Zeiterfassungssystem einführen: Anforderungen, Auswahl & Umsetzung (nach der ArbZG-Novelle)
Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen – die geplante ArbZG-Novelle konkretisiert das künftig auf eine elektronische Aufzeichnung. Dieser Buyer-Guide zeigt, welche Anforderungen ein Zeiterfassungssystem erfüllen muss, wie Sie Anbieter vergleichen und die Einführung in Schritten gelingt.
Ist Zeiterfassung Pflicht? Der rechtliche Kontext in Kürze
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit seiner Beschäftigten einzuführen und zu nutzen. Das BAG leitet diese Pflicht unmittelbar aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab – sie gilt also schon heute, ohne dass ein neues Gesetz nötig wäre.
Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18, "CCOO/Deutsche Bank"): Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein "objektives, verlässliches und zugängliches" System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Nur so lassen sich Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überhaupt kontrollieren.
Die geplante ArbZG-Novelle
Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) aus dem Jahr 2023 sah vor, die Aufzeichnung im Arbeitszeitgesetz zu konkretisieren – im Kern elektronisch und grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung, mit möglichen Ausnahmen für kleine Betriebe und gestaffelten Übergangsfristen nach Betriebsgröße. Vertrauensarbeitszeit sollte weiter möglich bleiben, die Aufzeichnung durfte an Beschäftigte oder Dritte delegiert werden. Der Gesetzgebungsprozess ist noch nicht abgeschlossen; der konkrete Inhalt, die Fristen und mögliche Änderungen (etwa der Übergang von einer täglichen zu einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit) sind zum Redaktionsschluss offen.
Für die Praxis heißt das: Die Pflicht zu erfassen besteht bereits. Die Novelle regelt vor allem das Wie – und die Richtung ist klar elektronisch. Wer jetzt ein manipulationssicheres digitales System einführt, ist unabhängig vom Zeitpunkt der Novelle auf der sicheren Seite.
Keine Rechtsberatung – Angaben ohne Gewähr. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern; im Zweifel Fachperson hinzuziehen.
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen. Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz und der EuGH-Rechtsprechung (C-55/18) und gilt bereits heute – unabhängig von der noch ausstehenden ArbZG-Novelle.
Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?
Aktuell schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor; entscheidend ist eine objektive, verlässliche und zugängliche Aufzeichnung. Der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle sieht jedoch grundsätzlich eine elektronische Aufzeichnung vor. Details und Übergangsfristen sind noch offen – ein digitales System ist deshalb die zukunftssichere Wahl.
Was verlangt der Zoll (FKS) bei der Zeiterfassung?
In den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – darunter Bau, Gebäudereinigung und Gastgewerbe – sowie bei Minijobs verlangt § 17 Mindestlohngesetz die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Diese muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Folgetags erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
Ja. Die Erfassungspflicht steht Vertrauensarbeitszeit nicht entgegen – erfasst werden muss die tatsächliche Arbeitszeit, die Lage kann weiterhin flexibel bleiben. Der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle sah vor, dass Vertrauensarbeitszeit ausdrücklich möglich bleibt; die Aufzeichnung darf zudem an die Beschäftigten delegiert werden.
Muss der Betriebsrat bei der Einführung mitbestimmen?
Ja, sofern ein Betriebsrat besteht. Die Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, ebenso die Lage der Arbeitszeit und Pausen (Nr. 2). Die grundsätzliche Pflicht zur Erfassung selbst ist dagegen vorgegeben. Eine Betriebsvereinbarung schafft Klarheit über Zweck, Umfang und Auswertung.
Wie lange dauert die Einführung eines Zeiterfassungssystems?
Das hängt von Anbieter und Komplexität ab. Cloud-Systeme mit Self-Service-Onboarding sind oft in wenigen Tagen konfiguriert; klassische Einführungsprojekte dauern mehrere Wochen. Rechnen Sie zusätzlich Zeit für Pilot, Schulung und – falls vorhanden – die Abstimmung mit dem Betriebsrat ein.
Worauf muss ich beim Datenschutz achten?
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Wichtig sind Zweckbindung, Datensparsamkeit, ein dokumentiertes Löschkonzept, klare Zugriffsrechte und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister. Standort- oder biometrische Daten erfordern besondere Sorgfalt und in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Anforderungen an ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem
Ein System, das nur "die Stunden zählt", reicht nicht. Damit die Aufzeichnung vor Behörden und Gerichten Bestand hat, muss sie mehrere Anforderungen gleichzeitig erfüllen:
Objektiv und verlässlich (EuGH-Maßstab): Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden tatsächlich gemessen – nicht nachträglich geschätzt oder pauschal eingetragen.
Manipulationssicher: Einträge dürfen nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden. Korrekturen müssen nachvollziehbar protokolliert sein (wer, wann, alt/neu). Ein revisionssicherer Audit-Trail ist der entscheidende Unterschied zu Excel.
Zoll- und FKS-tauglich: In den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (u. a. Baugewerbe, Gebäudereinigung, Gastgewerbe, Fleischwirtschaft) sowie bei Minijobs verlangt § 17 Mindestlohngesetz die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags, aufzubewahren mindestens zwei Jahre. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) prüft genau das.
Mobil und offline-fähig: Wird nicht am Schreibtisch, sondern beim Kunden, auf der Baustelle oder im Objekt gearbeitet, muss vor Ort und ohne stabiles Netz erfasst werden können.
Datenschutzkonform: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Zweckbindung, Löschkonzept, Zugriffsbeschränkung und – bei Standort- oder biometrischen Daten – besondere Sorgfalt sind Pflicht.
Vollständig statt lückenhaft: Pausen (§ 4 ArbZG), Zuschläge und die Grenzen des ArbZG müssen abbildbar sein, damit die Aufzeichnung auch inhaltlich verwertbar ist.
Ob Ihre geplanten Arbeitszeiten die ArbZG-Grenzen einhalten, lässt sich vorab mit dem Arbeitszeitrechner prüfen.
Auswahlkriterien-Checkliste: So vergleichen Sie Anbieter
Nutzen Sie diese Kriterien, um Systeme strukturiert zu bewerten – am besten in einer gewichteten Matrix mit Punkten von 1 bis 5:
Rechtssicherheit: Erfüllt das System die BAG-/EuGH-Vorgaben und § 17 MiLoG? Gibt es einen manipulationssicheren Audit-Trail?
Erfassungswege: Terminal, App, Weboberfläche, QR-Code? Passen die Wege zu Ihrer Belegschaft (Büro, mobil, Schicht)?
Offline-Fähigkeit: Funktioniert die Erfassung ohne Netz und synchronisiert später zuverlässig?
Pausen, Zuschläge, Regeln: Bildet das System automatische Pausen, Nacht-/Sonn-/Feiertagszuschläge und die ArbZG-Grenzen korrekt ab? Sind gesetzliche/tarifliche Werte pflegbar statt fest verdrahtet?
Rollen & Freigaben: Können Vorgesetzte korrigieren und Monate abschließen – mit lückenloser Protokollierung?
Auswertung & Export: Gibt es prüfungsfähige Berichte für Zoll, Lohnbuchhaltung und Geschäftsführung? Ist ein sauberer Datenexport möglich?
Integration: Anbindung an Lohnabrechnung, Schichtplanung und weitere Systeme, um Doppelerfassung zu vermeiden?
Einführungsaufwand & Bedienung: Wie schnell ist das System startklar, wie einfach für Mitarbeitende ohne IT-Affinität?
Skalierbarkeit & Preislogik: Wächst das System mit weiteren Standorten und Mitarbeitenden mit, ohne dass die Kosten unkalkulierbar werden?
Praxistipp: Gewichten Sie die Kriterien nach Ihrer Situation. Für einen Reinigungs- oder Handwerksbetrieb mit Außeneinsätzen sind Offline-Fähigkeit und Zoll-Tauglichkeit oft wichtiger als jede zusätzliche Auswertungsfunktion.
Must-have vs. Nice-to-have
Nicht jede Funktion ist gleich wichtig. Diese Einordnung hilft, Angebote zu priorisieren:
Must-have (unverzichtbar)
Nice-to-have (Mehrwert)
Manipulationssicherer Audit-Trail
KI-gestützte Auswertungen und Prognosen
Erfassung von Beginn, Ende, Dauer, Pausen
Projekt-/Objektzeiten für die Nachkalkulation
Zoll-/FKS-tauglicher Nachweis (§ 17 MiLoG)
Automatische Anfahrts-/Wegepauschalen
Mobile und offline-fähige Erfassung
Selfservice-Anträge (Urlaub, Korrekturen) für Beschäftigte
DSGVO-konformes Hosting + Löschkonzept
Live-Dashboard für die Geschäftsführung
Korrektur mit Protokoll und Monatsabschluss
Integration in Schichtplanung und Lohn in einem System
Must-have (unverzichtbar)
Manipulationssicherer Audit-Trail
Nice-to-have (Mehrwert)
KI-gestützte Auswertungen und Prognosen
Must-have (unverzichtbar)
Erfassung von Beginn, Ende, Dauer, Pausen
Nice-to-have (Mehrwert)
Projekt-/Objektzeiten für die Nachkalkulation
Must-have (unverzichtbar)
Zoll-/FKS-tauglicher Nachweis (§ 17 MiLoG)
Nice-to-have (Mehrwert)
Automatische Anfahrts-/Wegepauschalen
Must-have (unverzichtbar)
Mobile und offline-fähige Erfassung
Nice-to-have (Mehrwert)
Selfservice-Anträge (Urlaub, Korrekturen) für Beschäftigte
Must-have (unverzichtbar)
DSGVO-konformes Hosting + Löschkonzept
Nice-to-have (Mehrwert)
Live-Dashboard für die Geschäftsführung
Die Must-haves entscheiden über die Rechtssicherheit. Die Nice-to-haves entscheiden über den Alltagsnutzen – und darüber, ob das System nach der Einführung tatsächlich gelebt wird. Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG kann als Ordnungswidrigkeit mit empfindlichem Bußgeld geahndet werden; die genaue Höhe im Einzelfall bemisst die Behörde. Der Bußgeld-Rechner Zeiterfassung gibt eine erste Orientierung zum Risiko.
Einführung in Schritten
Die Einführung ist ein Veränderungsprojekt – nicht nur ein Software-Kauf. Dieser Ablauf hat sich bewährt:
Schritt 1: Ist-Aufnahme (1–2 Wochen)
Wie wird heute erfasst? Welche Arbeitsorte, Schichtmodelle und Zuschläge gibt es? Welche Branchenpflichten (z. B. § 17 MiLoG) greifen? Das Ergebnis ist ein klares Anforderungsprofil.
Schritt 2: Anbieterauswahl (1–3 Wochen)
Bewerten Sie zwei bis drei Systeme mit der Kriterien-Checkliste. Testen Sie – wenn möglich in einem Pilotzugang – die tatsächlichen Erfassungswege mit echten Nutzenden, nicht nur die Demo.
Schritt 3: Konfiguration (wenige Tage)
Standorte, Rollen, Pausenregeln, Zuschlagssätze und Freigabeprozesse einrichten. Gesetzliche und tarifliche Werte sollten pflegbar hinterlegt werden, damit spätere Änderungen ohne Neuprogrammierung möglich sind.
Schritt 4: Pilot & Schulung (2–4 Wochen)
Mit einem Team oder Standort starten, Feedback einholen, nachjustieren. Planen Sie 1–2 Stunden Einführung pro Nutzergruppe ein – auch intuitive Systeme brauchen eine kurze Anleitung.
Schritt 5: Rollout & Betrieb
Schrittweise auf alle Standorte ausweiten. Danach: Monatsabschlüsse, Korrektur-Workflows und regelmäßige Kontrolle der Auswertungen etablieren, damit die Erfassung dauerhaft vollständig bleibt.
Wer Zeiterfassung, Zuschlagslogik und Schichtplanung nicht in getrennten Insellösungen, sondern in einer Plattform abbilden will, findet das im Modul Zeiterfassung – inklusive mobiler, offline-fähiger Erfassung und revisionssicherem Audit-Trail.
Datenschutz und Mitbestimmung des Betriebsrats
Zwei Themen entscheiden mit über den Projekterfolg – und werden oft unterschätzt:
Betriebsrat: Mitbestimmung ist verpflichtend
Existiert ein Betriebsrat, ist die Einführung und Ausgestaltung eines technischen Systems zur Zeiterfassung mitbestimmungspflichtig. Das folgt aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen). Auch die Lage der Arbeitszeit und Pausen (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG) ist mitbestimmt. Binden Sie den Betriebsrat früh ein und regeln Sie Zweck, Umfang und Auswertung idealerweise in einer Betriebsvereinbarung. Wichtig: Die Pflicht zur Erfassung selbst unterliegt nach dem BAG-Beschluss keinem Initiativrecht – das Wie aber sehr wohl.
Datenschutz: Zweckbindung und Datensparsamkeit
Arbeitszeitdaten dürfen nur zu den vorgesehenen Zwecken (Nachweis, Abrechnung, Arbeitsschutz) verarbeitet werden. Achten Sie auf ein dokumentiertes Löschkonzept, klare Zugriffsrechte, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und – beim Einsatz eines Dienstleisters – einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Standortdaten oder biometrische Verfahren (Fingerabdruck) erfordern eine besonders sorgfältige Prüfung und in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Typische Fehler bei der Einführung
Diese Stolperfallen kosten am häufigsten Zeit, Geld oder Rechtssicherheit:
Excel als Dauerlösung: Ohne Audit-Trail lässt sich nicht belegen, dass Einträge nicht nachträglich verändert wurden – bei einer FKS-Prüfung ein echtes Problem.
Zoll-Anforderungen übersehen: In den Branchen des § 2a SchwarzArbG und bei Minijobs gelten die strengen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des § 17 MiLoG – unabhängig vom sonstigen System.
Betriebsrat zu spät eingebunden: Ohne Mitbestimmung kann die Einführung blockiert oder ein bereits eingeführtes System gestoppt werden.
Nur die Zentrale gedacht: Mobile und Außendienst-Mitarbeitende ohne Netz brauchen eine offline-fähige Erfassung – sonst entstehen Lücken.
Gesetzliche Werte fest verdrahtet: Ändern sich Zuschläge oder Grenzen, darf das keine Softwareänderung erfordern – solche Werte müssen pflegbar sein.
Keine Rückendeckung der Geschäftsführung: Zeiterfassung ist ein Kulturthema. Ohne klares Bekenntnis der Leitung bleibt die Erfassung lückenhaft.
Die Pflicht besteht bereits heute. Die geplante Novelle wird sie vor allem konkretisieren und Richtung elektronische Aufzeichnung schärfen. Wer jetzt ein rechtssicheres, mobiles und manipulationssicheres System einführt, erfüllt die Anforderungen heute und ist auf die Novelle vorbereitet – ohne zweimal umstellen zu müssen.