Reinigungskosten kalkulieren: Stundensatz, Flächenleistung & Kalkulationsformel

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Reinigungskosten kalkulieren heißt, drei Größen zusammenzubringen:

1. Zeitbedarf = Fläche ÷ Flächenleistung (m²/Stunde). Die Flächenleistung ist der Richtwert, wie viele Quadratmeter eine Kraft in einer Stunde schafft.
2. Kosten = Zeitbedarf × Vollkosten-Stundensatz. Der Stundensatz ist mehr als der Lohn: Er enthält Lohnnebenkosten, bezahlte Ausfallzeiten, Verteilzeiten und Gemeinkosten.
3. Angebotspreis = Kosten + Aufschlag oder Marge (Wagnis und Gewinn).

Die Basis jeder Kalkulation ist der Lohn – in der Gebäudereinigung der allgemeinverbindliche Branchenmindestlohn (2026: 15,00 €/Std. in Lohngruppe 1). Alles andere baut darauf auf.

Wichtig und ehrlich: Es gibt keinen allgemeingültigen „richtigen" Stundensatz oder €/m²-Preis. Lohnnebenkosten, Verteilzeiten, Gemeinkosten und Ihr gewünschter Gewinn sind betriebsindividuell. Dieser Leitfaden liefert die Systematik und Branchen-Richtwerte – die konkreten Zahlen setzen Sie mit Ihren eigenen Werten ein.

Schritt 1: Die Fläche aufmessen

Am Anfang steht das Aufmaß: Welche Flächen werden wie oft gereinigt? Erfassen Sie die reinigbare Fläche getrennt nach Raumart – denn ein Sanitärraum dauert pro Quadratmeter deutlich länger als ein offenes Großraumbüro.

Typische Kategorien:

• Büro-/Verkehrsflächen (Räume, Flure)
• Sanitärbereiche (WC, Waschräume) – zeitintensiv
• Sonderflächen (Küchen/Teeküchen, Treppenhäuser, Glasflächen)

Wer sauber aufmisst, hat die halbe Kalkulation erledigt. Für die Flächenermittlung hilft der Flächen-/Aufmaß-Rechner.

Schritt 2: Die Flächenleistung bestimmen (m²/Stunde)

Die Flächenleistung (auch Leistungswert oder Leistungszahl) sagt, wie viele Quadratmeter pro Stunde eine Reinigungskraft in einem bestimmten Bereich schafft. Sie ist der Hebel der ganzen Kalkulation: Schon kleine Abweichungen verändern den Preis stark.

Als Orientierung dienen Branchen-Richtwerte (u. a. vom Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks / RAL). Sie sind Spannen, keine Gesetze – die realen Werte hängen von Möblierung, Verschmutzung, Wegezeiten und Ausstattung ab:

So rechnen Sie den Zeitbedarf:

Fläche ÷ Flächenleistung = Zeitbedarf je Reinigung. Beispiel-Logik: 800 m² Büro ÷ 150 m²/Std. = rund 5,3 Std. je Durchgang.

Diese Werte sollten Sie mit der eigenen Erfahrung kalibrieren: Nach ein paar Wochen SOLL/IST-Vergleich wissen Sie, welche Leistungszahl in Ihren Objekten realistisch ist. Zum schnellen Umrechnen: der Reinigungszeit-Rechner und der Personalbedarfsrechner Reinigung.

Schritt 3: Vom Zeitbedarf zum Monatswert (Monatsfaktor)

Ein Objekt wird selten nur einmal gereinigt. Um vom Zeitbedarf je Durchgang auf den Monatsaufwand zu kommen, nutzt die Branche den Monatsfaktor:

Monatsfaktor = (52 Wochen × Reinigungen pro Woche) ÷ 12 Monate

Bei einmal wöchentlich ergibt das den pauschalen Faktor 4,333. Bei fünfmal wöchentlich entsprechend 21,67. So wird aus „5,3 Stunden pro Durchgang, 5×/Woche" ein planbarer Monatsstundenwert, den Sie mit dem Stundensatz multiplizieren.

Schritt 4: Der Vollkosten-Stundensatz – mehr als der Lohn

Jetzt kommt der Teil, bei dem viele Betriebe zu knapp rechnen. Der ausgezahlte Stundenlohn ist nur die Spitze. Der Vollkosten-Stundensatz (Stundenverrechnungssatz) enthält obendrauf:

Bewusst ohne fertige Zahl: Wie hoch der Zuschlag vom Grundlohn zum Vollkostensatz ausfällt, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden – abhängig von Ihrer Kostenstruktur, Ihrem Fuhrpark, Ihrer Verwaltung und Ihrer Auslastung. Seriös ist nur die eigene Aufschlagsrechnung auf Basis Ihrer echten Kosten, nicht ein aus dem Internet abgeschriebener Pauschalsatz.

Den Branchenmindestlohn als Ausgangspunkt – und warum er verbindlich ist – erklärt der Leitfaden Mindestlohn Gebäudereinigung 2026. Für die reine Lohn-/Stundenrechnung hilft der Mindestlohn-Rechner, für die Reinigungskosten insgesamt der Reinigungskosten-Rechner.

Schritt 5: Vom Selbstkostenpreis zum Angebotspreis

Aus Zeitbedarf × Vollkosten-Stundensatz ergibt sich der Selbstkostenpreis. Der Angebotspreis entsteht daraus über einen von zwei Wegen – die man nicht verwechseln darf:

• Aufschlag (Markup): Preis = Kosten × (1 + Aufschlagssatz). Beispiel-Logik: Kosten + 15 % Aufschlag.
• Marge (Gewinnspanne): Preis = Kosten ÷ (1 − Margensatz). Eine „20 % Marge" ist nicht dasselbe wie „20 % Aufschlag" – die Marge bezieht sich auf den Verkaufspreis, der Aufschlag auf die Kosten.

Dieser Unterschied ist ein häufiger Kalkulationsfehler. Wer beides gleichsetzt, verschenkt Marge. Nachrechnen lässt sich das mit dem Marge-Rechner.

Ob Sie mit Aufschlag oder Marge arbeiten, kann zudem je Kunde unterschiedlich sinnvoll sein – ein Großkunde mit Volumen anders als ein kleines Einzelobjekt.

Schritt 6: Nachkalkulieren – sonst wird der Preis zur Wette

Die beste Kalkulation ist wertlos, wenn niemand prüft, ob sie aufgeht. Deshalb gehört zu jedem Objekt die Nachkalkulation (SOLL/IST): Waren die geplanten Stunden realistisch? Stimmt die angesetzte Flächenleistung? Frisst ein Objekt schleichend Ihre Marge?

Zwei Anlässe zwingen immer zur Nachkalkulation:

1. Lohnerhöhung. Steigt der Branchenmindestlohn (2026 auf 15,00 €), steigen die Personalkosten. Objektpreise prüfen und – wo Verträge es zulassen – anpassen.
2. Abweichung im Ist. Wenn die tatsächlich gebrauchten Stunden dauerhaft über dem Kalkül liegen, ist entweder die Leistungszahl falsch oder das Objekt braucht Nachverhandlung.

Wie man den schleichenden Verlustbringer erkennt, vertieft der (in Vorbereitung befindliche) Blick auf die Objekt-Rentabilität über das Controlling.

Wie CERTISCAN die Kalkulation abbildet

CERTISCAN ist eine modulare Plattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Das Modul Kalkulation & Angebote bildet genau diesen Weg vom Aufmaß zum Angebot zum Vertrag ab:

• Fläche × Leistungsgrad × Verrechnungssatz + Zuschläge → Selbstkostenpreis, daraus der Angebotspreis.
• Flexibler Preis-Modus: Umschaltbar zwischen Aufschlag (Kosten × (1 + Rate)) und Marge (Kosten ÷ (1 − Rate)), zusätzlich Rabatt auf den Listenpreis.
• Sätze je Ebene pflegbar: Position/Kalkulation → Kunden-Default → Betriebs-Default. So kann jeder Kunde seine eigene Verrechnungs-/Margenlogik haben; die aufgelösten Sätze werden pro Angebot als Snapshot eingefroren.
• Kreis zum Ist: Über die Verbindung zu Zeiterfassung und Controlling wird aus der Angebots-Kalkulation eine SOLL/IST-Nachkalkulation – Sie sehen, ob das Objekt trägt.

Ehrlich eingeordnet: CERTISCAN rechnet mit Ihren Werten – Leistungszahlen, Stundensätze, Aufschläge, die Sie pflegen. Es gibt keine „richtige" Zahl aus der Konserve; das Modul macht die Systematik nur schnell, konsistent und je Kunde nachvollziehbar. Die Angebots-Kalkulation ist eine kaufmännische Auswertung, kein Steuerbeleg.