Zeiterfassung Pflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt tun müssen
Zeiterfassung Pflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt tun müssen
Elektronische Zeiterfassung ist in Deutschland seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) für alle Arbeitgeber Pflicht – unabhängig von der Unternehmensgröße. CERTISCAN bietet eine ArbZG-konforme Lösung ab 29 EUR/Monat mit GPS-Stempeluhr, QR-Code-Erfassung, automatischer Zuschlagsberechnung und DATEV-Export, die in 5 Minuten eingerichtet ist.
Was hat das BAG genau entschieden?
Das Bundesarbeitsgericht hat mit seinem Beschluss vom 13.09.2022 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet. Der Arbeitgeber ist demnach verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.
Die wichtigsten Punkte:
- Alle Arbeitgeber sind betroffen – vom Einzelunternehmer bis zum Konzern
- Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden
- Die Pflicht gilt sofort – nicht erst ab einem bestimmten Stichtag
- Auch Pausen und Überstunden müssen dokumentiert werden
Welche Systeme akzeptiert der Gesetzgeber?
Nicht jede Form der Zeiterfassung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Hier ein Überblick:
| System | Konform? | Begründung |
|---|---|---|
| Excel-Tabelle | Nein | Nachträglich manipulierbar, nicht revisionssicher |
| Papier-Stundenzettel | Nein | Nicht objektiv, leicht fälschbar |
| Stechuhr (Hardware) | Ja | Objektiv, aber teuer und unflexibel |
| Mobile App (z.B. CERTISCAN) | Ja | Objektiv, GPS-verifiziert, revisionssicher |
| Biometrischer Scanner | Ja | Objektiv, aber DSGVO-problematisch |
Was passiert bei Verstößen?
Die Konsequenzen bei fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung sind erheblich:
- Bußgeld bis 30.000 EUR nach §22 ArbZG pro Verstoß
- Nachzahlungsforderungen bei nicht dokumentierten Überstunden
- Beweislastumkehr vor dem Arbeitsgericht: Ohne Aufzeichnungen gilt die Behauptung des Arbeitnehmers
- Schadenersatzansprüche bei Arbeitsunfällen ohne dokumentierte Ruhezeiten
So richten Sie CERTISCAN in 5 Minuten ein
Die Einrichtung einer konformen Zeiterfassung muss nicht kompliziert sein:
- Registrieren Sie sich kostenlos auf certiscan.de (14 Tage Testphase)
- Standorte anlegen: Name, Adresse, QR-Code wird automatisch generiert
- Mitarbeiter einladen: Per Link oder E-Mail, Stammdaten in 12 Sprachen
- Stempeln: Per QR-Code am Standort, GPS-verifiziert, oder per Dashboard
- Fertig: Automatische ArbZG-Prüfung, Zuschläge, DATEV-Export
ArbZG-Compliance: Was CERTISCAN automatisch prüft
CERTISCAN überwacht in Echtzeit die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes:
- §3 ArbZG: Maximale Arbeitszeit 10 Stunden/Tag – Warnung bei Überschreitung
- §4 ArbZG: Pausenpflicht nach 6 Stunden (30 Min.) und 9 Stunden (45 Min.)
- §5 ArbZG: Mindestruhezeit 11 Stunden zwischen zwei Schichten
- §9 ArbZG: Sonn- und Feiertagsarbeit mit automatischer Zuschlagsberechnung
- §16 ArbZG: Aufzeichnungspflicht für Überstunden
Kosten im Vergleich: CERTISCAN vs. Alternativen
| Kriterium | CERTISCAN | clockodo | Personio | Papershift |
|---|---|---|---|---|
| Preis ab | 29 EUR/Mo | 8 EUR/User | 6 EUR/User | 3,50 EUR/User |
| ArbZG-Prüfung | Automatisch | Manuell | Teilweise | Nein |
| DATEV-Export | Inklusive | Aufpreis | Aufpreis | Nein |
| Zuschläge | Automatisch | Manuell | Nein | Nein |
| Sprachen | 12 | 2 | 3 | 4 |
| QR-Code-Stempeln | Ja | Nein | Nein | Ja |
| Branchenfokus | FM/Reinigung | Allgemein | HR | Allgemein |
DATEV-Export: Der Steuerberater wird sich freün
CERTISCAN exportiert Lohndaten direkt im DATEV-Format:
- Lohnart 1000: Reguläre Stunden (Gehalt)
- Lohnart 1020: Stundenlohn
- Lohnart 1060: Minijob-Pauschale
- Lohnart 1200: Nachtzuschlag (25%)
- Lohnart 1210: Sonntagszuschlag (50%)
- Lohnart 1220: Feiertagszuschlag (100%)
Fazit: Handeln Sie jetzt
Die Zeiterfassungspflicht ist keine Zukunftsmusik – sie gilt bereits. Wer jetzt nicht handelt, riskiert Bußgelder, Nachzahlungen und rechtliche Probleme. Mit CERTISCAN sind Sie in 5 Minuten konform.
Häufig gestellte Fragen
Ist elektronische Zeiterfassung wirklich Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Dies gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe.
Welches Bußgeld droht bei fehlender Zeiterfassung?
Nach §22 ArbZG können Bußgelder bis zu 30.000 EUR verhängt werden. Bei wiederholten Verstößen drohen noch höhere Strafen.
Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung?
Nein. Das BAG verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System. Excel erfüllt diese Kriterien nicht, da Einträge nachträglich manipuliert werden können.
Was kostet eine konforme Zeiterfassung?
CERTISCAN bietet elektronische Zeiterfassung ab 29 EUR/Monat pro Standort. Im Compliance-Tarif (149 EUR/Mo) sind zusätzlich HinSchG, LkSG und ESG enthalten.
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