Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: BAG-Beschluss, EuGH-Urteil und die kommende ArbZG-Novelle

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Die häufigste Frage von Betriebsinhabern zuerst – ja, Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht, und zwar bereits heute:

• EuGH 2019 (CCOO): Der Europäische Gerichtshof hat am 14.05.2019 (Rechtssache C-55/18) entschieden, dass jeder EU-Mitgliedstaat seine Arbeitgeber verpflichten muss, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
• BAG 2022: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (Beschluss 1 ABR 22/21) klargestellt: Arbeitgeber sind schon jetzt nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen – unabhängig von einem neuen Gesetz.
• Form heute frei: Es muss ein System geben, es muss aber (noch) nicht elektronisch sein – je nach Tätigkeit und Betrieb kann auch Papier genügen.
• Zusätzlich schon lange Pflicht: Überstunden über 8 Stunden pro Werktag sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen müssen nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet und 2 Jahre aufbewahrt werden.
• Geplant, aber noch nicht in Kraft: Die ArbZG-Novelle (Referentenentwurf des BMAS) soll die elektronische Aufzeichnung verpflichtend machen – mit gestaffelten Übergangsfristen und Erhalt der Vertrauensarbeitszeit. Ein konkretes Inkrafttreten steht bislang nicht fest.

Kurz: Die Pflicht existiert. Offen ist nur, in welcher Form und mit welchen Fristen der Gesetzgeber sie im ArbZG endgültig festschreibt. Wer heute sauber erfasst, ist auf beides vorbereitet.

Woher die Pflicht kommt: das EuGH-Urteil „CCOO" (2019)

Ausgangspunkt ist ein spanischer Fall. Die Gewerkschaft CCOO klagte gegen die spanische Tochter der Deutschen Bank auf Einführung einer Arbeitszeiterfassung. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied darüber am 14.05.2019 in der Rechtssache C-55/18 (Große Kammer).

Das Ergebnis gilt für die gesamte EU: Aus der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG in Verbindung mit der Arbeitsschutz-Rahmenrichtlinie 89/391/EWG und Artikel 31 Abs. 2 der EU-Grundrechtecharta folgt, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" einzurichten, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Zwei Punkte sind für die Praxis wichtig:

• Das Urteil richtet sich zunächst an den Gesetzgeber, nicht direkt an den einzelnen Betrieb. Der EuGH gibt den Mitgliedstaaten einen Spielraum, wie sie die Pflicht konkret ausgestalten – deshalb war zunächst offen, was das für den einzelnen deutschen Arbeitgeber bedeutet.
• Der Sinn dahinter: Ohne verlässliche Erfassung lassen sich Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten gar nicht überprüfen. Die Zeiterfassung ist damit die Grundlage des gesamten Arbeitszeitschutzes.

Genau diese Lücke – „gilt das schon für uns?" – hat drei Jahre später das Bundesarbeitsgericht geschlossen.

Der BAG-Beschluss vom 13.09.2022: Pflicht gilt schon heute

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13.09.2022 im Verfahren 1 ABR 22/21 eine Entscheidung getroffen, die für jeden Arbeitgeber in Deutschland gilt.

Formal ging es um eine andere Frage: Ein Betriebsrat wollte ein Initiativrecht durchsetzen, um ein elektronisches Zeiterfassungssystem einzuführen. Das BAG verneinte dieses Initiativrecht – mit einer Begründung, die zur eigentlichen Nachricht wurde:

Es besteht bereits eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeber sind schon jetzt nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – der allgemeinen Pflicht, für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes zu sorgen – verpflichtet, ein System einzuführen und zu nutzen, mit dem Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden. Das BAG hat die Norm dabei im Licht des EuGH-Urteils unionsrechtskonform ausgelegt.

Was das konkret bedeutet:

• Erfasst werden muss die gesamte Arbeitszeit – Beginn, Ende, Dauer –, nicht nur Überstunden oder Ausnahmen.
• Die Form ist (noch) nicht vorgeschrieben. Das BAG stellt ausdrücklich klar: Es muss nicht zwingend elektronisch sein. Je nach Tätigkeit und Betrieb kann auch eine Aufzeichnung in Papierform genügen.
• Die Aufzeichnung darf delegiert werden – Beschäftigte können ihre Zeiten selbst eintragen –, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.
• Die Pflicht gilt sofort, unabhängig davon, ob und wann der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz ändert.

Ein ehrlicher Hinweis zur Durchsetzung: Wie ein Verstoß gegen diese aus dem ArbSchG abgeleitete Pflicht im Detail sanktioniert wird, ist gesetzlich noch nicht abschließend ausbuchstabiert. Die Arbeitsschutzbehörden der Länder können die Einführung eines Erfassungssystems aber verlangen – und die konkrete, bußgeldbewehrte Ausgestaltung soll ohnehin die geplante ArbZG-Novelle bringen (siehe unten).

Was heute schon konkret erfasst werden muss

Unabhängig von der ArbZG-Novelle laufen für einen Reinigungs- oder Handwerksbetrieb aktuell drei Pflichten parallel. Wer sie zusammendenkt, ist auf der sicheren Seite:

• 1. Vollständige Erfassung (BAG / § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG): Für jeden Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Ein System muss vorhanden und in Benutzung sein – die Form ist heute noch frei.
• 2. Überstunden und Sonntagsarbeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG): Die über 8 Stunden pro Werktag hinausgehende Arbeitszeit sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen müssen aufgezeichnet und mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Verstöße können nach § 22 ArbZG als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld bis zu 30.000 € geahndet werden.
• 3. Branchen-Nachweis für die Gebäudereinigung (§ 17 MiLoG): In der Gebäudereinigung – als vom Zoll besonders geprüfte Branche – gilt zusätzlich die Mindestlohn-Dokumentationspflicht: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen zeitnah festgehalten und ebenfalls 2 Jahre aufbewahrt werden. Details und den Zoll-Prüfablauf behandelt der weiterführende Leitfaden zur Zeiterfassung, zum ArbZG und zum Zoll-Nachweis.

Für die Reinigung heißt das in der Summe: Es reicht nicht, „irgendwie" Stunden zu notieren. Es braucht einen lückenlosen, nachvollziehbaren Nachweis pro Person und Tag – schon deshalb, weil gleich zwei Prüfstränge (Arbeitsschutzbehörde und Zoll) darauf schauen. Wie sich Pausen und Ruhezeiten dabei korrekt abbilden, erklärt der Leitfaden zu den Pausen und Ruhezeiten nach dem ArbZG.

Was die ArbZG-Novelle plant (Entwurf – noch nicht in Kraft)

Der EuGH hatte den Ball beim Gesetzgeber gelassen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat deshalb einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der die Zeiterfassung ausdrücklich ins ArbZG schreiben soll.

Wichtig vorweg – der ehrliche Stand: Ein erster Entwurf stammt aus dem Jahr 2023; er wurde mit dem Ende der damaligen Koalition nicht weiterverfolgt. Seither wird an einer Neufassung gearbeitet, die politische Diskussion läuft weiter. Zum Redaktionsschluss dieses Beitrags (Juli 2026) ist keine ArbZG-Novelle in Kraft. Alle folgenden Punkte sind Entwurfsstände und können sich noch ändern – insbesondere Fristen und Schwellenwerte.

Die im Entwurf angelegten Kernpunkte:

• Elektronische Aufzeichnung als Regel: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch und am selben Tag erfasst werden.
• Gestaffelte Übergangsfristen nach Betriebsgröße: Die reine Aufzeichnungspflicht soll früh greifen, die Pflicht zur elektronischen Form aber gestaffelt – größere Arbeitgeber zuerst, kleinere Betriebe deutlich später; für Kleinstbetriebe waren in Entwurfsfassungen sogar Ausnahmen im Gespräch. Die genauen Mitarbeiterzahlen und Fristen sind nicht final.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Der Entwurf betont, dass Vertrauensarbeitszeit weiter erlaubt ist. Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden, und per Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung sind Abweichungen von der elektronischen Form vorgesehen.
• Politisch umstritten – wöchentliche Höchstarbeitszeit: Diskutiert wird zusätzlich, ob die starre tägliche Höchstarbeitszeit (8, ausnahmsweise 10 Stunden) zugunsten einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit (orientiert an den 48 Stunden der EU-Richtlinie) flexibilisiert wird. Das ist offen und hängt am politischen Prozess – nicht Teil des geltenden Rechts.

Zur Einordnung, was heute gilt und was erst geplant ist:

Die Botschaft der Tabelle: Wer auf „das kommt ja erst noch" wartet, missversteht die Rechtslage. Die Pflicht besteht – die Novelle verschärft nur die Form.

Was Betriebe jetzt konkret tun sollten

Man muss nicht auf das nächste Gesetz warten, um richtig zu handeln. Fünf Schritte, die heute schon sinnvoll sind und die spätere Novelle gleich mitabdecken:

• Ein System einführen und wirklich nutzen. Der häufigste Fehler ist nicht die falsche Software, sondern gar keine belastbare Erfassung. Beginn, Ende und Dauer je Person und Tag müssen erfasst werden.
• Gleich elektronisch aufsetzen. Papier ist heute erlaubt, aber die Novelle steuert auf die elektronische Form zu. Wer jetzt digital startet, spart den späteren Umstieg – und erfüllt schon heute die EuGH-Kriterien „objektiv, verlässlich, zugänglich".
• Pausen und Ruhezeiten mitprüfen. Die Erfassung ist nur der Anfang; entscheidend ist, dass Höchstarbeitszeit, 30/45-Minuten-Pausen und die 11-Stunden-Ruhezeit eingehalten werden. Ein System, das schon beim Planen warnt, hilft, Verstöße zu vermeiden, bevor sie entstehen.
• Branchenpflichten nicht vergessen. In der Gebäudereinigung kommt die MiLoG-Dokumentation für den Zoll hinzu – dieselben Rohdaten, ein zusätzlicher Nachweis-Zweck.
• Aufbewahrung sicherstellen. Aufzeichnungen müssen nachträglich nicht veränderbar und über die gesetzlichen Fristen (mindestens 2 Jahre) abrufbar sein – ein handgeschriebener Zettel, der verlorengeht, ist im Ernstfall kein Nachweis.

Das eigene Bußgeldrisiko lässt sich mit dem Bußgeld-Rechner Zeiterfassung grob einordnen. Wer die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sauber durchrechnen will, nutzt den Arbeitszeitrechner und den Wochenarbeitszeit-Rechner – Letzterer ist auch mit Blick auf die diskutierte wöchentliche Höchstarbeitszeit hilfreich.

Wie CERTISCAN die Erfassungspflicht abdeckt

CERTISCAN ist eine modulare Compliance- und Betriebsplattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Für die Erfassungspflicht greifen zwei Module ineinander:

• Das Modul Zeiterfassung erfasst die tatsächlichen Arbeits- und Pausenzeiten am Objekt – gestempelt, mit sichtbarer Tagessumme je Person und einer ArbZG-Ampel, die den Einhaltungsstand farblich anzeigt und auf Grenzwert-Verstöße hinweist. Das ist die elektronische, nachvollziehbare Grundlage, um Beginn, Ende und Dauer nachweisbar zu dokumentieren.
• Das Modul Schichtplanung erkennt Konflikte bei Höchstarbeitszeit und Ruhezeit bereits beim Planen: Wird eine Kraft zu früh nach dem Spätdienst oder über die Grenze hinaus eingeteilt, wird der Konflikt sichtbar, bevor der Plan steht.
• Werte admin-pflegbar und jahres-versioniert: Grenzwerte wie Höchstarbeitszeit, Pausenstufen und Ruhezeit sind gepflegte Werte statt fest verdrahteter Zahlen. Ändern sich die gesetzlichen Vorgaben – etwa durch die ArbZG-Novelle –, lassen sich die Werte anpassen, ohne dass Altdaten verfälscht werden.

Weil erfasste Zeiten nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können, entsteht genau das, was EuGH und BAG verlangen: ein objektives, verlässliches und zugängliches System – und zugleich der Nachweis für Arbeitsschutzbehörde und Zoll.

Ehrlich eingeordnet: CERTISCAN erfasst die Zeiten, macht Grenzwert-Konflikte sichtbar und liefert den Nachweis der Einhaltung. Es ersetzt keine Rechtsberatung. Die verbindliche Bewertung – etwa ob ein Betrieb unter eine geplante Übergangsfrist fällt oder wie eine Tarifregelung greift – bleibt Sache des Betriebs beziehungsweise seiner rechtlichen Beratung. Und weil die ArbZG-Novelle noch ein Entwurf ist, gilt: Der hier beschriebene Rechtsstand ist der von Juli 2026 – bitte vor wichtigen Entscheidungen den aktuellen Gesetzgebungsstand prüfen.

→ Weiterführend: der breite Leitfaden zur Zeiterfassung, zum ArbZG und zum Zoll-Nachweis und die Regeln zu Pausen und Ruhezeiten.