Krankmeldung digital: Ablauf für Arbeitgeber 2026
Krankmeldung digital: Ablauf für Arbeitgeber 2026
Der "gelbe Zettel" ist Geschichte. Seit dem 1. Januar 2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für alle Arbeitgeber. Der Arzt meldet die Krankschreibung elektronisch an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie digital ab. Doch der Prozess hat Tücken: Abrufzeitpunkte, Entgeltfortzahlung, BEM-Pflicht ab 42 Tagen. CERTISCAN erfasst Fehlzeiten automatisch, berechnet die Entgeltfortzahlung und warnt bei BEM-Schwellenwerten.
Der neue digitale Ablauf der Krankmeldung
Schritt für Schritt
| Schritt | Wer? | Was? | Wann? |
|---|---|---|---|
| 1 | Arbeitnehmer | Informiert den Arbeitgeber über Krankheit | Am 1. Krankheitstag (unverzüglich) |
| 2 | Arbeitnehmer | Geht zum Arzt | Spätestens am 4. Kalendertag |
| 3 | Arzt | Stellt eAU aus und übermittelt an Krankenkasse | Am Tag der Feststellung |
| 4 | Arbeitgeber | Ruft eAU bei der Krankenkasse ab | Ab dem Tag nach ärztlicher Feststellung |
| 5 | Krankenkasse | Übermittelt eAU-Daten an den Arbeitgeber | Elektronisch via sv.net oder Software |
Der eAU-Abruf im Detail
Der Abruf der eAU erfolgt über:
| Kanal | Voraussetzung | Empfohlen für |
|---|---|---|
| Entgeltabrechnungssoftware (DATEV, Sage, Lexware) | Modul aktiviert | Unternehmen mit Lohnbuchhaltung |
| sv.net (Sozialversicherungs-Portal) | Registrierung + ELSTER-Zertifikat | Kleine Unternehmen ohne Lohnsoftware |
| Steuerberater | Mandatsvereinbarung | Unternehmen ohne eigene Lohnbuchhaltung |
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung
- Kennzeichen: Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung
- Hinweis auf Arbeitsunfall (ja/nein)
- Keine Diagnose! (Die erfährt nur die Krankenkasse)
Häufige Probleme beim eAU-Abruf
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| "Keine eAU vorhanden" | Arzt hat noch nicht übermittelt | 1-2 Tage warten, erneut abrufen |
| Falsche Versicherungsnummer | Mitarbeiter hat KK gewechselt | Aktuelle KK beim Mitarbeiter erfragen |
| Privatpatient | eAU gilt nur für GKV | Privatpatient bringt weiterhin Papier |
| Minijobber | KK-Zuordnung unklar | Knappschaft oder eigene KK prüfen |
| Auslandskrankheit | Keine eAU im Ausland | Papierbescheinigung weiterhin nötig |
Entgeltfortzahlung: Die 6-Wochen-Regel
Grundregel nach EFZG
Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall:
- Anspruch nach 4 Wochen Betriebszugehörigkeit (§3 Abs. 3 EFZG)
- 6 Wochen (42 Kalendertage) Fortzahlung pro Erkrankung
- 100% des Bruttolohns (nicht nur Grundgehalt, auch Zuschläge!)
- Danach: Krankengeld von der Krankenkasse (70% brutto, max. 90% netto)
Die Tücke: Gleiche Krankheit innerhalb von 6 Monaten
| Szenario | Fortzahlung? |
|---|---|
| Erste Krankheit (z.B. Grippe), 3 Wochen | Ja, 3 Wochen |
| Andere Krankheit (z.B. Knochenbruch), 5 Wochen | Ja, 5 Wochen (neue 6-Wochen-Frist) |
| Gleiche Krankheit (erneut Grippe) nach 4 Monaten | Restliche 3 Wochen (6 minus 3 = 3) |
| Gleiche Krankheit nach 7 Monaten | Neue 6-Wochen-Frist (>6 Monate Abstand) |
| Gleiche Krankheit, aber 12 Monate seit Ersterkrankung | Neue 6-Wochen-Frist (§3 Abs. 1 Satz 2 EFZG) |
Berechnung der Entgeltfortzahlung
Die Fortzahlung umfasst das volle Arbeitsentgelt – inklusive:
- Grundgehalt/Stundenlohn
- Überstundenzuschläge (wenn regelmäßig anfallend)
- Nacht-, Sonntags-, Feiertagszuschläge (Durchschnitt der letzten 3 Monate)
- Sachbezüge (z.B. Dienstwagen)
| Beispiel: Reinigungskraft Vollzeit | Betrag |
|---|---|
| Grundlohn (173h × 13,50 EUR) | 2.335,50 EUR |
| Durchschn. Nachtzuschlag (3-Monats-Schnitt) | 180,00 EUR |
| Durchschn. Sonntagszuschlag (3-Monats-Schnitt) | 120,00 EUR |
| Fortzahlung pro Monat | 2.635,50 EUR brutto |
Häufige Kurzzeiterkrankungen: Rechtliche Optionen
Häufige Kurzzeiterkrankungen (z.B. jeden Montag krank) sind ein Dauerthema in der Reinigungsbranche. Was darf der Arbeitgeber tun?
| Maßnahme | Zulässig? | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Krankmeldung ab 1. Tag verlangen | Ja | Per Arbeitsvertrag oder Einzelanordnung |
| Krankengespräch führen | Ja | Sachlich, keine Vorwürfe |
| BEM anbieten | Pflicht ab 42 Tagen/Jahr | Schriftlich, freiwillig für AN |
| Abmahnung | Nur bei Verdacht auf Missbrauch | Konkrete Anhaltspunkte |
| Krankheitsbedingte Kündigung | Ultima Ratio | Negative Prognose + BEM durchgeführt |
| Detektiv einschalten | Nur bei konkretem Verdacht | Verhältnismäßigkeit beachten |
BEM-Pflicht ab 42 Krankheitstagen
Was ist BEM?
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist nach §167 Abs. 2 SGB IX verpflichtend, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb von 12 Monaten mehr als 6 Wochen (42 Tage) arbeitsunfähig war – zusammengerechnet aus einzelnen Krankheitstagen.
Der BEM-Prozess
- CERTISCAN-Warnung: Das System meldet, wenn ein Mitarbeiter 35+ Krankheitstage erreicht
- Einladung zum BEM-Gespräch: Schriftlich, mit Hinweis auf Freiwilligkeit
- BEM-Gespräch: Gemeinsam Möglichkeiten zur Wiedereingliederung besprechen
- Maßnahmen vereinbaren: Arbeitsplatzanpassung, Stundenreduzierung, Umsetzung
- Nachverfolgung: Regelmäßige Gespräche, Maßnahmen überprüfen
- Dokumentation: Alle Schritte schriftlich festhalten
Warum BEM so wichtig ist
- Kündigungsschutz: Ohne BEM ist eine krankheitsbedingte Kündigung fast immer unwirksam
- Rechtsprechung: BAG-Urteil vom 18.11.2021 (2 AZR 138/21) bestätigt BEM-Pflicht vor Kündigung
- Praxis: Selbst wenn der Arbeitnehmer das BEM ablehnt, muss das Angebot dokumentiert sein
CERTISCAN: Fehlzeiten-Management automatisieren
CERTISCAN bietet im Zeiterfassungs-Modul ein umfassendes Fehlzeiten-Management:
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Fehlzeiten-Erfassung | Krank, Urlaub, Feiertag, Elternzeit – alles in einem System |
| Entgeltfortzahlungs-Tracker | Automatische Berechnung der verbleibenden Fortzahlungstage |
| BEM-Warnung | Alert bei 35+ Krankheitstagen innerhalb von 12 Monaten |
| Bradford-Faktor | Berechnung des Kurzzeitkrankenstand-Index |
| DATEV-Export | Krankheitstage automatisch in der Lohnabrechnung berücksichtigt |
| Compliance-Dashboard | Übersicht über Krankenstand pro Team/Standort |
Der Bradford-Faktor
Der Bradford-Faktor bewertet nicht nur die Anzahl der Krankheitstage, sondern auch die Häufigkeit:
Formel: Bradford-Faktor = S² × D (S = Anzahl Krankheitsepisoden, D = Gesamtzahl Krankheitstage)
| Mitarbeiter | Episoden (S) | Tage (D) | Bradford-Faktor |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiter A | 1 × 10 Tage | 10 | 1² × 10 = 10 |
| Mitarbeiter B | 5 × 2 Tage | 10 | 5² × 10 = 250 |
| Mitarbeiter C | 10 × 1 Tag | 10 | 10² × 10 = 1.000 |
| Bradford-Faktor | Bewertung | Empfohlene Aktion |
|---|---|---|
| 0-50 | Normal | Keine Aktion |
| 51-200 | Auffällig | Gespräch suchen |
| 201-500 | Hoch | BEM einleiten |
| 501+ | Kritisch | Arbeitsrechtliche Beratung |
Sonderfälle: Minijob, Teilzeit, Probezeit
| Situation | Entgeltfortzahlung? | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Minijob (520 EUR) | Ja, ab 4 Wochen Betriebszugehörigkeit | Arbeitgeber kann U1-Erstattung beantragen (80%) |
| Teilzeit | Ja, anteilig | Nur für geplante Arbeitstage |
| Probezeit (erste 4 Wochen) | Nein | Ab 5. Woche voller Anspruch |
| Befristeter Vertrag | Ja | Endet mit Vertrag, nicht mit 6 Wochen |
| Kündigung während Krankheit | Ja, bis Vertragsende | Fortzahlung endet nicht mit Kündigung |
Fazit
Die Digitalisierung der Krankmeldung ist mit der eAU abgeschlossen – aber das Fehlzeiten-Management bleibt komplex. Entgeltfortzahlung, BEM-Pflicht und der Umgang mit häufigen Kurzzeiterkrankungen erfordern saubere Prozesse und gute Dokumentation. CERTISCAN automatisiert die Fehlzeiten-Erfassung, berechnet Fortzahlungsansprüche und warnt rechtzeitig vor BEM-Schwellenwerten – damit Sie rechtssicher handeln.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die eAU und seit wann gilt sie?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt seit dem 01.01.2023 den gelben Zettel. Der Arzt meldet die Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft die Daten dort ab. Der Arbeitnehmer muss nur noch den Arbeitgeber informieren, dass er krank ist – ein Papiernachweis ist nicht mehr nötig.
Wie rufe ich als Arbeitgeber die eAU ab?
Der Abruf erfolgt über Ihre Entgeltabrechnungssoftware (z.B. DATEV, Sage, Lexware) oder über das Portal sv.net. Sie benötigen die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers, den Namen und das voraussichtliche Erkrankungsdatum. Der Abruf kann ab dem Tag nach der ärztlichen Feststellung erfolgen.
Wie lange muss der Arbeitgeber den Lohn fortzahlen?
Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) muss der Arbeitgeber den vollen Lohn 6 Wochen (42 Kalendertage) pro Krankheit fortzahlen. Bei einer neuen Erkrankung beginnt die 6-Wochen-Frist erneut. Ausnahme: Bei derselben Erkrankung innerhalb von 6 Monaten werden die Zeiten zusammengerechnet.
Was ist ein BEM und ab wann ist es Pflicht?
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist nach §167 Abs. 2 SGB IX Pflicht, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb von 12 Monaten länger als 6 Wochen (42 Tage) arbeitsunfähig war – zusammengerechnet! Das BEM ist eine Voraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Ohne vorheriges BEM-Angebot ist eine Kündigung in der Regel unwirksam.
Darf der Arbeitgeber die Diagnose erfahren?
Nein. Der Arbeitgeber erfährt über die eAU nur den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit und ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt. Die Diagnose wird nicht übermittelt – weder auf dem alten gelben Zettel (Arbeitgeberexemplar) noch bei der eAU. Die Diagnose kennt nur die Krankenkasse.
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