XRechnung vs. ZUGFeRD: Der große Unterschied erklärt
XRechnung vs. ZUGFeRD: Der große Unterschied erklärt
Die zwei zugelassenen E-Rechnungsformate in Deutschland verwirren viele Unternehmen: XRechnung ist reines XML für Behörden und maximale Automatisierung, ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML für den B2B-Alltag. CERTISCAN unterstützt beide Formate und hat seit Einführung des E-Rechnungsmoduls über 25.000 E-Rechnungen in beiden Formaten verarbeitet. In diesem Artikel erfahren Sie, wann welches Format das richtige ist.
Die europäische Norm EN 16931
Bevor wir in die Details gehen, ein wichtiger Hintergrund: Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931. Diese Norm definiert ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen – also welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert sein müssen.
Die Norm wurde 2017 veröffentlicht und ist die Grundlage für die E-Rechnungspflicht in allen EU-Mitgliedstaaten. Deutschland hat mit XRechnung und ZUGFeRD zwei nationale Umsetzungen dieser Norm geschaffen.
XRechnung: Das reine XML-Format
Was ist XRechnung?
XRechnung ist die deutsche Referenzumsetzung der EN 16931. Es handelt sich um ein reines XML-Format – die Rechnungsdaten werden ausschließlich in maschinenlesbarer Form gespeichert. Es gibt keine visuelle Darstellung wie ein PDF.
Aufbau einer XRechnung
Eine XRechnung-Datei hat die Endung `.xml` und enthält alle Rechnungsinformationen in strukturierter Form:
- Kopfdaten: Rechnungsnummer, Datum, Währung
- Verkäuferdaten: Name, Adresse, USt-ID, Bankverbindung
- Käuferdaten: Name, Adresse, Leitweg-ID (bei Behörden)
- Positionen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz
- Summen: Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag
- Zahlungsinformationen: Fälligkeit, Skonto, Bankverbindung
Wann ist XRechnung Pflicht?
XRechnung ist das vorgeschriebene Format für Rechnungen an den Bund (E-Rechnungsverordnung des Bundes). Für Landesbehörden und Kommunen gelten teilweise eigene Regelungen, aber XRechnung wird überall akzeptiert.
| Empfänger | XRechnung Pflicht? | Seit wann? |
|---|---|---|
| Bundesbehörden | Ja | 27.11.2020 |
| Landesbehörden (die meisten) | Ja | 2020-2024 (je nach Land) |
| Kommunen | Teilweise | Unterschiedlich |
| B2B-Unternehmen | Akzeptiert, nicht Pflicht | – |
ZUGFeRD: Das hybride Format
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das ein lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen – gleichzeitig enthält die Datei strukturierte Daten für die automatische Verarbeitung.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD kennt verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad:
| Profil | Beschreibung | EN-16931-konform | Für E-Rechnungspflicht |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Basisdaten | Nein | Nein |
| BASIC WL | Erweiterte Basisdaten | Nein | Nein |
| BASIC | Vollständige Rechnungsdaten | Nein | Nein |
| EN 16931 (COMFORT) | Volle EN-16931-Abdeckung | Ja | Ja |
| EXTENDED | Über EN 16931 hinaus | Ja (Obermenge) | Ja |
| XRECHNUNG | XRechnung in ZUGFeRD-Hülle | Ja | Ja |
Versionierung
- ZUGFeRD 1.0 (2014): Erste Version, nicht EN-16931-konform, nicht mehr zulässig
- ZUGFeRD 2.0 (2019): Erste EN-16931-konforme Version
- ZUGFeRD 2.1 (2020): Bugfixes und Erweiterungen
- ZUGFeRD 2.2 (2022): Aktuelle Version, empfohlen
- Factur-X: Französisches Pendant, technisch identisch mit ZUGFeRD 2.x
Der große Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD 2.x (EN 16931) |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reines XML (.xml) | PDF/A-3 mit XML (.pdf) |
| Visuell lesbar | Nein (Viewer nötig) | Ja (als PDF) |
| Maschinenlesbar | Ja (direkt) | Ja (eingebettetes XML) |
| EN-16931-konform | Ja | Ja (ab Profil EN 16931) |
| Dateigröße | Klein (5-50 KB) | Größer (100-500 KB) |
| Behörden (B2G) | Pflicht (Bund) | Eingeschränkt |
| B2B-Eignung | Gut (Automatisierung) | Sehr gut (lesbar + automatisiert) |
| Archivierung | XML muss separat archiviert werden | PDF/A-3 ist Langzeitformat |
| Empfänger-Akzeptanz | Erfordert Software | Jeder kann PDF öffnen |
| CERTISCAN-Support | Vollständig | Vollständig |
| Internationale Kompatibilität | Nur Deutschland | EU-weit (als Factur-X) |
Praxisempfehlung: Welches Format für welchen Zweck?
Verwenden Sie XRechnung, wenn:
- Sie an Bundesbehörden oder Landesbehörden liefern
- Der Empfänger eine Leitweg-ID hat
- Maximale Automatisierung das Ziel ist
- Der Empfänger ein ERP-System mit XML-Import hat
Verwenden Sie ZUGFeRD, wenn:
- Sie an B2B-Kunden fakturieren
- Der Empfänger die Rechnung auch visuell lesen will
- Sie international tätig sind (Factur-X-Kompatibilität)
- Sie eine PDF-Kopie für Ihre Unterlagen benötigen
Die CERTISCAN-Lösung: Beides aus einer Quelle
Mit CERTISCAN müssen Sie sich nicht entscheiden. Aus denselben Stammdaten generieren Sie auf Knopfdruck beide Formate – ohne doppelten Aufwand. Im E-Rechnungs-Dashboard wählen Sie einfach das gewünschte Format pro Empfänger.
Validierung: So prüfen Sie Ihre E-Rechnungen
Egal welches Format – jede E-Rechnung muss gegen die EN 16931 validiert werden. CERTISCAN prüft automatisch:
- Schemakonformität: XML-Struktur korrekt?
- Geschäftsregeln: Pflichtfelder vorhanden? Steuerberechnung korrekt?
- Formatspezifisch: XRechnung-spezifische Regeln (z.B. Leitweg-ID) oder ZUGFeRD-Profilkonformität
Archivierung: Unterschiede beachten
Beide Formate müssen gemäß GoBD 10 Jahre archiviert werden:
| Archivierungsaspekt | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Originaldatei | XML muss archiviert werden | PDF (mit XML) muss archiviert werden |
| Visualisierung | Optional: Rendering archivieren | Im PDF enthalten |
| Langzeitformat | XML ist langzeitstabil | PDF/A-3 ist ISO-Langzeitformat |
| CERTISCAN | Automatische Archivierung + SHA-256 | Automatische Archivierung + SHA-256 |
Zukunftssicherheit: ViDA und EU-Konvergenz
Die EU arbeitet mit dem ViDA-System an einer Vereinheitlichung der E-Rechnungsformate. Langfristig wird EN 16931 der europäische Standard. Wer heute XRechnung oder ZUGFeRD (EN 16931) nutzt, ist bestens vorbereitet.
Fazit: Format ist zweitrangig – Hauptsache EN 16931
Die Entscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist weniger dramatisch, als sie scheint: Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, beide basieren auf EN 16931. Entscheidend ist, dass Sie überhaupt auf E-Rechnung umstellen – und dass Ihre Lösung beide Formate beherrscht. CERTISCAN tut genau das.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Hauptunterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format – die Rechnung besteht nur aus maschinenlesbaren Daten ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931.
Welches Format brauche ich für Rechnungen an Behörden?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist XRechnung das Pflichtformat. Einige Länder und Kommunen akzeptieren auch ZUGFeRD im Profil EN 16931, aber XRechnung ist immer die sichere Wahl für den öffentlichen Sektor.
Kann ein Empfänger eine XRechnung überhaupt lesen?
Nicht direkt – eine XRechnung ist eine XML-Datei und ohne speziellen Viewer nicht menschenlesbar. Es gibt kostenlose Online-Viewer (z.B. vom BMF) und professionelle Tools wie CERTISCAN, die XRechnungen visuell aufbereiten.
Ist ZUGFeRD 1.0 noch gültig?
Nein. Für die deutsche E-Rechnungspflicht ist mindestens ZUGFeRD Version 2.0 erforderlich, da erst ab dieser Version die europäische Norm EN 16931 unterstützt wird. ZUGFeRD 1.0 entspricht nicht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen.
Ist Ihr Unternehmen konform?
Testen Sie CERTISCAN 14 Tage kostenlos und bringen Sie Ihre Compliance auf den neuesten Stand.