E-Rechnung senden: Pflicht ab 2027 – Fristen, Formate, Umsetzung
E-Rechnung senden: Pflicht ab 2027 – Fristen, Formate, Umsetzung
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle B2B-Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR elektronische Rechnungen im strukturierten Format versenden – ab 2028 dann ausnahmslos alle. CERTISCAN generiert sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD auf Knopfdruck, validiert gegen EN 16931 und archiviert GoBD-konform mit SHA-256-Hashwerten.
Die Fristen im Überblick
Das Wachstumschancengesetz sieht einen gestuften Zeitplan vor. Während die Empfangspflicht seit 2025 bereits für alle gilt, wird die Sendepflicht schrittweise eingeführt:
| Stichtag | Betroffene Unternehmen | Pflicht |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Alle B2B-Unternehmen | Empfang von E-Rechnungen |
| 01.01.2027 | Umsatz > 800.000 EUR (Vorjahr) | Versand von E-Rechnungen |
| 01.01.2028 | Alle B2B-Unternehmen | Versand von E-Rechnungen |
| 01.01.2030 | EU-weit (ViDA) | Echtzeit-Meldung an Finanzbehörden |
XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format für welchen Zweck?
Deutschland lässt zwei E-Rechnungsformate zu, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:
XRechnung: Reines XML für Behörden
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente. Die Daten sind ausschließlich maschinenlesbar. Dieses Format ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen).
Vorteile:
- Maximale maschinelle Verarbeitbarkeit
- Keine Diskrepanz zwischen visueller und strukturierter Darstellung
- Pflichtformat für den öffentlichen Sektor
ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML für B2B
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Ab Version 2.0 entspricht es der EN-16931-Norm und ist damit für die E-Rechnungspflicht zugelassen.
Vorteile:
- Visuell lesbar wie eine klassische Rechnung
- Maschinell verarbeitbar durch eingebettetes XML
- Ideal für den B2B-Bereich, da Empfänger beide Wege nutzen können
Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Visuell lesbar | Nein (nur mit Viewer) | Ja (PDF-Ebene) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (XML-Ebene) |
| EN-16931-konform | Ja | Ja (ab Version 2.0) |
| Behörden (B2G) | Pflicht | Eingeschränkt akzeptiert |
| B2B-Einsatz | Möglich | Empfohlen |
| Dateierweiterung | .xml | |
| CERTISCAN-Support | Ja | Ja |
So erstellen Sie E-Rechnungen mit CERTISCAN
Schritt 1: Rechnungsdaten erfassen
Im CERTISCAN Dashboard legen Sie eine neü Rechnung an. Pflichtfelder gemäß EN 16931:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Verkäuferdaten (Name, Anschrift, USt-ID, Bankverbindung)
- Käuferdaten (Name, Anschrift, USt-ID oder Leitweg-ID)
- Positionen mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz
- Zahlungsbedingungen und Fälligkeit
Schritt 2: Format wählen
Wählen Sie das gewünschte Format:
- XRechnung: Für öffentliche Auftraggeber oder Empfänger, die reines XML bevorzugen
- ZUGFeRD: Für B2B-Kunden, die ein lesbares PDF mit strukturierten Daten erhalten sollen
CERTISCAN generiert beide Formate aus denselben Stammdaten – kein doppelter Aufwand.
Schritt 3: Validierung und Versand
Vor dem Versand validiert CERTISCAN jede Rechnung automatisch:
- Schemavalidierung: XML-Struktur gegen EN 16931
- Geschäftsregelvalidierung: Pflichtfelder, Steuerberechnung, Konsistenz
- Empfänger-Check: Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
Schritt 4: GoBD-Archivierung
Nach dem Versand archiviert CERTISCAN die Rechnung automatisch:
- SHA-256-Hashwert zur Integritätssicherung
- Revisionssicherer WORM-Speicher (Write Once, Read Many)
- 10 Jahre Aufbewahrung gemäß §147 AO
- Vollständiger Audit-Trail im Audit-Log
DATEV-Integration
Für die nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater bietet CERTISCAN einen 1-Klick-DATEV-Export. Alle Rechnungsdaten – ein- und ausgehend – können als DATEV-konforme Buchungssätze exportiert werden.
| Export-Format | Enthalten | Verwendung |
|---|---|---|
| DATEV-Buchungsstapel | Kontierung, Betrag, Steuer | Import in DATEV Unternehmen online |
| CSV-Export | Alle Rechnungsfelder | Eigene Auswertungen |
| Original-XML/PDF | XRechnung / ZUGFeRD-Datei | Belegarchiv |
Häufige Fehler bei der Umstellung
Fehler 1: Zu spät anfangen
Die technische Umstellung braucht Vorlauf. Stammdaten müssen gepflegt, Empfänger müssen informiert und Prozesse müssen getestet werden. Beginnen Sie mindestens 3 Monate vor Ihrem Stichtag.
Fehler 2: Nur ein Format unterstützen
Manche Empfänger verlangen XRechnung, andere bevorzugen ZUGFeRD. Mit CERTISCAN generieren Sie beide Formate – so sind Sie für jeden Empfänger gerüstet.
Fehler 3: Archivierung vergessen
Eine E-Rechnung zu versenden reicht nicht. Sie müssen das versandte Dokument GoBD-konform archivieren – 10 Jahre lang, revisionssicher, mit Hashwert. CERTISCAN erledigt das automatisch.
Fehler 4: DATEV-Export nicht einrichten
Ihr Steuerberater braucht die Daten in einem Format, das DATEV versteht. Ohne DATEV-Export bedeutet jede E-Rechnung manuellen Aufwand in der Kanzlei – und höhere Kosten für Sie.
Ausblick: ViDA und EU-weite Echtzeit-Meldung ab 2030
Die deutsche E-Rechnungspflicht ist nur der erste Schritt. Ab 2030 plant die EU mit dem ViDA-System eine Echtzeit-Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Wer jetzt auf E-Rechnung umstellt, ist für 2030 bestens vorbereitet.
Fazit: Jetzt vorbereiten statt 2027 hetzen
Die Sendepflicht kommt – für Unternehmen über 800.000 EUR Umsatz bereits in wenigen Monaten. CERTISCAN bietet alles, was Sie brauchen: XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck, automatische Validierung, GoBD-Archivierung und DATEV-Export. Starten Sie heute mit dem kostenlosen Check.
Häufig gestellte Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Das hängt von Ihrem Jahresumsatz ab. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 EUR müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden. Alle übrigen B2B-Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2028. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format – es enthält nur maschinenlesbare Daten ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD (ab Version 2.0) ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und sind für die deutsche E-Rechnungspflicht zugelassen.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail versenden?
Nein, ab dem Stichtag Ihrer Sendepflicht (2027 oder 2028) müssen Sie B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD versenden. Eine reine PDF-Datei per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Welches Format soll ich wählen – XRechnung oder ZUGFeRD?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung vorgeschrieben. Für B2B-Rechnungen empfehlen wir ZUGFeRD, da Ihre Kunden die Rechnung sowohl als PDF lesen als auch maschinell verarbeiten können. CERTISCAN generiert beide Formate automatisch.
Was kostet die E-Rechnungserstellung mit CERTISCAN?
Das E-Rechnungsmodul ist im Business-Tarif (249 EUR/Monat) enthalten und kann auch als Einzelmodul ab 39 EUR/Monat hinzugebucht werden. Im Preis enthalten: Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD, Versand, Validierung, GoBD-Archivierung und DATEV-Export.
Ist Ihr Unternehmen konform?
Testen Sie CERTISCAN 14 Tage kostenlos und bringen Sie Ihre Compliance auf den neuesten Stand.