XRechnung ist reines XML für Behörden, ZUGFeRD kombiniert PDF mit XML für den B2B-Bereich. Beide entsprechen EN 16931. CERTISCAN unterstützt beide Formate – hier erfahren Sie, wann welches Format richtig ist.
Die zwei zugelassenen E-Rechnungsformate in Deutschland verwirren viele Unternehmen: XRechnung ist reines XML für Behörden und maximale Automatisierung, ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML für den B2B-Alltag. CERTISCAN unterstützt beide Formate und hat seit Einführung des E-Rechnungsmoduls über 25.000 E-Rechnungen in beiden Formaten verarbeitet. In diesem Artikel erfahren Sie, wann welches Format das richtige ist.
Bevor wir in die Details gehen, ein wichtiger Hintergrund: Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931. Diese Norm definiert ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen – also welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert sein müssen.
Die Norm wurde 2017 veröffentlicht und ist die Grundlage für die E-Rechnungspflicht in allen EU-Mitgliedstaaten. Deutschland hat mit XRechnung und ZUGFeRD zwei nationale Umsetzungen dieser Norm geschaffen.
XRechnung ist ein reines XML-Format – die Rechnung besteht nur aus maschinenlesbaren Daten ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist XRechnung das Pflichtformat. Einige Länder und Kommunen akzeptieren auch ZUGFeRD im Profil EN 16931, aber XRechnung ist immer die sichere Wahl für den öffentlichen Sektor.
XRechnung ist die deutsche Referenzumsetzung der EN 16931. Es handelt sich um ein reines XML-Format – die Rechnungsdaten werden ausschließlich in maschinenlesbarer Form gespeichert. Es gibt keine visuelle Darstellung wie ein PDF.
Eine XRechnung-Datei hat die Endung .xml und enthält alle Rechnungsinformationen in strukturierter Form:
XRechnung ist das vorgeschriebene Format für Rechnungen an den Bund (E-Rechnungsverordnung des Bundes). Für Landesbehörden und Kommunen gelten teilweise eigene Regelungen, aber XRechnung wird überall akzeptiert.
| Empfänger | XRechnung Pflicht? | Seit wann? |
|---|---|---|
| Bundesbehörden | Ja | 27.11.2020 |
| Landesbehörden (die meisten) | Ja | 2020-2024 (je nach Land) |
| Kommunen | Teilweise | Unterschiedlich |
| B2B-Unternehmen | Akzeptiert, nicht Pflicht | – |
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das ein lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen – gleichzeitig enthält die Datei strukturierte Daten für die automatische Verarbeitung.
ZUGFeRD kennt verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad:
| Profil | Beschreibung | EN-16931-konform | Für E-Rechnungspflicht |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Basisdaten | Nein | Nein |
| BASIC WL | Erweiterte Basisdaten | Nein | Nein |
| BASIC | Vollständige Rechnungsdaten | Nein | Nein |
| EN 16931 (COMFORT) | Volle EN-16931-Abdeckung | Ja |
Achtung: Nur die Profile EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. CERTISCAN generiert standardmäßig das Profil EN 16931.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD 2.x (EN 16931) |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reines XML (.xml) | PDF/A-3 mit XML (.pdf) |
| Visuell lesbar | Nein (Viewer nötig) | Ja (als PDF) |
| Maschinenlesbar | Ja (direkt) | Ja (eingebettetes XML) |
Mit CERTISCAN müssen Sie sich nicht entscheiden. Aus denselben Stammdaten generieren Sie auf Knopfdruck beide Formate – ohne doppelten Aufwand. Im E-Rechnungs-Dashboard wählen Sie einfach das gewünschte Format pro Empfänger.
Egal welches Format – jede E-Rechnung muss gegen die EN 16931 validiert werden. CERTISCAN prüft automatisch:
Nutzen Sie unseren kostenlosen E-Rechnungs-Check, um Ihre bestehenden Rechnungen zu prüfen.
Beide Formate müssen gemäß GoBD 10 Jahre archiviert werden:
| Archivierungsaspekt | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Originaldatei | XML muss archiviert werden | PDF (mit XML) muss archiviert werden |
| Visualisierung | Optional: Rendering archivieren | Im PDF enthalten |
| Langzeitformat | XML ist langzeitstabil | PDF/A-3 ist ISO-Langzeitformat |
Die EU arbeitet mit dem ViDA-System an einer Vereinheitlichung der E-Rechnungsformate. Langfristig wird EN 16931 der europäische Standard. Wer heute XRechnung oder ZUGFeRD (EN 16931) nutzt, ist bestens vorbereitet.
Die Entscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist weniger dramatisch, als sie scheint: Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, beide basieren auf EN 16931. Entscheidend ist, dass Sie überhaupt auf E-Rechnung umstellen – und dass Ihre Lösung beide Formate beherrscht. CERTISCAN tut genau das.
Nicht direkt – eine XRechnung ist eine XML-Datei und ohne speziellen Viewer nicht menschenlesbar. Es gibt kostenlose Online-Viewer (z.B. vom BMF) und professionelle Tools wie CERTISCAN, die XRechnungen visuell aufbereiten.
Nein. Für die deutsche E-Rechnungspflicht ist mindestens ZUGFeRD Version 2.0 erforderlich, da erst ab dieser Version die europäische Norm EN 16931 unterstützt wird. ZUGFeRD 1.0 entspricht nicht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen.
| EXTENDED | Über EN 16931 hinaus | Ja (Obermenge) | Ja |
| XRECHNUNG | XRechnung in ZUGFeRD-Hülle | Ja | Ja |
| EN-16931-konform |
| Ja |
| Ja (ab Profil EN 16931) |
| Dateigröße | Klein (5-50 KB) | Größer (100-500 KB) |
| Behörden (B2G) | Pflicht (Bund) | Eingeschränkt |
| B2B-Eignung | Gut (Automatisierung) | Sehr gut (lesbar + automatisiert) |
| Archivierung | XML muss separat archiviert werden | PDF/A-3 ist Langzeitformat |
| Empfänger-Akzeptanz | Erfordert Software | Jeder kann PDF öffnen |
| CERTISCAN-Support | Vollständig | Vollständig |
| Internationale Kompatibilität | Nur Deutschland | EU-weit (als Factur-X) |
| Automatische Archivierung + SHA-256 |
| Automatische Archivierung + SHA-256 |