Digitale Lohnzettel per App sparen Reinigungsunternehmen durchschnittlich 340 EUR pro Monat an Druck-, Porto- und Verwaltungskosten – bei 50 Mitarbeitern. CERTISCAN empfängt PDF-Gehaltsabrechnungen vom Steuerberater, verschlüsselt sie mit AES-256 und stellt sie in der Mitarbeiter-App in 12 Sprachen bereit. DSGVO-konform, auf deutschen Servern.
01Das Problem: Papier-Lohnzettel in der Reinigungsbranche
Reinigungskräfte arbeiten selten in einem Büro. Sie sind auf verschiedenen Objekten unterwegs, oft zu unterschiedlichen Zeiten. Papier-Lohnzettel zu verteilen ist ein logistischer Albtraum:
Problem
Auswirkung
Häufigkeit
Mitarbeiter nicht erreichbar
Lohnzettel liegt wochenlang im Büro
Häufige Fragen (FAQ)
Wie kommen digitale Lohnzettel zum Mitarbeiter?
Der Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung lädt die PDF-Gehaltsabrechnungen in CERTISCAN hoch. Das System ordnet sie automatisch den Mitarbeitern zu und stellt sie verschlüsselt in der App bereit. Mitarbeiter erhalten eine Push-Benachrichtigung in ihrer Sprache.
Sind digitale Lohnzettel DSGVO-konform?
Ja. CERTISCAN speichert Lohnzettel AES-256-verschlüsselt auf deutschen Servern (Hetzner Cloud). Der Zugriff ist nur für den jeweiligen Mitarbeiter möglich. Alle Zugriffe werden im WORM-Audit-Trail protokolliert. Die Aufbewahrungsfrist (6 Jahre Steuerrecht) wird automatisch eingehalten.
E-Mail-Import: Steuerberater sendet an upload@firma.certiscan.de
3. Automatische Zuordnung
CERTISCAN ordnet die PDFs automatisch den Mitarbeitern zu – anhand von:
Personalnummer
Name
Steuer-ID (falls im PDF erkennbar)
4. AES-256-Verschlüsselung
Jedes PDF wird mit AES-256 verschlüsselt gespeichert. Der Entschlüsselungs-Key ist an den jeweiligen Mitarbeiter-Account gebunden. Selbst Administratoren können die Lohnzettel anderer Mitarbeiter nicht einsehen.
5. Push-Benachrichtigung
Der Mitarbeiter erhält eine Push-Benachrichtigung in seiner Sprache:
Deutsch: Ihre Gehaltsabrechnung für März 2026 ist verfügbar
Türkisch: Mart 2026 maas bordronuz hazir
Arabisch (und 9 weitere Sprachen)
6. Anzeige in der App
Der Mitarbeiter öffnet die CERTISCAN-App und sieht seine Lohnzettel chronologisch sortiert. Ein Tap öffnet das PDF. Download auf das Gerät ist optional möglich.
03Sicherheitsarchitektur
Sicherheitsmerkmal
Beschreibung
Verschlüsselung
AES-256 (Militär-Standard)
Speicherort
Hetzner Cloud, Deutschland
Zugriffskontrolle
Nur der jeweilige Mitarbeiter
Audit-Trail
Jeder Zugriff wird im WORM-Log protokolliert
Aufbewahrung
Automatische Löschung nach 6 Jahren (konfigurierbar)
Transport
TLS 1.3 verschlüsselt
Admin-Zugriff
Kein Admin kann Lohnzettel anderer einsehen
Geräteverlust
Kein lokaler Speicher, nur über Auth-App
Sicherheitsmerkmal
Verschlüsselung
Beschreibung
AES-256 (Militär-Standard)
Sicherheitsmerkmal
Speicherort
Beschreibung
Hetzner Cloud, Deutschland
Sicherheitsmerkmal
Zugriffskontrolle
Beschreibung
Nur der jeweilige Mitarbeiter
Sicherheitsmerkmal
Audit-Trail
Beschreibung
Jeder Zugriff wird im WORM-Log protokolliert
Sicherheitsmerkmal
Aufbewahrung
Beschreibung
Automatische Löschung nach 6 Jahren (konfigurierbar)
04Vorteile für alle Beteiligten
Für den Arbeitgeber
Kostenersparnis: Kein Papier, kein Porto, keine Verwaltungszeit
Dokumenten-Management: Alle HR-Dokumente an einem Ort
08Fazit
Digitale Lohnzettel per App sind für Reinigungsunternehmen mit internationalen Teams nicht nur komfortabler, sondern auch sicherer und günstiger als Papierbriefe. CERTISCAN kombiniert AES-256-Verschlüsselung, DSGVO-Konformität und 12 Sprachen in einer Lösung, die Steuerberater, Arbeitgeber und Mitarbeiter gleichermassen entlastet.
Die App-Oberfläche und Benachrichtigungen sind in 12 Sprachen verfügbar (DE, EN, FR, NL, TR, AR, PL, RO, RU, UK, BG, KU). Der Lohnzettel selbst bleibt als Original-PDF des Steuerberaters in Deutsch, da er ein Steuerdokument ist.
Was kostet die digitale Lohnzettel-Funktion?
Die digitale Lohnzettel-Verteilung ist im CERTISCAN People-Modul enthalten. Das People-Modul ist ab dem Business-Tarif (199 EUR/Monat) inklusive oder als Addon buchbar.
