Ein systematischer Jahres-Auditplan ist eine Kernanforderung aller ISO-Normen (Kapitel 9.2). Er stellt sicher, dass alle Normanforderungen, Abteilungen und Prozesse innerhalb eines Zyklus geprüft werden.
| Monat | Abteilung | Norm-Klauseln | Stunden |
|---|---|---|---|
| Januar | Produktion | ISO 9001: 8.1 Betriebliche PlanungISO 9001: 8.5 Produktion/DLISO 9001: 8.6 Freigabe | 3.5h |
| Februar | Verwaltung | ISO 9001: 4.1-4.4 KontextISO 9001: 5.1-5.3 FührungISO 9001: 9.3 Mgmt-Review | 3.5h |
| April | Lager | ISO 9001: 8.5.4 ErhaltungISO 9001: 8.4 Externe Beschaffung | 3.5h |
| Mai | Vertrieb | ISO 9001: 8.2 KundenanforderungenISO 9001: 8.5.5 Tätigkeiten nach Lieferung | 3.5h |
| Juli | Einkauf | ISO 9001: 8.4 Extern bereitgestellte ProzesseISO 9001: 7.1.6 Org. Wissen | 3.5h |
| August | QM | ISO 9001: 7.5 DokumentationISO 9001: 9.1 ÜberwachungISO 9001: 10.2 NichtkonformitätISO 9001: 10.3 KVP | 3.5h |
| Oktober | Personal | ISO 9001: 7.1.2 PersonenISO 9001: 7.2 KompetenzISO 9001: 7.3 Bewusstsein | 3.5h |
| November | IT | ISO 9001: 7.1.5 ÜberwachungsressourcenISO 9001: 7.5 Dokumentierte Info | 3.5h |
| Gesamt | 28h |
Der generierte Plan verteilt die Audits gleichmäßig über das Jahr, weist jeder Abteilung die relevanten Norm-Klauseln zu und berechnet den geschätzten Zeitaufwand. So vermeiden Sie Auditierung-Lücken und -Spitzen und können Ressourcen frühzeitig planen.
ISO 9001:2015, Kapitel 9.2 fordert: Die Organisation muss ein Auditprogramm planen, aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten. Das Programm muss die Häufigkeit, Methoden, Verantwortlichkeiten, Anforderungen und Berichterstattung festlegen. Die Planung muss die Bedeutung der Prozesse, Änderungen und früherer Auditergebnisse berücksichtigen.
Erfahrene QM-Beauftragte empfehlen: Alle Abteilungen mindestens einmal pro Jahr auditieren, kritische Prozesse (z.B. Produktion, Reklamationen) häufiger. Das Audit-Team sollte unabhängig sein (niemand auditiert seinen eigenen Bereich). Und: Interne Audits sollten mindestens 2 Monate vor dem externen Audit abgeschlossen sein.
Ein typisches internes Audit dauert 2–4 Stunden pro Abteilung (Vorbereitung + Durchführung + Nachbereitung). Bei mehreren Normen erhöhte sich der Aufwand pro Audit nur um ca. 20–30%, da viele Anforderungen übergreifend sind. Der Gesamtaufwand pro Jahr liegt typischerweise bei 40–120 Stunden (je nach Unternehmengröße).
| Funktion | CERTISCAN | Excel-Vorlage | Manuell/Papier |
|---|---|---|---|
| Automatische Planung | |||
| Norm-Klauseln zugewiesen | Automatisch | Manuell | Manuell |
| Audit-Kalender | |||
| Checklisten | Norm-basiert | Manuell | Papier |
| CAPA-Tracking | Automatisch | Manuell | |
| Auditbericht | Auto-generiert | Manuell | Manuell |
| Erinnerungen | E-Mail + Dashboard | ||
| Kosten | Preis auf Anfrage | 0 € (+ Zeit) | 0 € (+ viel Zeit) |
NormKapitelKernforderung ISO 90019.2Geplante Audits, Unabhängigkeit, Berichterstattung ISO 140019.2Umweltaspekte, Compliance-Verpflichtungen ISO 450019.2Arbeitsschutz-Risiken, rechtliche Anforderungen ISO 220009.2HACCP, PRP, Lebensmittelsicherheit
AbteilungsgrößeVorbereitungDurchführungNachbereitungGesamt Klein (1–5 MA)0,5h1,5h0,5h2,5h Mittel (6–20 MA)1h2h1h4h Groß (20+ MA)1,5h3h1,5h6h
Interne Auditoren müssen geschult sein (z.B. ISO 19011) und dürfen nicht ihren eigenen Bereich auditieren. Empfehlung: Mindestens 2–3 qualifizierte interne Auditoren pro Organisation, um Unabhängigkeit und Vertretung sicherzustellen.