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Verpflegungspauschale Rechner 2026: Dienstreise-Pauschalen

Verpflegungspauschale berechnen: 14 € (>8h), 28 € (>24h), 14 € An-/Abreisetag. Steuerfreie Erstattung oder Werbungskosten. Kostenlos berechnen.

Verpflegungspauschale berechnen

Eintägige Dienstreisen mit über 8 Stunden Abwesenheit
Mehrtägige Dienstreisen – volle Kalendertage mit Übernachtung
Erster und letzter Tag einer mehrtägigen Dienstreise
Pauschalsätze 2026 (Inland)
Abwesenheit > 8 h14 €
Abwesenheit 24 h (voller Tag)28 €
An-/Abreisetag14 €
Kürzung bei Mahlzeitengestellung
Frühstück (20%)− 5,60 €
Mittagessen (40%)− 11,20 €
Abendessen (40%)− 11,20 €
728 €
Verpflegungspauschale gesamt
✅ 728 € steuerfrei erstattbar
Eintägig > 8 h (20 × 14 €)280 €
Volle Tage 24 h (10 × 28 €)280 €
An-/Abreisetage (12 × 14 €)168 €
Gesamtanspruch728 €
Dienstreisetage gesamt42 Tage
Steuerersparnis (30% Steuersatz)ca. 218,4 €
Steuerersparnis (42% Steuersatz)ca. 305,76 €
\u2705 Steuerfreie Erstattung: Der Arbeitgeber kann 728 € steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Alternativ können Sie den Betrag als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung absetzen.
\u26a0\ufe0f Dreimonatsfrist: An derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschale nur für die ersten 3 Monate. Bei 4 Wochen Unterbrechung beginnt die Frist neu. Bei wechselnden Einsatzorten (FM-typisch) greift die Frist in der Regel nicht.

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CERTISCAN berechnet Verpflegungspauschalen automatisch aus der Zeiterfassung und Dienstreise-Dokumentation. Steuerfreie Erstattung per Klick. Ab 29 €/Monat.

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Verpflegungspauschale 2026 – alle Sätze auf einen Blick

Die Verpflegungspauschale für Dienstreisen im Inland beträgt 2026:

  • 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (eintägige Reise)
  • 28 € bei Abwesenheit von 24 Stunden (volle Reisetage)
  • 14 € für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Dienstreisen

Der kostenlose CERTISCAN Verpflegungspauschale Rechner berechnet Ihren Gesamtanspruch sofort – mit Aufschlüsselung nach Reisetagen und geschätzter Steuerersparnis.

Beispiel: 20 Tage über 8 Stunden (20 × 14 € = 280 €) + 10 volle Reisetage (10 × 28 € = 280 €) + 12 An-/Abreisetage (12 × 14 € = 168 €) = 728 € Gesamtanspruch.

Steuerfreie Erstattung oder Werbungskosten

Der Arbeitgeber kann die Verpflegungspauschale steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Alternativ kann der Arbeitnehmer die Pauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. CERTISCAN dokumentiert beides automatisch.

Unterschied zum Verpflegungsmehraufwand

Die Begriffe Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwand werden oft synonym verwendet. Technisch ist der Verpflegungsmehraufwand der Oberbegriff, die Verpflegungspauschale der gesetzlich festgelegte Pauschalbetrag. Der CERTISCAN Rechner berechnet die konkreten Pauschbeträge für Ihre Dienstreisen.

Für wen gilt die Verpflegungspauschale?

Die Pauschale gilt für alle Arbeitnehmer mit beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten – also Dienstreisen, wechselnde Einsatzorte oder Fahrten zu Kunden. Besonders relevant für Facility Manager, Servicetechniker und Reinigungskräfte mit mehreren Einsatzorten.

CERTISCAN erkennt Auswärtstätigkeiten automatisch aus der Zeiterfassung und berechnet die Verpflegungspauschale im Steuer-Cockpit.

Berechnung gepr\u00fcft von Christoph Schulz, Gr\u00fcnder CERTISCAN. Letzte Aktualisierung: M\u00e4rz 2026.

Verpflegungspauschale berechnen: CERTISCAN vs. Alternativen

FunktionCERTISCANExcelManuell
Pauschale berechnenAutomatischFormel nötigTaschenrechner
An-/AbreisetageAutomatisch erkanntManuellFehleranfällig
Mahlzeitenkürzung✅Aufwendig❌
DreimonatsfristAutomatisch überwacht❌❌
Dienstreise-Dokumentation✅❌❌
Steuerfreie AG-Erstattung✅❌❌
Steuer-Cockpit✅❌❌
Kosten29 €/Mo0 €0 €

Alles was Sie über die Verpflegungspauschale wissen müssen

Gesetzliche Grundlage: § 9 Abs. 4a EStG

Die Verpflegungspauschale ist im Einkommensteuergesetz geregelt:

  • § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG: Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit
  • § 3 Nr. 16 EStG: Steuerfreie Arbeitgebererstattung bis zu den Pauschbeträgen
  • § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG: Betriebsausgabenabzug bei Selbstständigen
  • R 9.6 LStR: Lohnsteuerrichtlinien mit Details zur Anwendung

Pauschbeträge 2026 (Inland)

  • Abwesenheit > 8 Stunden: 14 € (eintägige Reise oder letzter Reisetag)
  • Abwesenheit 24 Stunden: 28 € (volle Kalendertage bei mehrtägiger Reise)
  • An-/Abreisetag: 14 € (ohne Mindestabwesenheit)

Berechnung Schritt für Schritt

  1. Eintägige Dienstreise: Bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden → 14 €
  2. Mehrtägige Dienstreise – Anreisetag: Unabhängig von der Dauer → 14 €
  3. Mehrtägige Dienstreise – volle Tage: 24 Stunden abwesend → 28 €
  4. Mehrtägige Dienstreise – Abreisetag: Unabhängig von der Dauer → 14 €
  5. Gesamtanspruch: Summe aller Pauschbeträge

Kürzung bei Mahlzeitengestellung

Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt (z. B. im Hotel), wird die Pauschale gekürzt:

  • Frühstück: 20% von 28 € = 5,60 € Kürzung
  • Mittagessen: 40% von 28 € = 11,20 € Kürzung
  • Abendessen: 40% von 28 € = 11,20 € Kürzung

Achtung: Die Kürzung bezieht sich immer auf den 28-€-Satz, auch wenn die Abwesenheit nur den 14-€-Satz rechtfertigt. Die Kürzung kann aber nicht zu einem negativen Betrag führen.

Dreimonatsfrist

  • Grundregel: Verpflegungspauschale gibt es nur für die ersten 3 Monate an derselben Tätigkeitsstätte
  • Unterbrechung: Mindestens 4 Wochen → Frist beginnt neu
  • Ausnahme: Verschiedene Einsatzorte → keine Dreimonatsfrist
  • FM-Praxis: Wechselnde Objekte → Dreimonatsfrist selten relevant

Verpflegungspauschale im Facility Management

  • Objektleiter mit mehreren Standorten: Fahrten zwischen Objekten sind Auswärtstätigkeiten
  • Servicetechniker: Kundeneinsätze sind klassische Auswärtstätigkeiten
  • Reinigungskräfte: Bei wechselnden Einsatzorten greift die Pauschale
  • Erste Tätigkeitsstätte: Muss vom AG festgelegt werden (§ 9 Abs. 4 EStG)

Steuerliche Optimierung

  • Arbeitgeber-Erstattung nutzen (steuerfrei!)
  • Fehlende Erstattung als Werbungskosten absetzen
  • Reisekostenabrechnung sorgfältig dokumentieren
  • Kürzungen bei Mahlzeitengestellung korrekt berechnen
  • Dreimonatsfrist im Blick behalten

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H\u00e4ufig gestellte Fragen

Im Inland: 14 € bei Abwesenheit über 8 Stunden, 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit, 14 € für An- und Abreisetage. Die Pauschbeträge gelten seit 2020 unverändert.
Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Der Verpflegungsmehraufwand ist der Oberbegriff für die Mehrkosten bei Auswärtstätigkeiten. Die Verpflegungspauschale ist der gesetzlich festgelegte Pauschbetrag (14 €/28 €).
14 € bei eintägigen Dienstreisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen. 28 € für volle Kalendertage bei mehrtägigen Reisen (24 Stunden abwesend).
Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung gibt es für An- und Abreisetage jeweils 14 € – unabhängig von der Dauer der Abwesenheit an diesen Tagen.
Nein, der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Pauschale zu erstatten. Er kann es aber steuerfrei tun. Wenn er nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer die Pauschale als Werbungskosten absetzen.
Die Pauschale wird gekürzt: Frühstück -5,60 € (20% von 28 €), Mittagessen -11,20 € (40%), Abendessen -11,20 € (40%). Bei voller Verpflegung kann die Pauschale auf 0 € sinken.
Ja, an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschale nur für die ersten 3 Monate. Bei 4 Wochen Unterbrechung beginnt die Frist neu. Bei wechselnden Einsatzorten (FM-typisch) greift die Frist oft nicht.
Ja, Selbstständige können die Verpflegungspauschale als Betriebsausgabe absetzen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Die gleichen Pauschbeträge und Regeln gelten.
Notwendig sind: Reiseziel, Reisegrund, Datum und Uhrzeit (Abfahrt/Rückkehr), gestellte Mahlzeiten. CERTISCAN dokumentiert Dienstreisen automatisch aus der Zeiterfassung.
Die Steuerersparnis hängt vom persönlichen Steuersatz ab. Bei 30% Steuersatz und 728 € Pauschale sparen Sie ca. 218 €, bei 42% ca. 306 €. Der CERTISCAN Rechner zeigt die geschätzte Ersparnis.
Ja, für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschbeträge, die jährlich vom BMF festgelegt werden. Diese sind meist höher als die Inlandspauschale. Dieser Rechner berechnet nur die Inlandspauschale.
CERTISCAN erkennt Auswärtstätigkeiten automatisch aus der Zeiterfassung, berechnet die Pauschale und berücksichtigt Kürzungen bei Mahlzeitengestellung. Im Steuer-Cockpit sehen Mitarbeiter ihren Anspruch. Ab 29 €/Monat.

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