Für Betriebe, die ein Managementsystem pflegen müssen – standalone nutzbar, für alle Branchen, nicht nur die Reinigung.
Das häufigste Auditor-Finding ist banal und ärgerlich zugleich: Irgendwo im Umlauf ist eine veraltete Version eines Dokuments – die Arbeitsanweisung von vorletztem Jahr, das falsche Formular. In Ordnern und auf Netzlaufwerken lässt sich das kaum verhindern: Es gibt keine Instanz, die erzwingt, dass genau eine Fassung gilt, wer sie freigegeben hat und wer sie zur Kenntnis genommen hat.
Und wenn das Audit näher rückt, beginnt die Suche nach Schulungsnachweisen, dem Handbuch, der Prozessübersicht und den Auditberichten – verteilt über Menschen, Postfächer und Schränke.
Der QM-Kern erzwingt Dokumentenlenkung, statt sie zu erhoffen.
Sie laden Dokumente hoch (PDF, Bild, Word, Excel – AES-verschlüsselt) oder referenzieren sie aus einem Modul, ohne sie doppelt abzulegen. Jedes gelenkte Dokument bekommt Nummer, Revision, Gültig-ab-Datum und Freigeber; ein Freigabe-Workflow (Entwurf → Prüfung → freigegeben → archiviert) mit Multi-Standort-Genehmigungskette stellt sicher, dass ein Standort-Freigeber nie für einen anderen freigibt. Die Datenbank erzwingt genau eine aktive Version – archiviert statt gelöscht –, und die Kenntnisnahme wird revisionssicher (WORM) festgehalten. Review-Fristen laufen per Cron mit.
Darauf sitzen die weiteren ISO-Bausteine, alle standalone nutzbar: Schulungs-, Unterweisungs- und Kontroll-Nachweise mit gelenktem Teilnehmerlisten-PDF; ein QM-Handbuch aus den freigegebenen Dokumenten (per Wizard, mit sichtbarer Quellenangabe je Abschnitt; eine KI-Ausformulierung ist als Option vorbereitet, aber datenschutzbedingt erst nach vertraglicher Freigabe aktivierbar); eine Prozesslandkarte mit Wechselwirkungen; messbare Qualitätsziele/KPI mit Auto-Ampel; interne Audits und die Managementbewertung. Der eigentliche USP: Die Nachweise ziehen sich über den Daten-Bus aus Ihren operativen Modulen – gelebte Praxis statt Doku-Insel.
Die Datenbank erzwingt genau eine aktive Version je Dokument (archiviert statt gelöscht) – das häufigste Auditor-Finding ist damit ausgeschlossen.
Jedes Dokument trägt Nummer, Revision und Freigeber; die Kenntnisnahme wird revisionssicher (WORM) festgehalten – mit Multi-Standort-Genehmigungskette.
Wiederkehrende Unterweisungen und Kontrollen mit Teilnehmerliste, digitaler Bestätigung und gelenktem PDF – mit Erinnerung, wenn etwas fällig wird.
QM-Handbuch per Wizard (mit Quellenangabe je Abschnitt), Prozesslandkarte mit Wechselwirkungen und messbare Qualitätsziele mit Auto-Ampel.
Über den Daten-Bus ziehen Handbuch, Audits und Managementbewertung Live-Kennzahlen aus Ihren operativen Modulen – gelebtes System statt Dokumenten-Insel.
Hochladen oder referenzieren; Nummer, Revision und Freigeber vergeben, über die Genehmigungskette freigeben.
Mitarbeiter nehmen zur Kenntnis (WORM); Review-Fristen erinnern automatisch an die Überarbeitung.
Schulungen, Prozesslandkarte, Qualitätsziele, interne Audits und Managementbewertung ergänzen – mit Live-Kennzahlen aus dem Bus.
Ein Audit-Bereitschafts-Score zeigt je Pflichtklausel: nachgewiesen, offen oder nicht anwendbar.
| Anforderung | CERTISCAN QM-Kern | Netzlaufwerk & Ordner |
|---|---|---|
| Genau eine gültige Dokument-Version erzwungen | ||
| Freigabe-Workflow & Kenntnisnahme (WORM) | ||
| Schulungs-/Kontroll-Nachweise mit Erinnerung | manuell | |
| Handbuch, Prozesse, Ziele, Audits eingebaut | ||
| Nachweise aus operativen Modulen (Bus) |
Im Flatrate-Tarif enthalten – Gesamtpreis auf Anfrage
Rechtsquelle: ISO 9001:2015 § 7.5.2/7.5.3 (Dokumentenlenkung), § 7.2 (Kompetenz/Unterweisung); ArbSchG § 12/DGUV V1 (Unterweisung); Art. 9 DSGVO (befundfrei); § 87 BetrVG; DSGVO (AES-Verschlüsselung, PII-freie Bus-Exporte). · Stand: 2026
Strukturelle Rechtsinfo – keine Rechtsberatung. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern.
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