Kündigung aussprechen: 10-Punkte-Checkliste für AG
Kündigung aussprechen: 10-Punkte-Checkliste für Arbeitgeber
Eine fehlerhafte Kündigung kostet Arbeitgeber im Durchschnitt 3 bis 6 Monatsgehälter – als Abfindung im Vergleich vor dem Arbeitsgericht. CERTISCAN dokumentiert alle relevanten Vorgänge im revisionssicheren Audit-Trail und hilft Ihnen, die Formalien einer Kündigung lückenlos einzuhalten.
Die 10-Punkte-Checkliste
Punkt 1: Kündigungsgrund prüfen
Bevor Sie kündigen, klären Sie den Kündigungsgrund. Das KSchG (ab 10 Mitarbeitern, nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit) verlangt einen der drei anerkannten Gründe:
| Kündigungsart | Voraussetzungen | Beispiele |
|---|---|---|
| Personenbedingt | Mangelnde Eignung, langfristig | Dauerkrankheit, fehlende Qualifikation, Verlust der Fahrerlaubnis |
| Verhaltensbedingt | Pflichtverletzung, Abmahnung | Arbeitsverweigerung, Diebstahl, unentschuldigtes Fehlen |
| Betriebsbedingt | Wegfall des Arbeitsplatzes | Umstrukturierung, Auftragsrückgang, Standortschließung |
Punkt 2: Schriftform wahren (§623 BGB)
Die Kündigung muss schriftlich erfolgen – das heißt auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift des Kündigungsberechtigten. Folgende Formen sind unwirksam:
- E-Mail (auch mit qualifizierter elektronischer Signatur!)
- WhatsApp oder SMS
- Mündliche Kündigung
- Fax
- Kopie ohne Originalunterschrift
Punkt 3: Kündigungsfrist berechnen (§622 BGB)
Die gesetzlichen Mindest-Kündigungsfristen richten sich nach der Betriebszugehörigkeit:
| Betriebszugehörigkeit | Frist AG | Kündigungstermin |
|---|---|---|
| Bis 6 Monate (Probezeit) | 2 Wochen | Jeder Tag |
| 7 Monate – 2 Jahre | 4 Wochen | 15. oder Monatsende |
| 2 Jahre | 1 Monat | Monatsende |
| 5 Jahre | 2 Monate | Monatsende |
| 8 Jahre | 3 Monate | Monatsende |
| 10 Jahre | 4 Monate | Monatsende |
| 12 Jahre | 5 Monate | Monatsende |
| 15 Jahre | 6 Monate | Monatsende |
| 20 Jahre | 7 Monate | Monatsende |
Punkt 4: Sonderkündigungsschutz prüfen
Vor jeder Kündigung müssen Sie prüfen, ob der Mitarbeiter besonderen Kündigungsschutz genießt:
- Schwangere/Mütter: Kündigungsverbot bis 4 Monate nach Entbindung (§17 MuSchG)
- Elternzeit: Schutz ab Anmeldung, max. 8 Wochen vor Beginn (§18 BEEG)
- Schwerbehinderte: Vorherige Zustimmung des Integrationsamts erforderlich (§168 SGB IX)
- Betriebsratsmitglieder: Nur außerordentliche Kündigung mit Zustimmung des BR (§15 KSchG)
- Datenschutzbeauftragte: Während Amtszeit und 1 Jahr danach geschützt (§38 Abs. 2 BDSG)
- Auszubildende: Nach Probezeit nur fristlose Kündigung (§22 BBiG)
- Wehrdienst-/Freiwilligendienstleistende: Während des Dienstes (§2 ArbPlSchG)
Punkt 5: Betriebsrat anhören (§102 BetrVG)
Wenn ein Betriebsrat existiert, muss er vor der Kündigung angehört werden. Ohne Anhörung ist die Kündigung unwirksam. Der Betriebsrat hat bei ordentlicher Kündigung eine Woche Bedenkzeit, bei außerordentlicher Kündigung 3 Tage. Die Anhörung muss vollständig sein: Der Arbeitgeber muss den Kündigungsgrund, die Sozialdaten des betroffenen Mitarbeiters und die Art der Kündigung mitteilen.
Punkt 6: Abmahnung (bei verhaltensbedingter Kündigung)
Eine verhaltensbedingte Kündigung erfordert in der Regel mindestens eine vorherige Abmahnung für gleichartiges Fehlverhalten. Die Abmahnung muss das Fehlverhalten konkret benennen und die Kündigung als Konsequenz androhen. CERTISCAN archiviert Abmahnungen im Audit-Trail, sodass sie im Streitfall jederzeit nachweisbar sind. Ausnahme: Bei besonders schwerwiegenden Verstößen (Straftaten, sexuelle Belästigung) kann auf eine Abmahnung verzichtet werden.
Punkt 7: Sozialauswahl (bei betriebsbedingter Kündigung)
Bei betriebsbedingten Kündigungen muss eine Sozialauswahl unter vergleichbaren Mitarbeitern durchgeführt werden. Die vier gesetzlichen Kriterien:
- Dauer der Betriebszugehörigkeit: Längere Zugehörigkeit = höherer Schutz
- Lebensalter: Ältere Mitarbeiter haben schlechtere Chancen auf dem Arbeitsmarkt
- Unterhaltspflichten: Kinder, Ehepartner, Pflegebedürftige
- Schwerbehinderung: Gleichgestellte eingeschlossen
Punkt 8: Zugang sicherstellen
Die Kündigung wird erst mit Zugang beim Arbeitnehmer wirksam. Sichere Zustellmethoden:
- Persönliche Übergabe mit Zeugen (sicherste Methode): Lassen Sie den Empfang quittieren
- Einwurf-Einschreiben (Zugang am nächsten Werktag): Einlieferungsbeleg und Sendungsverfolgung aufbewahren
- Bote mit Zustellungsprotokoll: Der Bote muss den Inhalt des Schreibens kennen
- Nicht empfohlen: Übergabe-Einschreiben (gilt erst mit Abholung als zugegangen – der Arbeitnehmer kann die Abholung verweigern)
Punkt 9: Freistellung und Resturlaub
Entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter freigestellt wird. Bei unwiderruflicher Freistellung wird Resturlaub angerechnet. Berechnen Sie den Resturlaub mit dem Urlaubsrechner. Die Zeiterfassung von CERTISCAN zeigt den aktuellen Urlaubssaldo tagesgenau an. Bei einer bezahlten Freistellung unter Anrechnung des Resturlaubs ersparen Sie sich die finanzielle Urlaubsabgeltung.
Punkt 10: Arbeitszeugnis vorbereiten
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (§109 GewO). Bereiten Sie das Zeugnis bereits parallel zum Kündigungsprozess vor – so vermeiden Sie Verzögerungen und Streitigkeiten. Mehr dazu in unserem Zeugnis-Ratgeber.
Vergleich: Ordentliche vs. außerordentliche Kündigung
| Kriterium | Ordentliche Kündigung | Außerordentliche Kündigung |
|---|---|---|
| Frist | §622 BGB (s. oben) | Fristlos (sofort) |
| Grund erforderlich | Ja (ab KSchG-Anwendung) | Ja, „wichtiger Grund" (§626 BGB) |
| Abmahnung | Ja (verhaltensbedingt) | Grundsätzlich ja, Ausnahme bei schwerem Vertrauensbruch |
| Betriebsrat | 1 Woche Frist | 3 Tage Frist |
| 2-Wochen-Frist | Nein | Ja, ab Kenntnis des Grundes (§626 Abs. 2 BGB) |
| Sperrzeit ALG I | 12 Wochen (bei Eigenverschulden) | 12 Wochen |
| Ultima Ratio | Nein (bei betriebsbedingt: keine Weiterbeschäftigung) | Ja, immer |
CERTISCAN: Kündigungsprozess dokumentieren
CERTISCAN protokolliert alle Schritte des Kündigungsprozesses im WORM-Audit-Trail (Write Once, Read Many). Das bedeutet:
- Jede Abmahnung wird mit Datum, Inhalt und Zugang dokumentiert
- Betriebsratsanhörung mit Fristbeginn und -ende nachweisbar
- Zeiterfassungsdaten als Beweismittel (z.B. bei Arbeitszeitbetrug oder unentschuldigtem Fehlen)
- Urlaubssaldo tagesgenau berechnet für die Abrechnung
- SHA-256 Hash-Chain: Einträge sind manipulationssicher und gerichtsverwendbar
Kosten einer fehlerhaften Kündigung
Eine unwirksame Kündigung kann erhebliche finanzielle Folgen haben:
- Annahmeverzugslohn: Gehalt für die Dauer des Kündigungsschutzprozesses (3-12 Monate)
- Abfindung im Vergleich: Typisch 0,5-1,5 Monatsgehälter pro Beschäftigungsjahr
- Anwaltskosten: Ab ca. 2.000 EUR (erste Instanz)
- Wiedereinstellung: Bei gerichtlicher Feststellung der Unwirksamkeit
Fazit: Kündigung braucht Vorbereitung
Eine wirksame Kündigung erfordert sorgfältige Vorbereitung. Jeder der 10 Punkte kann über Wirksamkeit oder Unwirksamkeit entscheiden. Mit CERTISCAN dokumentieren Sie alle Schritte revisionssicher und berechnen Fristen automatisch.
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Kündigung per Einschreiben verschickt werden?
Nein, aber es ist dringend empfehlenswert. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen (§623 BGB), also auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Der Arbeitgeber trägt die Beweislast für den Zugang. Ein Einwurf-Einschreiben oder die persönliche Übergabe mit Zeugen sind die sichersten Wege.
Was passiert, wenn der Betriebsrat nicht angehört wurde?
Eine Kündigung ohne vorherige Anhörung des Betriebsrats ist unwirksam (§102 Abs. 1 Satz 3 BetrVG). Der Betriebsrat hat eine Woche (bei außerordentlicher Kündigung 3 Tage) Zeit zur Stellungnahme. Sein Widerspruch macht die Kündigung nicht unwirksam, muss aber beachtet werden.
Was ist eine Sozialauswahl und wann ist sie nötig?
Bei betriebsbedingten Kündigungen muss der Arbeitgeber unter vergleichbaren Mitarbeitern denjenigen kündigen, den die Kündigung am wenigsten trifft. Kriterien: Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung (§1 Abs. 3 KSchG).
Welche Mitarbeiter haben Sonderkündigungsschutz?
Sonderkündigungsschutz genießen unter anderem: Schwangere und Mütter bis 4 Monate nach Entbindung, Arbeitnehmer in Elternzeit, Schwerbehinderte (Zustimmung des Integrationsamts), Betriebsratsmitglieder, Datenschutzbeauftragte und Auszubildende nach der Probezeit.
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