E-Rechnung Software Vergleich 2026: 6 Anbieter für KMU
E-Rechnung-Software im Vergleich: CERTISCAN, sevdesk, Lexware Office, easybill, BuchhaltungsButler und DATEV. Preise, XRechnung/ZUGFeRD-Funktionen und GoBD-Archivierung — plus Fahrplan für die Versandpflicht 2027/2028.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — und ab 2027 beginnt stufenweise die Pflicht, sie auch auszustellen. Für KMU führt der Weg über eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen, validieren, erzeugen und GoBD-konform archivieren kann. Wir vergleichen sechs relevante Lösungen — von der Buchhaltungs-Software bis zur Compliance-Plattform — mit aktuellen Preisen und klarer Empfehlung, wer womit am schnellsten pflichtkonform wird.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 17.07.2026
Was ist E-Rechnung-Software — und warum jetzt?
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland üblich als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Das Wachstumschancengesetz hat den Fahrplan festgelegt: Empfangen können müssen alle B2B-Unternehmen bereits seit Anfang 2025. Ausstellen müssen ab dem 1. Januar 2027 zunächst Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle — auch Kleinbetriebe, die B2B-Rechnungen schreiben.
E-Rechnung-Software übernimmt dabei vier Aufgaben: Formate erzeugen (XRechnung/ZUGFeRD), eingehende Rechnungen einlesen und prüfen, Daten in die Buchhaltung übergeben und alles revisionssicher archivieren. Ob eine vorliegende Datei wirklich normkonform ist, können Sie vorab mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Validator prüfen.
Die 6 Anbieter im Überblick
Alle Preise netto, laut den offiziellen Preisseiten der Anbieter (Stand Juli 2026); Aktionsrabatte nicht eingerechnet.
| Anbieter | Preis ab | Kernfunktion(en) | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| CERTISCAN | auf Anfrage (Flatrate-Modell) | E-Rechnung empfangen + ausstellen (XRechnung/ZUGFeRD), Validierung, GoBD-Archiv | Teil einer Compliance-Plattform mit Zeiterfassung, Kundenportal und Lieferanten-Portal |
| sevdesk | ab 6,45 EUR/Monat (Tarif „Rechnung", 12/24-Monats-Laufzeit; monatlich 12,90 EUR) | Angebote, Rechnungen, E-Rechnung senden/empfangen | XRechnung und ZUGFeRD bereits im günstigsten Tarif |
| Lexware Office | ab 7,90 EUR/Monat (Tarif S) | Rechnungen, Buchhaltung, Lohn je nach Tarif (S–XL) | Vier Tarifstufen; E-Rechnungs-Funktionsumfang steigt mit dem Tarif |
| easybill | ab 0 EUR (Free, limitiert); Starter ab 9 EUR/Monat (jährlich) | Rechnungsstellung, E-Commerce-Anbindungen | XRechnung laut Anbieter in allen Tarifen, auch im Free-Tarif |
| BuchhaltungsButler | ab 29,90 EUR/Monat (Light, jährlich) | Automatisierte Buchhaltung, Belegverarbeitung, DATEV-Export | Hoher Automatisierungsgrad bei der Belegbuchung |
| DATEV Unternehmen online | ab 5 EUR/Monat (compact) zzgl. Speicher; Bezug i. d. R. über den Steuerberater | Belegaustausch mit der Kanzlei, E-Rechnungsplattform | Empfang über die DATEV E-Rechnungsplattform laut DATEV derzeit kostenfrei (Stand Juli 2026); Versand aus Fremdsystemen seit 07/2026 0,50 EUR je Rechnung |
<!-- Quellen: https://sevdesk.de/preise/ · https://www.lexware.de/preise/ · https://www.easybill.de (Preis-Leistungsverzeichnis) · https://www.buchhaltungsbutler.de/preise/ · https://www.datev.de (Preisliste für Unternehmen 01/2026, News „E-Rechnungsplattform kostenfrei bis Mitte 2026") · Stand: 2026-07-17 -->
Transparenz: CERTISCAN ist Herausgeber dieses Vergleichs und selbst Anbieter. Preise und Funktionsangaben zu Drittanbietern stammen von deren öffentlichen Websites (Stand: 17.07.2026) und können sich ändern — bitte vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter prüfen.
CERTISCAN: E-Rechnung als Teil der Compliance-Plattform
CERTISCAN ist keine Buchhaltungssoftware, sondern eine Betriebs- und Compliance-Plattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU: E-Rechnungen empfangen, validieren, ausstellen und GoBD-konform archivieren — verzahnt mit Zeiterfassung und Leistungsnachweisen, aus denen die Rechnung entsteht. Lieferanten reichen Rechnungen über ein Portal ein. Preis: Flatrate-Modell, auf Anfrage.
sevdesk: E-Rechnung ab dem kleinsten Tarif
sevdesk bietet E-Rechnungs-Versand und -Empfang in XRechnung und ZUGFeRD bereits im Einstiegstarif „Rechnung" (6,45 EUR/Monat bei längerer Laufzeit, monatlich 12,90 EUR). Die größeren Tarife ergänzen EÜR, UStVA und weitergehende Buchhaltungsfunktionen. 14 Tage kostenlos testbar.
Lexware Office: Vier Stufen vom Rechnungsschreiber zur Lohnabrechnung
Lexware Office (früher lexoffice) staffelt sich in S (7,90 EUR), M (12,90 EUR), L (21,90 EUR) und XL (32,90 EUR) pro Monat. E-Rechnungen nach EN 16931 werden unterstützt; der genaue Funktionsumfang beim Versand strukturierter Formate hängt vom gewählten Tarif ab — vor Vertragsschluss beim Anbieter prüfen, welcher Tarif Ihre 2027er-Pflichten abdeckt.
easybill: Rechnungs-Spezialist mit Gratis-Einstieg
easybill konzentriert sich auf die Rechnungsstellung, inklusive E-Commerce-Schnittstellen. XRechnung ist laut Anbieter in allen Tarifen enthalten — sogar im kostenlosen Free-Tarif (begrenzt auf wenige Kontakte und Dokumente). Der Starter-Tarif kostet 9 EUR/Monat bei jährlicher, 12 EUR bei monatlicher Zahlung.
BuchhaltungsButler: Automatisierung für die laufende Buchhaltung
BuchhaltungsButler setzt auf automatisierte Belegerkennung und -verbuchung mit DATEV-Export und ELSTER-Übermittlung. Die Tarife reichen von Light (29,90 EUR/Monat, jährlich) über Smart (34,90 EUR) bis Premium (69,90 EUR) mit Backoffice-Unterstützung. Passend für KMU, die ihre gesamte Buchhaltung digitalisieren wollen — die E-Rechnung ist hier ein Baustein von vielen.
DATEV: Der Weg über den Steuerberater
DATEV Unternehmen online verbindet Betrieb und Steuerkanzlei; die compact-Variante startet bei 5 EUR/Monat zzgl. Speicherkosten. Der Empfang über die DATEV E-Rechnungsplattform ist laut DATEV derzeit kostenfrei (Stand Juli 2026 — vor Vertragsschluss aktuelle Konditionen prüfen); für den Versand aus Drittsystemen über die Plattform fallen seit Juli 2026 0,50 EUR je Ausgangsrechnung an. Sinnvoll, wenn Ihre Kanzlei ohnehin DATEV-zentriert arbeitet.
Tipp: Regeln Sie zuerst den Empfang — diese Pflicht gilt bereits. Ein zentrales Rechnungs-Postfach mit automatischer Formatprüfung verhindert, dass XML-Rechnungen unbemerkt in Mitarbeiter-Mailboxen liegen bleiben. Die Unterschiede der Formate erklärt unser Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.
Worauf KMU bei der Auswahl achten sollten
- Beide Richtungen: Kann die Software E-Rechnungen empfangen und ausstellen — oder nur eines von beidem?
- Formate und Validierung: Werden XRechnung und ZUGFeRD unterstützt und eingehende Dateien gegen die Norm geprüft?
- GoBD-Archiv: Wird das strukturierte XML-Original revisionssicher archiviert — nicht nur ein PDF-Abbild? (Details: GoBD-Archivierung)
- Anbindung an die Leistung: Entstehen Rechnungen aus echten Leistungsdaten (Zeiten, Aufträge) oder müssen Positionen manuell übertragen werden?
- Steuerberater-Schnittstelle: DATEV-Export oder Kanzlei-Zugang vorhanden?
- Zukunftssicherheit: Ist der Anbieter auf ViDA und spätere Meldepflichten vorbereitet?
- Gesamtkosten: Laufzeitrabatte, Aktionspreise und Zusatzkosten (z. B. je versendeter Rechnung) über 3 Jahre vergleichen.
Achtung: Ein per E-Mail verschicktes, einfaches PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des UStG. Wer ab 2027 (über 800.000 EUR Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 weiterhin nur PDFs ausstellt, riskiert, dass Kunden die Annahme verweigern — und im Prüfungsfall Beanstandungen beim Vorsteuerabzug des Empfängers verursacht werden.
Fazit: Unsere Empfehlung für KMU
Für die reine Buchhaltung sind sevdesk, Lexware Office und BuchhaltungsButler solide Standardlösungen; easybill punktet beim schlanken Rechnungsversand, DATEV beim engen Kanzlei-Workflow. Wenn Ihr Betrieb aber Dienstleistungen am Objekt erbringt — Reinigung, Handwerk, Facility Management — empfehlen wir den Plattform-Ansatz von CERTISCAN: Die E-Rechnung entsteht dort direkt aus erfassten Zeiten und Leistungsnachweisen, wird validiert, versendet und GoBD-konform archiviert. Statt drei Insellösungen pflegen Sie ein System — und sind für 2027/2028 vorbereitet, bevor es eng wird.
Häufige Fragen (FAQ)
Welche E-Rechnung-Software eignet sich 2026 für Betriebe ohne eigene Buchhaltungsabteilung?
Lösungen mit strukturiertem Rechnungseingang und automatischer Validierung, die keine Buchhaltungskenntnisse voraussetzen — etwa CERTISCAN mit seinem Lieferanten-Portal, in dem externe Lieferanten Rechnungen direkt einreichen, oder sevdesk im Rechnung-Tarif. Entscheidend ist, dass eingehende XML-Rechnungen automatisch geprüft und lesbar dargestellt werden, statt im Mail-Postfach zu stranden.
Muss ein KMU unter 800.000 EUR Umsatz schon 2026 XRechnungen versenden können?
Nein. Die Ausstellungspflicht greift für Unternehmen über 800.000 EUR Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, für alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber bereits seit 2025 — und viele Auftraggeber verlangen konforme Formate schon heute freiwillig.
Was kostet E-Rechnung-Software für kleine Unternehmen im Jahr 2026?
Der Einstieg reicht von 0 EUR (easybill Free, stark limitiert) über rund 6,45–12,90 EUR/Monat (sevdesk „Rechnung", Lexware Office S/M) bis zu rund 30 EUR/Monat für Buchhaltungs-Vollpakete (BuchhaltungsButler Light). Plattformlösungen mit Flatrate wie CERTISCAN werden individuell nach Unternehmensgröße kalkuliert.
Reicht der Steuerberater mit DATEV, um die E-Rechnungs-Pflicht zu erfüllen?
Teilweise. Über DATEV Unternehmen online und die E-Rechnungsplattform ist der Empfang gut abgedeckt und laut DATEV derzeit kostenfrei (Stand Juli 2026). Für die Ausstellung ab 2027/2028 brauchen Sie zusätzlich ein System, das konforme XRechnungen/ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt — aus DATEV-fremden Systemen kostet der Versand über die Plattform seit Juli 2026 0,50 EUR je Rechnung.
Wie werden E-Rechnungen GoBD-konform archiviert — genügt der E-Mail-Ordner?
Nein. Das strukturierte XML-Original muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden — seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre. Ein E-Mail-Ordner erfüllt weder Unveränderbarkeit noch Auswertbarkeit; nötig ist ein revisionssicheres Archiv mit Protokollierung, wie es E-Rechnung-Software mitbringt.
Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.