Das Hinweisgeberschutzgesetz gibt Ihnen zwei harte Fristen: 7 Tage für die Eingangsbestätigung und maximal 3 Monate für die Rückmeldung (§ 17). CERTISCAN materialisiert beide bei jeder Meldung, bestätigt den Eingang automatisch und warnt Sie über einen täglichen Prüflauf rechtzeitig vor Ablauf – damit keine Frist reißt, weil eine Meldung untergegangen ist.
Sobald eine Meldung eingeht, laufen nach § 17 HinSchG zwei Uhren:
Wer das mit einem E-Mail-Postfach oder einer Excel-Liste führt, verpasst diese Fristen genau dann, wenn eine Meldung im Alltag untergeht – und riskiert ein Bußgeld.
CERTISCAN berechnet bei jeder Meldung sofort die beiden Fristtermine und legt sie am Fall ab:
Die zugrunde liegenden Tage sind in den Einstellungen gepflegt (Standard 7 Tage / 3 Monate) – nicht als feste Zahl im Code verdrahtet. Bei einer Online-Meldung wird die Eingangsbestätigung automatisch erzeugt (Systemnachricht an den Melder) und der Bestätigungszeitpunkt dokumentiert – der § 17-Abs.-1-Nachweis ist damit sauber belegt.
Ein Hinweis kann auch telefonisch, persönlich, per Post oder E-Mail eingehen. Solche Off-Channel-Meldungen erfassen Sie manuell – dann laufen die Fristen ab dem echten Eingangsdatum, nicht ab dem Erfassungstag. Weil die Eingangsbestätigung hier außerhalb des Systems erfolgt (Brief/Anruf), bestätigen Sie sie mit einem bewussten Klick; erst danach gilt die Ack-Frist als erfüllt. So mahnt das System nicht ins Leere – und bleibt ehrlich, solange die Bestätigung fehlt.
Ein automatischer Prüflauf (täglich früh) geht alle aktiven Fälle durch und meldet, wo eine Frist bald abläuft – die Vorwarnzeit stellen Sie selbst ein (Standard 2 Tage vorher). Die Warnung geht per E-Mail an Inhaber und Administratoren (und optional an eine hinterlegte Meldestellen-Adresse). Bereits bestätigte Eingänge lösen keinen Fehlalarm mehr aus. Jede Warnung wird revisionssicher protokolliert (WORM).
Wird ein Fall geschlossen, berechnet CERTISCAN den Löschtermin (§ 11 Abs. 5 HinSchG i. V. m. Art. 17 DSGVO): Abschlussdatum plus Aufbewahrungsdauer (Standard 3 Jahre, einstellbar). Erst dann greift die harte, revisionssichere Löschung – so bleibt die Dokumentation weder zu kurz noch länger als nötig.
Bei jeder Meldung werden Ack-Frist (7 Tage) und Feedback-Frist (3 Monate) sofort berechnet und am Fall hinterlegt – ohne dass Sie eine Uhr im Kopf behalten müssen.
Bei Online-Meldungen erzeugt das System sofort die Eingangsbestätigung und dokumentiert den Zeitpunkt – der § 17-Abs.-1-Nachweis ist damit sauber erbracht.
Ein täglicher Prüflauf warnt rechtzeitig vor ablaufenden Fristen per E-Mail an Inhaber und Administratoren. Die Vorwarnzeit stellen Sie selbst ein.
Off-Channel-Meldungen werden manuell erfasst; die Fristen laufen ab dem echten Eingang. Die Bestätigung setzen Sie bewusst – so mahnt das System ehrlich, nicht ins Leere.
Beim Abschluss wird der Löschtermin (§ 11 Abs. 5, Standard 3 Jahre) berechnet. Danach wird revisionssicher gelöscht – nicht früher, nicht später.
Die 7-Tage- und 3-Monats-Werte sowie die Vorwarnzeit sind in den Einstellungen gepflegt, nicht fest im Code – anpassbar durch den berechtigten Personenkreis.
Online oder off-channel (Telefon/Post/E-Mail, manuell erfasst). CERTISCAN berechnet sofort die Ack- und die Feedback-Frist.
Bei Online-Meldungen automatisch als Systemnachricht; bei Off-Channel-Meldungen per bewusstem Klick. Der Bestätigungszeitpunkt wird dokumentiert.
Der Prüflauf meldet täglich Fälle mit bald ablaufender Frist per E-Mail an Inhaber und Administratoren – mit einstellbarer Vorwarnzeit, revisionssicher protokolliert.
Beim Schließen wird der Löschtermin (Abschluss + Aufbewahrungsdauer) gesetzt. Nach Ablauf wird der Fall revisionssicher und hart gelöscht.
| Anforderung | CERTISCAN Hinweisgeberschutz | Fristen von Hand im Kalender |
|---|---|---|
| 7-Tage-Eingangsbestätigung überwacht (§ 17) | manuell | |
| 3-Monats-Rückmeldung überwacht | manuell | |
| Eingangsbestätigung automatisch belegt | ||
| Täglicher Prüflauf mit Vorwarnung per E-Mail | ||
| Fristen auch für Telefon-/Papier-Meldungen | vergessen | |
| Fristgerechte, revisionssichere Löschung |
Rechtsquelle: HinSchG § 17 (Eingangsbestätigung 7 Tage / Rückmeldung max. 3 Monate) · § 11 Abs. 5 (Aufbewahrung/Löschung) · DSGVO Art. 17 (Löschung) · Stand: 2026
Strukturelle Rechtsinfo – keine Rechtsberatung. Beträge, Fristen und Schwellen können sich ändern.
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