Was kostet eine Zeiterfassung? Preise, Modelle & versteckte Kosten 2026
Zeiterfassung kostet 2026 zwischen 1,50 und 8 EUR pro Nutzer und Monat — auf dem Papier. Wir zeigen die drei Preismodelle, reale Anbieterpreise, versteckte Kosten (Setup, Support, DATEV, Terminals) und eine ehrliche TCO-Rechnung für 30 Mitarbeiter.
Software zur Zeiterfassung kostet 2026 zwischen 1,50 EUR (reine Stempeluhr, z. B. Crewmeister Go) und rund 8 EUR pro Nutzer und Monat (Komplettpakete wie timr oder clockodo Pro) — dazu kommen bei vielen Anbietern Basispreise, Support-Pakete, DATEV-Add-ons und einmalige Einrichtungskosten, die den Werbepreis schnell verdoppeln. Wer seriös kalkulieren will, rechnet deshalb nicht den Listenpreis, sondern die Gesamtkosten über drei Jahre. Dieser Beitrag zeigt die drei Preismodelle am Markt, reale Anbieterpreise und eine TCO-Beispielrechnung für einen Betrieb mit 30 Mitarbeitern.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 17.07.2026
Die drei Preismodelle am Markt
Zeiterfassungs-Anbieter kalkulieren nach drei Grundmustern — und das Modell entscheidet stärker über Ihre Kosten als der beworbene Einstiegspreis:
- Preis pro Nutzer: Der Klassiker (Crewmeister, clockodo, ZEP, timr, Papershift). Transparent und fair für kleine Teams — aber die Kosten wachsen linear mit jeder Einstellung, und Funktionen wie Dienstplan oder DATEV-Export stecken oft in teureren Tarifstufen oder Add-ons.
- Basispreis plus Nutzer: Ein fixer Sockel plus Betrag je Kopf (Blink: 149 EUR Basis + 4,90 EUR/Nutzer im Standard-Tarif). Für Kleinstteams teuer, ab mittlerer Größe planbar — der Sockel enthält meist Plattformfunktionen wie Portal oder Chat.
- Flatrate nach Unternehmensgröße: Ein Paketpreis nach Standorten und Mitarbeitergrößenklasse statt Einzelabrechnung pro Kopf — das Modell von CERTISCAN. Vorteil: Saisonkräfte, Aushilfen und Fluktuation verändern die Rechnung nicht, und Compliance-Funktionen (ArbZG-Prüfung, Zuschläge) sind Teil des Pakets statt Zusatzmodul. Preis auf Anfrage, weil er von Struktur und Modulen abhängt.
Reale Preise 2026: die Anbieter im Überblick
Alle Preise netto laut den offiziellen Preisseiten der Anbieter (Stand Juli 2026), überwiegend bei jährlicher Abrechnung:
| Anbieter (Tarif) | Preis | Was zusätzlich kosten kann |
|---|---|---|
| Crewmeister (Go) | ab 1,50 EUR/Nutzer/Monat | DATEV-Anbindung ab 0,60 EUR/Nutzer extra; Urlaubsverwaltung ab Tarif Easy (2 EUR); Schichtplaner als Zusatzoption ab 2 EUR/Nutzer/Monat |
| ZEP (Clock) | ab 2 EUR/Nutzer/Monat | Projektzeiten erst ab ZEP Compact (7 EUR) |
| clockodo (Basic) | ab 4 EUR/Nutzer/Monat | Projektzeiterfassung und Controlling ab Pro (8 EUR) |
| Papershift (Core) | ab 4 EUR/Mitarbeiter/Monat | Support-Paket ab 39 EUR/Monat obligatorisch zum Abo; Dienstplan ab Premium (6 EUR) |
| Blink (Standard) | 149 EUR Basis + 4,90 EUR/Nutzer/Monat | einmalige Einrichtungsgebühr (Höhe auf Anfrage); Professional-Sockel 399 EUR |
| timr | 8 EUR/Nutzer/Monat | Staffelpreise erst ab 20 Nutzern individuell |
| CERTISCAN | Flatrate nach Standorten/Mitarbeitern, auf Anfrage | ArbZG-Prüfung und DATEV-Export im Zeiterfassungs-Modul, Zuschlagsberechnung in der Flatrate enthalten |
<!-- Quellen: https://crewmeister.com/de/preise · https://www.zep.de/preise · https://www.clockodo.com/de/preise/ · https://www.papershift.com · https://www.blink.de/preise/ · https://www.timr.com/s/preise/ · Stand: 2026-07-17 -->
Transparenz: CERTISCAN ist Herausgeber dieses Beitrags und selbst Anbieter. Preise und Funktionsangaben zu Drittanbietern stammen von deren öffentlichen Websites (Stand: 17.07.2026) und können sich ändern — bitte vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter prüfen.
Versteckte Kosten: Woran Kalkulationen scheitern
Der Nutzerpreis ist nur die halbe Rechnung. Diese fünf Positionen tauchen in fast keinem Werbepreis auf:
- Einrichtung und Onboarding: Einige Anbieter (u. a. Blink) berechnen einmalige Setup-Gebühren; bei anderen kostet die begleitete Einführung als Dienstleistung extra. Fragen Sie das vor Vertragsschluss schriftlich ab.
- Support-Pakete: Bei Papershift kommt zu jedem Abo ein Support-Paket ab 39 EUR/Monat — bei 30 Mitarbeitern erhöht das den effektiven Pro-Kopf-Preis um rund ein Drittel.
- Lohn-Schnittstellen: Der DATEV-Export ist häufig ein Add-on (Crewmeister: ab 0,60 EUR/Nutzer/Monat). Ohne ihn tippt Ihr Lohnbüro weiter ab — wie die Anbindung sauber läuft, zeigt unser Beitrag zur DATEV-Schnittstelle in der Personalabrechnung.
- Hardware-Terminals: Wer statt App oder QR-Code ein Wandterminal will, investiert einmalig: Terminals mit Chip/RFID kosten im Schnitt rund 1.000 EUR, Markengeräte wie das REINER SCT timeCard Terminal 3 liegen laut Preisvergleich bei rund 1.600 EUR — plus Transponder oder Karten je Mitarbeiter.
- Tarifsprünge: Die beworbene Funktion („Dienstplan", „Zuschläge", „Projektzeiten") steckt oft erst im nächsthöheren Tarif. Kalkulieren Sie den Tarif, den Sie wirklich brauchen — nicht den Einstieg.
<!-- Quellen Hardware: https://www.clockin.de/blog/kosten-zeiterfassung (Terminal-Durchschnittspreis ~1.000 EUR) · https://geizhals.de/reiner-sct-timecard-terminal-3-2716052-001-a1909311.html (ab 1.601,63 EUR, 07/2026) · https://www.reiner-sct.com/zeiterfassung/zeiterfassung-mit-chip-rfid-transponder-kosten-im-ueberblick/ · Stand: 2026-07-17 -->
TCO-Beispielrechnung: 30 Mitarbeiter, 3 Jahre
Drei realistische Szenarien für einen Dienstleistungsbetrieb mit 30 Mitarbeitern (alle Werte netto, auf Basis der oben genannten Listenpreise, Stand Juli 2026):
| Kostenblock | Szenario A: Stempeluhr pur (Crewmeister Go + DATEV-Add-on) | Szenario B: Branchenpaket (Blink Standard) | Szenario C: Terminal-Lösung (ZEP Clock + 1 Hardware-Terminal) |
|---|---|---|---|
| Software/Monat | 45 EUR + 18 EUR = 63 EUR | 149 EUR + 147 EUR = 296 EUR | 60 EUR |
| Einmalkosten | 0 EUR | Einrichtungsgebühr (auf Anfrage) | ca. 1.000–1.600 EUR Terminal |
| Summe 36 Monate | 2.268 EUR | 10.656 EUR (+ Einrichtung) | ca. 3.160–3.760 EUR |
Die Spanne von rund 2.300 bis über 10.600 EUR für denselben Betrieb zeigt: Nicht der Nutzerpreis entscheidet, sondern Funktionsumfang und Nebenkosten. Szenario A erfasst nur Zeiten; Szenario B enthält Dienstplan, Chat und Kundenportal. Wer zusätzlich ArbZG-Prüfung, automatische Zuschläge und weitere Pflichtthemen (E-Rechnung, Hinweisgeberschutz) abdecken muss, vergleicht fairerweise die Kosten aller benötigten Einzellösungen gegen eine Plattform-Flatrate.
Tipp: Rechnen Sie die Gegenseite mit: Was kostet keine saubere Zeiterfassung? Fehlerhafte Stundenzettel, manuelle Lohnvorbereitung und Bußgeldrisiken haben einen Preis. Unser Bußgeld-Rechner Zeiterfassung zeigt Ihr Risiko in zwei Minuten — die rechtliche Lage fasst der Beitrag Zeiterfassung: Pflicht 2026 zusammen.
Achtung: Jahresverträge mit automatischer Verlängerung sind branchenüblich — die günstigen Preise gelten fast immer nur bei jährlicher Vorauszahlung. Wer monatlich zahlen will, liegt teils deutlich höher. Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisgleitklauseln, bevor Sie unterschreiben.
Fazit: So kalkulieren Sie richtig
Addieren Sie vier Blöcke über 36 Monate: Software (im tatsächlich benötigten Tarif) + Add-ons (DATEV, Support) + Einmalkosten (Einrichtung, Hardware) + interner Aufwand (Einführung, Pflege). Vergleichen Sie erst dann Anbieter. Für Betriebe der Gebäudereinigung und des Facility Managements lohnt der Blick auf Flatrate-Modelle: Bei CERTISCAN sind Zuschlagsberechnung, ArbZG-Überwachung und DATEV-Export Teil des Pakets — kalkuliert nach Standorten und Mitarbeitergrößenklasse statt pro Kopf. Sprechen Sie uns für ein konkretes Angebot an.
Häufige Fragen (FAQ)
Welche versteckten Kosten kommen bei Zeiterfassungs-Software zum Einstiegspreis hinzu?
Typisch sind vier Positionen: einmalige Einrichtungsgebühren, obligatorische Support-Pakete (z. B. Papershift ab 39 EUR/Monat), kostenpflichtige Lohn-Schnittstellen (z. B. DATEV-Add-on bei Crewmeister ab 0,60 EUR/Nutzer) und Tarifsprünge, weil die benötigte Funktion erst in der höheren Stufe steckt. Über drei Jahre machen diese Posten oft mehr aus als der beworbene Nutzerpreis.
Lohnt sich ein Hardware-Terminal zur Zeiterfassung — und was kostet die Anschaffung?
Terminals kosten im Schnitt rund 1.000 EUR pro Gerät, Markenmodelle wie das REINER SCT timeCard Terminal 3 rund 1.600 EUR — plus Chipkarten oder Transponder. Sie lohnen sich an festen Standorten mit vielen Mitarbeitern ohne Diensthandy. Verteilte Objekte (Reinigung, Handwerk) fahren mit App- oder QR-Code-Stempelung meist günstiger, weil je Einsatzort keine Hardware nötig ist.
Ist dauerhaft kostenlose Zeiterfassungs-Software für Arbeitgeber ausreichend?
Kostenlose Tarife (etwa für Einzelnutzer oder Kleinstteams) erfassen Zeiten, decken aber selten die Arbeitgeber-Pflichten ab: manipulationssichere Aufzeichnung, Pausen- und Höchstarbeitszeitprüfung, Auswertungen für Zoll- oder Arbeitsschutzkontrollen und Lohn-Export. Für Betriebe mit Dokumentationspflichten nach MiLoG ist ein Gratis-Tool deshalb höchstens ein Test-Einstieg, keine Dauerlösung.
Pro-Nutzer-Preis oder Flatrate — welches Modell rechnet sich für wachsende Betriebe?
Pro-Nutzer-Preise sind bei kleinen, stabilen Teams günstiger; jede Neueinstellung, Aushilfe und Saisonkraft erhöht aber die Rechnung. Flatrates nach Unternehmensgröße (Standorte, Mitarbeitergrößenklasse) bleiben bei Fluktuation und Wachstum innerhalb der Klasse konstant und machen die IT-Kosten planbar — sie rechnen sich typischerweise ab mittlerer Betriebsgröße und bei hoher Mitarbeiter-Fluktuation.
Mit welchen Vertragslaufzeiten muss man bei Zeiterfassungs-Anbietern rechnen?
Üblich sind Jahresverträge mit automatischer Verlängerung; die beworbenen Preise gelten überwiegend bei jährlicher Vorauszahlung, monatliche Zahlweise ist teils deutlich teurer. Achten Sie auf Kündigungsfristen von ein bis drei Monaten zum Laufzeitende und darauf, ob Add-ons (Support, Schnittstellen) separat kündbar sind.
Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.