Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 EUR Umsatz E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. CERTISCAN generiert XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck – GoBD-konform und DATEV-ready.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle B2B-Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR elektronische Rechnungen im strukturierten Format versenden – ab 2028 dann ausnahmslos alle. CERTISCAN generiert sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD auf Knopfdruck, validiert gegen EN 16931 und archiviert GoBD-konform mit SHA-256-Hashwerten.
Das Wachstumschancengesetz sieht einen gestuften Zeitplan vor. Während die Empfangspflicht seit 2025 bereits für alle gilt, wird die Sendepflicht schrittweise eingeführt:
| Stichtag | Betroffene Unternehmen | Pflicht |
|---|---|---|
| 01.01.2025 |
Das hängt von Ihrem Jahresumsatz ab. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 EUR müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden. Alle übrigen B2B-Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2028. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025.
XRechnung ist ein reines XML-Format – es enthält nur maschinenlesbare Daten ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD (ab Version 2.0) ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und sind für die deutsche E-Rechnungspflicht zugelassen.
| Alle B2B-Unternehmen |
| Empfang von E-Rechnungen |
| 01.01.2027 | Umsatz > 800.000 EUR (Vorjahr) | Versand von E-Rechnungen |
| 01.01.2028 | Alle B2B-Unternehmen | Versand von E-Rechnungen |
| 01.01.2030 | EU-weit (ViDA) | Echtzeit-Meldung an Finanzbehörden |
Wichtig: Die Umsatzgrenze von 800.000 EUR bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht auf einzelne Rechnungsbeträge.
Deutschland lässt zwei E-Rechnungsformate zu, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente. Die Daten sind ausschließlich maschinenlesbar. Dieses Format ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen).
Vorteile:
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Ab Version 2.0 entspricht es der EN-16931-Norm und ist damit für die E-Rechnungspflicht zugelassen.
Vorteile:
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Visuell lesbar | Nein (nur mit Viewer) | Ja (PDF-Ebene) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (XML-Ebene) |
| EN-16931-konform | Ja | Ja (ab Version 2.0) |
| Behörden (B2G) | Pflicht | Eingeschränkt akzeptiert |
| B2B-Einsatz | Möglich | Empfohlen |
| Dateierweiterung | .xml | |
| CERTISCAN-Support | Ja | Ja |
Einen detaillierten Vergleich finden Sie in unserem Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD: Der große Unterschied.
Im CERTISCAN Dashboard legen Sie eine neü Rechnung an. Pflichtfelder gemäß EN 16931:
Wählen Sie das gewünschte Format:
CERTISCAN generiert beide Formate aus denselben Stammdaten – kein doppelter Aufwand.
Vor dem Versand validiert CERTISCAN jede Rechnung automatisch:
Bei Fehlern erhalten Sie konkrete Hinweise, welche Felder korrigiert werden müssen.
Nach dem Versand archiviert CERTISCAN die Rechnung automatisch:
Für die nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater bietet CERTISCAN einen 1-Klick-DATEV-Export. Alle Rechnungsdaten – ein- und ausgehend – können als DATEV-konforme Buchungssätze exportiert werden.
| Export-Format | Enthalten | Verwendung |
|---|---|---|
| DATEV-Buchungsstapel | Kontierung, Betrag, Steuer | Import in DATEV Unternehmen online |
| CSV-Export | Alle Rechnungsfelder | Eigene Auswertungen |
| Original-XML/PDF | XRechnung / ZUGFeRD-Datei | Belegarchiv |
Die DATEV-Integration funktioniert übrigens auch für die Zeiterfassung – Lohndaten und Rechnungsdaten aus einem System.
Die technische Umstellung braucht Vorlauf. Stammdaten müssen gepflegt, Empfänger müssen informiert und Prozesse müssen getestet werden. Beginnen Sie mindestens 3 Monate vor Ihrem Stichtag.
Manche Empfänger verlangen XRechnung, andere bevorzugen ZUGFeRD. Mit CERTISCAN generieren Sie beide Formate – so sind Sie für jeden Empfänger gerüstet.
Eine E-Rechnung zu versenden reicht nicht. Sie müssen das versandte Dokument GoBD-konform archivieren – 10 Jahre lang, revisionssicher, mit Hashwert. CERTISCAN erledigt das automatisch.
Ihr Steuerberater braucht die Daten in einem Format, das DATEV versteht. Ohne DATEV-Export bedeutet jede E-Rechnung manuellen Aufwand in der Kanzlei – und höhere Kosten für Sie.
Die deutsche E-Rechnungspflicht ist nur der erste Schritt. Ab 2030 plant die EU mit dem ViDA-System eine Echtzeit-Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Wer jetzt auf E-Rechnung umstellt, ist für 2030 bestens vorbereitet.
Die Sendepflicht kommt – für Unternehmen über 800.000 EUR Umsatz bereits in wenigen Monaten. CERTISCAN bietet alles, was Sie brauchen: XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck, automatische Validierung, GoBD-Archivierung und DATEV-Export. Starten Sie heute mit dem kostenlosen Check.
Nein, ab dem Stichtag Ihrer Sendepflicht (2027 oder 2028) müssen Sie B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD versenden. Eine reine PDF-Datei per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung vorgeschrieben. Für B2B-Rechnungen empfehlen wir ZUGFeRD, da Ihre Kunden die Rechnung sowohl als PDF lesen als auch maschinell verarbeiten können. CERTISCAN generiert beide Formate automatisch.
Das E-Rechnungsmodul ist im Business-Tarif (249 EUR/Monat) enthalten und kann auch als Einzelmodul ab 39 EUR/Monat hinzugebucht werden. Im Preis enthalten: Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD, Versand, Validierung, GoBD-Archivierung und DATEV-Export.