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Personalkosten-Rechner 2026: Wahre Kosten pro Mitarbeiter

Personalkosten sind weit mehr als das Bruttogehalt. Die Formel: Bruttolohn + AG-Anteil SV (~20,4%) + Umlagen + Urlaubs-/Krankheitskosten.

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Gehalt & Minijob

Personalkosten berechnen

Werte 2026

Guide

Personalkosten berechnen – die wahren Kosten

Personalkosten sind weit mehr als das Bruttogehalt. Die Formel: Bruttolohn + AG-Anteil SV (~20,4%) + Umlagen + Urlaubs-/Krankheitskosten. Der kostenlose CERTISCAN Personalkosten-Rechner zeigt die tatsächlichen Kosten pro Mitarbeiter und pro Stunde – inklusive aller Nebenkosten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 2.500 € brutto bei 40 h/Woche kostet den Arbeitgeber tatsächlich ca. 3.010 €/Monat. Berücksichtigt man 30 Urlaubstage und 10 Krankheitstage, steigen die effektiven Kosten pro produktive Stunde auf ca. 21,60 €. CERTISCAN berechnet das automatisch.

AG-Anteil Sozialversicherung 2026

Der Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung beträgt 2026 insgesamt ca. 20,4% des Bruttolohns: Krankenversicherung 7,3% + Zusatzbeitrag 0,8%, Rentenversicherung 9,3%, Arbeitslosenversicherung 1,3%, Pflegeversicherung 1,8%. CERTISCAN verwendet stets die aktuellen Sätze.

Warum CERTISCAN die Personalkosten kennt

Dieser CERTISCAN Personalkosten-Rechner gibt einen ersten Überblick. Die CERTISCAN Plattform auf Anfrage berechnet die echten Personalkosten aus der Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnbuchhaltung – pro Standort, pro Team, pro Mitarbeiter.

Im Facility Management ist die exakte Kenntnis der Personalkosten pro produktive Stunde entscheidend für Kalkulationen, Angebote und Nachkalkulationen. CERTISCAN liefert diese Daten in Echtzeit.

Versteckte Kosten erkennen

Neben den SV-Beiträgen entstehen weitere Kosten: Umlagen U1/U2/U3, Berufsgenossenschaft, Arbeitskleidung, Schulungen, Verwaltung. Im FM kommen Anfahrtskosten und Ausrüstung hinzu. CERTISCAN erfasst alle Kostentreiber und zeigt den wahren Stundenverrechnungssatz.

In comparison

Funktion	CERTISCAN	Excel	Manuell
Personalkostenberechnung	Automatisch	Formel nötig	Schätzung
SV-Sätze aktuell	Immer aktuell	Manuell pflegen	Fehleranfällig
Kosten pro Standort
Krankenquote-Tracking
Verrechnungssatz
Subunternehmer-Vergleich
DATEV-Export
Kosten	Auf Anfrage	0 €	0 €

Good to know

Alles was Sie über Personalkosten wissen müssen

Gesetzliche Grundlagen

Personalkosten setzen sich aus gesetzlich vorgeschriebenen und freiwilligen Bestandteilen zusammen:

SGB IV/V: Sozialversicherungspflicht – AG trägt ca. die Hälfte der Beiträge
BUrlG: Mindestens 20 Urlaubstage (bei 5-Tage-Woche), Urlaub ist bezahlte Abwesenheit
EFZG: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall – 6 Wochen pro Krankheitsfall
AAG: Umlagen U1 (Krankheit) und U2 (Mutterschaft) an Krankenkasse
SGB VII: Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Berechnung der Gesamtkosten

Die vollständige Personalkostenformel:

AG-Anteil SV: Bruttolohn × 20,4% (KV 7,3% + KV-Zusatz 0,8% + RV 9,3% + AV 1,3% + PV 1,8%)
Umlagen: U1 ca. 1,1%, U2 ca. 0,24%, Insolvenzgeldumlage 0,06%
BG-Beitrag: Branchenabhängig (Reinigung ca. 1,5%)
Gesamtkosten monatlich: Bruttolohn + AG-Anteil SV + Umlagen + BG
Effektiver Stundensatz: Gesamtkosten × 12 ÷ produktive Stunden pro Jahr

Produktive Stunden: 52 Wochen × Wochenstunden − Urlaub − Feiertage − Krankheit − Fortbildung

Ausnahmen & Sonderfälle

Minijobber: Pauschale AG-Abgaben von ca. 31% statt regulärer SV-Beiträge
Midijobber (603–2.000 €): Reduzierte AN-Beiträge, volle AG-Beiträge
BBG-Obergrenze: SV-Beiträge nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze (KV: 5.175 €, RV: 7.550 €)
Saisonarbeit: Höhere Kosten pro produktive Stunde durch saisonale Schwankungen

Branchenspezifische Kosten im FM

Arbeitskleidung: 15–25 €/Monat (Reinigung), PSA-Pflicht nach ArbSchG
Schulungen: Hygieneschulungen, UVV, Ersthelfer – ca. 200–500 €/Jahr
Anfahrtskosten: Fahrzeug, Kilometer, Parkgebühren
Material/Ausrüstung: Reinigungsmittel, Geräte, Verbrauchsmaterial
Verwaltung: Lohnbuchhaltung, Personalabteilung, Software

Personalkosten-Benchmarks

Aufschlag auf Bruttolohn: Typisch 20–25% für SV + Umlagen
Faktor Brutto zu Gesamtkosten: Ca. 1,3–1,5 (branchenabhängig)
Produktive Arbeitstage/Jahr: Ca. 210–220 (bei 30 Urlaub, 10 Feiertage, 10 Krankheit)
Produktive Stunden/Jahr: Ca. 1.680–1.760 bei Vollzeit

Praxistipps für Arbeitgeber

Personalkosten pro produktive Stunde berechnen, nicht nur Bruttolohn
Krankenquote tracken – direkte Auswirkung auf effektive Kosten (CERTISCAN)
Urlaubs- und Vertretungsplanung optimieren
Subunternehmer-Kosten mit eigenen Personalkosten vergleichen
Digitale Zeiterfassung für exakte Kostenrechnung einsetzen

Frequently asked questions

Wie hoch sind die tatsächlichen Personalkosten?

Die Gesamtkosten liegen ca. 30–50% über dem Bruttolohn. Bei 2.500 € brutto entstehen ca. 3.000–3.250 € monatliche Gesamtkosten (SV, Umlagen, BG, Urlaub, Krankheit).

Was zahlt der Arbeitgeber an Sozialversicherung?

Der AG-Anteil beträgt 2026 ca. 20,4% des Bruttolohns: KV 7,3% + Zusatzbeitrag 0,8%, RV 9,3%, AV 1,3%, PV 1,8%. Bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze.

Wie berechne ich den effektiven Stundensatz?

Gesamtkosten pro Jahr ÷ produktive Stunden pro Jahr. Produktive Stunden = (52 Wochen × Wochenstunden) minus Urlaub, Feiertage, Krankheit. Typisch: 1.680–1.760 h/Jahr bei Vollzeit.

Welche versteckten Kosten gibt es?

Neben SV-Beiträgen: Umlagen U1/U2/U3 (ca. 1,4%), BG-Beitrag (1–3%), Arbeitskleidung, Schulungen, Verwaltung, Arbeitsmittel. Im FM kommen Anfahrtskosten und Material hinzu.

Wie wirkt sich Krankheit auf die Personalkosten aus?

Jeder Krankheitstag kostet den AG das volle Gehalt (EFZG) plus Produktivitätsverlust. Bei 10 Krankheitstagen/Jahr steigen die effektiven Kosten pro produktive Stunde um ca. 5%. CERTISCAN trackt die Krankenquote.

Was ist der Faktor Brutto zu Gesamtkosten?

Typisch 1,3 bis 1,5. Bei 2.500 € brutto: Faktor 1,3 = 3.250 €, Faktor 1,5 = 3.750 € Gesamtkosten. Der Faktor hängt von Branche, Tarifvertrag und freiwilligen Leistungen ab.

Sind Minijobber günstiger als Festangestellte?

Nicht unbedingt. Minijobber kosten ca. 31% Pauschalabgaben. Der Stundensatz ist oft gleich (Mindestlohn), aber produktive Stunden sind geringer und Verwaltungsaufwand höher pro Stunde.

Wie hilft CERTISCAN bei Personalkosten?

CERTISCAN berechnet die echten Personalkosten pro Standort, Team und Mitarbeiter – aus Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohndaten. Echtzeitdaten für Kalkulation und Controlling. Preis auf Anfrage.

Was kostet ein Mitarbeiter in der Reinigung?

Bei Branchenmindestlohn 15,00 €/h und Vollzeit: ca. 2.598 € brutto, ca. 3.210 € Gesamtkosten/Monat. Effektiver Stundensatz inkl. aller Nebenkosten: ca. 21–23 €/h.

Wie kalkuliere ich Verrechnungssätze?

Effektive Personalkosten pro Stunde + Gemeinkosten (Verwaltung, Büro) + Gewinnmarge = Verrechnungssatz. Im FM typisch: Faktor 1,8–2,5 auf den Bruttostundenlohn.

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CERTISCAN berechnet Personalkosten automatisch aus Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnbuchhaltung. Echte Kosten pro Standort, pro Mitarbeiter, in Echtzeit. Preis auf Anfrage.

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Personalkosten sind weit mehr als das Bruttogehalt. Die Formel: Bruttolohn + AG-Anteil SV (~20,4%) + Umlagen + Urlaubs-/Krankheitskosten.

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Werte 2026

Bruttolohn (monatlich)

€

Monatliches Bruttogehalt

Wochenstunden

Vertragliche Wochenstunden

Urlaubstage pro Jahr

Tage

Gesetzlich mind. 20 Tage (5-Tage-Woche)

Kranktage pro Jahr (Durchschnitt)

Tage

Branchendurchschnitt: 10–15 Tage

3.085,00 €

Gesamtkosten pro Monat (Arbeitgeber)

Personalkosten berechnet

Bruttolohn: 2.500,00 €
AG-Anteil SV (20,5%): 512,50 €
Umlagen (U1/U2/U3): 35,00 €
BG-Beitrag (~1,5%): 37,50 €
Gesamtkosten/Monat: 3.085,00 €
Gesamtkosten/Jahr: 37.020,00 €
Produktive Stunden/Jahr: 1.680 h
Effektiver Stundensatz: 22,04 €/h
Faktor (Brutto → Gesamt): × 1,23

Guide

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AG-Anteil Sozialversicherung 2026

Warum CERTISCAN die Personalkosten kennt

Im Facility Management ist die exakte Kenntnis der Personalkosten pro produktive Stunde entscheidend für Kalkulationen, Angebote und Nachkalkulationen. CERTISCAN liefert diese Daten in Echtzeit.

Versteckte Kosten erkennen

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SV-Sätze aktuell	Immer aktuell	Manuell pflegen	Fehleranfällig
Kosten pro Standort
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Verrechnungssatz
Subunternehmer-Vergleich
DATEV-Export
Kosten	Auf Anfrage	0 €	0 €

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Alles was Sie über Personalkosten wissen müssen

Gesetzliche Grundlagen

Personalkosten setzen sich aus gesetzlich vorgeschriebenen und freiwilligen Bestandteilen zusammen:

SGB IV/V: Sozialversicherungspflicht – AG trägt ca. die Hälfte der Beiträge
BUrlG: Mindestens 20 Urlaubstage (bei 5-Tage-Woche), Urlaub ist bezahlte Abwesenheit
EFZG: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall – 6 Wochen pro Krankheitsfall
AAG: Umlagen U1 (Krankheit) und U2 (Mutterschaft) an Krankenkasse
SGB VII: Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Berechnung der Gesamtkosten

Die vollständige Personalkostenformel:

AG-Anteil SV: Bruttolohn × 20,4% (KV 7,3% + KV-Zusatz 0,8% + RV 9,3% + AV 1,3% + PV 1,8%)
Umlagen: U1 ca. 1,1%, U2 ca. 0,24%, Insolvenzgeldumlage 0,06%
BG-Beitrag: Branchenabhängig (Reinigung ca. 1,5%)
Gesamtkosten monatlich: Bruttolohn + AG-Anteil SV + Umlagen + BG
Effektiver Stundensatz: Gesamtkosten × 12 ÷ produktive Stunden pro Jahr

Produktive Stunden: 52 Wochen × Wochenstunden − Urlaub − Feiertage − Krankheit − Fortbildung

Ausnahmen & Sonderfälle

Minijobber: Pauschale AG-Abgaben von ca. 31% statt regulärer SV-Beiträge
Midijobber (603–2.000 €): Reduzierte AN-Beiträge, volle AG-Beiträge
BBG-Obergrenze: SV-Beiträge nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze (KV: 5.175 €, RV: 7.550 €)
Saisonarbeit: Höhere Kosten pro produktive Stunde durch saisonale Schwankungen

Branchenspezifische Kosten im FM

Arbeitskleidung: 15–25 €/Monat (Reinigung), PSA-Pflicht nach ArbSchG
Schulungen: Hygieneschulungen, UVV, Ersthelfer – ca. 200–500 €/Jahr
Anfahrtskosten: Fahrzeug, Kilometer, Parkgebühren
Material/Ausrüstung: Reinigungsmittel, Geräte, Verbrauchsmaterial
Verwaltung: Lohnbuchhaltung, Personalabteilung, Software

Personalkosten-Benchmarks

Aufschlag auf Bruttolohn: Typisch 20–25% für SV + Umlagen
Faktor Brutto zu Gesamtkosten: Ca. 1,3–1,5 (branchenabhängig)
Produktive Arbeitstage/Jahr: Ca. 210–220 (bei 30 Urlaub, 10 Feiertage, 10 Krankheit)
Produktive Stunden/Jahr: Ca. 1.680–1.760 bei Vollzeit

Praxistipps für Arbeitgeber

Personalkosten pro produktive Stunde berechnen, nicht nur Bruttolohn
Krankenquote tracken – direkte Auswirkung auf effektive Kosten (CERTISCAN)
Urlaubs- und Vertretungsplanung optimieren
Subunternehmer-Kosten mit eigenen Personalkosten vergleichen
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Wie hoch sind die tatsächlichen Personalkosten?

Die Gesamtkosten liegen ca. 30–50% über dem Bruttolohn. Bei 2.500 € brutto entstehen ca. 3.000–3.250 € monatliche Gesamtkosten (SV, Umlagen, BG, Urlaub, Krankheit).

Was zahlt der Arbeitgeber an Sozialversicherung?

Der AG-Anteil beträgt 2026 ca. 20,4% des Bruttolohns: KV 7,3% + Zusatzbeitrag 0,8%, RV 9,3%, AV 1,3%, PV 1,8%. Bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze.

Wie berechne ich den effektiven Stundensatz?

Gesamtkosten pro Jahr ÷ produktive Stunden pro Jahr. Produktive Stunden = (52 Wochen × Wochenstunden) minus Urlaub, Feiertage, Krankheit. Typisch: 1.680–1.760 h/Jahr bei Vollzeit.

Welche versteckten Kosten gibt es?

Neben SV-Beiträgen: Umlagen U1/U2/U3 (ca. 1,4%), BG-Beitrag (1–3%), Arbeitskleidung, Schulungen, Verwaltung, Arbeitsmittel. Im FM kommen Anfahrtskosten und Material hinzu.

Wie wirkt sich Krankheit auf die Personalkosten aus?

Was ist der Faktor Brutto zu Gesamtkosten?

Typisch 1,3 bis 1,5. Bei 2.500 € brutto: Faktor 1,3 = 3.250 €, Faktor 1,5 = 3.750 € Gesamtkosten. Der Faktor hängt von Branche, Tarifvertrag und freiwilligen Leistungen ab.

Sind Minijobber günstiger als Festangestellte?

Nicht unbedingt. Minijobber kosten ca. 31% Pauschalabgaben. Der Stundensatz ist oft gleich (Mindestlohn), aber produktive Stunden sind geringer und Verwaltungsaufwand höher pro Stunde.

Wie hilft CERTISCAN bei Personalkosten?

CERTISCAN berechnet die echten Personalkosten pro Standort, Team und Mitarbeiter – aus Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohndaten. Echtzeitdaten für Kalkulation und Controlling. Preis auf Anfrage.

Was kostet ein Mitarbeiter in der Reinigung?

Bei Branchenmindestlohn 15,00 €/h und Vollzeit: ca. 2.598 € brutto, ca. 3.210 € Gesamtkosten/Monat. Effektiver Stundensatz inkl. aller Nebenkosten: ca. 21–23 €/h.

Wie kalkuliere ich Verrechnungssätze?

Effektive Personalkosten pro Stunde + Gemeinkosten (Verwaltung, Büro) + Gewinnmarge = Verrechnungssatz. Im FM typisch: Faktor 1,8–2,5 auf den Bruttostundenlohn.

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