CERTISCAN
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Personal & Lohn –
Lohnzettel, Urlaub, Spesen digital

Digitale Personalakte mit AES-256-Verschluesselung. Lohnzettel hochladen, Urlaub genehmigen, Spesen abrechnen und alles per DATEV exportieren – in einer Plattform, zum Flatrate-Preis.

14 Tage kostenlos testenDemo anfragen
✓ AES-256 verschluesselt✓ DSGVO-konform✓ Hosting in Deutschland✓ DATEV-Export

Ohne digitale Personalverwaltung passiert das…

Papierakten, Excel-Tabellen und verstreute E-Mails kosten Zeit, produzieren Fehler und sind ein DSGVO-Risiko. Drei typische Probleme, die CERTISCAN loest.

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Papierakten = DSGVO-Risiko
Personalakten in Ordnern oder auf unverschluesselten Laufwerken verstossen gegen Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung). Steuer-IDs und Sozialversicherungsnummern muessen besonders geschuetzt werden. Ein Datenleck kann Bussgelder bis 4 % des Jahresumsatzes kosten.
⚠️
Manuelle Urlaubsverwaltung = Fehler
Wer Urlaubstage in Excel verwaltet, riskiert falsche Resturlaubstage, vergessene Antraege und Konflikte im Team. Besonders bei Teilzeitkraeften und Minijobs wird die anteilige Berechnung schnell zur Fehlerquelle — mit Folgen fuer die Lohnabrechnung.
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Verlorene Belege = Spesen-Chaos
Kassenzettel verschwinden, Spesenformulare werden zu spaet eingereicht, Betraege stimmen nicht mit der Buchhaltung ueberein. Ohne digitales System fehlt der Ueberblick ueber offene und genehmigte Spesen — und die naechste Betriebspruefung wird zum Problem.

Mit CERTISCAN Personal & Lohn…

Sechs Funktionen fuer die vollstaendige Digitalisierung Ihrer Personalverwaltung – DSGVO-konform, automatisiert und nahtlos in CERTISCAN integriert.

Digitale Personalakte (AES-256)

Alle Mitarbeiterdaten zentral und sicher gespeichert. Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN werden mit AES-256-GCM verschluesselt. CERTISCAN erfuellt hoechste DSGVO-Anforderungen an personenbezogene Daten — Hosting ausschliesslich in Deutschland.

Lohnzettel-Upload

Lohnzettel einzeln oder per Massen-Upload hochladen. CERTISCAN erkennt den Mitarbeiter automatisch anhand des Dateinamens und ordnet den Beleg korrekt zu. Mitarbeiter sehen ihre Lohnzettel direkt im Profil — kein Versand per Post oder E-Mail noetig.

Urlaubsverwaltung

Mitarbeiter stellen Urlaubsantraege digital. Manager genehmigen oder lehnen per Klick ab. CERTISCAN berechnet den Resturlaub automatisch — auch anteilig bei Teilzeit. Das Urlaubssaldo aktualisiert sich in Echtzeit nach jeder Genehmigung.

Spesen-Management

Mitarbeiter fotografieren den Beleg, geben Betrag und Kategorie ein und reichen die Spesenabrechnung digital ein. Manager pruefen und genehmigen. CERTISCAN exportiert alle Spesen gebuendelt fuer die Buchhaltung — kein verlorener Kassenzettel mehr.

Krankmeldung digital

Mitarbeiter melden sich ueber CERTISCAN krank und laden die AU-Bescheinigung direkt hoch. Manager werden sofort benachrichtigt. Alle Krankheitstage werden im Abwesenheitskalender erfasst und fliessen automatisch in den DATEV-Export.

DATEV-Export

Personalnummer, Kostenstelle, Abwesenheitstage und Spesensumme — alles per Klick als DATEV-kompatible CSV exportierbar. CERTISCAN generiert dynamische Lohnarten: 1000 fuer Gehalt, 1020 fuer Stundenlohn, 1060 fuer Minijob.

Alle Beschaeftigungsarten abgedeckt

CERTISCAN unterscheidet automatisch zwischen drei Beschaeftigungsarten und passt Lohnart, Urlaubsanspruch und DATEV-Export entsprechend an.

1
Festgehalt
Monatlicher Bruttobetrag. Voller Urlaubsanspruch. Standard fuer Vollzeit-Angestellte. DATEV Lohnart 1000.
2
Stundenlohn
Stundensatz mal geleistete Stunden. Urlaub anteilig nach Wochenstunden berechnet. DATEV Lohnart 1020.
3
Minijob
Automatische 538-EUR-Grenze. CERTISCAN warnt bei Ueberschreitung. Anteiliger Urlaub. DATEV Lohnart 1060.

CERTISCAN vs. Wettbewerber

Preise Stand 03/2026. Personio: ab 94 EUR Basispreis + pro-User-Gebuehr.

FeatureCERTISCANPersonioHRworks
Flatrate-Preis29 EUR/Mo Einzelab 94 EUR + /Userab 89 EUR
AES-256 Verschluesselung✅✅❌
Lohnzettel Massen-Upload✅❌❌
Minijob-Warnung (538 €)✅❌❌
DATEV-Export✅✅✅
Spesen mit Foto✅✅✅
Urlaubsverwaltung✅✅✅
Zeiterfassung integriert✅✅❌
Hosting Deutschland✅✅✅
FM-Plattform integriert✅❌❌

Haeufige Fragen zu CERTISCAN Personal & Lohn

Was ist die digitale Personalakte?+
Die digitale Personalakte in CERTISCAN speichert alle mitarbeiterbezogenen Dokumente und Daten zentral und sicher: Arbeitsvertrag, Lohnzettel, Krankmeldungen, Urlaubssaldo, Qualifikationen und persoenliche Daten. Sensible Felder wie Steuer-ID und IBAN werden mit AES-256-GCM verschluesselt. Die Daten liegen ausschliesslich auf Servern in Deutschland.
Unterstuetzt CERTISCAN Minijobs?+
Ja. CERTISCAN unterstuetzt drei Beschaeftigungsarten: Gehalt (Festgehalt), Stundenlohn und Minijob. Bei Minijobs ueberwacht CERTISCAN automatisch die 538-EUR-Grenze und warnt, wenn ein Mitarbeiter die monatliche Verdienstgrenze zu ueberschreiten droht. Der Urlaubsanspruch wird anteilig berechnet (Wochenstunden/40 mal Basistage).
Wie funktioniert der Lohnzettel-Upload?+
CERTISCAN bietet zwei Wege: Einzelupload (Mitarbeiter auswaehlen, Datei hochladen) und Massen-Upload. Beim Massen-Upload erkennt CERTISCAN den Mitarbeiter automatisch anhand des Dateinamens — zum Beispiel "Meier_Max_2026-03.pdf". Die Lohnzettel erscheinen sofort im Profil des jeweiligen Mitarbeiters. Unterstuetzt werden PDF, JPG und PNG.
Ist CERTISCAN DATEV-kompatibel?+
Ja. CERTISCAN exportiert Personaldaten im DATEV-kompatiblen Format. Der Export umfasst Personalnummer, Kostenstelle, dynamische Lohnarten (1000 Gehalt, 1020 Stundenlohn, 1060 Minijob), Abwesenheitstage und Spesensummen. Ihr Steuerberater kann die CSV-Datei direkt in DATEV Lodas oder DATEV Lohn und Gehalt importieren.
Welche Beschaeftigungsarten unterstuetzt CERTISCAN?+
CERTISCAN unterscheidet drei Beschaeftigungsarten: Festgehalt (monatlicher Bruttobetrag), Stundenlohn (Stundensatz mal geleistete Stunden) und Minijob (mit automatischer 538-EUR-Grenzueberwachung). Fuer jede Art berechnet CERTISCAN die korrekte DATEV-Lohnart und den anteiligen Urlaubsanspruch. Alle drei Typen koennen innerhalb einer Organisation parallel existieren.

Passende Module

Kombinieren Sie CERTISCAN Module fuer eine lueckenlose Compliance-Abdeckung.

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ArbZG-konforme Zeiterfassung mit GPS, Zuschlaegen und DATEV-Export. Als Add-on ab 79 EUR/Mo oder im Basic-Tarif (199 EUR/Mo).

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