Arbeitsvertrag Pflichtangaben 2026: NachwG Checkliste
Arbeitsvertrag Pflichtangaben 2026: NachwG Checkliste
Seit der Reform des Nachweisgesetzes (NachwG) im August 2022 müssen Arbeitsverträge in Deutschland 15 wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich enthalten. CERTISCAN unterstützt Sie dabei, keinen dieser Pflichtpunkte zu vergessen – mit einer digitalen Personalakte, die fehlende Angaben automatisch erkennt und Erinnerungen versendet.
Warum das NachwG so wichtig ist
Das Nachweisgesetz wurde 2022 grundlegend überarbeitet, um die EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen umzusetzen. Die wichtigste Neuerung: Bei Verstößen drohen erstmals Bußgelder bis zu 2.000 EUR pro fehlender Angabe. Vor der Reform gab es keine Sanktionen – das hat sich grundlegend geändert.
In der Praxis fehlen laut einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung bei über 40 % der Arbeitsverträge mindestens eine der neuen Pflichtangaben. Besonders häufig fehlen Angaben zur Probezeit, zum Verfahren bei Kündigung und zu Fortbildungsansprüchen. Die Konsequenzen reichen von Bußgeldern über Beweislastprobleme bis hin zu unwirksamen Vertragsklauseln, die den Arbeitnehmer benachteiligen.
Die Nachweispflicht trifft ausnahmslos alle Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Auch Kleinbetriebe mit nur einem Mitarbeiter sind betroffen. Für Unternehmen im Facility Management und in der Reinigungsbranche ist die Umsetzung besonders herausfordernd, da häufig viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Vertragskonstellationen beschäftigt werden – Vollzeit, Teilzeit, Minijob, befristet und unbefristet.
Die 15 Pflichtangaben nach §2 NachwG im Überblick
| Nr. | Pflichtangabe | Frist | Häufig fehlend? |
|---|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift der Vertragsparteien | 1. Arbeitstag | Selten |
| 2 | Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses | 1. Arbeitstag | Selten |
| 3 | Bei Befristung: Enddatum oder vorhersehbare Dauer | 1. Arbeitstag | Manchmal |
| 4 | Arbeitsort oder Hinweis auf wechselnde Arbeitsorte | 1. Arbeitstag | Manchmal |
| 5 | Kurze Tätigkeitsbeschreibung | 1. Arbeitstag | Oft |
| 6 | Dauer der Probezeit (falls vereinbart) | 1. Arbeitstag | Sehr oft |
| 7 | Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts | 1. Arbeitstag | Selten |
| 8 | Fälligkeit des Arbeitsentgelts | 1. Arbeitstag | Oft |
| 9 | Vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen, Schichtsystem | 1. Arbeitstag | Manchmal |
| 10 | Vereinbarte Ruhezeiten bei Abrufarbeit | 1. Arbeitstag | Oft |
| 11 | Überstundenregelung (falls vereinbart) | 1. Arbeitstag | Sehr oft |
| 12 | Urlaubsanspruch | 7 Tage | Selten |
| 13 | Betriebliche Altersversorgung (Name, Anschrift Versorgungsträger) | 1 Monat | Sehr oft |
| 14 | Kündigungsverfahren (mindestens Schriftform und Fristen) | 7 Tage | Sehr oft |
| 15 | Hinweis auf anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen | 7 Tage | Manchmal |
Die häufigsten Fehler in der Praxis
Fehler 1: Fehlende Angabe zur Probezeit
Seit der NachwG-Reform muss die Dauer der Probezeit explizit genannt werden. Früher genügte ein Verweis auf den Tarifvertrag. Fehlt die Angabe, gilt das nicht als Probezeit-Verzicht – aber es droht ein Bußgeld und Beweisschwierigkeiten im Streitfall. Die maximale Probezeitdauer beträgt 6 Monate nach §622 Abs. 3 BGB, bei befristeten Verträgen muss sie im Verhältnis zur Vertragslaufzeit stehen.
Fehler 2: Kein Hinweis auf das Kündigungsverfahren
Neu seit August 2022: Der Arbeitgeber muss auf das einzuhaltende Verfahren bei Kündigung hinweisen, mindestens auf das Schriftformerfordernis nach §623 BGB und die Klagefrist nach §4 KSchG (3 Wochen). Viele Altverträge enthalten diesen Passus nicht. Das ist nicht nur bußgeldbewehrt, sondern kann auch dazu führen, dass ein Arbeitnehmer die 3-Wochen-Frist für eine Kündigungsschutzklage verpasst und dann Schadenersatz vom Arbeitgeber verlangt.
Fehler 3: Fehlende Fälligkeitsangabe beim Gehalt
Es reicht nicht, nur die Höhe des Gehalts zu nennen. Auch der Fälligkeitszeitpunkt (z.B. „zum 15. des Folgemonats") und die Art der Auszahlung (Überweisung) müssen angegeben werden. Gerade in der Reinigungsbranche, wo viele Mitarbeiter auf pünktliche Zahlung angewiesen sind, kann eine fehlende Fälligkeitsangabe zu Streitigkeiten führen.
Fehler 4: Überstundenregelung fehlt
Wenn Überstunden vereinbart werden, muss der Vertrag die Voraussetzungen und die Vergütung klar regeln. Pauschalklauseln wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten" sind nur bei Besserverdienern wirksam (Gehalt über der Beitragsbemessungsgrenze). CERTISCAN prüft über das Zeiterfassungs-Modul automatisch, ob geleistete Überstunden korrekt erfasst und vergütet werden.
Fehler 5: Betriebliche Altersversorgung nicht dokumentiert
Seit 2022 muss der Arbeitgeber Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung angeben – sofern eine solche Zusage besteht. In der Praxis wird dieser Punkt besonders häufig vergessen, obwohl die Monatsfrist etwas großzügiger bemessen ist.
Fristen: Wann müssen die Angaben vorliegen?
Das NachwG staffelt die Fristen für die verschiedenen Angaben:
| Frist | Angaben |
|---|---|
| Am 1. Arbeitstag | Nr. 1-11: Vertragsparteien, Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Vergütung, Fälligkeit, Arbeitszeit, Ruhepausen, Überstunden |
| Nach 7 Kalendertagen | Nr. 12, 14, 15: Urlaub, Kündigungsverfahren, Tarifverträge |
| Nach 1 Monat | Nr. 13: Betriebliche Altersversorgung |
Diese Schriftformerfordernis steht immer wieder in der Kritik, da es im Zeitalter der Digitalisierung anachronistisch wirkt. Der Gesetzgeber hat sich jedoch bewusst gegen die elektronische Form entschieden, um einen höheren Schutz der Arbeitnehmer sicherzustellen.
Bußgeldrisiko: Bis zu 2.000 EUR pro Verstoß
Seit August 2022 stellt ein Verstoß gegen die Nachweispflichten eine Ordnungswidrigkeit dar:
- Bußgeld: Bis zu 2.000 EUR pro Verstoß (§4 NachwG)
- Kumulierung: Bei 5 fehlenden Angaben und 20 Mitarbeitern theoretisch bis zu 200.000 EUR
- Zuständigkeit: Die Ordnungsbehörden der Länder (meist Gewerbeaufsicht)
- Praxis: Aktuell werden vor allem bei Betriebsprüfungen Verstöße festgestellt
Auch das Fehlen des Hinweises auf die Klagefrist nach §4 KSchG kann teuer werden: Verpasst der Arbeitnehmer diese Frist mangels Kenntnis, kann er unter Umständen Schadenersatz vom Arbeitgeber verlangen, der ihn nicht über das Verfahren informiert hat.
CERTISCAN People-Modul: Digitale Personalakte mit NachwG-Check
Das People-Modul von CERTISCAN enthält eine digitale Personalakte, die alle 15 NachwG-Pflichtangaben als strukturierte Felder abbildet:
- Vollständigkeitsanzeige: Dashboard zeigt pro Mitarbeiter, welche Pflichtangaben fehlen
- Fristüberwachung: Automatische Erinnerung vor Ablauf der 1-Tag/7-Tage/1-Monat-Fristen
- Probezeit-Tracking: Erinnerung 2 Wochen vor Probezeit-Ende (Kündigung oder Übernahme)
- Dokumentenablage: Verträge, Nachweise und Bescheinigungen revisionssicher archiviert
- DSGVO-konform: Alle Daten AES-256-verschlüsselt auf Hetzner-Servern in Deutschland
Checkliste: NachwG-konformer Arbeitsvertrag
Verwenden Sie diese Checkliste bei jedem neuen Arbeitsvertrag:
- Name und Anschrift beider Vertragsparteien
- Beginn des Arbeitsverhältnisses (und ggf. Enddatum bei Befristung)
- Arbeitsort oder Klausel zu wechselnden Einsatzorten
- Kurze Beschreibung der Tätigkeit
- Dauer der Probezeit (maximal 6 Monate)
- Zusammensetzung und Höhe des Entgelts inkl. Zuschläge, Zulagen, Prämien
- Fälligkeit und Art der Auszahlung
- Vereinbarte Arbeitszeit inkl. Ruhepausen und ggf. Schichtsystem
- Überstundenregelung (Voraussetzungen und Vergütung)
- Urlaubsanspruch (mindestens 20 Tage bei 5-Tage-Woche)
- Betriebliche Altersversorgung (Name und Anschrift des Versorgungsträgers)
- Kündigungsfristen und Hinweis auf Schriftformerfordernis
- Hinweis auf die 3-Wochen-Klagefrist nach §4 KSchG
- Hinweis auf anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
- Ort, Datum und eigenhändige Unterschriften beider Parteien
Vergleich: Papiervertrag vs. digitale Personalakte
| Kriterium | Papiervertrag | CERTISCAN Personalakte |
|---|---|---|
| NachwG-Vollständigkeitsprüfung | Manuell | Automatisch |
| Fristüberwachung | Kalender/Excel | Automatische Erinnerung |
| Dokumentenzugriff | Aktenordner | Überall, rollenbasiert |
| Probezeit-Tracking | Manuell | Automatisch mit Warnung |
| DSGVO-Konformität | Unklar | AES-256, Hetzner DE |
| Audit-Trail | Keiner | SHA-256 Hash-Chain |
| Kosten | Papier + Ordner | Ab 29 EUR/Monat |
Besonderheiten für bestimmte Beschäftigungsformen
Minijobber (geringfügig Beschäftigte)
Auch für Minijobber gelten alle 15 NachwG-Pflichtangaben. Zusätzlich greift §17 MiLoG: Die Arbeitszeit muss am Tag der Arbeitsleistung dokumentiert werden. CERTISCAN erfasst die Arbeitszeiten von Minijobbern über die gleiche QR-Code-Stempeluhr wie bei Vollzeitkräften.
Befristete Verträge
Bei befristeten Arbeitsverträgen muss zusätzlich das vereinbarte Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses angegeben werden. Mehr dazu in unserem Ratgeber zu befristeten Verträgen.
Teilzeitkräfte
Für Teilzeitkräfte müssen die vereinbarten Arbeitsstunden und die Verteilung auf die Wochentage genau dokumentiert werden. Nutzen Sie den Urlaubsrechner für Teilzeit, um den anteiligen Urlaubsanspruch zu berechnen.
Fazit: Jetzt NachwG-Konformität sicherstellen
Das Nachweisgesetz ist seit August 2022 in Kraft – und die Bußgeldandrohungen gelten. Prüfen Sie Ihre bestehenden Musterverträge und stellen Sie sicher, dass alle 15 Pflichtangaben enthalten sind. Mit CERTISCAN automatisieren Sie die Überwachung und vermeiden teure Fehler.
Weitere Informationen zur digitalen Personalakte finden Sie in unserem Blog-Artikel zur Zeiterfassung und im Urlaubsrechner.
Häufig gestellte Fragen
Welche Pflichtangaben muss ein Arbeitsvertrag nach NachwG enthalten?
Seit August 2022 sind 15 Angaben Pflicht, darunter: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Dauer der Probezeit, Vergütung und Fälligkeit, Arbeitszeit, Urlaubstage, Kündigungsfristen, Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, betriebliche Altersversorgung, Fortbildungsanspruch und Verfahren bei Kündigung.
Wie hoch ist das Bußgeld bei fehlenden Pflichtangaben?
Nach §4 NachwG i.V.m. dem OWiG drohen bis zu 2.000 EUR Bußgeld pro Verstoß. Bei mehreren fehlenden Angaben können sich die Beträge summieren. Außerdem kann ein unvollständiger Nachweis vor dem Arbeitsgericht zu Beweisproblemen führen.
Muss ich bestehende Arbeitsverträge anpassen?
Bestehende Verträge müssen nicht automatisch geändert werden. Allerdings haben Arbeitnehmer das Recht, eine schriftliche Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen zu verlangen. Der Arbeitgeber muss dann innerhalb von 7 Tagen (für die meisten Angaben) bzw. einem Monat die Informationen nachreichen.
Gilt das NachwG auch für Minijobber?
Ja, das NachwG gilt für alle Arbeitsverhältnisse – auch für Minijobber, Werkstudenten und Praktikanten mit einer Praktikumsdauer von mehr als einem Monat. Nur echte Selbstständige sind ausgenommen.
Kann CERTISCAN Arbeitsverträge auf Vollständigkeit prüfen?
Ja. Das People-Modul von CERTISCAN enthält eine digitale Personalakte, in der alle Pflichtangaben nach NachwG als Felder hinterlegt sind. Fehlende Angaben werden automatisch markiert und Erinnerungen vor Fristablauf versendet.
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