Öffentliche Ausschreibungen in der Gebäudereinigung gewinnen: Vergaberecht, Nachweise, Angebot

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Öffentliche Auftraggeber – Städte, Landkreise, Schulen, Kliniken, Behörden – dürfen ihre Reinigung nicht frei nach Sympathie vergeben. Sie müssen sich an das Vergaberecht halten. Das klingt bürokratisch, ist aber Ihre Chance: Wer die Spielregeln kennt, hat weniger Konkurrenz und gewinnt oft mehrjährige, planbare Aufträge.

• Zwei Welten je nach Auftragswert: Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt das GWB (Teil 4) mit VgV; darunter die UVgO und die Landesvergabegesetze. Für Reinigung (eine Dienstleistung) liegt die EU-Schwelle für die meisten öffentlichen Auftraggeber ab dem 01.01.2026 bei 216.000 € netto (zuvor 221.000 €).
• Grundsätze (§ 97 GWB): Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung, Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit. Kein Auftraggeber darf willkürlich entscheiden.
• Zuschlag ≠ nur Preis (§ 127 GWB): Den Auftrag bekommt das wirtschaftlichste Angebot – meist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Qualität zählt oft mit.
• Eignung nachweisen: Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit – entweder je Ausschreibung oder vorab per Präqualifikation (amtliches Verzeichnis).
• Tariftreue & Mindestlohn: Verpflichtungserklärungen sind Pflicht (§ 128 GWB; für Aufträge des Bundes seit 01.05.2026 zusätzlich das Bundestariftreuegesetz, sonst die Landestariftreuegesetze). Wer beim Mindestlohn patzt, kann sogar von der Vergabe ausgeschlossen werden (§ 19 MiLoG).

Dieser Leitfaden führt Sie durch den Ablauf, die nötigen Nachweise und die Fehler, an denen die meisten Angebote scheitern.

Vergaberecht in zwei Welten: oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte

Wie streng die Regeln sind, hängt vom geschätzten Auftragswert ab (netto, über die gesamte Laufzeit gerechnet). Es gibt zwei Bereiche:

1. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt europäisches Vergaberecht, in Deutschland umgesetzt im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB, Teil 4, §§ 97 ff.) und – für Liefer- und Dienstleistungen wie die Reinigung – in der Vergabeverordnung (VgV). Aufträge werden EU-weit bekannt gemacht, und Bieter haben ein förmliches Rechtsschutzverfahren (Nachprüfung vor der Vergabekammer).

2. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt nationales Recht: die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie – je nach Bundesland – Landesvergabe- und Tariftreuegesetze. Diese unterscheiden sich von Land zu Land teils erheblich (eigene Wertgrenzen, eigene Tariftreue-Vorgaben). Der ganz überwiegende Teil der Reinigungsaufträge von Kommunen und kleineren Einrichtungen läuft in diesem Unterschwellenbereich.

Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre neu festgesetzt. Für den Zeitraum 2026/2027 gelten – veröffentlicht im EU-Amtsblatt am 23.10.2025, wirksam ab dem 01.01.2026 – unter anderem diese Netto-Werte:

Weil sich die Schwellenwerte turnusmäßig ändern, gilt im Zweifel immer der jeweils gültige Wert. Für die Praxis genügt die Faustregel: Ein einzelner Reinigungsauftrag einer Kommune bleibt oft unter der Schwelle, ein mehrjähriger Rahmenvertrag über viele Objekte kann sie leicht überschreiten – dann gilt das strengere EU-Regime.

Verfahrensarten: offen, nicht offen und was das für Sie bedeutet

Wie ein Auftrag ausgeschrieben wird, entscheidet der Auftraggeber – aber nur innerhalb der zulässigen Verfahrensarten.

Oberhalb der Schwellenwerte (GWB/VgV):

• Offenes Verfahren – das Regelverfahren: EU-weit bekannt gemacht, jedes interessierte Unternehmen darf ein Angebot abgeben. Kein vorgeschalteter Auswahlschritt.
• Nicht offenes Verfahren – mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb: Erst bewerben sich Unternehmen um die Teilnahme, dann fordert der Auftraggeber eine begrenzte Zahl geeigneter Bieter zur Angebotsabgabe auf.
• Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft – nur unter besonderen Voraussetzungen; in der Standard-Reinigung selten.

Unterhalb der Schwellenwerte (UVgO, § 8):

• Öffentliche Ausschreibung – für jeden offen, entspricht dem offenen Verfahren.
• Beschränkte Ausschreibung – mit oder ohne Teilnahmewettbewerb.
• Verhandlungsvergabe – mit oder ohne Teilnahmewettbewerb, für kleinere oder besondere Aufträge.

Was das für Sie praktisch heißt: Bei einem offenen Verfahren zählt allein, dass Ihr Angebot vollständig, fristgerecht und wirtschaftlich ist. Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb entscheidet zuerst Ihre Eignung – hier verschaffen gepflegte Referenzen und eine Präqualifikation einen echten Vorsprung. Fundstellen für passende Ausschreibungen sind die eVergabe-Plattformen von Bund, Ländern und Kommunen sowie das EU-Amtsblatt (TED) oberhalb der Schwelle.

Eignung nachweisen: Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit

Bevor irgendein Preis zählt, muss der Auftraggeber prüfen, ob Sie den Auftrag überhaupt schultern können. Diese Eignung hat drei klassische Bausteine:

• Fachkunde – fachliches Können: einschlägige Erfahrung, geeignetes Personal, Referenzen vergleichbarer Reinigungsobjekte, ggf. Zertifikate (z. B. Qualitäts- oder Umweltmanagement).
• Leistungsfähigkeit – wirtschaftliche und personelle Kapazität: Umsatzzahlen, Beschäftigtenzahl, Ausstattung, Betriebshaftpflicht in ausreichender Höhe.
• Zuverlässigkeit – gesetzestreues Verhalten: keine relevanten Ausschlussgründe, gezahlte Steuern und Sozialabgaben, saubere Führung des Betriebs.

Nachweisen können Sie das auf zwei Wegen:

1. Je Ausschreibung über Eigenerklärungen. Oberhalb der Schwelle nutzen Auftraggeber häufig die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) – ein standardisiertes Formular, das die Einzelnachweise zunächst ersetzt. Die eigentlichen Belege muss meist nur der Bieter beibringen, der den Zuschlag erhalten soll.

2. Vorab per Präqualifikation. Sie lassen Ihre Eignung einmalig und unabhängig von einer konkreten Ausschreibung prüfen und werden in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) eingetragen. Das Verfahren läuft dezentral über die Präqualifizierungsstellen bzw. Auftragsberatungsstellen der Industrie- und Handelskammern. Der Vorteil: In der Ausschreibung genügt dann oft der Verweis auf die Präqualifikation, statt jedes Mal denselben Papierstapel neu zusammenzustellen. Nachweise aus einem Präqualifizierungsverfahren sind vom Auftraggeber grundsätzlich anzuerkennen (§ 48 Abs. 8 VgV, § 35 Abs. 6 UVgO).

Für einen wachsenden Reinigungsbetrieb, der regelmäßig öffentlich anbietet, lohnt sich die Präqualifikation fast immer – sie spart pro Angebot Stunden und wirkt professionell.

Der Zuschlag läuft nicht nur über den Preis (§ 127 GWB)

Der weitverbreitete Irrtum: „Öffentliche Aufträge gewinnt, wer am billigsten ist." Das stimmt so nicht. Das Gesetz sagt: Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot (§ 127 GWB). Wirtschaftlich heißt in aller Regel das beste Preis-Leistungs-Verhältnis – der Preis ist nur ein Kriterium neben der Qualität. Der Auftraggeber darf zwar auch allein auf den niedrigsten Preis abstellen, muss das aber nicht (und tut es bei anspruchsvollen Objekten oft bewusst nicht).

Entscheidend: Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung müssen bereits in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen stehen (§ 127 GWB). Sie wissen also vorher, worauf es ankommt. Typische Qualitätskriterien in Reinigungsausschreibungen:

• Qualitätssicherungskonzept und Kontrollsystem (z. B. messbare Qualitätsstandards, Objektbegehungen, Beanstandungsmanagement),
• Personalkonzept (Stammpersonal, Einarbeitung, Vertretung bei Ausfall, Sprachfähigkeit),
• Reaktionszeiten und Erreichbarkeit, Ansprechpartner vor Ort,
• Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekte (Reinigungsmittel, Dosierung, Ökobilanz),
• Leistungsverzeichnis-Erfüllung und plausible Kalkulation.

Vorsicht bei „zu billig": Ein ungewöhnlich niedriger Preis ist kein Vorteil – der Auftraggeber muss ihn hinterfragen und kann das Angebot ausschließen, wenn Sie die Auskömmlichkeit nicht erklären können. Ein Kampfpreis, der den Mindestlohn rechnerisch gar nicht abbildet, fliegt raus, statt zu gewinnen. Deshalb ist eine saubere, nachvollziehbare Kalkulation auf Basis der echten Lohn- und Tarifkosten Ihr stärkstes Argument – nicht der niedrigste Preis um jeden Preis.

Tariftreue, Mindestlohn und Ausschlussgründe (§§ 123, 124, 128 GWB, § 19 MiLoG)

Gerade in der Gebäudereinigung – einer lohnintensiven Branche mit allgemeinverbindlichem Tarifvertrag – schaut der öffentliche Auftraggeber genau auf die Arbeitsbedingungen. Zwei Themen sind hier zentral: Tariftreue-Zusagen und Ausschlussgründe.

Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen (§ 128 GWB): Bei der Ausführung eines öffentlichen Auftrags müssen Sie alle geltenden rechtlichen Verpflichtungen einhalten – Steuern, Abgaben, Sozialbeiträge, Arbeitsschutz und die Mindestarbeitsbedingungen einschließlich Mindestentgelt nach dem Mindestlohngesetz, nach allgemeinverbindlichen Tarifverträgen (in Verbindung mit dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz) oder danach erlassenen Rechtsverordnungen. In der Reinigung heißt das konkret: der allgemeinverbindliche Branchenmindestlohn des Rahmentarifvertrags. Viele Auftraggeber verlangen dazu eine unterschriebene Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und zum Mindestlohn.

Bundes- und Landestariftreuerecht – seit 2026 zweistufig: Für Aufträge des Bundes und bundesnaher Auftraggeber (nicht für Länder und Kommunen) gilt seit dem 1. Mai 2026 das neue „Gesetz zur Sicherung der Tariftreue bei der Vergabe und Ausführung öffentlicher Aufträge und Konzessionen des Bundes" (Bundestariftreuegesetz, BTTG). Es greift ab einem geschätzten Auftragswert von 50.000 € netto und verpflichtet Auftragnehmer, ihren Beschäftigten mindestens die per Rechtsverordnung des BMAS festgelegten tariflichen Arbeitsbedingungen (Entgelt, Urlaub, Arbeitszeit, Ruhepausen) zu gewähren – mit verschuldensunabhängiger Haftung auch für Nachunternehmer und Verleiher. Für Reinigungsaufträge von Ländern und Kommunen – im kommunalen Bereich der Regelfall – bleiben dagegen die jeweiligen Landesvergabe- und Tariftreuegesetze maßgeblich; sie unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland teils erheblich. Was eine konkrete Ausschreibung genau verlangt, steht immer in deren Vergabeunterlagen.

Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB): Bestimmte rechtskräftige Verurteilungen führen zwingend zum Ausschluss – etwa Bestechung, Betrug, Geldwäsche, Bildung krimineller Vereinigungen. Ebenfalls erfasst: die bestandskräftig festgestellte Nichtzahlung von Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträgen. Hier hat der Auftraggeber kein Ermessen.

Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB): Hier kann der Auftraggeber ausschließen (Ermessen). Dazu zählen unter anderem nachweisliche Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Pflichten, Insolvenz, schwere berufliche Verfehlungen oder Schlechtleistung bei früheren öffentlichen Aufträgen. Genau deshalb ist eine saubere Nachweisführung – dokumentierte Arbeitszeiten, gezahlte Löhne, erfüllte SLAs – kein Selbstzweck, sondern Ihr Schutz vor dem Ausschluss beim nächsten Auftrag.

Ausschluss wegen Mindestlohnverstoß (§ 19 MiLoG): Wer wegen eines Verstoßes gegen das Mindestlohngesetz mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 € belegt wurde, soll bis zur nachgewiesenen „Selbstreinigung" von der Teilnahme an öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden. Ab einem Auftragswert von 30.000 € muss der Auftraggeber vor dem Zuschlag beim Wettbewerbsregister nachfragen. Für einen Reinigungsbetrieb, der öffentlich anbieten will, ist die lückenlose Mindestlohn-Dokumentation damit doppelt wichtig: einmal für den Zoll – und einmal, um überhaupt an Aufträge zu kommen.

Details zu den Lohnuntergrenzen der Branche: Mindestlohn in der Gebäudereinigung 2026 und Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung.

Checkliste: Welche Nachweise Sie typischerweise einreichen

Was genau verlangt wird, steht in den Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung – lesen Sie diese immer zuerst und vollständig. Die folgende Übersicht zeigt die in Reinigungsausschreibungen typisch geforderten Nachweise und Erklärungen. Sie ist eine Orientierung, keine abschließende Vorgabe.

Fristen – der harte Filter: Angebote müssen bis zur Angebotsfrist vollständig und in der vorgegebenen Form vorliegen – heute fast immer elektronisch über die eVergabe-Plattform. Ein verspätetes Angebot wird nicht gewertet, auch wenn es nur eine Minute zu spät ist. Ebenso wichtig: die Frist für Bieterfragen – Unklarheiten im Leistungsverzeichnis klären Sie vor Abgabe, nicht hinterher.

Häufige Formfehler, an denen Angebote scheitern:

• fehlende oder nicht unterschriebene Erklärungen (z. B. Verpflichtungserklärung zur Tariftreue),
• eigenmächtige Änderungen an den Vergabeunterlagen oder am Leistungsverzeichnis,
• unvollständiges Preisblatt (nicht alle Positionen ausgepreist),
• Nachweise nicht im geforderten Format / am falschen Ort hochgeladen,
• verspätete Abgabe oder technische Probleme in letzter Minute,
• unauskömmlicher, nicht erklärbarer Niedrigpreis.

Wie CERTISCAN bei Kalkulation und Nachweisführung unterstützt

Ehrlich vorweg: CERTISCAN ist keine Vergabeplattform. Wir binden keine eVergabe-Portale an und geben keine Angebote automatisch für Sie ab – das Einreichen läuft immer über das Portal des Auftraggebers. Wo CERTISCAN wirklich hilft, ist die Angebots- und Kalkulationsseite sowie der Nachweis, dass Sie sauber arbeiten:

• Das Modul Kalkulation kalkuliert Ihre Angebote nachvollziehbar – mit einer flexiblen Preis-Logik (Aufschlag, Marge oder Rabatt je Kunde) auf Basis der Kosten- und Verrechnungssätze, die Sie hinterlegen. So können Sie Ihre Sätze so ansetzen, dass der Branchenmindestlohn gedeckt ist, und vermeiden den unauskömmlichen Kampfpreis, der im Vergabeverfahren zum Ausschluss führt.
• Für die Nachkalkulation zieht CERTISCAN die dokumentierten Ist-Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung heran und stellt sie den kalkulierten Werten gegenüber – so sehen Sie, ob ein Objekt wirklich auskömmlich läuft. Dieselbe lückenlose Arbeitszeit- und Lohn-Dokumentation ist zugleich Ihr Nachweis, dass Mindestlohn und Arbeitszeitregeln eingehalten werden (wichtig mit Blick auf § 124 GWB und § 19 MiLoG).
• Das Kundenportal schafft Transparenz gegenüber dem Auftraggeber: Leistungsnachweise, Qualitätskontrollen und SLA-Erfüllung sind sichtbar dokumentiert – das stützt Referenzen für die nächste Ausschreibung und beugt Beanstandungen bei laufenden Aufträgen vor.

So eingeordnet: CERTISCAN macht Ihre Kalkulation belastbar und Ihre Nachweise auffindbar. Das eigentliche Vergaberecht bleibt komplex – ob eine Landestariftreue-Regel greift, welche Nachweise eine konkrete Ausschreibung genau verlangt und wie ein Angebot rechtssicher gestaltet wird, ist immer im Einzelfall zu prüfen. Die verbindliche vergaberechtliche Beurteilung bleibt Sache Ihres Betriebs bzw. einer fachkundigen Beratung.

→ Weiter zur Praxis: Angebot für die Gebäudereinigung erstellen und Reinigungskosten richtig kalkulieren.