Für Betriebe ab 50 Beschäftigten, die eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz brauchen – gerade bei mehrsprachiger Belegschaft.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen ab 50 Beschäftigten, eine interne Meldestelle zu betreiben, an die sich Mitarbeiter melden können – anonym und geschützt. Für eine Reinigungsfirma mit vielen Teilzeit- und Vollzeitkräften ist die 50er-Marke schnell erreicht.
Das eigentliche Problem: Wie richten Sie einen Kanal ein, dem Ihre Leute wirklich vertrauen, der Anonymität technisch garantiert – und der auch von jemandem genutzt werden kann, der besser Türkisch, Polnisch oder Rumänisch spricht als Deutsch? Ein Zettelkasten im Pausenraum erfüllt weder die gesetzlichen Fristen noch den Datenschutz. Und wenn eine Meldung kommt, laufen Bestätigungs- und Rückmeldefristen, die Sie einhalten müssen.
CERTISCAN stellt die komplette Meldestelle als Software bereit – ohne teuren externen Dienstleister.
Ihre Mitarbeiter melden über einen anonymen Meldekanal, ohne dass eine IP-Adresse gespeichert wird. Der Kanal ist für 18 Sprachen ausgelegt – Deutsch und Englisch sind bereits übersetzt, weitere Sprachen folgen. Über einen verschlüsselten Rückkanal kann die Meldestelle anonym nachfragen. So bekommen auch Beschäftigte mit wenig Deutschkenntnissen einen geschützten Weg, sich zu melden.
Im Fallmanagement kategorisieren und gewichten Sie Meldungen (von unkritisch bis kritisch) und führen sie durch einen klaren Status-Weg. Wer die Fälle bearbeiten darf, ist streng geregelt: nur Inhaber, ein benannter Administrator oder ein unabhängiger externer Ombudsmann. Alle Falldaten und der Chat sind AES-256-verschlüsselt, hochgeladene Fotos werden von Standortdaten (EXIF) befreit.
Die gesetzlichen Fristen laufen automatisch mit: die Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen (§17) und die Rückmeldung binnen maximal drei Monaten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (§11 Abs. 5) wird revisionssicher und hart gelöscht – inklusive der physischen Anhänge. Meldungen, die auf anderen Wegen eingehen (Telefon, persönlich, Post, E-Mail), lassen sich manuell erfassen und bestätigen. Der Hinweisgeberschutz ist im Flatrate-Bundle enthalten.
Melden ohne IP-Speicherung. Der Meldekanal ist für 18 Sprachen ausgelegt (Deutsch und Englisch verfügbar, weitere in Arbeit); Rückfragen laufen über einen verschlüsselten Rückkanal.
Die 7-Tage-Eingangsbestätigung und die Drei-Monats-Rückmeldung nach §17 werden überwacht. Kein Fristversäumnis, weil eine Meldung untergegangen ist.
Auf Wunsch bearbeitet ein externer, unabhängiger Ombudsmann die Fälle mit Schreibzugriff nur auf Meldungen – ein Vertrauensanker für Ihre Belegschaft.
Falldaten und Chat sind AES-256-verschlüsselt, Foto-Uploads werden von Standortdaten (EXIF) befreit. Datenschutz ist eingebaut, nicht nachträglich aufgesetzt.
Meldungen, die per Telefon, persönlich, Post oder E-Mail eingehen, lassen sich manuell erfassen und bestätigen – damit auch diese Wege die Fristen einhalten.
Nach Ablauf der Aufbewahrung (§11 Abs. 5, drei Jahre nach Abschluss) wird revisionssicher und hart gelöscht – inklusive der physischen Datei-Anhänge.
Ihre Mitarbeiter erreichen den anonymen Meldekanal (für 18 Sprachen ausgelegt, Deutsch und Englisch verfügbar) – ohne dass eine IP-Adresse gespeichert wird.
Der Melder gibt seinen Hinweis ab; über den verschlüsselten Rückkanal kann die Meldestelle anonym nachfragen.
Berechtigte Personen oder ein externer Ombudsmann kategorisieren, gewichten und bearbeiten den Fall entlang eines klaren Status-Wegs.
Eingangsbestätigung (7 Tage) und Rückmeldung (spätestens drei Monate) laufen automatisch mit; nach Ablauf der Aufbewahrung wird revisionssicher gelöscht.
| Anforderung | CERTISCAN Hinweisgeberschutz | E-Mail-Postfach / Zettelkasten |
|---|---|---|
| Echte Anonymität (keine IP-Speicherung) | ||
| Mehrsprachiger Meldekanal (für 18 Sprachen ausgelegt) | ||
| Verschlüsselter Rückkanal für anonyme Rückfragen | ||
| Fristenüberwachung (§17: 7 Tage / 3 Monate) | manuell | |
| Unabhängiger Ombudsmann möglich | ||
| Verschlüsselung & EXIF-Strip bei Fotos | ||
| Fristgerechte, revisionssichere Löschung |
Im Flatrate-Bundle enthalten
Legal source: HinSchG (§§ 11 Abs. 5, 16, 17) · EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 · DSGVO · As of: 2026
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