Seit 01.01.2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Pflicht. Der gelbe Zettel ist Geschichte. Alles zum digitalen Ablauf, Abruf über sv.net, Entgeltfortzahlung und BEM-Pflicht. CERTISCAN erfasst Fehlzeiten und Entgeltfortzahlung automatisch.
Der "gelbe Zettel" ist Geschichte. Seit dem 1. Januar 2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für alle Arbeitgeber. Der Arzt meldet die Krankschreibung elektronisch an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie digital ab. Doch der Prozess hat Tücken: Abrufzeitpunkte, Entgeltfortzahlung, BEM-Pflicht ab 42 Tagen. CERTISCAN erfasst Fehlzeiten automatisch, berechnet die Entgeltfortzahlung und warnt bei BEM-Schwellenwerten.
01Der neue digitale Ablauf der Krankmeldung
Schritt für Schritt
Schritt
Wer?
Was?
Wann?
1
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist die eAU und seit wann gilt sie?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt seit dem 01.01.2023 den gelben Zettel. Der Arzt meldet die Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft die Daten dort ab. Der Arbeitnehmer muss nur noch den Arbeitgeber informieren, dass er krank ist – ein Papiernachweis ist nicht mehr nötig.
Wie rufe ich als Arbeitgeber die eAU ab?
Der Abruf erfolgt über Ihre Entgeltabrechnungssoftware (z.B. DATEV, Sage, Lexware) oder über das Portal sv.net. Sie benötigen die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers, den Namen und das voraussichtliche Erkrankungsdatum. Der Abruf kann ab dem Tag nach der ärztlichen Feststellung erfolgen.
Wichtig: Der Arbeitnehmer muss weiterhin den Arbeitgeber informieren, dass er krank ist. Er muss nur keinen Zettel mehr vorlegen. Die Pflicht zur ärztlichen Feststellung (ab dem 4. Tag) bleibt bestehen – sie kann aber per Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung auch ab dem 1. Tag verlangt werden.
Der eAU-Abruf im Detail
Der Abruf der eAU erfolgt über:
Kanal
Voraussetzung
Empfohlen für
Entgeltabrechnungssoftware (DATEV, Sage, Lexware)
Modul aktiviert
Unternehmen mit Lohnbuchhaltung
sv.net (Sozialversicherungs-Portal)
Registrierung + ELSTER-Zertifikat
Kleine Unternehmen ohne Lohnsoftware
Steuerberater
Mandatsvereinbarung
Unternehmen ohne eigene Lohnbuchhaltung
Kanal
Entgeltabrechnungssoftware (DATEV, Sage, Lexware)
Voraussetzung
Modul aktiviert
Empfohlen für
Unternehmen mit Lohnbuchhaltung
Kanal
sv.net (Sozialversicherungs-Portal)
Voraussetzung
Registrierung + ELSTER-Zertifikat
Empfohlen für
Kleine Unternehmen ohne Lohnsoftware
Kanal
Steuerberater
Voraussetzung
Mandatsvereinbarung
Empfohlen für
Unternehmen ohne eigene Lohnbuchhaltung
Abrufdaten: Der Arbeitgeber erhält folgende Informationen:
Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
Datum der ärztlichen Feststellung
Kennzeichen: Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung
Hinweis auf Arbeitsunfall (ja/nein)
Keine Diagnose! (Die erfährt nur die Krankenkasse)
Häufige Probleme beim eAU-Abruf
Problem
Ursache
Lösung
"Keine eAU vorhanden"
Arzt hat noch nicht übermittelt
1-2 Tage warten, erneut abrufen
Falsche Versicherungsnummer
Mitarbeiter hat KK gewechselt
Aktuelle KK beim Mitarbeiter erfragen
Privatpatient
eAU gilt nur für GKV
Privatpatient bringt weiterhin Papier
Minijobber
KK-Zuordnung unklar
Knappschaft oder eigene KK prüfen
Auslandskrankheit
Keine eAU im Ausland
Papierbescheinigung weiterhin nötig
Problem
"Keine eAU vorhanden"
Ursache
Arzt hat noch nicht übermittelt
Lösung
1-2 Tage warten, erneut abrufen
Problem
Falsche Versicherungsnummer
Ursache
Mitarbeiter hat KK gewechselt
Lösung
Aktuelle KK beim Mitarbeiter erfragen
Problem
Privatpatient
Ursache
eAU gilt nur für GKV
Lösung
Privatpatient bringt weiterhin Papier
Problem
Minijobber
Ursache
02Entgeltfortzahlung: Die 6-Wochen-Regel
Grundregel nach EFZG
Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall:
Anspruch nach 4 Wochen Betriebszugehörigkeit (§3 Abs. 3 EFZG)
6 Wochen (42 Kalendertage) Fortzahlung pro Erkrankung
100% des Bruttolohns (nicht nur Grundgehalt, auch Zuschläge!)
Danach: Krankengeld von der Krankenkasse (70% brutto, max. 90% netto)
Die Tücke: Gleiche Krankheit innerhalb von 6 Monaten
Szenario
Fortzahlung?
Erste Krankheit (z.B. Grippe), 3 Wochen
Ja, 3 Wochen
Andere Krankheit (z.B. Knochenbruch), 5 Wochen
Ja, 5 Wochen (neue 6-Wochen-Frist)
Gleiche Krankheit (erneut Grippe) nach 4 Monaten
Restliche 3 Wochen (6 minus 3 = 3)
Gleiche Krankheit nach 7 Monaten
Neue 6-Wochen-Frist (>6 Monate Abstand)
Gleiche Krankheit, aber 12 Monate seit Ersterkrankung
Neue 6-Wochen-Frist (§3 Abs. 1 Satz 2 EFZG)
Szenario
Erste Krankheit (z.B. Grippe), 3 Wochen
Fortzahlung?
Ja, 3 Wochen
Szenario
Andere Krankheit (z.B. Knochenbruch), 5 Wochen
Fortzahlung?
Ja, 5 Wochen (neue 6-Wochen-Frist)
Szenario
Gleiche Krankheit (erneut Grippe) nach 4 Monaten
Fortzahlung?
Restliche 3 Wochen (6 minus 3 = 3)
Szenario
Gleiche Krankheit nach 7 Monaten
Fortzahlung?
Neue 6-Wochen-Frist (>6 Monate Abstand)
Szenario
Gleiche Krankheit, aber 12 Monate seit Ersterkrankung
Fortzahlung?
Neue 6-Wochen-Frist (§3 Abs. 1 Satz 2 EFZG)
Praxistipp: Die Berechnung bei gleicher Krankheit ist komplex. CERTISCAN trackt alle Fehlzeiten automatisch und warnt, wenn die 6-Wochen-Grenze erreicht wird.
Berechnung der Entgeltfortzahlung
Die Fortzahlung umfasst das volle Arbeitsentgelt – inklusive:
Grundgehalt/Stundenlohn
Überstundenzuschläge (wenn regelmäßig anfallend)
Nacht-, Sonntags-, Feiertagszuschläge (Durchschnitt der letzten 3 Monate)
Häufige Kurzzeiterkrankungen (z.B. jeden Montag krank) sind ein Dauerthema in der Reinigungsbranche. Was darf der Arbeitgeber tun?
Maßnahme
Zulässig?
Voraussetzung
Krankmeldung ab 1. Tag verlangen
Ja
Per Arbeitsvertrag oder Einzelanordnung
Krankengespräch führen
Ja
Sachlich, keine Vorwürfe
BEM anbieten
Pflicht ab 42 Tagen/Jahr
Schriftlich, freiwillig für AN
Abmahnung
Nur bei Verdacht auf Missbrauch
Konkrete Anhaltspunkte
Krankheitsbedingte Kündigung
Ultima Ratio
Negative Prognose + BEM durchgeführt
Detektiv einschalten
Nur bei konkretem Verdacht
Verhältnismäßigkeit beachten
Maßnahme
Krankmeldung ab 1. Tag verlangen
Zulässig?
Ja
Voraussetzung
Per Arbeitsvertrag oder Einzelanordnung
Maßnahme
Krankengespräch führen
Zulässig?
Ja
Voraussetzung
Sachlich, keine Vorwürfe
Maßnahme
BEM anbieten
Zulässig?
Pflicht ab 42 Tagen/Jahr
Voraussetzung
Schriftlich, freiwillig für AN
Maßnahme
Abmahnung
Zulässig?
04BEM-Pflicht ab 42 Krankheitstagen
Was ist BEM?
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist nach §167 Abs. 2 SGB IX verpflichtend, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb von 12 Monaten mehr als 6 Wochen (42 Tage) arbeitsunfähig war – zusammengerechnet aus einzelnen Krankheitstagen.
Der BEM-Prozess
CERTISCAN-Warnung: Das System meldet, wenn ein Mitarbeiter 35+ Krankheitstage erreicht
Einladung zum BEM-Gespräch: Schriftlich, mit Hinweis auf Freiwilligkeit
BEM-Gespräch: Gemeinsam Möglichkeiten zur Wiedereingliederung besprechen
Krank, Urlaub, Feiertag, Elternzeit – alles in einem System
Entgeltfortzahlungs-Tracker
Automatische Berechnung der verbleibenden Fortzahlungstage
BEM-Warnung
Alert bei 35+ Krankheitstagen innerhalb von 12 Monaten
Bradford-Faktor
Berechnung des Kurzzeitkrankenstand-Index
DATEV-Export
Der Bradford-Faktor
Der Bradford-Faktor bewertet nicht nur die Anzahl der Krankheitstage, sondern auch die Häufigkeit:
Formel: Bradford-Faktor = S² × D (S = Anzahl Krankheitsepisoden, D = Gesamtzahl Krankheitstage)
Mitarbeiter
Episoden (S)
Tage (D)
Bradford-Faktor
Mitarbeiter A
1 × 10 Tage
10
1² × 10 = 10
Mitarbeiter B
5 × 2 Tage
10
5² × 10 = 250
Alle drei Mitarbeiter haben 10 Krankheitstage – aber der Bradford-Faktor zeigt, dass Mitarbeiter C (10 einzelne Tage) den Betrieb deutlich stärker belastet als Mitarbeiter A (ein zusammenhängender Zeitraum).
Bradford-Faktor
Bewertung
Empfohlene Aktion
0-50
Normal
Keine Aktion
51-200
Auffällig
Gespräch suchen
201-500
Hoch
BEM einleiten
06Sonderfälle: Minijob, Teilzeit, Probezeit
Situation
Entgeltfortzahlung?
Besonderheiten
Minijob (520 EUR)
Ja, ab 4 Wochen Betriebszugehörigkeit
Arbeitgeber kann U1-Erstattung beantragen (80%)
Teilzeit
Ja, anteilig
Nur für geplante Arbeitstage
Probezeit (erste 4 Wochen)
Nein
Ab 5. Woche voller Anspruch
07Fazit
Die Digitalisierung der Krankmeldung ist mit der eAU abgeschlossen – aber das Fehlzeiten-Management bleibt komplex. Entgeltfortzahlung, BEM-Pflicht und der Umgang mit häufigen Kurzzeiterkrankungen erfordern saubere Prozesse und gute Dokumentation. CERTISCAN automatisiert die Fehlzeiten-Erfassung, berechnet Fortzahlungsansprüche und warnt rechtzeitig vor BEM-Schwellenwerten – damit Sie rechtssicher handeln.
Wie lange muss der Arbeitgeber den Lohn fortzahlen?
Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) muss der Arbeitgeber den vollen Lohn 6 Wochen (42 Kalendertage) pro Krankheit fortzahlen. Bei einer neuen Erkrankung beginnt die 6-Wochen-Frist erneut. Ausnahme: Bei derselben Erkrankung innerhalb von 6 Monaten werden die Zeiten zusammengerechnet.
Was ist ein BEM und ab wann ist es Pflicht?
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist nach §167 Abs. 2 SGB IX Pflicht, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb von 12 Monaten länger als 6 Wochen (42 Tage) arbeitsunfähig war – zusammengerechnet! Das BEM ist eine Voraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Ohne vorheriges BEM-Angebot ist eine Kündigung in der Regel unwirksam.
Darf der Arbeitgeber die Diagnose erfahren?
Nein. Der Arbeitgeber erfährt über die eAU nur den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit und ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt. Die Diagnose wird nicht übermittelt – weder auf dem alten gelben Zettel (Arbeitgeberexemplar) noch bei der eAU. Die Diagnose kennt nur die Krankenkasse.
