XRechnung erstellen: Schritt für Schritt für Gebäudereiniger & Handwerk

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Eine XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 – kein PDF, das man einfach ausdruckt. So erstellen Sie eine korrekte Ausgangs-XRechnung:

1. Rechnungsdaten wie gewohnt erfassen – Leistungspositionen, Objekt/Kunde, Mengen, Steuersätze.
2. Pflichtfelder vollständig füllen (u. a. Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuer-/USt-IdNr., Zahlungsangaben) – diese fordert die EN 16931.
3. Bei Behörden: die Leitweg-ID eintragen – die eindeutige Adresse des öffentlichen Auftraggebers. Sie erfinden die nie, sondern bekommen sie vom Auftraggeber.
4. Validieren, bevor Sie senden – der offizielle KoSIT-Validator prüft die Datei gegen die Norm. Erst wenn sie „grün" ist, geht sie raus.
5. Über den richtigen Weg versenden – an Bundesbehörden meist über das Portal OZG-RE, im B2B über Peppol oder per E-Mail (je nach Vereinbarung).

Der wichtigste Rat: Sie müssen kein Norm-Experte werden. Eine gute Software erzeugt das Format, füllt die Pflichtfelder und prüft die Rechnung für Sie – damit kein fehlerhafter Datensatz das Haus verlässt.

Zuerst klären: Warum XRechnung kein PDF ist

Viele Betriebe verschicken heute ihre Rechnung als PDF per E-Mail. Eine XRechnung ist etwas grundlegend anderes: Sie ist ein maschinenlesbarer XML-Datensatz, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers automatisch einliest. Für Menschen ist reines XML ohne Viewer kaum lesbar – dafür ist es für Maschinen perfekt strukturiert.

Das hat zwei praktische Folgen:

• Sie können eine XRechnung nicht einfach in Word oder als PDF „zusammenbauen". Sie brauchen ein Werkzeug, das den XML-Datensatz normkonform erzeugt.
• Wer den Unterschied zwischen den Formaten XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) verstehen will, findet die vollständige Gegenüberstellung im Leitfaden XRechnung oder ZUGFeRD?. Diese Anleitung konzentriert sich auf das Erstellen einer XRechnung.

Wann brauchen Sie überhaupt eine XRechnung? Immer dann, wenn Ihr Empfänger sie verlangt – vor allem öffentliche Auftraggeber (Kommunen, Ämter, öffentliche Einrichtungen). Zusätzlich greift die gestaffelte E-Rechnungs-Pflicht im B2B; den vollständigen Fristen-Überblick liefert der E-Rechnungs-Pflicht-Leitfaden 2025 / 2027 / 2028.

Die Pflichtfelder einer XRechnung (EN 16931)

Die Norm EN 16931 legt fest, welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss. Inhaltlich sind das dieselben Angaben, die Sie aus § 14 UStG kennen – nur eben strukturiert. Zu den wichtigsten Pflichtangaben gehören:

Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung formal fehlerhaft – und der Empfänger (oder dessen Software) kann sie ablehnen. Genau deshalb ist der Prüfschritt vor dem Versand so wichtig.

Die Leitweg-ID: der Schlüssel für Behörden-Rechnungen

Wenn Sie an einen öffentlichen Auftraggeber fakturieren, braucht die XRechnung eine Leitweg-ID. Das ist die eindeutige elektronische Adresse der Behörde bzw. der Organisationseinheit, die die Rechnung bezahlt. Sie wird im Feld BT-10 (Käuferreferenz) eingetragen und ist bei Bund und vielen Ländern Pflicht.

So ist die Leitweg-ID aufgebaut (vereinfacht):

• Grobadressierung – ordnet die Rechnung der übergeordneten Stelle zu (verpflichtend),
• Feinadressierung – optionaler Teil, den die Behörde nach eigenem System vergibt,
• Prüfziffer – am Ende, zur Fehlerkontrolle (verpflichtend).

Der entscheidende Praxis-Hinweis: Sie erfinden oder raten die Leitweg-ID nie. Der öffentliche Auftraggeber teilt sie Ihnen mit – meist in der Vergabeunterlage, im Auftrag, in der Bestellbestätigung oder auf dem Beschaffungsportal. Fehlt sie, fragen Sie vor dem Rechnungsversand bei der zuständigen Stelle nach. Eine falsche oder fehlende Leitweg-ID ist einer der häufigsten Ablehnungsgründe.

XRechnung erstellen: die Schritt-für-Schritt-Anleitung

So gehen Sie beim Erzeugen einer Ausgangs-XRechnung vor:

1. Leistung erfassen. Tragen Sie die Positionen ein – bei der Unterhaltsreinigung z. B. „Unterhaltsreinigung Objekt X, Monat Y" mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Ordnen Sie die Rechnung dem richtigen Kunden/Objekt zu.
2. Stammdaten prüfen. Sind Ihre eigenen Angaben (Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung) und die des Auftraggebers vollständig und korrekt hinterlegt? Fehlerhafte Stammdaten sind die häufigste Fehlerquelle.
3. Empfängertyp festlegen. Behörde oder Unternehmen? Bei einer Behörde tragen Sie jetzt die Leitweg-ID ein (Feld BT-10).
4. Rechnungsnummer ziehen. Fortlaufend und lückenlos – am besten automatisch, damit keine Nummer doppelt vergeben oder übersprungen wird. Hilfestellung: der Rechnungsnummern-Generator.
5. Zahlungsbedingungen setzen. Zahlungsziel und – falls gewährt – Skonto. Den Effekt können Sie mit dem Skonto-Rechner durchrechnen; Beträge und Steuer prüft der Rechnungsrechner.
6. XRechnung erzeugen. Das Werkzeug erstellt den XML-Datensatz nach EN 16931 im Hintergrund – Sie müssen kein XML anfassen.
7. Validieren. Vor dem Versand die Datei gegen die Norm prüfen (siehe nächster Abschnitt).
8. Versenden und archivieren. Über den vereinbarten Weg senden und das XML-Original revisionssicher aufbewahren.

Der Schritt, den viele vergessen: KoSIT-Validierung

Eine XRechnung kann formal fehlerhaft sein, ohne dass man es auf den ersten Blick sieht – ein falscher Steuerschlüssel, eine fehlende Pflichtangabe, ein Syntaxfehler. Der Empfänger lehnt sie dann ab, und Sie fangen von vorn an.

Dagegen hilft die Validierung: Der offizielle KoSIT-Validator (KoSIT = Koordinierungsstelle für IT-Standards) prüft eine E-Rechnung autoritativ gegen die EN 16931 und die XRechnung-Regeln (technisch: Schematron-Regeln). Er meldet fehlende Pflichtfelder sowie Struktur- und Validierungsfehler. Erst wenn die Prüfung „grün" ist, sollte die Rechnung das Haus verlassen.

Eine einzelne Datei können Sie schnell selbst mit dem E-Rechnungs-Validator gegenprüfen.

Wie versende ich die fertige XRechnung?

Das Erzeugen ist das eine – die Zustellung das andere. Der richtige Weg hängt vom Empfänger ab:

Wichtig: Welchen Weg ein Empfänger akzeptiert, gibt er vor. Fragen Sie im Zweifel nach dem gewünschten Übermittlungsweg (und – bei Behörden – nach der Leitweg-ID), bevor Sie senden.

Wie CERTISCAN die XRechnung erstellt

CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Das Modul E-Rechnung nimmt Ihnen die Format-Arbeit ab:

• Erfassen wie gewohnt – Leistungspositionen, Objekt, Kunde. Der strukturierte XRechnung-Datensatz nach EN 16931 entsteht im Hintergrund; Sie sehen eine normale Rechnungsmaske.
• Validierung fail-closed: Vor dem Versand wird die ausgehende E-Rechnung vom offiziellen KoSIT-Validator geprüft. Ist sie nicht konform – oder der Prüfer nicht erreichbar –, wird der Versand blockiert, und zwar bevor eine Rechnungsnummer gezogen wird. So geht nichts Fehlerhaftes raus und Ihr Nummernkreis bleibt lückenlos.
• Revisionssichere Archivierung im GoBD-Archiv mit Audit-Trail; ein DATEV-Export übergibt die Belege ans Lohnbüro bzw. den Steuerberater.

Ehrlich eingeordnet: KoSIT-validiert ist vor allem der XRechnung-XML-Pfad; die vollständige PDF/A-3-Erzeugung für das Hybrid-Format ZUGFeRD wird schrittweise ausgebaut. Den Übermittlungsweg (OZG-RE-Portal, Peppol, E-Mail) wählen Sie je nach Empfänger; die geprüfte Datei liefert das Modul. Die abschließende steuerliche Bewertung bleibt Sache Ihres Steuerberaters.

→ Format-Grundlagen im Detail: XRechnung oder ZUGFeRD? Der Vergleich.