Arbeitszeiterfassung: Pflicht, ArbZG & Zoll-Nachweis – der Leitfaden

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Ja, Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht. Zwei Grundsatzentscheidungen haben das festgezurrt: das EuGH-„Stechuhr-Urteil" vom 14. Mai 2019 und der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022. Seither steht fest: Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – nicht nur die Überstunden, nicht nur „auf Zuruf".

Für Betriebe der Gebäudereinigung und andere Branchen kommt eine zweite Pflicht dazu: Das Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) verlangt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren – nachprüfbar durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit), der unangemeldet kontrolliert. Verstöße kosten bis zu 30.000 € Bußgeld.

Was noch offen ist: die konkrete Ausgestaltung im Arbeitszeitgesetz (elektronisch, täglich) steckt in einem Gesetzentwurf und ist noch nicht in Kraft. Die Pflicht zu erfassen besteht aber schon heute – nur die genaue Form regelt der Gesetzgeber gerade nach. Dieser Leitfaden erklärt beides und was eine rechtssichere Zeiterfassung im Reinigungsbetrieb leisten muss.

Gibt es die Pflicht schon – oder erst „bald"?

Beides wird oft verwechselt. Die Antwort besteht aus zwei Ebenen:

1. Die Pflicht zu erfassen gilt bereits. Sie ergibt sich nicht erst aus einem neuen Gesetz, sondern aus geltendem Recht in der Auslegung der Gerichte:

• EuGH, 14.05.2019, C-55/18 (CCOO): Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird. Das ist das viel zitierte „Stechuhr-Urteil".
• BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21: Das höchste deutsche Arbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber schon jetzt – aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung – verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.

2. Die genaue Form regelt der Gesetzgeber noch. Wie erfasst werden muss (elektronisch, täglich, Aufbewahrung), soll eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes festschreiben. Diese ist als Entwurf vorhanden, aber noch nicht in Kraft (siehe Kapitel „Der aktuelle Gesetzesstand").

Kurz: Wer heute noch gar nicht erfasst, wartet zu Unrecht auf das „neue Gesetz" – die Pflicht besteht schon.

Was das BAG 2022 genau entschieden hat

Der BAG-Beschluss ist der Wendepunkt für die Praxis. Die wichtigsten Punkte:

• Umfang: Erfasst werden muss die gesamte tatsächlich geleistete Arbeitszeit – ausdrücklich nicht nur die über acht Stunden hinausgehende Zeit nach § 16 Abs. 2 ArbZG. Also Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags, nicht bloß die Mehrarbeit.
• Rechtsgrundlage: Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils.
• System, nicht Zettel-Willkür: Das Erfassungssystem muss so gestaltet sein, dass die Arbeitszeit objektiv und verlässlich dokumentiert wird.
• Betriebsrat: Weil die Pflicht bereits gesetzlich besteht, hat der Betriebsrat kein Initiativrecht, die Einführung eines Zeiterfassungssystems zu erzwingen (§ 87 BetrVG) – über das Wie kann er aber mitbestimmen.

Für einen Reinigungsbetrieb bedeutet das: Die Frage ist nicht mehr ob, sondern wie Sie die Zeiten sauber und nachprüfbar festhalten.

Der aktuelle Gesetzesstand: die ArbZG-Novelle

Damit die Vorgaben aus EuGH und BAG auch im Gesetzestext stehen, arbeitet der Gesetzgeber an einer Novelle des Arbeitszeitgesetzes. Stand dieses Leitfadens (2026) sind folgende Eckpunkte im Gespräch bzw. im Entwurf – noch nicht in Kraft, daher als Ausblick zu verstehen:

• Elektronische Erfassung: geplant ist die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und grundsätzlich am selben Tag zu erfassen; die Aufzeichnungen sollen manipulationssicher sein und zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Koalitionsvertrag: Die Regierungsparteien haben sich darauf verständigt, die elektronische Zeiterfassung „unbürokratisch" zu regeln und für kleine und mittlere Betriebe Übergangsregelungen vorzusehen.
• Übergang für Kleinbetriebe: im Gespräch ist eine Übergangsfrist bis 2027 für Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten.
• Wochen- statt Tageshöchstarbeitszeit: diskutiert wird der Wechsel von der täglichen zu einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit (bis zu 48 Stunden/Woche im EU-Rahmen) – bei gleichbleibenden Ruhezeit-Vorgaben.

Wichtig: Diese Punkte sind Ausblick, kein geltendes Recht. Wer aber ohnehin auf eine digitale, manipulationssichere Erfassung setzt, ist auf die kommende Fassung bereits vorbereitet.

ArbZG-Grundlagen: Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit

Unabhängig von der Erfassungsform gelten die materiellen Grenzen des Arbeitszeitgesetzes. Sie sind gerade in der Reinigung mit früh- und spätschichtigen Einsätzen schnell berührt:

Ein gutes Zeiterfassungssystem prüft diese Grenzen automatisch und warnt, bevor ein Verstoß entsteht – statt ihn erst am Monatsende in der Excel-Liste zu entdecken.

Sonderpflicht Gebäudereinigung: der Zoll-Nachweis (§ 17 MiLoG)

Für die Gebäudereinigung gilt eine zweite, eigenständige Dokumentationspflicht – und die ist besonders scharf, weil der Zoll sie kontrolliert.

Nach § 17 MiLoG in Verbindung mit § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) müssen Arbeitgeber in bestimmten Branchen – ausdrücklich genannt: das Gebäudereinigungsgewerbe (neben Bau, Gastgewerbe, Logistik, Fleischwirtschaft, Sicherheitsdiensten u. a.) – für jeden Beschäftigten aufzeichnen:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
• spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertags nach der Arbeitsleistung,
• und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren.

Weitere Anforderungen:

• Die Aufzeichnungen sind in deutscher Sprache im Inland bereitzuhalten und dem Zoll auf Verlangen am Beschäftigungsort vorzulegen.
• Die Form ist frei (Papier, Excel, Zeiterfassungssystem) – der Nachweis zählt.
• Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls führt unangemeldete Prüfungen durch.
• Bußgeld bis 30.000 € bei fehlenden, unvollständigen, verspäteten oder fehlerhaften Aufzeichnungen.

Genau hier trennt sich digitale von analoger Erfassung: Wer die Zeiten sauber im System hat, erzeugt den Monatsnachweis für den Prüfer auf Knopfdruck. Wer Zettel sammelt, sucht im Ernstfall unter Zeitdruck.

Was eine rechtssichere Zeiterfassung leisten muss

Aus EuGH, BAG und MiLoG lassen sich die Anforderungen an ein System ableiten:

• Objektiv: Die Zeit wird gemessen, nicht geschätzt. Manuelle „Sollstunden" reichen nicht.
• Verlässlich & manipulationssicher: Änderungen müssen nachvollziehbar sein – wer hat wann was von-auf geändert. Ein revisionssicherer Änderungsverlauf (Audit-Trail, WORM-Prinzip) schützt Sie im Streitfall.
• Zugänglich: Beschäftigte müssen ihre erfassten Zeiten einsehen können.
• Vollständig: Beginn, Ende, Pausen – die gesamte tatsächliche Arbeitszeit.
• Nachweisfähig: exportierbar für Zoll, Lohnbüro und Steuerberater.

Für Betriebe mit wechselnden Einsatzorten kommt eine praktische Anforderung dazu: Es muss vor Ort am Objekt erfassbar sein – nicht erst am Feierabend im Büro.

Geht Vertrauensarbeitszeit noch?

Ja – aber nicht als Ausrede, gar nicht zu erfassen. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Beschäftigte wann sie arbeiten weitgehend selbst einteilen. Die Erfassung der geleisteten Zeit bleibt trotzdem Pflicht. Zulässig ist die Delegation der Aufzeichnung an die Beschäftigten (sie tragen selbst ein), die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt aber beim Arbeitgeber. In der Reinigung mit Mindestlohn-Dokumentationspflicht ist reine „Zeit ohne Nachweis" ohnehin keine Option.

Zeiterfassung vs. Zettel & Excel: der Vergleich

In 5 Schritten zur rechtssicheren Zeiterfassung

1. Erfassungsweg festlegen. Wie stempeln die Leute? Für mobile Teams an mehreren Objekten: per QR-Code/NFC direkt vor Ort statt am Bürorechner.
2. Regeln hinterlegen. ArbZG-Grenzen (§§ 3–5), Pausenregeln und – in der Reinigung – die MiLoG-Dokumentationspflicht ins System einstellen.
3. Beschäftigte einbinden. Erfassung einfach und verständlich machen (auch für Teams mit wenig Deutschkenntnissen); Einsicht in die eigenen Zeiten ermöglichen; Betriebsrat beim „Wie" beteiligen.
4. Prüfen & abschließen. Objektleiter genehmigt und korrigiert (protokolliert), dann Monat manipulationssicher versiegeln.
5. Nachweise bereithalten. Export für Zoll, Lohnbüro und Steuerberater; Aufbewahrung mindestens 2 Jahre (MiLoG) bzw. nach den GoBD.

Wie CERTISCAN die Zeiterfassung abbildet

CERTISCAN ist eine modulare Plattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Das Modul Zeiterfassung ist auf Betriebe mit mehreren Objekten und wechselnden Einsatzorten zugeschnitten:

• Stempeln per QR-Code, NFC-Tag oder gebundenem Gerät direkt am Objekt – groß, einfach, mit einer Hand bedienbar, auch für Teams mit wenig Deutschkenntnissen. Objektwechsel ohne Aus- und Einstempeln.
• ArbZG-Ampel: Höchstarbeitszeit (§ 3), Pausen (§ 4) und Ruhezeit (§ 5) werden laufend geprüft, inklusive Jugendarbeitsschutz; eine gleitende Auto-Pause ist optional zuschaltbar. Die zugrunde liegenden gesetzlichen Werte pflegen Sie selbst in einer jahres-versionierten Werteverwaltung.
• Persönliche Arbeitszeit vs. abrechenbare Objektzeit werden getrennt geführt – sauber fürs Arbeitszeitgesetz und für den Auftraggeber-Nachweis.
• Zoll-/Mindestlohn-Nachweis: Der § 17-MiLoG-Nachweis für einen Monat entsteht auf Knopfdruck (mit Personalnummer, Name, Objekt) und lässt sich exportieren; dazu ein DATEV-Export fürs Lohnbüro.
• Revisionssicherer Monatsabschluss: Der Objektleiter prüft, genehmigt und versiegelt den Monat (LOCKED); jede Korrektur wird protokolliert (wer, wann, was, alt→neu).

Ehrlich eingeordnet: CERTISCAN ist auf ArbZG und den Mindestlohn-Nachweis ausgelegt und dokumentiert Zeiten manipulationssicher. Die rechtliche Bewertung Ihres konkreten Betriebs – und welcher Nachweis dem Zoll im Einzelfall genügt – bleibt Sache Ihres Steuerberaters oder Anwalts. Die Nachweis-Spalten sind ein praxisüblicher Vorschlag, kein amtlich vorgeschriebenes Formular.