DATEV-Schnittstelle für Personalabrechnung: Bidirektionaler Export spart 2 Stunden pro Kunde
DATEV-Schnittstelle für Personalabrechnung: Bidirektionaler Export spart 2 Stunden pro Kunde
CERTISCANs DATEV-Schnittstelle exportiert Arbeitszeiten, Lohnarten und Zuschläge direkt im DATEV-Format und spart Steuerberatern durchschnittlich 2 Stunden pro Mandant und Monat. Bei 20 Mandanten aus dem Facility Management sind das 40 Stunden monatlich – fast eine komplette Arbeitswoche.
Warum eine DATEV-Schnittstelle?
DATEV ist der De-facto-Standard für Lohnabrechnung in Deutschland. Über 40.000 Steuerberatungskanzleien nutzen DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS. Ohne Schnittstelle bedeutet das für jede Lohnabrechnung:
| Schritt | Ohne Schnittstelle | Mit CERTISCAN-DATEV |
|---|---|---|
| Arbeitszeiten sammeln | Excel/Papier vom Mandanten | Automatisch aus Zeiterfassung |
| Zuschläge berechnen | Manuell pro Mitarbeiter | Automatisch (intervallbasiert) |
| Lohnarten zuordnen | Manuell in DATEV eingeben | Automatisch im Export |
| Urlaubstage prüfen | Rückfrage beim Mandanten | Im Export enthalten |
| Krankheitstage erfassen | Manuell | Im Export enthalten |
| Fehlzeiten abgleichen | Manuell | Automatisch |
| Zeitaufwand pro Mandant | 2-3 Stunden | 15-30 Minuten |
Unterstützte Lohnarten
CERTISCAN exportiert folgende Standard-Lohnarten:
| Lohnart | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1000 | Gehalt | Monatliches Festgehalt |
| 1020 | Stundenlohn | Stundenbasierte Vergütung |
| 1060 | Minijob-Pauschale | Geringfügige Beschäftigung |
| 1200 | Nachtzuschlag | 25 % für Arbeit 23:00-06:00 |
| 1210 | Sonntagszuschlag | 50 % für Sonntagsarbeit |
| 1220 | Feiertagszuschlag | 100 % für Feiertagsarbeit |
| 1230 | Überstundenzuschlag | 25 % ab der 41. Wochenstunde |
| 4100 | Verpflegungspauschale | Inländische Reisekosten |
| 4110 | Fahrtkosten | Entfernungspauschale |
So funktioniert der DATEV-Export
Schritt 1: Monat abschließen
Im CERTISCAN-Dashboard schließt der Objektleiter oder HR-Verantwortliche den Monat ab. Das System prüft automatisch:
- Alle Zeiteinträge vollständig?
- ArbZG-Compliance eingehalten?
- Minijob-Grenzen beachtet?
- Urlaubstage korrekt verbucht?
- Krankheitstage erfasst?
Schritt 2: DATEV-Export generieren
Ein Klick auf "DATEV-Export" generiert eine CSV-Datei im DATEV-ASCII-Format:
- Pro Mitarbeiter: Eine Zeile pro Lohnart und Monat
- Personalnummer: Automatische Zuordnung
- Lohnartencode: Standard-DATEV-Nummern
- Betrag/Stunden: Je nach Lohnart Stunden oder Euro-Betrag
- Kennzeichen: Zuschlagsart, SV-frei/steuerfrei
Schritt 3: Import in DATEV
Der Steuerberater importiert die CSV-Datei in DATEV Lohn und Gehalt:
- Datei laden (DATEV Standardimport)
- Plausibilitaetsprüfung (automatisch)
- Abrechnung durchführen
- Lohnzettel generieren
- Optional: Digitale Lohnzettel zurück an CERTISCAN
Intervallbasierte Zuschlagsberechnung
CERTISCANs Zuschlagsberechnung ist präziser als manuelle Berechnung:
Beispiel: Nachtschicht über Mitternacht
Ein Reinigungskraft arbeitet von 22:00 bis 06:00 Uhr:
| Zeitraum | Zuschlag | Berechnung |
|---|---|---|
| 22:00-23:00 | Keiner (vor 23:00) | 1h x Grundlohn |
| 23:00-00:00 | 25 % Nachtzuschlag | 1h x Grundlohn x 1,25 |
| 00:00-06:00 | 25 % Nachtzuschlag | 6h x Grundlohn x 1,25 |
Bidirektionaler Datenaustausch
Die DATEV-Schnittstelle funktioniert in beide Richtungen:
CERTISCAN → DATEV (Export)
- Arbeitszeiten und Zuschläge
- Urlaubstage und Krankheitstage
- Minijob-Monitoring
- Sonderzahlungen
DATEV → CERTISCAN (Import)
- Lohnzettel-PDFs für die Mitarbeiter-App
- Personalstammdaten-Abgleich
- SV-Meldungen (Bestätigung)
Praxisbeispiel: Steuerberater mit 15 FM-Mandanten
Ein Steuerberater betreut 15 Reinigungsunternehmen mit insgesamt 400 Mitarbeitern:
Vor CERTISCAN-DATEV:
- 15 Mandanten x 2,5h manuelle Datenerfassung = 37,5h/Monat
- Fehlerquote: 3-5 % (falsche Zuschläge, fehlende Stunden)
- Rückfragen: 20-30 pro Monat (fehlende Informationen)
- Kosten: 37,5h x 85 EUR/h = 3.187 EUR/Monat (nicht fakturierbar)
Mit CERTISCAN-DATEV:
- 15 Mandanten x 20 Min. Import + Prüfung = 5h/Monat
- Fehlerquote: 0,1 % (nur Sonderfälle)
- Rückfragen: 2-3 pro Monat
- Kosten: 5h x 85 EUR/h = 425 EUR/Monat
Ersparnis für den Steuerberater: 32,5 Stunden und 2.762 EUR pro Monat.
Vergleich: DATEV-Anbindung verschiedener Zeiterfassungssysteme
| Kriterium | CERTISCAN | Blink | clockodo | Personio |
|---|---|---|---|---|
| DATEV-Export | Inklusive | Nein | Aufpreis | Aufpreis |
| Lohnarten-Mapping | 9 Standard + individuell | – | 3 Basis | 5 Standard |
| Zuschlagsberechnung | Intervallbasiert | – | Manuell | Teilautomatisch |
| Minijob-Monitoring | Automatisch | – | Nein | Nein |
| Urlaubstage im Export | Ja | – | Nein | Ja |
| Krankheitstage | Ja | – | Nein | Ja |
| Bidirektional | Ja (Lohnzettel-Import) | – | Nein | Nein |
| Branchenfokus | FM/Reinigung | Reinigung | Agenturen | HR allgemein |
Einrichtung in 3 Schritten
- Lohnarten konfigurieren: Standard-Mapping oder individuelle Zuordnung
- Personalnummern abgleichen: CERTISCAN-User mit DATEV-Personalnummern verknüpfen
- Erster Export: Test-Export generieren und in DATEV importieren
Fazit
Die DATEV-Schnittstelle von CERTISCAN ist die Brücke zwischen operativer Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung. Steuerberater sparen 2 Stunden pro Mandant und Monat, Arbeitgeber erhalten fehlerfreie Abrechnungen, und Mitarbeiter bekommen ihre Lohnzettel digital in der App. Eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
Häufig gestellte Fragen
Welche Daten exportiert CERTISCAN nach DATEV?
CERTISCAN exportiert Arbeitszeiten, Lohnarten (1000 Gehalt, 1020 Stundenlohn, 1060 Minijob, 1200 Nachtzuschlag, 1210 Sonntagszuschlag, 1220 Feiertagszuschlag), Urlaubstage, Krankheitstage und Sonderzahlungen im DATEV-Format (CSV/ASCII).
Muss der Steuerberater etwas installieren?
Nein. Der DATEV-Export erzeugt eine Standard-CSV-Datei, die in DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS importiert werden kann. Es ist keine zusätzliche Software oder Schnittstelle erforderlich.
Wie viel Zeit spart die DATEV-Schnittstelle?
Im Durchschnitt spart die DATEV-Schnittstelle 2 Stunden pro Mandant und Monat. Bei einem Steuerberater mit 20 FM-Mandanten sind das 40 Stunden pro Monat – fast eine komplette Arbeitswoche.
Werden Zuschläge korrekt exportiert?
Ja. CERTISCAN berechnet Nacht- (25 %), Sonntags- (50 %) und Feiertagszuschläge (100 %) intervallbasiert und exportiert sie als separate Lohnarten. Auch Überstunden-Zuschläge und Verpflegungspauschalen werden korrekt zugeordnet.
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