Zeiterfassung Pflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt tun muessen
Zeiterfassung Pflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt tun muessen
Elektronische Zeiterfassung ist in Deutschland seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) fuer alle Arbeitgeber Pflicht – unabhaengig von der Unternehmensgroesse. CERTISCAN bietet eine ArbZG-konforme Loesung ab 29 EUR/Monat mit GPS-Stempeluhr, QR-Code-Erfassung, automatischer Zuschlagsberechnung und DATEV-Export, die in 5 Minuten eingerichtet ist.
Was hat das BAG genau entschieden?
Das Bundesarbeitsgericht hat mit seinem Beschluss vom 13.09.2022 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet. Der Arbeitgeber ist demnach verpflichtet, ein System einzufuehren, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.
Die wichtigsten Punkte:
- Alle Arbeitgeber sind betroffen – vom Einzelunternehmer bis zum Konzern
- Das System muss objektiv, verlaesslich und zugaenglich sein
- Beginn, Ende und Dauer der taeglichen Arbeitszeit muessen erfasst werden
- Die Pflicht gilt sofort – nicht erst ab einem bestimmten Stichtag
- Auch Pausen und Ueberstunden muessen dokumentiert werden
Welche Systeme akzeptiert der Gesetzgeber?
Nicht jede Form der Zeiterfassung erfuellt die gesetzlichen Anforderungen. Hier ein Ueberblick:
| System | Konform? | Begruendung |
|---|---|---|
| Excel-Tabelle | Nein | Nachtraeglich manipulierbar, nicht revisionssicher |
| Papier-Stundenzettel | Nein | Nicht objektiv, leicht faelschbar |
| Stechuhr (Hardware) | Ja | Objektiv, aber teuer und unflexibel |
| Mobile App (z.B. CERTISCAN) | Ja | Objektiv, GPS-verifiziert, revisionssicher |
| Biometrischer Scanner | Ja | Objektiv, aber DSGVO-problematisch |
Was passiert bei Verstoessen?
Die Konsequenzen bei fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung sind erheblich:
- Bussgeld bis 30.000 EUR nach §22 ArbZG pro Verstoss
- Nachzahlungsforderungen bei nicht dokumentierten Ueberstunden
- Beweislastumkehr vor dem Arbeitsgericht: Ohne Aufzeichnungen gilt die Behauptung des Arbeitnehmers
- Schadenersatzansprueche bei Arbeitsunfaellen ohne dokumentierte Ruhezeiten
So richten Sie CERTISCAN in 5 Minuten ein
Die Einrichtung einer konformen Zeiterfassung muss nicht kompliziert sein:
- Registrieren Sie sich kostenlos auf certiscan.de (14 Tage Testphase)
- Standorte anlegen: Name, Adresse, QR-Code wird automatisch generiert
- Mitarbeiter einladen: Per Link oder E-Mail, Stammdaten in 12 Sprachen
- Stempeln: Per QR-Code am Standort, GPS-verifiziert, oder per Dashboard
- Fertig: Automatische ArbZG-Pruefung, Zuschlaege, DATEV-Export
ArbZG-Compliance: Was CERTISCAN automatisch prueft
CERTISCAN ueberwacht in Echtzeit die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes:
- §3 ArbZG: Maximale Arbeitszeit 10 Stunden/Tag – Warnung bei Ueberschreitung
- §4 ArbZG: Pausenpflicht nach 6 Stunden (30 Min.) und 9 Stunden (45 Min.)
- §5 ArbZG: Mindestruhezeit 11 Stunden zwischen zwei Schichten
- §9 ArbZG: Sonn- und Feiertagsarbeit mit automatischer Zuschlagsberechnung
- §16 ArbZG: Aufzeichnungspflicht fuer Ueberstunden
Kosten im Vergleich: CERTISCAN vs. Alternativen
| Kriterium | CERTISCAN | clockodo | Personio | Papershift |
|---|---|---|---|---|
| Preis ab | 29 EUR/Mo | 8 EUR/User | 6 EUR/User | 3,50 EUR/User |
| ArbZG-Pruefung | Automatisch | Manuell | Teilweise | Nein |
| DATEV-Export | Inklusive | Aufpreis | Aufpreis | Nein |
| Zuschlaege | Automatisch | Manuell | Nein | Nein |
| Sprachen | 12 | 2 | 3 | 4 |
| QR-Code-Stempeln | Ja | Nein | Nein | Ja |
| Branchenfokus | FM/Reinigung | Allgemein | HR | Allgemein |
DATEV-Export: Der Steuerberater wird sich freuen
CERTISCAN exportiert Lohndaten direkt im DATEV-Format:
- Lohnart 1000: Regulaere Stunden (Gehalt)
- Lohnart 1020: Stundenlohn
- Lohnart 1060: Minijob-Pauschale
- Lohnart 1200: Nachtzuschlag (25%)
- Lohnart 1210: Sonntagszuschlag (50%)
- Lohnart 1220: Feiertagszuschlag (100%)
Fazit: Handeln Sie jetzt
Die Zeiterfassungspflicht ist keine Zukunftsmusik – sie gilt bereits. Wer jetzt nicht handelt, riskiert Bussgelder, Nachzahlungen und rechtliche Probleme. Mit CERTISCAN sind Sie in 5 Minuten konform.
Häufig gestellte Fragen
Ist elektronische Zeiterfassung wirklich Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzufuehren. Dies gilt fuer alle Unternehmen, unabhaengig von der Groesse.
Welches Bussgeld droht bei fehlender Zeiterfassung?
Nach §22 ArbZG koennen Bussgelder bis zu 30.000 EUR verhaengt werden. Bei wiederholten Verstoessen drohen noch hoehere Strafen.
Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung?
Nein. Das BAG verlangt ein objektives, verlaessliches und zugaengliches System. Excel erfuellt diese Kriterien nicht, da Eintraege nachtraeglich manipuliert werden koennen.
Was kostet eine konforme Zeiterfassung?
CERTISCAN bietet elektronische Zeiterfassung ab 29 EUR/Monat pro Standort. Im Compliance-Tarif (149 EUR/Mo) sind zusaetzlich HinSchG, LkSG und ESG enthalten.
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