Eine Kündigung ist nur wirksam, wenn alle Formalien stimmen. Von der Schriftform über die Betriebsratsanhörung bis zum Sonderkündigungsschutz – diese 10-Punkte-Checkliste hilft Arbeitgebern.
Eine fehlerhafte Kündigung kostet Arbeitgeber im Durchschnitt 3 bis 6 Monatsgehälter – als Abfindung im Vergleich vor dem Arbeitsgericht. CERTISCAN dokumentiert alle relevanten Vorgänge im revisionssicheren Audit-Trail und hilft Ihnen, die Formalien einer Kündigung lückenlos einzuhalten.
Bevor Sie kündigen, klären Sie den Kündigungsgrund. Das KSchG (ab 10 Mitarbeitern, nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit) verlangt einen der drei anerkannten Gründe:
| Kündigungsart | Voraussetzungen | Beispiele |
|---|---|---|
| Personenbedingt |
Nein, aber es ist dringend empfehlenswert. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen (§623 BGB), also auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Der Arbeitgeber trägt die Beweislast für den Zugang. Ein Einwurf-Einschreiben oder die persönliche Übergabe mit Zeugen sind die sichersten Wege.
Eine Kündigung ohne vorherige Anhörung des Betriebsrats ist unwirksam (§102 Abs. 1 Satz 3 BetrVG). Der Betriebsrat hat eine Woche (bei außerordentlicher Kündigung 3 Tage) Zeit zur Stellungnahme. Sein Widerspruch macht die Kündigung nicht unwirksam, muss aber beachtet werden.
| Dauerkrankheit, fehlende Qualifikation, Verlust der Fahrerlaubnis |
| Verhaltensbedingt | Pflichtverletzung, Abmahnung | Arbeitsverweigerung, Diebstahl, unentschuldigtes Fehlen |
| Betriebsbedingt | Wegfall des Arbeitsplatzes | Umstrukturierung, Auftragsrückgang, Standortschließung |
Bei der personenbedingten Kündigung muss eine negative Prognose vorliegen – die Beeinträchtigung muss auch in Zukunft andauern. Bei der verhaltensbedingten Kündigung ist in der Regel mindestens eine vorherige Abmahnung für gleichartiges Fehlverhalten erforderlich. Bei der betriebsbedingten Kündigung muss der Arbeitsplatz tatsächlich weggefallen sein – eine reine Umverteilung der Aufgaben genügt nicht.
Die Kündigung muss schriftlich erfolgen – das heißt auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift des Kündigungsberechtigten. Folgende Formen sind unwirksam:
Die Unterschrift muss von einer vertretungsberechtigten Person stammen. Das ist in der Regel der Geschäftsführer oder ein Prokurist. Eine Kündigung durch den Abteilungsleiter ist nur wirksam, wenn eine entsprechende Vollmacht vorliegt – und diese sollte der Kündigung beigefügt werden, da der Arbeitnehmer sie sonst unverzüglich zurückweisen kann (§174 BGB).
Die gesetzlichen Mindest-Kündigungsfristen richten sich nach der Betriebszugehörigkeit:
| Betriebszugehörigkeit | Frist AG | Kündigungstermin |
|---|---|---|
| Bis 6 Monate (Probezeit) | 2 Wochen | Jeder Tag |
| 7 Monate – 2 Jahre | 4 Wochen | 15. oder Monatsende |
| 2 Jahre | 1 Monat | Monatsende |
| 5 Jahre | 2 Monate | Monatsende |
| 8 Jahre | 3 Monate | Monatsende |
| 10 Jahre | 4 Monate | Monatsende |
| 12 Jahre | 5 Monate | Monatsende |
| 15 Jahre | 6 Monate | Monatsende |
| 20 Jahre | 7 Monate | Monatsende |
Nutzen Sie den Kündigungsfrist-Rechner, um die exakte Frist zu berechnen. Beachten Sie, dass Tarifverträge und Arbeitsverträge längere Fristen vorsehen können – kürzere Fristen als die gesetzlichen sind nur in Ausnahmefällen zulässig (z.B. Kleinbetriebe mit weniger als 20 Mitarbeitern oder während der Probezeit).
Vor jeder Kündigung müssen Sie prüfen, ob der Mitarbeiter besonderen Kündigungsschutz genießt:
Eine Kündigung trotz Sonderkündigungsschutz ist nicht automatisch unwirksam – aber sie erfordert zusätzliche Schritte (z.B. Zustimmung des Integrationsamts bei Schwerbehinderten), deren Fehlen zur Unwirksamkeit führt.
Wenn ein Betriebsrat existiert, muss er vor der Kündigung angehört werden. Ohne Anhörung ist die Kündigung unwirksam. Der Betriebsrat hat bei ordentlicher Kündigung eine Woche Bedenkzeit, bei außerordentlicher Kündigung 3 Tage. Die Anhörung muss vollständig sein: Der Arbeitgeber muss den Kündigungsgrund, die Sozialdaten des betroffenen Mitarbeiters und die Art der Kündigung mitteilen.
Eine verhaltensbedingte Kündigung erfordert in der Regel mindestens eine vorherige Abmahnung für gleichartiges Fehlverhalten. Die Abmahnung muss das Fehlverhalten konkret benennen und die Kündigung als Konsequenz androhen. CERTISCAN archiviert Abmahnungen im Audit-Trail, sodass sie im Streitfall jederzeit nachweisbar sind. Ausnahme: Bei besonders schwerwiegenden Verstößen (Straftaten, sexuelle Belästigung) kann auf eine Abmahnung verzichtet werden.
Bei betriebsbedingten Kündigungen muss eine Sozialauswahl unter vergleichbaren Mitarbeitern durchgeführt werden. Die vier gesetzlichen Kriterien:
Leistungsträger können unter bestimmten Voraussetzungen von der Sozialauswahl ausgenommen werden (§1 Abs. 3 Satz 2 KSchG). Die Sozialauswahl ist einer der häufigsten Streitpunkte vor dem Arbeitsgericht.
Die Kündigung wird erst mit Zugang beim Arbeitnehmer wirksam. Sichere Zustellmethoden:
Entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter freigestellt wird. Bei unwiderruflicher Freistellung wird Resturlaub angerechnet. Berechnen Sie den Resturlaub mit dem Urlaubsrechner. Die Zeiterfassung von CERTISCAN zeigt den aktuellen Urlaubssaldo tagesgenau an. Bei einer bezahlten Freistellung unter Anrechnung des Resturlaubs ersparen Sie sich die finanzielle Urlaubsabgeltung.
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (§109 GewO). Bereiten Sie das Zeugnis bereits parallel zum Kündigungsprozess vor – so vermeiden Sie Verzögerungen und Streitigkeiten. Mehr dazu in unserem Zeugnis-Ratgeber.
| Kriterium | Ordentliche Kündigung | Außerordentliche Kündigung |
|---|---|---|
| Frist | §622 BGB (s. oben) | Fristlos (sofort) |
| Grund erforderlich | Ja (ab KSchG-Anwendung) | Ja, „wichtiger Grund" (§626 BGB) |
| Abmahnung | Ja (verhaltensbedingt) | Grundsätzlich ja, Ausnahme bei schwerem Vertrauensbruch |
| Betriebsrat | 1 Woche Frist | 3 Tage Frist |
| 2-Wochen-Frist | Nein | Ja, ab Kenntnis des Grundes (§626 Abs. 2 BGB) |
| Sperrzeit ALG I | 12 Wochen (bei Eigenverschulden) | 12 Wochen |
| Ultima Ratio | Nein (bei betriebsbedingt: keine Weiterbeschäftigung) | Ja, immer |
CERTISCAN protokolliert alle Schritte des Kündigungsprozesses im WORM-Audit-Trail (Write Once, Read Many). Das bedeutet:
Die revisionssichere Dokumentation von CERTISCAN schützt Sie vor Beweisproblemen im Kündigungsschutzprozess. Jedes Dokument und jede Aktion ist lückenlos nachvollziehbar.
Eine unwirksame Kündigung kann erhebliche finanzielle Folgen haben:
Eine wirksame Kündigung erfordert sorgfältige Vorbereitung. Jeder der 10 Punkte kann über Wirksamkeit oder Unwirksamkeit entscheiden. Mit CERTISCAN dokumentieren Sie alle Schritte revisionssicher und berechnen Fristen automatisch.
Bei betriebsbedingten Kündigungen muss der Arbeitgeber unter vergleichbaren Mitarbeitern denjenigen kündigen, den die Kündigung am wenigsten trifft. Kriterien: Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung (§1 Abs. 3 KSchG).
Sonderkündigungsschutz genießen unter anderem: Schwangere und Mütter bis 4 Monate nach Entbindung, Arbeitnehmer in Elternzeit, Schwerbehinderte (Zustimmung des Integrationsamts), Betriebsratsmitglieder, Datenschutzbeauftragte und Auszubildende nach der Probezeit.