E-Rechnung-Software im Vergleich: CERTISCAN, sevdesk, Lexware Office, easybill, BuchhaltungsButler und DATEV. Preise, XRechnung/ZUGFeRD-Funktionen und GoBD-Archivierung — plus Fahrplan für die Versandpflicht 2027/2028.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — und ab 2027 beginnt stufenweise die Pflicht, sie auch auszustellen. Für KMU führt der Weg über eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen, validieren, erzeugen und GoBD-konform archivieren kann. Wir vergleichen sechs relevante Lösungen — von der Buchhaltungs-Software bis zur Compliance-Plattform — mit aktuellen Preisen und klarer Empfehlung, wer womit am schnellsten pflichtkonform wird.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 17.07.2026
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland üblich als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Das Wachstumschancengesetz hat den Fahrplan festgelegt: Empfangen können müssen alle B2B-Unternehmen bereits
Lösungen mit strukturiertem Rechnungseingang und automatischer Validierung, die keine Buchhaltungskenntnisse voraussetzen — etwa CERTISCAN mit seinem Lieferanten-Portal, in dem externe Lieferanten Rechnungen direkt einreichen, oder sevdesk im Rechnung-Tarif. Entscheidend ist, dass eingehende XML-Rechnungen automatisch geprüft und lesbar dargestellt werden, statt im Mail-Postfach zu stranden.
Nein. Die Ausstellungspflicht greift für Unternehmen über 800.000 EUR Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, für alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber bereits seit 2025 — und viele Auftraggeber verlangen konforme Formate schon heute freiwillig.
E-Rechnung-Software übernimmt dabei vier Aufgaben: Formate erzeugen (XRechnung/ZUGFeRD), eingehende Rechnungen einlesen und prüfen, Daten in die Buchhaltung übergeben und alles revisionssicher archivieren. Ob eine vorliegende Datei wirklich normkonform ist, können Sie vorab mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Validator prüfen.
Alle Preise netto, laut den offiziellen Preisseiten der Anbieter (Stand Juli 2026); Aktionsrabatte nicht eingerechnet.
| Anbieter | Preis ab | Kernfunktion(en) | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| CERTISCAN | auf Anfrage (Flatrate-Modell) | E-Rechnung empfangen + ausstellen (XRechnung/ZUGFeRD), Validierung, GoBD-Archiv | Teil einer Compliance-Plattform mit Zeiterfassung, Kundenportal und Lieferanten-Portal |
| sevdesk | ab 6,45 EUR/Monat (Tarif „Rechnung", 12/24-Monats-Laufzeit; monatlich 12,90 EUR) | Angebote, Rechnungen, E-Rechnung senden/empfangen | XRechnung und ZUGFeRD bereits im günstigsten Tarif |
| Lexware Office | ab 7,90 EUR/Monat (Tarif S) | Rechnungen, Buchhaltung, Lohn je nach Tarif (S–XL) | Vier Tarifstufen; E-Rechnungs-Funktionsumfang steigt mit dem Tarif |
| easybill | ab 0 EUR (Free, limitiert); Starter ab 9 EUR/Monat (jährlich) | Rechnungsstellung, E-Commerce-Anbindungen | XRechnung laut Anbieter in allen Tarifen, auch im Free-Tarif |
| BuchhaltungsButler | ab 29,90 EUR/Monat (Light, jährlich) | Automatisierte Buchhaltung, Belegverarbeitung, DATEV-Export | Hoher Automatisierungsgrad bei der Belegbuchung |
| DATEV Unternehmen online | ab 5 EUR/Monat (compact) zzgl. Speicher; Bezug i. d. R. über den Steuerberater | Belegaustausch mit der Kanzlei, E-Rechnungsplattform | Empfang über die DATEV E-Rechnungsplattform laut DATEV derzeit kostenfrei (Stand Juli 2026); Versand aus Fremdsystemen seit 07/2026 0,50 EUR je Rechnung |
<!-- Quellen: https://sevdesk.de/preise/ · https://www.lexware.de/preise/ · https://www.easybill.de (Preis-Leistungsverzeichnis) · https://www.buchhaltungsbutler.de/preise/ · https://www.datev.de (Preisliste für Unternehmen 01/2026, News „E-Rechnungsplattform kostenfrei bis Mitte 2026") · Stand: 2026-07-17 -->
Transparenz: CERTISCAN ist Herausgeber dieses Vergleichs und selbst Anbieter. Preise und Funktionsangaben zu Drittanbietern stammen von deren öffentlichen Websites (Stand: 17.07.2026) und können sich ändern — bitte vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter prüfen.
CERTISCAN ist keine Buchhaltungssoftware, sondern eine Betriebs- und Compliance-Plattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU: E-Rechnungen empfangen, validieren, ausstellen und GoBD-konform archivieren — verzahnt mit Zeiterfassung und Leistungsnachweisen, aus denen die Rechnung entsteht. Lieferanten reichen Rechnungen über ein Portal ein. Preis: Flatrate-Modell, auf Anfrage.
sevdesk bietet E-Rechnungs-Versand und -Empfang in XRechnung und ZUGFeRD bereits im Einstiegstarif „Rechnung" (6,45 EUR/Monat bei längerer Laufzeit, monatlich 12,90 EUR). Die größeren Tarife ergänzen EÜR, UStVA und weitergehende Buchhaltungsfunktionen. 14 Tage kostenlos testbar.
Lexware Office (früher lexoffice) staffelt sich in S (7,90 EUR), M (12,90 EUR), L (21,90 EUR) und XL (32,90 EUR) pro Monat. E-Rechnungen nach EN 16931 werden unterstützt; der genaue Funktionsumfang beim Versand strukturierter Formate hängt vom gewählten Tarif ab — vor Vertragsschluss beim Anbieter prüfen, welcher Tarif Ihre 2027er-Pflichten abdeckt.
easybill konzentriert sich auf die Rechnungsstellung, inklusive E-Commerce-Schnittstellen. XRechnung ist laut Anbieter in allen Tarifen enthalten — sogar im kostenlosen Free-Tarif (begrenzt auf wenige Kontakte und Dokumente). Der Starter-Tarif kostet 9 EUR/Monat bei jährlicher, 12 EUR bei monatlicher Zahlung.
BuchhaltungsButler setzt auf automatisierte Belegerkennung und -verbuchung mit DATEV-Export und ELSTER-Übermittlung. Die Tarife reichen von Light (29,90 EUR/Monat, jährlich) über Smart (34,90 EUR) bis Premium (69,90 EUR) mit Backoffice-Unterstützung. Passend für KMU, die ihre gesamte Buchhaltung digitalisieren wollen — die E-Rechnung ist hier ein Baustein von vielen.
DATEV Unternehmen online verbindet Betrieb und Steuerkanzlei; die compact-Variante startet bei 5 EUR/Monat zzgl. Speicherkosten. Der Empfang über die DATEV E-Rechnungsplattform ist laut DATEV derzeit kostenfrei (Stand Juli 2026 — vor Vertragsschluss aktuelle Konditionen prüfen); für den Versand aus Drittsystemen über die Plattform fallen seit Juli 2026 0,50 EUR je Ausgangsrechnung an. Sinnvoll, wenn Ihre Kanzlei ohnehin DATEV-zentriert arbeitet.
Tipp: Regeln Sie zuerst den Empfang — diese Pflicht gilt bereits. Ein zentrales Rechnungs-Postfach mit automatischer Formatprüfung verhindert, dass XML-Rechnungen unbemerkt in Mitarbeiter-Mailboxen liegen bleiben. Die Unterschiede der Formate erklärt unser Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.
Achtung: Ein per E-Mail verschicktes, einfaches PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des UStG. Wer ab 2027 (über 800.000 EUR Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 weiterhin nur PDFs ausstellt, riskiert, dass Kunden die Annahme verweigern — und im Prüfungsfall Beanstandungen beim Vorsteuerabzug des Empfängers verursacht werden.
Für die reine Buchhaltung sind sevdesk, Lexware Office und BuchhaltungsButler solide Standardlösungen; easybill punktet beim schlanken Rechnungsversand, DATEV beim engen Kanzlei-Workflow. Wenn Ihr Betrieb aber Dienstleistungen am Objekt erbringt — Reinigung, Handwerk, Facility Management — empfehlen wir den Plattform-Ansatz von CERTISCAN: Die E-Rechnung entsteht dort direkt aus erfassten Zeiten und Leistungsnachweisen, wird validiert, versendet und GoBD-konform archiviert. Statt drei Insellösungen pflegen Sie ein System — und sind für 2027/2028 vorbereitet, bevor es eng wird.
Der Einstieg reicht von 0 EUR (easybill Free, stark limitiert) über rund 6,45–12,90 EUR/Monat (sevdesk „Rechnung", Lexware Office S/M) bis zu rund 30 EUR/Monat für Buchhaltungs-Vollpakete (BuchhaltungsButler Light). Plattformlösungen mit Flatrate wie CERTISCAN werden individuell nach Unternehmensgröße kalkuliert.
Teilweise. Über DATEV Unternehmen online und die E-Rechnungsplattform ist der Empfang gut abgedeckt und laut DATEV derzeit kostenfrei (Stand Juli 2026). Für die Ausstellung ab 2027/2028 brauchen Sie zusätzlich ein System, das konforme XRechnungen/ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt — aus DATEV-fremden Systemen kostet der Versand über die Plattform seit Juli 2026 0,50 EUR je Rechnung.
Nein. Das strukturierte XML-Original muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden — seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre. Ein E-Mail-Ordner erfüllt weder Unveränderbarkeit noch Auswertbarkeit; nötig ist ein revisionssicheres Archiv mit Protokollierung, wie es E-Rechnung-Software mitbringt.
Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.