Seit August 2022 müssen Arbeitsverträge 15 Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz enthalten. Bei Verstößen drohen bis zu 2.000 EUR Bußgeld pro Fall. CERTISCAN prüft Verträge automatisch auf Vollständigkeit.
Seit der Reform des Nachweisgesetzes (NachwG) im August 2022 müssen Arbeitsverträge in Deutschland 15 wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich enthalten. CERTISCAN unterstützt Sie dabei, keinen dieser Pflichtpunkte zu vergessen – mit einer digitalen Personalakte, die fehlende Angaben automatisch erkennt und Erinnerungen versendet.
Das Nachweisgesetz wurde 2022 grundlegend überarbeitet, um die EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen umzusetzen. Die wichtigste Neuerung: Bei Verstößen drohen erstmals Bußgelder bis zu 2.000 EUR pro fehlender Angabe. Vor der Reform gab es keine Sanktionen – das hat sich grundlegend geändert.
In der Praxis fehlen laut einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung bei über 40 % der Arbeitsverträge mindestens eine der neuen Pflichtangaben. Besonders häufig fehlen Angaben zur Probezeit, zum Verfahren bei Kündigung und zu Fortbildungsansprüchen. Die Konsequenzen reichen von Bußgeldern über Beweislastprobleme bis hin zu unwirksamen Vertragsklauseln, die den Arbeitnehmer benachteiligen.
Die Nachweispflicht trifft ausnahmslos alle Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Auch Kleinbetriebe mit nur einem Mitarbeiter sind betroffen. Für Unternehmen im Facility Management und in der Reinigungsbranche ist die Umsetzung besonders herausfordernd, da häufig viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Vertragskonstellationen beschäftigt werden – Vollzeit, Teilzeit, Minijob, befristet und unbefristet.
Seit August 2022 sind 15 Angaben Pflicht, darunter: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Dauer der Probezeit, Vergütung und Fälligkeit, Arbeitszeit, Urlaubstage, Kündigungsfristen, Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, betriebliche Altersversorgung, Fortbildungsanspruch und Verfahren bei Kündigung.
Nach §4 NachwG i.V.m. dem OWiG drohen bis zu 2.000 EUR Bußgeld pro Verstoß. Bei mehreren fehlenden Angaben können sich die Beträge summieren. Außerdem kann ein unvollständiger Nachweis vor dem Arbeitsgericht zu Beweisproblemen führen.
| Nr. | Pflichtangabe | Frist | Häufig fehlend? |
|---|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift der Vertragsparteien | 1. Arbeitstag | Selten |
| 2 | Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses | 1. Arbeitstag | Selten |
| 3 | Bei Befristung: Enddatum oder vorhersehbare Dauer | 1. Arbeitstag | Manchmal |
| 4 | Arbeitsort oder Hinweis auf wechselnde Arbeitsorte | 1. Arbeitstag | Manchmal |
| 5 | Kurze Tätigkeitsbeschreibung | 1. Arbeitstag | Oft |
| 6 | Dauer der Probezeit (falls vereinbart) | 1. Arbeitstag | Sehr oft |
| 7 | Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts | 1. Arbeitstag | Selten |
| 8 | Fälligkeit des Arbeitsentgelts | 1. Arbeitstag | Oft |
| 9 | Vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen, Schichtsystem | 1. Arbeitstag | Manchmal |
| 10 | Vereinbarte Ruhezeiten bei Abrufarbeit | 1. Arbeitstag | Oft |
| 11 | Überstundenregelung (falls vereinbart) | 1. Arbeitstag | Sehr oft |
| 12 | Urlaubsanspruch | 7 Tage | Selten |
| 13 | Betriebliche Altersversorgung (Name, Anschrift Versorgungsträger) | 1 Monat | Sehr oft |
| 14 | Kündigungsverfahren (mindestens Schriftform und Fristen) | 7 Tage | Sehr oft |
| 15 | Hinweis auf anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen | 7 Tage | Manchmal |
Seit der NachwG-Reform muss die Dauer der Probezeit explizit genannt werden. Früher genügte ein Verweis auf den Tarifvertrag. Fehlt die Angabe, gilt das nicht als Probezeit-Verzicht – aber es droht ein Bußgeld und Beweisschwierigkeiten im Streitfall. Die maximale Probezeitdauer beträgt 6 Monate nach §622 Abs. 3 BGB, bei befristeten Verträgen muss sie im Verhältnis zur Vertragslaufzeit stehen.
Neu seit August 2022: Der Arbeitgeber muss auf das einzuhaltende Verfahren bei Kündigung hinweisen, mindestens auf das Schriftformerfordernis nach §623 BGB und die Klagefrist nach §4 KSchG (3 Wochen). Viele Altverträge enthalten diesen Passus nicht. Das ist nicht nur bußgeldbewehrt, sondern kann auch dazu führen, dass ein Arbeitnehmer die 3-Wochen-Frist für eine Kündigungsschutzklage verpasst und dann Schadenersatz vom Arbeitgeber verlangt.
Es reicht nicht, nur die Höhe des Gehalts zu nennen. Auch der Fälligkeitszeitpunkt (z.B. „zum 15. des Folgemonats") und die Art der Auszahlung (Überweisung) müssen angegeben werden. Gerade in der Reinigungsbranche, wo viele Mitarbeiter auf pünktliche Zahlung angewiesen sind, kann eine fehlende Fälligkeitsangabe zu Streitigkeiten führen.
Wenn Überstunden vereinbart werden, muss der Vertrag die Voraussetzungen und die Vergütung klar regeln. Pauschalklauseln wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten" sind nur bei Besserverdienern wirksam (Gehalt über der Beitragsbemessungsgrenze). CERTISCAN prüft über das Zeiterfassungs-Modul automatisch, ob geleistete Überstunden korrekt erfasst und vergütet werden.
Seit 2022 muss der Arbeitgeber Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung angeben – sofern eine solche Zusage besteht. In der Praxis wird dieser Punkt besonders häufig vergessen, obwohl die Monatsfrist etwas großzügiger bemessen ist.
Das NachwG staffelt die Fristen für die verschiedenen Angaben:
| Frist | Angaben |
|---|---|
| Am 1. Arbeitstag | Nr. 1-11: Vertragsparteien, Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Vergütung, Fälligkeit, Arbeitszeit, Ruhepausen, Überstunden |
| Nach 7 Kalendertagen | Nr. 12, 14, 15: Urlaub, Kündigungsverfahren, Tarifverträge |
| Nach 1 Monat | Nr. 13: Betriebliche Altersversorgung |
Wichtig: Die Niederschrift muss in Schriftform erfolgen – das bedeutet eigenhändige Unterschrift auf Papier. Eine elektronische Form (E-Mail, PDF) genügt ausdrücklich nicht (§2 Abs. 1 Satz 3 NachwG). Allerdings können die Informationen Teil des schriftlichen Arbeitsvertrags sein, was in der Praxis der übliche Weg ist.
Diese Schriftformerfordernis steht immer wieder in der Kritik, da es im Zeitalter der Digitalisierung anachronistisch wirkt. Der Gesetzgeber hat sich jedoch bewusst gegen die elektronische Form entschieden, um einen höheren Schutz der Arbeitnehmer sicherzustellen.
Seit August 2022 stellt ein Verstoß gegen die Nachweispflichten eine Ordnungswidrigkeit dar:
Neben dem Bußgeld drohen Beweislastprobleme vor dem Arbeitsgericht. Wenn z.B. die Überstundenregelung fehlt, kann der Arbeitnehmer die Vergütung aller geleisteten Überstunden verlangen, da keine wirksame Abgeltungsklausel existiert. In einem Fall vor dem LAG Niedersachsen musste ein Arbeitgeber Überstunden im Wert von über 15.000 EUR nachzahlen, weil die vertragliche Regelung unvollständig war.
Auch das Fehlen des Hinweises auf die Klagefrist nach §4 KSchG kann teuer werden: Verpasst der Arbeitnehmer diese Frist mangels Kenntnis, kann er unter Umständen Schadenersatz vom Arbeitgeber verlangen, der ihn nicht über das Verfahren informiert hat.
Das People-Modul von CERTISCAN enthält eine digitale Personalakte, die alle 15 NachwG-Pflichtangaben als strukturierte Felder abbildet:
Nutzen Sie den kostenlosen Personal-Check, um in 60 Sekunden zu prüfen, ob Ihre Arbeitsverträge alle NachwG-Pflichtangaben enthalten.
Verwenden Sie diese Checkliste bei jedem neuen Arbeitsvertrag:
| Kriterium | Papiervertrag | CERTISCAN Personalakte |
|---|---|---|
| NachwG-Vollständigkeitsprüfung | Manuell | Automatisch |
| Fristüberwachung | Kalender/Excel | Automatische Erinnerung |
| Dokumentenzugriff | Aktenordner | Überall, rollenbasiert |
Auch für Minijobber gelten alle 15 NachwG-Pflichtangaben. Zusätzlich greift §17 MiLoG: Die Arbeitszeit muss am Tag der Arbeitsleistung dokumentiert werden. CERTISCAN erfasst die Arbeitszeiten von Minijobbern über die gleiche QR-Code-Stempeluhr wie bei Vollzeitkräften.
Bei befristeten Arbeitsverträgen muss zusätzlich das vereinbarte Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses angegeben werden. Mehr dazu in unserem Ratgeber zu befristeten Verträgen.
Für Teilzeitkräfte müssen die vereinbarten Arbeitsstunden und die Verteilung auf die Wochentage genau dokumentiert werden. Nutzen Sie den Urlaubsrechner für Teilzeit, um den anteiligen Urlaubsanspruch zu berechnen.
Das Nachweisgesetz ist seit August 2022 in Kraft – und die Bußgeldandrohungen gelten. Prüfen Sie Ihre bestehenden Musterverträge und stellen Sie sicher, dass alle 15 Pflichtangaben enthalten sind. Mit CERTISCAN automatisieren Sie die Überwachung und vermeiden teure Fehler.
Weitere Informationen zur digitalen Personalakte finden Sie in unserem Blog-Artikel zur Zeiterfassung und im Urlaubsrechner.
Bestehende Verträge müssen nicht automatisch geändert werden. Allerdings haben Arbeitnehmer das Recht, eine schriftliche Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen zu verlangen. Der Arbeitgeber muss dann innerhalb von 7 Tagen (für die meisten Angaben) bzw. einem Monat die Informationen nachreichen.
Ja, das NachwG gilt für alle Arbeitsverhältnisse – auch für Minijobber, Werkstudenten und Praktikanten mit einer Praktikumsdauer von mehr als einem Monat. Nur echte Selbstständige sind ausgenommen.
Ja. Das People-Modul von CERTISCAN enthält eine digitale Personalakte, in der alle Pflichtangaben nach NachwG als Felder hinterlegt sind. Fehlende Angaben werden automatisch markiert und Erinnerungen vor Fristablauf versendet.
| Manuell |
| Automatisch mit Warnung |
| DSGVO-Konformität | Unklar | AES-256, Hetzner DE |
| Audit-Trail | Keiner | SHA-256 Hash-Chain |
| Kosten | Papier + Ordner | Ab 29 EUR/Monat |