Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Wer keinen Empfangsweg eingerichtet hat, riskiert Vorsteuerabzug und Lieferantenbeziehungen. CERTISCAN bietet 3 Empfangswege ab Tag 1.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen ausnahmslos alle B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können – das betrifft laut Bundesfinanzministerium rund 3,5 Millionen Unternehmen. CERTISCAN bietet 3 Empfangswege (IMAP-Import, Lieferanten-Portal, manueller Upload) mit automatischer XML-Validierung und GoBD-konformer Archivierung, damit Sie ab Tag 1 konform sind.
Das Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) hat die E-Rechnungspflicht in Deutschland grundlegend neu geregelt. Die wichtigste Änderung: Jedes B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme, ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist.
Konkret bedeutet das:
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen ausnahmslos alle B2B-Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0) zu empfangen. Es gibt keine Umsatzgrenze und keine Übergangsfrist für den Empfang.
Wenn Sie keine E-Rechnung empfangen können, riskieren Sie den Verlust des Vorsteuerabzugs, weil die Rechnung formal nicht ordnungsgemäß zugestellt wurde. Außerdem können Lieferanten Ihre Zusammenarbeit infrage stellen, weil sie ihrerseits verpflichtet sind, E-Rechnungen zu versenden.
Die kurze Antwort: Jedes Unternehmen, das Rechnungen von anderen Unternehmen erhält. Die Empfangspflicht kennt keine Ausnahmen:
| Unternehmenstyp | Empfangspflicht seit 2025 | Sendepflicht |
|---|---|---|
| Einzelunternehmer (B2B) | Ja | Ab 2028 |
| KMU unter 800.000 EUR Umsatz | Ja | Ab 2028 |
| KMU über 800.000 EUR Umsatz | Ja | Ab 2027 |
| Großunternehmen | Ja | Ab 2027 |
| Freiberufler (B2B) | Ja | Ab 2028 |
| Öffentliche Auftraggeber | Ja (bereits seit 2020) | Ja |
Ausgenommen sind lediglich B2C-Geschäfte (Rechnungen an Privatpersonen) und steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8-29 UStG.
Die Konsequenzen einer fehlenden Empfangsmöglichkeit sind gravierender, als viele Unternehmen denken:
Wenn ein Lieferant Ihnen eine ordnungsgemäße E-Rechnung sendet und Sie diese nicht verarbeiten können, liegt das Risiko bei Ihnen. Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug versagen, wenn die Rechnung nicht ordnungsgemäß in Ihre Buchhaltung übernommen wurde.
Lieferanten, die ab 2027 zur Versendung verpflichtet sind, werden keine parallelen Prozesse für einzelne Kunden aufrechterhalten. Wer keine E-Rechnung empfangen kann, wird zum Problemfall in der Lieferkette.
Manuelles Abtippen von XML-Daten oder das Ausdrucken und Wiedererfassen strukturierter Daten verursacht erhebliche Mehrkosten. Studien beziffern die Kosten einer manuell verarbeiteten Rechnung auf 11-15 EUR – gegenüber 1-3 EUR bei automatisierter Verarbeitung.
CERTISCAN bietet drei Wege, um E-Rechnungen zu empfangen – Sie können alle drei parallel nutzen:
Verbinden Sie Ihr Rechnungspostfach (z.B. rechnung@firma.de) mit CERTISCAN. Das System prüft automatisch auf neü E-Rechnungen, extrahiert XML-Anhänge und validiert sie gegen die EN-16931-Spezifikation.
Geben Sie Ihren Lieferanten einen direkten Upload-Link. Über das CERTISCAN-Lieferantenportal können Geschäftspartner E-Rechnungen direkt hochladen – ohne eigenen Account.
Für einzelne Rechnungen oder den Anfang: Laden Sie XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien direkt im CERTISCAN Dashboard hoch.
| Kriterium | Manuell / Excel | CERTISCAN |
|---|---|---|
| Empfangswege | E-Mail-Anhang öffnen | IMAP + Portal + Upload |
| XML-Validierung | Keine | Automatisch (EN 16931) |
| Fehlerquote | 3-5 % | Unter 0,1 % |
Eine E-Rechnung zu empfangen ist der erste Schritt – aber die GoBD-konforme Archivierung ist ebenso wichtig. CERTISCAN archiviert jede empfangene Rechnung automatisch:
Das integrierte Audit-Log dokumentiert jeden Zugriff und jede Aktion lückenlos.
CERTISCAN ist nicht nur ein E-Rechnungs-Tool, sondern eine vollständige Facility-Management-Plattform. Das bedeutet: Ihre E-Rechnungen sind direkt mit anderen Modulen verknüpft:
Der Empfang ist erst der Anfang. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 EUR Jahresumsatz auch aktiv E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt das für alle. Lesen Sie dazu unseren Artikel zur E-Rechnungs-Sendepflicht 2027.
Die Empfangspflicht gilt bereits. Jeder Tag ohne konformen Empfangsweg ist ein Risiko für Ihren Vorsteuerabzug und Ihre Lieferantenbeziehungen. Mit CERTISCAN richten Sie alle 3 Empfangswege in unter 10 Minuten ein – inklusive automatischer Validierung und GoBD-Archivierung.
Grundsätzlich ja – eine E-Mail-Adresse reicht als Empfangsweg aus. Allerdings müssen Sie sicherstellen, dass Sie die angehängte XML-Datei (XRechnung) oder das hybride PDF (ZUGFeRD) verarbeiten und GoBD-konform archivieren können. CERTISCAN bietet automatischen IMAP-Import mit XML-Validierung.
Sie müssen mindestens XRechnung (reines XML nach EN 16931) und ZUGFeRD ab Version 2.0 (PDF mit eingebettetem XML) akzeptieren können. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931, die das Wachstumschancengesetz vorschreibt.
Das E-Rechnungsmodul ist im Business-Tarif (249 EUR/Monat) enthalten. Als Einzelmodul kann es ab 39 EUR/Monat hinzugebucht werden. Im Preis enthalten: 3 Empfangswege, automatische Validierung, GoBD-Archivierung und DATEV-Export.
| Ordnerstruktur (nicht GoBD) |
| GoBD-konform, SHA-256 |
| Verarbeitungszeit | 12-18 Min. pro Rechnung | Unter 30 Sekunden |
| DATEV-Export | Manuell | 1-Klick-Export |
| Kosten pro Rechnung | 11-15 EUR | Unter 1 EUR |