HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im Vergleich: Personio, HRworks, Kenjo, Sage HR, rexx systems und CERTISCAN. Preise, Funktionsumfang, digitale Personalakte — und warum HR-Daten und Compliance zusammengehören.
HR-Software für KMU reicht 2026 von Modul-Baukästen ab rund 4,50 EUR je Mitarbeiter und Monat (Sage HR) bis zu individuell bepreisten Suiten wie Personio oder HRworks, die ihre Listenpreise nur auf Anfrage nennen. Wichtiger als der Preis ist die Frage, was das System können muss: Wer vor allem Stammdaten, Verträge und eine digitale Personalakte sucht, braucht keine Recruiting-Suite — wer hunderte Bewerbungen im Jahr verarbeitet, schon. Dieser Vergleich ordnet sechs Anbieter ein und sagt ehrlich, wofür welcher gebaut ist.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 17.07.2026
Ein Betrieb mit 20 bis 150 Mitarbeitenden hat andere HR-Probleme als ein Konzern: Verträge und Dokumente liegen in Papierordnern, Onboarding läuft per Zuruf, ablaufende Nachweise (Führerschein, Gesundheitszeugnis, Zertifikate) fallen erst auf, wenn es zu spät ist. Die Kernaufgaben sind Personalstammdaten, digitale Personalakte, Vertrags- und Dokumentenverwaltung, Abwesenheiten und ein sauberes Onboarding — wie das in fünf Minuten je Mitarbeiter aussehen kann, zeigt der Beitrag
Als Faustregel ab etwa 15 bis 20 Mitarbeitenden: Ab dieser Größe kosten Papierakten, Excel-Urlaubslisten und manuelles Onboarding messbar Zeit, und Fristen (Probezeit, ablaufende Nachweise, Vertragsänderungen) werden ohne System unzuverlässig. Einige Anbieter setzen diese Schwelle faktisch selbst: HRworks berechnet laut Anbieter mindestens 20 Nutzer.
Die digitale Personalakte ist ein Baustein: strukturierte Ablage von Verträgen, Nachweisen und Dokumenten je Mitarbeiter mit Zugriffskontrolle. Eine HR-Software ergänzt Prozesse darum herum — Onboarding-Workflows, Abwesenheitsanträge, Erinnerungen, Auswertungen. Wer nur revisionssichere Ablage braucht, sollte nicht für eine volle Suite zahlen; wer Prozesse digitalisieren will, kommt mit reiner Dokumentenablage nicht aus.
Recruiting, Performance-Management und Talent-Analytics sind dagegen Kür: nützlich ab einer gewissen Einstellungsfrequenz, aber kein Grund, dafür dauerhaft je Mitarbeiter zu zahlen. Und ein Thema wird oft unterschätzt: Personalakten enthalten hochsensible Daten — was Arbeitgeber dabei speichern dürfen, behandelt der Beitrag Datenschutz bei Mitarbeiterdaten.
Alle Preise netto laut den offiziellen Preisseiten bzw. den angegebenen Marktübersichten (Stand Juli 2026):
| Anbieter | Preis ab | Kernfunktionen | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| CERTISCAN (People-Modul) | auf Anfrage (Flatrate nach Standorten/Mitarbeitern) | Personalstamm, verschlüsselte Personalakte, Verträge, Onboarding, Qualifikations-Ampel | HR-Basis als Teil einer Compliance-Plattform (Zeiterfassung, E-Rechnung, HinSchG) |
| Personio | auf Anfrage (Preis je Mitarbeiter, individuell) | HR-Suite: Stammdaten, Abwesenheiten, Recruiting, Performance, Payroll-Option | Marktbreite Suite; feste Preispakete werden nicht mehr öffentlich genannt |
| HRworks | auf Anfrage (mind. 20 Nutzer werden berechnet) | Personalverwaltung, Reisekosten, Zeiterfassung, Lohn-Vorbereitung | Reisekosten-Wurzeln; ohne Mindestlaufzeit laut Anbieter |
| Kenjo | auf Anfrage (Preisrechner; Tarife Starter/Growth/Connect) | Stammdaten, Dienstplan, Zeiterfassung, Dokumente, Workflows | Fokus auf gewerbliche Teams; Recruiting als Add-on |
| Sage HR | ca. 4,50 EUR/MA/Monat (Basis) + Module je 1,50–2,50 EUR | Basis + Abwesenheiten; Module für Zeit, Schicht, Performance, Ausgaben | Modul-Baukasten; Recruiting als Pauschale (175 EUR/Monat) laut Marktübersicht |
| rexx systems | Cloud-Richtpreise öffentlich: z. B. Personalmanagement Basis 3,70 EUR/MA/Monat (100 MA, sinkend bis 0,70 EUR bei 5.000 MA, zzgl. MwSt.) | Personalmanagement, Talent, Zeitwirtschaft, Analytics | Skalierbare Suite bis Konzern; Einstiegspakete mit Beratungskontingent |
<!-- Quellen: https://www.personio.de/preise/ (keine öffentlichen Listenpreise; vgl. https://www.taxandbytes.de/tools/personalmanagement/personio/preise) · https://www.hrworks.de/preise/ (auf Anfrage, mind. 20 Nutzer) · https://www.kenjo.io/de/preise (Preisrechner, keine Listenpreise) · https://trusted.de/sage-hr (Sage-HR-Modulpreise 4,50/2,50/1,50/175 EUR zzgl. MwSt.) · https://www.rexx-systems.com/preise/ (Cloud-Richtpreise je MA/Monat, PM Basis 3,70→0,70 EUR; Einstiegspakete mit 32 Beratungs-/8 Schulungsstunden) · Stand: 2026-07-17 -->
Transparenz: CERTISCAN ist Herausgeber dieses Vergleichs und selbst Anbieter. Preis- und Funktionsangaben zu Drittanbietern stammen von deren öffentlichen Websites bzw. den genannten Marktübersichten (Stand: 17.07.2026) und können sich ändern — bitte vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter prüfen.
Das People-Modul von CERTISCAN deckt die HR-Grundausstattung ab: Personalstammdaten, Verträge (Vollzeit, Minijob, Werkstudent) mit Wochensoll und Urlaubsanspruch, Onboarding-Checklisten, HR-Dokumente mit Ablaufdatum und eine Qualifikations-Ampel für ablaufende Nachweise. Sensible Personalaktendaten wie Steuer-ID, IBAN und SV-Nummer sind AES-256-verschlüsselt; für Löschbegehren gibt es einen geprüften Löschpfad nach Art. 17 DSGVO. Ehrlich gesagt: Ein Recruiting-Vollsystem oder Bewerbermanagement ist CERTISCAN nicht — die Stärke liegt in der Verzahnung mit Zeiterfassung, Schichtplanung, Lohn-Vorbereitung und Compliance-Pflichten in einer Plattform. Preis: Flatrate auf Anfrage.
Personio deckt vom Recruiting über Stammdaten und Abwesenheiten bis zur Payroll-Option den gesamten HR-Lebenszyklus ab und richtet sich an Unternehmen von etwa 10 bis 2.000 Mitarbeitenden. Konkrete Listenpreise veröffentlicht der Anbieter nicht mehr; der Preis wird je Mitarbeiterzahl, Modulen und Laufzeit individuell kalkuliert.
HRworks kombiniert Personalverwaltung, Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung. Preise gibt es nur auf Anfrage; laut Anbieter werden mindestens 20 Nutzer berechnet, dafür gibt es keine Mindestlaufzeit. Für Betriebe mit vielen Dienstreisen ein naheliegender Kandidat.
Kenjo positioniert sich laut Anbieter für Unternehmen mit gewerblichen Belegschaften (Schichtbetrieb, verteilte Standorte) und bündelt Stammdaten, Dienstplan, Zeiterfassung und Workflows in den Tarifen Starter, Growth und Connect. Preise entstehen über einen Rechner nach Unternehmensgröße; Listenpreise sind nicht öffentlich.
Sage HR startet laut Marktübersicht mit einem Basismodul (Stammdaten + Abwesenheiten) um 4,50 EUR je Mitarbeiter und Monat; Arbeitszeit, Schichtplanung und Performance kosten je 2,50 EUR, Ausgaben 1,50 EUR extra, Recruiting pauschal 175 EUR/Monat. Wer nur wenig braucht, zahlt wenig — wer alles braucht, sollte die Summe der Module gegen Paketpreise anderer Anbieter rechnen.
rexx systems bedient mit Personalmanagement, Talent Management und Zeitwirtschaft auch komplexe Strukturen bis in den Konzern. Anders als viele Wettbewerber veröffentlicht rexx eine Cloud-Preisübersicht je Mitarbeitendem und Monat (z. B. Personalmanagement Basis 3,70 EUR bei 100 Mitarbeitenden, sinkend auf 0,70 EUR bei 5.000; zzgl. MwSt., konfigurationsabhängig); für kleinere Unternehmen gibt es laut Anbieter vorkonfigurierte Einstiegspakete mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden.
Tipp: Rechnen Sie vor der Anbieterwahl Ihre tatsächlichen Personalkosten durch — Software rechnet sich dort, wo sie Verwaltungszeit spart. Unser Personalkosten-Rechner zeigt die Vollkosten je Mitarbeiter, der Fluktuations-Rechner die Kosten jedes ungeplanten Abgangs — beides Zahlen, die in keinem Software-Angebot stehen, aber über den Nutzen entscheiden.
Achtung: Wer HR-Software nach dem Einstiegspreis je Mitarbeiter auswählt, unterschätzt die Gesamtkosten: Mindestnutzerzahlen (z. B. 20 bei HRworks), Modul-Zuschläge und mehrjährige Laufzeiten können den effektiven Preis deutlich erhöhen. Und ein Systemwechsel nach zwei Jahren kostet mehr als jede Preisdifferenz — die Datenmigration von Personalakten ist aufwendig und datenschutzrechtlich heikel.
Für reine HR-Arbeit mit hoher Einstellungsfrequenz sind Suiten wie Personio oder rexx systems gebaut; Sage HR punktet mit kleinteiliger Modulwahl, HRworks bei Reisekosten, Kenjo bei gewerblichen Teams. Wer dagegen einen Betrieb mit Schichtarbeit, Objektstruktur und Compliance-Pflichten führt — etwa in Gebäudereinigung oder Facility Management — für den ist HR selten ein Insel-Thema: Vertragsdaten, Zeiterfassung, Zuschläge und Pflichtnachweise gehören auf eine Datenbasis. Genau das ist der CERTISCAN-Ansatz: HR-Basis plus Compliance-Plattform statt vierter Einzellösung. Sprechen Sie mit uns, wenn das Ihre Situation ist.
Nach Art. 32 DSGVO risikoangemessen — bei Steuer-ID, IBAN, Sozialversicherungsnummer und Gesundheitsdaten heißt das praktisch: Verschlüsselung der Inhalte (nicht nur der Übertragung), rollenbasierte Zugriffe, Protokollierung und ein funktionierender Löschpfad. Fragen Sie Anbieter konkret, ob sensible Felder einzeln verschlüsselt sind (z. B. AES-256) und wie ein Löschbegehren nach Art. 17 DSGVO technisch umgesetzt wird.
Meist nicht von Anfang an: Wer zwei bis fünf Stellen im Jahr besetzt, verwaltet Bewerbungen auch ohne Bewerbermanagement rechtskonform — wichtig sind vor allem Löschfristen für Bewerberdaten. Ein Recruiting-Modul lohnt ab regelmäßig parallelen Ausschreibungen mit vielen Bewerbungen; bei Sage HR kostet es beispielsweise pauschal 175 EUR/Monat laut Marktübersicht, bei anderen Anbietern steckt es in höheren Tarifen.
Für die HR-Grundausstattung ja, für Spezialdisziplinen nein: Eine Plattform wie CERTISCAN deckt Stammdaten, verschlüsselte Personalakte, Verträge, Onboarding und Qualifikationsnachweise ab und verzahnt sie mit Zeiterfassung und Lohn-Vorbereitung. Recruiting-Pipelines, Performance-Zyklen oder Talent-Analytics bleiben Domäne der HR-Suiten. Die richtige Frage ist deshalb nicht „welches Tool ist besser", sondern welches Problem im Betrieb tatsächlich ansteht.
Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.