. Die wichtigsten Punkte:
Umfang: Erfasst werden muss die gesamte tatsächlich geleistete Arbeitszeit – ausdrücklich nicht nur die über acht Stunden hinausgehende Zeit nach § 16 Abs. 2 ArbZG. Also Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags, nicht bloß die Mehrarbeit.
Rechtsgrundlage: Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils.
System, nicht Zettel-Willkür: Das Erfassungssystem muss so gestaltet sein, dass die Arbeitszeit objektiv und verlässlich dokumentiert wird.
Betriebsrat: Weil die Pflicht bereits gesetzlich besteht, hat der Betriebsrat kein Initiativrecht, die Einführung eines Zeiterfassungssystems zu erzwingen (§ 87 BetrVG) – über das Wie kann er aber mitbestimmen.
Für einen Reinigungsbetrieb bedeutet das: Die Frage ist nicht mehr ob, sondern wie Sie die Zeiten sauber und nachprüfbar festhalten.
Der aktuelle Gesetzesstand: die ArbZG-Novelle
Damit die Vorgaben aus EuGH und BAG auch im Gesetzestext stehen, arbeitet der Gesetzgeber an einer Novelle des Arbeitszeitgesetzes. Stand dieses Leitfadens (2026) sind folgende Eckpunkte im Gespräch bzw. im Entwurf – noch nicht in Kraft, daher als Ausblick zu verstehen:
Elektronische Erfassung: geplant ist die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und grundsätzlich am selben Tag zu erfassen; die Aufzeichnungen sollen manipulationssicher sein und zwei Jahre aufbewahrt werden.
Koalitionsvertrag: Die Regierungsparteien haben sich darauf verständigt, die elektronische Zeiterfassung „unbürokratisch" zu regeln und für kleine und mittlere Betriebe Übergangsregelungen vorzusehen.
Übergang für Kleinbetriebe: im Gespräch ist eine Übergangsfrist bis 2027 für Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten.
Wochen- statt Tageshöchstarbeitszeit: diskutiert wird der Wechsel von der täglichen zu einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit (bis zu 48 Stunden/Woche im EU-Rahmen) – bei gleichbleibenden Ruhezeit-Vorgaben.
Wichtig: Diese Punkte sind Ausblick, kein geltendes Recht. Wer aber ohnehin auf eine digitale, manipulationssichere Erfassung setzt, ist auf die kommende Fassung bereits vorbereitet.
Unabhängig von der Erfassungsform gelten die materiellen Grenzen des Arbeitszeitgesetzes. Sie sind gerade in der Reinigung mit früh- und spätschichtigen Einsätzen schnell berührt:
Regel
Vorgabe (ArbZG)
Praxis
Tägliche Höchstarbeitszeit
grds. 8 Std. werktäglich, bis 10 Std. möglich, wenn im Schnitt von 6 Monaten / 24 Wochen 8 Std. eingehalten werden (§ 3)
Ausgleich muss dokumentiert nachweisbar sein
Pause bei > 6 bis 9 Std.
mind. 30 Min. (§ 4)
Pause darf gestückelt werden (min. 15 Min.-Blöcke)
Pause bei > 9 Std.
mind. 45 Min. (§ 4)
–
Ruhezeit zwischen zwei Schichten
mind. 11 Std. ununterbrochen (§ 5)
Klassische Falle: Spätschicht + Frühschicht am nächsten Morgen
Aufzeichnung Mehrarbeit
über 8 Std./Tag hinausgehende Zeit aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2)
Durch BAG faktisch auf alle Zeiten erweitert
Regel
Tägliche Höchstarbeitszeit
Vorgabe (ArbZG)
grds. 8 Std. werktäglich, bis 10 Std. möglich, wenn im Schnitt von 6 Monaten / 24 Wochen 8 Std. eingehalten werden (§ 3)
Praxis
Ausgleich muss dokumentiert nachweisbar sein
Regel
Pause bei > 6 bis 9 Std.
Vorgabe (ArbZG)
mind. 30 Min. (§ 4)
Praxis
Pause darf gestückelt werden (min. 15 Min.-Blöcke)
Regel
Pause bei > 9 Std.
Vorgabe (ArbZG)
mind. 45 Min. (§ 4)
Praxis
–
Regel
Ruhezeit zwischen zwei Schichten
Vorgabe (ArbZG)
Ein gutes Zeiterfassungssystem prüft diese Grenzen automatisch und warnt, bevor ein Verstoß entsteht – statt ihn erst am Monatsende in der Excel-Liste zu entdecken.
Sonderpflicht Gebäudereinigung: der Zoll-Nachweis (§ 17 MiLoG)
Für die Gebäudereinigung gilt eine zweite, eigenständige Dokumentationspflicht – und die ist besonders scharf, weil der Zoll sie kontrolliert.
Nach § 17 MiLoG in Verbindung mit § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) müssen Arbeitgeber in bestimmten Branchen – ausdrücklich genannt: das Gebäudereinigungsgewerbe (neben Bau, Gastgewerbe, Logistik, Fleischwirtschaft, Sicherheitsdiensten u. a.) – für jeden Beschäftigten aufzeichnen:
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertags nach der Arbeitsleistung,
und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren.
Weitere Anforderungen:
Die Aufzeichnungen sind in deutscher Sprache im Inland bereitzuhalten und dem Zoll auf Verlangen am Beschäftigungsort vorzulegen.
Die Form ist frei (Papier, Excel, Zeiterfassungssystem) – der Nachweis zählt.
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls führt unangemeldete Prüfungen durch.
Bußgeld bis 30.000 € bei fehlenden, unvollständigen, verspäteten oder fehlerhaften Aufzeichnungen.
Genau hier trennt sich digitale von analoger Erfassung: Wer die Zeiten sauber im System hat, erzeugt den Monatsnachweis für den Prüfer auf Knopfdruck. Wer Zettel sammelt, sucht im Ernstfall unter Zeitdruck.
Was eine rechtssichere Zeiterfassung leisten muss
Aus EuGH, BAG und MiLoG lassen sich die Anforderungen an ein System ableiten:
Objektiv: Die Zeit wird gemessen, nicht geschätzt. Manuelle „Sollstunden" reichen nicht.
Verlässlich & manipulationssicher: Änderungen müssen nachvollziehbar sein – wer hat wann was von-auf geändert. Ein revisionssicherer Änderungsverlauf (Audit-Trail, WORM-Prinzip) schützt Sie im Streitfall.
Zugänglich: Beschäftigte müssen ihre erfassten Zeiten einsehen können.
Vollständig: Beginn, Ende, Pausen – die gesamte tatsächliche Arbeitszeit.
Nachweisfähig: exportierbar für Zoll, Lohnbüro und Steuerberater.
Für Betriebe mit wechselnden Einsatzorten kommt eine praktische Anforderung dazu: Es muss vor Ort am Objekt erfassbar sein – nicht erst am Feierabend im Büro.
Geht Vertrauensarbeitszeit noch?
Ja – aber nicht als Ausrede, gar nicht zu erfassen. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Beschäftigte wann sie arbeiten weitgehend selbst einteilen. Die Erfassung der geleisteten Zeit bleibt trotzdem Pflicht. Zulässig ist die Delegation der Aufzeichnung an die Beschäftigten (sie tragen selbst ein), die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt aber beim Arbeitgeber. In der Reinigung mit Mindestlohn-Dokumentationspflicht ist reine „Zeit ohne Nachweis" ohnehin keine Option.
Zeiterfassung vs. Zettel & Excel: der Vergleich
Aufgabe
Digitale Zeiterfassung
Zettel & Excel
Erfassung direkt am Objekt (QR/NFC)
Ja
Nein – erst nachträglich
ArbZG-Grenzen automatisch geprüft (§§ 3–5)
Ja, mit Vorwarnung
Nein – Verstoß fällt zu spät auf
§ 17-MiLoG-Nachweis für den Zoll
Auf Knopfdruck
Mühsam zusammensuchen
Manipulationssicherer Änderungsverlauf
Ja (Audit-Trail)
Nein
Aufbewahrung & Export (Lohn/DATEV)
Automatisch
Von Hand
Fehlerquote / Abtippen
Niedrig
Hoch
Aufgabe
Erfassung direkt am Objekt (QR/NFC)
Digitale Zeiterfassung
Ja
Zettel & Excel
Nein – erst nachträglich
Aufgabe
ArbZG-Grenzen automatisch geprüft (§§ 3–5)
Digitale Zeiterfassung
Ja, mit Vorwarnung
Zettel & Excel
Nein – Verstoß fällt zu spät auf
Aufgabe
§ 17-MiLoG-Nachweis für den Zoll
Digitale Zeiterfassung
Auf Knopfdruck
Zettel & Excel
Mühsam zusammensuchen
Aufgabe
Manipulationssicherer Änderungsverlauf
Digitale Zeiterfassung
In 5 Schritten zur rechtssicheren Zeiterfassung
Erfassungsweg festlegen. Wie stempeln die Leute? Für mobile Teams an mehreren Objekten: per QR-Code/NFC direkt vor Ort statt am Bürorechner.
Regeln hinterlegen. ArbZG-Grenzen (§§ 3–5), Pausenregeln und – in der Reinigung – die MiLoG-Dokumentationspflicht ins System einstellen.
Beschäftigte einbinden. Erfassung einfach und verständlich machen (auch für Teams mit wenig Deutschkenntnissen); Einsicht in die eigenen Zeiten ermöglichen; Betriebsrat beim „Wie" beteiligen.
Prüfen & abschließen. Objektleiter genehmigt und korrigiert (protokolliert), dann Monat manipulationssicher versiegeln.
Nachweise bereithalten. Export für Zoll, Lohnbüro und Steuerberater; Aufbewahrung mindestens 2 Jahre (MiLoG) bzw. nach den GoBD.
Wie CERTISCAN die Zeiterfassung abbildet
CERTISCAN ist eine modulare Plattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Das Modul Zeiterfassung ist auf Betriebe mit mehreren Objekten und wechselnden Einsatzorten zugeschnitten:
Stempeln per QR-Code, NFC-Tag oder gebundenem Gerät direkt am Objekt – groß, einfach, mit einer Hand bedienbar, auch für Teams mit wenig Deutschkenntnissen. Objektwechsel ohne Aus- und Einstempeln.
ArbZG-Ampel: Höchstarbeitszeit (§ 3), Pausen (§ 4) und Ruhezeit (§ 5) werden laufend geprüft, inklusive Jugendarbeitsschutz; eine gleitende Auto-Pause ist optional zuschaltbar. Die zugrunde liegenden gesetzlichen Werte pflegen Sie selbst in einer jahres-versionierten Werteverwaltung.
Persönliche Arbeitszeit vs. abrechenbare Objektzeit werden getrennt geführt – sauber fürs Arbeitszeitgesetz und für den Auftraggeber-Nachweis.
Zoll-/Mindestlohn-Nachweis: Der § 17-MiLoG-Nachweis für einen Monat entsteht auf Knopfdruck (mit Personalnummer, Name, Objekt) und lässt sich exportieren; dazu ein DATEV-Export fürs Lohnbüro.
Revisionssicherer Monatsabschluss: Der Objektleiter prüft, genehmigt und versiegelt den Monat (LOCKED); jede Korrektur wird protokolliert (wer, wann, was, alt→neu).
Ehrlich eingeordnet: CERTISCAN ist auf ArbZG und den Mindestlohn-Nachweis ausgelegt und dokumentiert Zeiten manipulationssicher. Die rechtliche Bewertung Ihres konkreten Betriebs – und welcher Nachweis dem Zoll im Einzelfall genügt – bleibt Sache Ihres Steuerberaters oder Anwalts. Die Nachweis-Spalten sind ein praxisüblicher Vorschlag, kein amtlich vorgeschriebenes Formular.