Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit systematisch erfassen. Eine Excel-Tabelle erfüllt das nur auf dem Papier — sie ist nachträglich änderbar und hält einer Zoll-Kontrolle in der Gebäudereinigung selten stand.
Excel und handgeschriebene Stundenzettel sind seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 keine sichere Basis mehr: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch und nachvollziehbar erfassen. Eine Tabelle, die jeder nachträglich überschreiben kann, deckt weder diese Pflicht sauber ab noch die verschärfte Aufzeichnung nach §17 MiLoG, die der Zoll in der Gebäudereinigung prüft.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 18.07.2026
Am Anfang ging es mit Excel. Eine Zeile pro Mitarbeiter, ein paar Objekte, der Vorarbeiter sammelt die Zettel am Monatsende ein. Doch dein Betrieb ist gewachsen: mehr Kräfte, mehr Auftraggeber, mehr Objekte, Früh- und Spätschichten quer durch die Woche. Jetzt merkst du es an den Reibungspunkten — Stunden fehlen, Zettel kommen verspätet, jemand hat die Formel überschrieben, und beim Lohnlauf beginnt jedes Mal die Sucherei.
Keine Rechtsberatung – Angaben ohne Gewähr. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern; im Zweifel Fachperson hinzuziehen.
Das eigentliche Problem ist aber nicht der Aufwand. Es ist die Beweiskraft. Eine Excel-Datei lässt sich rückwirkend ändern, ohne dass man es sieht. Genau das ist der Grund, warum sie im Ernstfall wenig wert ist: Weder der Zoll noch ein Arbeitsgericht kann einer Tabelle ansehen, ob ein Eintrag am Tag der Arbeit oder erst drei Wochen später entstanden ist. Für die Gebäudereinigung — eine der Branchen mit sofortiger Aufzeichnungspflicht nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — ist das ein reales Risiko, kein theoretisches.
Achtung: Nicht die Excel-Tabelle an sich ist verboten. Aber sie muss die Arbeitszeit systematisch, vollständig und manipulationssicher abbilden — und diesen Nachweis kann eine offene Datei praktisch nicht führen.
Die Kosten des Nichtstuns sind nicht nur die verlorenen Stunden im Büro. Sie sind konkret und in Euro messbar:
| Risiko | Rechtsgrundlage | Rahmen |
|---|---|---|
| Verstoß gegen Arbeitszeitgesetz (fehlende/mangelhafte Aufzeichnung von Mehrarbeit) | §22 i. V. m. §16 ArbZG | Bußgeld bis 30.000 € |
| Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz | §21 i. V. m. §17 MiLoG | Bußgeld bis 30.000 € |
| Fehlender Mindestlohn-Nachweis bei Zoll-Prüfung (FKS) | §17 MiLoG, §2a SchwarzArbG | Nachforderung + Bußgeld |
Dazu kommt das, was in keiner Tabelle steht: Zeit. Bei jeder Zoll-Prüfung — die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kann unangekündigt kommen — musst du auf Verlangen kurzfristig lückenlose Aufzeichnungen vorlegen. Wer erst Zettel zusammensuchen und Formeln nachrechnen muss, gerät automatisch unter Verdacht. Und intern zahlst du weiter drauf: Streit um vergessene Stunden, falsch berechnete Überstunden, Ärger beim Urlaubssaldo.
<!-- Quellen: BAG 13.09.2022 Az. 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, hergeleitet aus §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG i. L. d. EuGH-Urteils C-55/18 "CCOO"); §16 Abs. 2, §22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG (Bußgeld bis 30.000 €); §17 MiLoG (Aufzeichnungspflicht), §2a SchwarzArbG (Gebäudereinigung als Sofort-Aufzeichnungs-Branche), §21 Abs. 3 MiLoG (Bußgeld bis 30.000 €), Prüfung durch Zoll/FKS · Stand: 2026-07-18 -->
CERTISCAN ersetzt Excel durch eine ArbZG-konforme digitale Stempeluhr, die für den Reinigungsalltag gebaut ist. Erfasst wird per QR-Code, NFC-Tag am Objekt oder gebundenem Gerät — die Kraft braucht dafür kein privates Smartphone-Abo, und beim Stempeln werden keine Standortkoordinaten gespeichert; es entsteht kein Bewegungsprofil.
Wichtiger als das Erfassen ist, was danach passiert: Jeder abgeschlossene Monat wird versiegelt (LOCKED) und ist damit nicht mehr rückwirkend änderbar — genau die Manipulationssicherheit, die einer Excel-Datei fehlt. Korrekturen laufen entweder als Antrag der Reinigungskraft oder als Manager-Direktbuchung, und jede Änderung landet unveränderbar im WORM-Audit-Protokoll (wer, wann, was, alt → neu). Eine integrierte Compliance-Engine überwacht die ArbZG-Grenzen (Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten) automatisch mit.
Für die Prüfung stehen fertige Exporte bereit: DATEV für den Steuerberater und Zoll-Meldungen für die FKS. Und weil die Zeiterfassung bei CERTISCAN das am stärksten vernetzte Modul ist, fließen die sauberen Zeiten direkt weiter in Lohn, Zuschläge, Controlling und den Mindestlohn-Nachweis je Auftraggeber — statt dass du dieselben Zahlen dreimal abtippst.
Mehr dazu auf der Modulseite Zeiterfassung. Wie viel Zeit deine Leute wirklich arbeiten, rechnest du vorab im Arbeitszeitrechner durch; dein konkretes Bußgeld-Risiko schätzt der Bußgeld-Rechner Zeiterfassung. Den rechtlichen Rahmen dazu fasst der Beitrag Zeiterfassungs-Pflicht 2026 — was Arbeitgeber wissen müssen zusammen.
Tipp: Führe die digitale Erfassung erst in einem einzigen Objekt ein, bevor du sie ausrollst. So sehen Vorarbeiter und Kräfte den Nutzen, bevor sie umstellen müssen — und du vermeidest den Widerstand einer "großen IT-Einführung".