CERTISCAN nimmt eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X) an, erkennt automatisch das Format, prüft sie nach EN 16931 und legt das strukturierte Original revisionssicher im GoBD-Archiv ab. Aus einer kryptischen XML-Datei wird ein geprüfter, buchbarer Beleg – mit einem klaren Hinweis, ob er wirklich vorsteuertauglich ist.
Eingangsrechnungen flattern längst als XRechnung oder ZUGFeRD herein. Doppelt klickt man darauf, sieht man entweder eine kryptische XML-Datei oder ein PDF, dem man nicht ansieht, ob wirklich alle Pflichtangaben stecken. Wer das nur ausdruckt und abheftet, hat weder geprüft noch normgerecht archiviert – und riskiert am Ende den Vorsteuerabzug.
Genau hier setzt der Empfangsteil des E-Rechnung-Moduls an: annehmen, das Format erkennen, prüfen und rechtssicher ablegen.
CERTISCAN erkennt das Format der eingehenden Datei automatisch:
Ehrlich statt schöngerechnet: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL genügen den EN-16931-Pflichtfeldern nicht (kein vollständiger § 14-Beleg). CERTISCAN erkennt sie, flaggt sie aber als nicht-konform – damit Sie beim Vorsteuerabzug nicht auf einen unvollständigen Beleg hereinfallen.
Jede eingelesene Rechnung wird nach EN 16931 validiert. Das Ergebnis ist kein diffuses „ok/nicht ok", sondern ein Score plus die Aufschlüsselung in drei Fehlerklassen:
So sehen Sie auf einen Blick, ob eine Lieferantenrechnung sauber ist oder ob Sie nachhaken müssen.
Das strukturierte XML ist das rechtliche Original – und wird als solches behandelt:
Der automatische Abruf direkt aus dem Mail-Postfach ist vorbereitet und wird schrittweise freigeschaltet.
XRechnung (UBL/CII), ZUGFeRD/Factur-X inklusive Profil, reines PDF oder unlesbar – CERTISCAN ordnet die eingehende Datei selbst ein, statt Sie raten zu lassen.
Unvollständige ZUGFeRD-Profile (MINIMUM, BASIC WL) werden erkannt und als nicht-konform markiert – so buchen Sie keine Rechnung als vorsteuertauglich, die es nicht ist.
Jede Rechnung wird nach EN 16931 geprüft. Das Ergebnis zeigt einen Score und trennt FORMAT-, CONTENT- und BUSINESS-Fehler – Sie sehen sofort, was hakt.
Per Upload oder über das Lieferanten-Portal. Die Datei wird angenommen (max. 10 MB, XML oder PDF).
CERTISCAN erkennt UBL, CII, ZUGFeRD-aus-PDF, reines PDF oder unlesbar und liest die enthaltenen Rechnungsdaten aus.
Die Rechnung erhält einen Validierungs-Score und eine Aufschlüsselung nach FORMAT-, CONTENT- und BUSINESS-Fehlern; nicht-konforme Profile werden markiert.
Das XML-Original wird AES-256-verschlüsselt gespeichert und mit einem SHA-256-WORM-Archiveintrag versiegelt – der Empfang steht im Audit-Trail.
| Aufgabe | CERTISCAN E-Rechnung | PDF-Anhang & Ablage-Ordner |
|---|---|---|
| Eingangsformat automatisch erkannt (UBL/CII/ZUGFeRD/PDF) | ||
| Prüfung nach EN 16931 mit Score | ||
| Unvollständige ZUGFeRD-Profile als nicht-konform markiert | ||
| XML-Original verschlüsselt gespeichert | lose Datei | |
| GoBD-WORM-Archiv mit SHA-256-Siegel | ||
| Lieferanten-Portal für externe Rechnungssteller |
Legal source: EN 16931 (Validierung) · UStG § 14/§ 14b (Empfang/Aufbewahrung) · GoBD (revisionssichere Archivierung) · Wachstumschancengesetz (E-Rechnungs-Empfangspflicht B2B seit 2025) · As of: 2026
Structural legal info – not legal advice. Amounts, deadlines and thresholds may change.
Das XML-Original wird verschlüsselt abgelegt und mit einem SHA-256-Archiveintrag versiegelt. Belegbar unverändert – wichtig für Betriebsprüfung und Vorsteuer.
Externe Rechnungssteller reichen über einen Portal-Link strukturiert ein – Prüfung und Archivierung starten sofort, ohne dass der Lieferant einen Zugang braucht.
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