Kleinunternehmerregelung 2026: Umsatzgrenze 22.000 EUR, keine USt auf Rechnungen, aber E-Rechnungspflicht ab 2025! Alles zu §19 UStG und CERTISCAN Rechnungsstellung.
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Unternehmer mit geringem Umsatz von der Umsatzsteuer. Was viele nicht wissen: Die E-Rechnungspflicht gilt seit 2025 grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. CERTISCAN erstellt Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer und unterstützt alle E-Rechnungsformate – auch für Kleinunternehmer.
01Die Kleinunternehmerregelung im Überblick
Wer ist Kleinunternehmer?
Nach §19 Abs. 1 UStG ist Kleinunternehmer, wer beide Grenzen einhält:
Kriterium
Grenze 2026
Umsatz im Vorjahr (2025)
Max. 22.000 EUR
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer 2026?
Die Umsatzgrenze nach §19 Abs. 1 UStG beträgt 22.000 EUR Umsatz im Vorjahr und voraussichtlich 50.000 EUR im laufenden Jahr. Beide Grenzen müssen gleichzeitig eingehalten werden. Der Umsatz bezieht sich auf den Gesamtumsatz inklusive steuerfreier Umsätze.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Ja. Die E-Rechnungspflicht nach dem Wachstumschancengesetz gilt ab 01.01.2025 grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze – also auch für Kleinunternehmer. Allerdings gibt es Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versendet werden. Ab 2027 ist die strukturierte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) Pflicht.
Wichtig: Es zählt der Gesamtumsatz – also die Summe aller steuerbaren Umsätze zuzüglich steuerfreier Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze (§4 Nr. 8-28 UStG).
Was bedeutet die Regelung konkret?
Aspekt
Kleinunternehmer
Regelbesteuerer
USt auf Rechnungen
Keine
7% oder 19%
Vorsteuerabzug
Nein
Ja
USt-Voranmeldung
Nein
Monatlich/Quartalsweise
USt-Jahreserklärung
Ja (vereinfacht)
Ja (detailliert)
E-Rechnung (ab 2027)
Pflicht (B2B)
Pflicht (B2B)
Rechnungshinweis
§19 UStG Hinweis
USt-Ausweis
Aspekt
USt auf Rechnungen
Kleinunternehmer
Keine
Regelbesteuerer
7% oder 19%
Aspekt
Vorsteuerabzug
Kleinunternehmer
Nein
Regelbesteuerer
Ja
Aspekt
USt-Voranmeldung
Kleinunternehmer
Nein
Regelbesteuerer
Monatlich/Quartalsweise
Aspekt
USt-Jahreserklärung
Kleinunternehmer
02Umsatzberechnung: Was zählt dazu?
Zum Umsatz zählen:
Alle Lieferungen und Leistungen im Inland
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Steuerfreie Umsätze (sofern nicht §4 Nr. 8-28)
Umsätze aus Hilfsgeschäften
Zum Umsatz zählen NICHT:
Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8-28 UStG (z.B. Vermietung, Versicherungen)
Umsätze aus der Veräußerung von Anlagevermögen
Nicht steuerbare Umsätze (z.B. Leistungen im Ausland)
Berechnungsbeispiel
Position
Betrag
Zählt zum Umsatz?
Dienstleistungen an Kunden
18.000 EUR
Ja
Verkauf eines alten Computers
500 EUR
Nein (Anlagevermögen)
Untervermietung (§4 Nr. 12)
3.600 EUR
Nein (§4 Nr. 12)
Provision für Empfehlung
800 EUR
Ja
Relevanter Gesamtumsatz
18.800 EUR
Unter 22.000 EUR
Position
Dienstleistungen an Kunden
Betrag
18.000 EUR
Zählt zum Umsatz?
Ja
Position
Verkauf eines alten Computers
Betrag
500 EUR
Zählt zum Umsatz?
Nein (Anlagevermögen)
Position
Untervermietung (§4 Nr. 12)
Betrag
3.600 EUR
Zählt zum Umsatz?
Nein (§4 Nr. 12)
Position
Provision für Empfehlung
Betrag
03E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer
Die größte Änderung für Kleinunternehmer in den letzten Jahren: Die E-Rechnungspflicht nach dem Wachstumschancengesetz 2024.
Zeitplan der E-Rechnungspflicht
Zeitraum
Pflicht
Ab 01.01.2025
Empfangspflicht für E-Rechnungen (alle Unternehmer)
Bis 31.12.2026
Papier/PDF-Rechnungen noch erlaubt (Übergangsfrist)
Ab 01.01.2027
E-Rechnungspflicht für alle B2B-Umsätze (auch Kleinunternehmer)
Zeitraum
Ab 01.01.2025
Pflicht
Empfangspflicht für E-Rechnungen (alle Unternehmer)
Zeitraum
Bis 31.12.2026
Pflicht
Papier/PDF-Rechnungen noch erlaubt (Übergangsfrist)
Zeitraum
Ab 01.01.2027
Pflicht
E-Rechnungspflicht für alle B2B-Umsätze (auch Kleinunternehmer)
Was bedeutet das konkret?
Seit 2025: Jeder Kleinunternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
Ab 2027: Jeder Kleinunternehmer muss E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen
B2C-Umsätze: Weiterhin keine E-Rechnungspflicht
Welches Format?
Format
Beschreibung
Geeignet für Kleinunternehmer?
XRechnung
Reines XML-Format
Technisch aufwändig
ZUGFeRD 2.0+
PDF + eingebettetes XML
Empfohlen – lesbar + maschinenlesbar
Papierrechnung
Klassisch
Nur noch bis Ende 2026
CERTISCAN erstellt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format – auch für Kleinunternehmer. Das System fügt automatisch den §19-Hinweis ein und weist keine Umsatzsteuer aus.
04Rechnungsstellung als Kleinunternehmer
Pflichtangaben auf der Rechnung
Pflichtangabe
Beispiel
Name und Anschrift des Leistenden
Max Mustermann, Musterstr. 1, 57072 Siegen
Name und Anschrift des Empfängers
Firma XY GmbH, ...
Steuernummer oder USt-IdNr.
123/456/78901
Rechnungsdatum
15.09.2026
Rechnungsnummer (fortlaufend)
Wichtige Fehler vermeiden
Fehler
Konsequenz
Vermeidung
USt auf Rechnung ausgewiesen
Steuerschuld nach §14c UStG
CERTISCAN-Vorlage nutzen
§19-Hinweis fehlt
Beanstandung durch Finanzamt
Automatischer Hinweis in CERTISCAN
Umsatzgrenze überschritten
Rückwirkende Regelbesteuerung
Umsatz-Dashboard mit Warnung
05Wann lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?
In bestimmten Situationen ist es sinnvoll, freiwillig auf §19 UStG zu verzichten und die Regelbesteuerung zu wählen:
Verzicht lohnt sich bei:
Hohen Investitionen: Vorsteuerabzug auf Anschaffungen (Computer, Büroausstattung, Fahrzeug)
B2B-Kunden: Geschäftskunden können die USt als Vorsteuer abziehen – Ihre Preise bleiben effektiv gleich
Knapp an der Grenze: Wenn Sie regelmäßig nahe der 22.000 EUR liegen, vermeiden Sie das Risiko einer ungewollten Überschreitung
Verzicht lohnt sich NICHT bei:
Überwiegend Privatkunden: Privatkunden können keine Vorsteuer abziehen – 19% USt macht Ihr Angebot teurer
Dienstleistungen ohne Material: Geringe Vorsteuern, kein Vorteil durch Abzug
Nebenberufliche Tätigkeit: Verwaltungsaufwand steht in keinem Verhältnis
Vergleichsrechnung
Position
Kleinunternehmer
Regelbesteuerung
Umsatz (netto)
20.000 EUR
20.000 EUR
+ USt (19%)
0 EUR
3.800 EUR
= Rechnungsbetrag
20.000 EUR
23.800 EUR
Bei B2B-Kunden ist der effektive Gewinn identisch, aber Sie profitieren vom Vorsteuerabzug. Bei B2C-Kunden zahlen Sie 1.900 EUR ans Finanzamt – das lohnt sich nur bei hohen Vorsteuern.
06Internationaler Handel: Reverse-Charge und Drittland
Auch Kleinunternehmer müssen die Reverse-Charge-Regelung beachten, wenn sie Leistungen von oder an Unternehmer in anderen EU-Ländern erbringen. Bei Leistungsbezug aus dem EU-Ausland schuldet der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer nach §13b UStG – auch wenn er selbst keine USt auf seinen Rechnungen ausweist. In diesem Fall benötigt er eine USt-IdNr., die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden kann. Die Steuerschuld muss als Erwerber abgeführt werden, ein Vorsteuerabzug steht dem Kleinunternehmer jedoch nicht zu.
§19-konforme Rechnungen: Automatischer Hinweis, kein USt-Ausweis
ZUGFeRD-Format: E-Rechnungspflicht ab 2027 ohne zusätzliche Software erfüllen
Umsatz-Tracking: Dashboard mit Echtzeit-Anzeige des Jahresumsatzes und Warnung bei Annäherung an die 22.000 EUR-Grenze
Fortlaufende Rechnungsnummern: GoBD-konform, nicht manipulierbar
[DATEV-Export](/blog/datev-export-zeiterfassung-steuerberater): Einfache Übergabe an den Steuerberater
08Umsatzsteuer-Jahreserklärung für Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer müssen eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben – allerdings in vereinfachter Form. Im Formular wird lediglich der Gesamtumsatz eingetragen und die Anwendung der Kleinunternehmerregelung erklärt. Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung ist nicht erforderlich, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Grenzüberschreitung: Was passiert dann?
Überschreitet ein Kleinunternehmer die 22.000 EUR-Grenze im laufenden Jahr oder die 50.000 EUR-Prognose, gelten folgende Regeln:
Überschreitung der Vorjahresgrenze: Ab dem Folgejahr ist die Regelbesteuerung Pflicht
Überschreitung im laufenden Jahr: Die Kleinunternehmerregelung gilt noch für das gesamte laufende Jahr – erst ab dem nächsten Kalenderjahr wird die Regelbesteuerung angewandt
Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung: Wenn der Umsatz wieder unter 22.000 EUR fällt, kann im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung wieder angewendet werden – sofern nicht freiwillig auf sie verzichtet wurde (5-Jahres-Bindung)
CERTISCAN überwacht den laufenden Jahresumsatz und warnt automatisch bei 80%, 90% und 95% der 22.000 EUR-Grenze.
09Übergangsregeln und Fristen
Situation
Frist
Handlung
E-Rechnungsempfang
Seit 01.01.2025
E-Mail-Postfach einrichten, CERTISCAN anbinden
E-Rechnungsversand (B2B)
Ab 01.01.2027
CERTISCAN E-Rechnung aktivieren
Verzicht auf §19
Jederzeit möglich
Antrag beim Finanzamt (formlos)
10Fazit: Kleinunternehmer, aber nicht sorglos
Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht die Buchhaltung erheblich – aber die E-Rechnungspflicht holt auch Kleinunternehmer ein. Mit CERTISCAN sind Sie auf der sicheren Seite: §19-konforme Rechnungen, ZUGFeRD-Format und automatisches Umsatz-Tracking inklusive.
Muss ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Nein. Kleinunternehmer dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie müssen stattdessen auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG hinweisen. Ein fehlerhafter USt-Ausweis führt zur Steuerschuld nach §14c UStG.
Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja, nach §19 Abs. 2 UStG können Kleinunternehmer auf die Regelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren. Dies ist sinnvoll, wenn hohe Vorsteuern anfallen (z.B. bei Investitionen). Die Bindung an den Verzicht beträgt 5 Jahre.
05
Wann lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?
