Dienstpläne, die Ruhezeiten und Verträge selbst im Blick

Zehn Objekte, wechselnde Teams, Urlaub, Krankheit, Feiertage – der Dienstplan für die kommende Woche ist ein Puzzle. In Excel übersieht man leicht, dass jemand nach der Spätschicht nicht schon wieder früh anfangen darf, dass eine Teilzeitkraft ihr Wochensoll überschreitet oder dass ein Objekt am Ende gar nicht besetzt ist.

Fällt der Fehler auf, ist es oft zu spät: Der Verstoß gegen die Ruhezeit ist schon passiert, das Objekt stand ohne Besetzung da, oder ein Mitarbeiter wurde eingeplant, der eigentlich im Urlaub ist.

Die Schichtplanung macht aus dem Excel-Puzzle einen Wochenplan, der die Regeln kennt.

Sie arbeiten mit Schicht-Templates (Zeitfenster, Pausen, Nachtschicht, Ziel- und Mindestbesetzung) und planen die Woche im Entwurf, bis Sie sie veröffentlichen. Im Hintergrund läuft die Konflikterkennung: §5-ArbZG-Ruhezeitverstöße, Vertragsabweichungen (Über-Vertrag), Abwesenheits-Sperren und eine Warnung, wenn die geplante Arbeitszeit über die ArbZG-Höchstgrenze läuft – die Grenzen kommen aus jahres-versionierten Werten, nicht aus fest verdrahteten Zahlen.

Für offene Schichten liefert eine regelbasierte Besetzungsvorschlags-Liste die passenden Kräfte: Zuerst schließen die harten ArbZG-Gates ungeeignete Kandidaten komplett aus (Abwesenheit, Doppelbuchung, Ruhezeit, Tages- und Wochenhöchstarbeitszeit, fehlende Pflicht-Qualifikation), danach ordnet ein gewichteter Score nach Vertrags-Rest, Vertrags-Fit und Skill-Match. Der Vorschlag ist beratend – die Zuweisung bleibt Ihr bewusster Klick (Art. 22 DSGVO). Dazu Tauschgesuche mit Genehmigung und eine Besetzungsübersicht je Schicht (OK / unterbesetzt / überbesetzt).

Optional – Dienstplan-Optimierung (KI-Add-on): Wer möchte, schaltet ein separat buchbares Add-on frei, das die bereits zulässigen Vorschläge über mehrere offene Schichten hinweg fairer verteilt. Es kann die harten ArbZG-Gates nie aushebeln und weist nichts autonom zu; die Freigabe ist ein bewusster Schalter (§87 BetrVG). Die tiefe KI-Ausbaustufe ist in Vorbereitung – heute arbeitet die Optimierung als nachvollziehbare, regelbasierte Fairness-Heuristik.