Steht der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) vor der Tür, brauchen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Mitarbeiter – schwarz auf weiß. CERTISCAN erzeugt diesen § 17-MiLoG-Nachweis für einen Monat auf Knopfdruck als CSV, mit Personalnummer, Name und dem Objekt, und stellt ihn als sicheren, zeitlich begrenzten Download-Link bereit, den Sie an Zoll oder Lohnbüro weiterreichen können.
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft, ob der Mindestlohn eingehalten wird. Grundlage ist die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert und aufbewahrt sein. Wer das mit Stundenzetteln und Excel führt, sucht im Ernstfall stundenlang zusammen, was der Prüfer in Minuten sehen will – und riskiert bei Lücken empfindliche Bußgelder.
CERTISCAN baut aus den ohnehin gestempelten Zeiten den § 17-MiLoG-Export für einen ausgewählten Monat – für die ganze Organisation oder einen einzelnen Mitarbeiter. Die CSV ist auf eine FKS-Prüfung zugeschnitten und enthält je Arbeitstag:
Die CSV ist ;-getrennt und öffnet sich direkt in Excel.
Ein Zoll-Nachweis legt Klarname und Personalnummer offen – das ist zweckgebunden für die FKS-Prüfung und darf nicht als offener Link im Netz stehen. CERTISCAN erzeugt deshalb einen HMAC-signierten, zeitlich begrenzten Download-Link (15 Minuten gültig), den Sie bewusst weiterreichen können – an den Prüfer oder Ihr Lohnbüro, auch per E-Mail.
Der Link ist fest an Ihre Organisation und den Zeitraum gebunden: Wird an der Adresse manipuliert (andere Firma, anderer Monat), bricht die Signatur und der Link ist ungültig. So kann ein Nachweis niemals fremde Daten ausliefern, und den Link erstellen darf nur, wer die Export-Berechtigung hat (Verwalter/Manager aufwärts).
Die Zeiterfassung achtet zusätzlich auf die Erfassungsfrist (§ 17 MiLoG / MiLoArbbV § 1): Arbeitszeit ist spätestens 7 Kalendertage nach der Leistung aufzuzeichnen. Wird ein länger zurückliegender Tag erst später nachgetragen, markiert das System das als Compliance-Hinweis – so fällt eine verspätete Erfassung auf, bevor sie in der Prüfung auffällt.
Getrennt davon liefert das Modul auch einen Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen (NachwG) als arbeitszeitbezogene Anlage – für den Zoll-Fall ist der § 17-MiLoG-Export der zentrale Nachweis.
Beginn, Ende und Dauer je Mitarbeiter und Tag für einen Monat – mit Personalnummer, Name und Objekt. Was der Zoll sehen will, steht in einer CSV, nicht in zehn Ordnern.
Der Nachweis wird als HMAC-signierter Link (15 Minuten gültig) bereitgestellt – an Zoll oder Lohnbüro weiterreichbar, ohne dass sensible Daten offen im Netz liegen.
Der Link kapselt Organisation und Monat. Jede Manipulation bricht die Signatur – ein Nachweis kann prinzipiell keine fremden Firmendaten ausliefern.
Mitarbeiter stempeln vor Ort; abgeschlossene Schichten mit Beginn, Ende, Pause und Objekt liegen bereits vor.
Sie wählen Monat und Umfang (ganze Firma oder ein Mitarbeiter). Nur berechtigte Rollen (Manager aufwärts) dürfen den Export erzeugen.
CERTISCAN baut die § 17-MiLoG-CSV mit Personalnummer, Name, Datum, Beginn/Ende/Pause/Netto und Objekt – in deutscher Uhrzeit.
Der Nachweis wird als signierter, 15 Minuten gültiger Link bereitgestellt – an Zoll oder Lohnbüro weiterreichbar, org- und zeitraumgebunden.
| Aufgabe | CERTISCAN Zeiterfassung | Stundenzettel & Excel |
|---|---|---|
| Beginn/Ende/Dauer je Tag & MA (§ 17 MiLoG) | mühsam | |
| Personalnummer, Name & Objekt im Nachweis | per Hand | |
| Nachweis für einen Monat auf Knopfdruck | ||
| Sicher teilbarer, zeitlich begrenzter Link | ||
| Fest an Firma & Zeitraum gebunden (kein Datenleck) | ||
| Hinweis bei verspäteter Erfassung (7-Tage-Frist) |
Rechtsquelle: MiLoG § 17 (Aufzeichnungs-/Aufbewahrungspflicht) · MiLoArbbV § 1 (7-Tage-Erfassungsfrist) · SchwarzArbG (FKS-Prüfung) · GoBD · Stand: 2026
Strukturelle Rechtsinfo – keine Rechtsberatung. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern.
Beginn und Ende werden in Europe-Berlin-Wanduhrzeit ausgewiesen (nicht UTC) – so, wie § 17 MiLoG die tägliche Arbeitszeit verlangt, inklusive Sommer-/Winterzeit.
Wird Arbeitszeit erst mehr als 7 Tage nach der Leistung erfasst, markiert das System das als Hinweis (§ 17 MiLoG / MiLoArbbV) – bevor es in der Prüfung auffällt.
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