Zoll-Prüfung in der Gebäudereinigung: Ablauf der FKS-Kontrolle & Vorbereitung
Die Gebäudereinigung steht auf der Prüfliste der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls – kontrolliert wird unangemeldet, am Objekt wie im Büro. Dieser Leitfaden erklärt, welche Befugnisse die FKS hat, welche Nachweise sofort vorliegen müssen (Sofortmeldung, Ausweispapiere, Arbeitszeit-Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG), welche Mitwirkungspflichten gelten und welche Bußgelder drohen. Und er zeigt, wie Sie sich so vorbereiten, dass eine Kontrolle zum Nicht-Ereignis wird.
Die Gebäudereinigung ist eine der Branchen, die der Zoll besonders im Blick hat. Zuständig ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) – eine Einheit des Zolls. Das müssen Sie wissen:
Sie prüft unangemeldet – am Objekt, in der Betriebsstätte, während der Arbeitszeit. Ein Termin wird nicht vereinbart.
Diese Nachweise müssen sofort greifbar sein: die Sofortmeldung jedes Beschäftigten (spätestens bei Arbeitsbeginn), die Ausweispapiere der vor Ort tätigen Personen und die Arbeitszeit-Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG (Beginn, Ende, Dauer).
Sie müssen mitwirken: Auskunft geben, Zutritt gewähren, Unterlagen vorlegen. Wer blockiert, begeht eine Ordnungswidrigkeit.
Bußgelder sind empfindlich: Mindestlohn-Unterschreitung bis 500.000 €, Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht bis 30.000 €, Verstöße rund um die Ausweis-Hinweispflicht bis
Not legal advice – provided without warranty. Amounts, deadlines and thresholds may change; consult a professional if in doubt.
Frequently asked questions
Kündigt der Zoll eine FKS-Prüfung an?
Nein. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft grundsätzlich unangemeldet – während der Arbeitszeit, sowohl in der Betriebsstätte als auch direkt am Reinigungsobjekt. Deshalb müssen die prüfrelevanten Nachweise jederzeit greifbar sein, nicht erst „auf Ankündigung".
Welche Unterlagen muss ich bei einer Zoll-Kontrolle sofort vorlegen?
Vor allem die Sofortmeldung der Beschäftigten, deren Ausweispapiere und die Arbeitszeit-Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG (Beginn, Ende, Dauer). Dazu kommen auf Verlangen Lohnunterlagen und Verträge. Die Aufzeichnungen müssen im Inland, in deutscher Sprache und mindestens zwei Jahre lang bereitgehalten werden.
Was ist die Sofortmeldepflicht und gilt sie für die Gebäudereinigung?
Ja. Die Gebäudereinigung gehört zu den Branchen nach § 28a Abs. 4 SGB IV, in denen jeder neue Beschäftigte spätestens zum Zeitpunkt des Beschäftigungsbeginns an die Rentenversicherung gemeldet sein muss. Die Sofortmeldung soll dem Zoll die Kontrolle erleichtern – fehlt sie beim Einsatzbeginn, ist das ein klarer Verstoß.
Müssen meine Reinigungskräfte ihren Ausweis dabeihaben?
In den Branchen mit Sofortmeldepflicht – dazu zählt die Gebäudereinigung – müssen Beschäftigte ihre Ausweispapiere mitführen und dem Zoll auf Verlangen vorlegen (§ 2a SchwarzArbG). Das Papier muss nicht am Körper getragen werden, aber am Ort der Prüfung einsehbar sein. Der Arbeitgeber muss zusätzlich schriftlich auf diese Pflicht hinweisen und den Hinweis aufbewahren.
Welche Bußgelder drohen bei einer FKS-Prüfung?
Eine Mindestlohn-Unterschreitung kann mit bis zu 500.000 € geahndet werden (§ 21 MiLoG), Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG mit bis zu 30.000 € (Bußgeldrahmen § 21 MiLoG). Verstöße gegen die Hinweis-/Aufbewahrungspflicht rund um die Ausweispapiere können bis zu 1.000 € kosten. Hinzu kommen mögliche Nachzahlungen und der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Es handelt sich um gesetzliche Höchstrahmen; die konkrete Höhe hängt vom Einzelfall ab.
Muss ich bei der Kontrolle mitwirken?
Ja. Es besteht eine Mitwirkungspflicht: Zutritt gewähren, Auskunft geben, Unterlagen vorlegen. Wer die Prüfung behindert, begeht eine Ordnungswidrigkeit und riskiert ein zusätzliches Bußgeld. Ruhig, vollständig und kooperativ zu reagieren, ist immer der bessere Weg.
Wie kann Software mir bei einer Zoll-Prüfung helfen?
Eine digitale Zeiterfassung sorgt dafür, dass alle Stunden lückenlos und zeitnah dokumentiert sind – die Grundlage jeder FKS-Prüfung. Darauf aufbauend lässt sich ein prüffertiges Nachweis-Dossier auf Knopfdruck erzeugen und vorab per Selbsttest auf Vollständigkeit prüfen. Das ersetzt keine rechtliche Bewertung, macht die Kontrolle aber zur Formsache.
Seit 1. Januar 2026 sind die Prüf- und Ermittlungsbefugnisse der FKS durch das SchwarzArbMoDiG ausgeweitet worden.
Die gute Nachricht: Wer seine Arbeitszeiten sauber und lückenlos dokumentiert, muss eine FKS-Kontrolle nicht fürchten. Eine Kontrolle wird dann zur Formsache.
Wer prüft – und warum gerade die Reinigung?
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) ist die Kontrolleinheit der Zollverwaltung. Sie bekämpft Schwarzarbeit, illegale Beschäftigung und – ein Schwerpunkt – die Nichtzahlung des Mindestlohns.
Die Gebäudereinigung ist aus zwei Gründen ein Schwerpunkt:
Sie steht namentlich auf der Liste des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) – der Branchen mit besonderen Prüf- und Mitführungspflichten.
In ihr gilt ein eigener, allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn, dessen Einhaltung der Zoll aktiv nachrechnet. Die aktuellen Sätze erklärt der Leitfaden Mindestlohn Gebäudereinigung 2026.
Zum 1. Januar 2026 ist zudem das Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (SchwarzArbMoDiG) in Kraft getreten. Kern: eine deutliche Ausweitung der Prüf- und Ermittlungsbefugnisse der FKS. Für Betriebe heißt das: Kontrollen werden nicht seltener, sondern gründlicher.
Welche Befugnisse die FKS hat
Die FKS darf mehr als nur nach Unterlagen fragen. Die wichtigsten Befugnisse (nach SchwarzArbG):
Betreten von Geschäftsräumen und Grundstücken des Arbeitgebers und des Auftraggebers während der Arbeitszeit – auch das Objekt, auf dem gereinigt wird.
Personenbefragung vor Ort: Angetroffene Personen können nach Identität, Art und Umfang ihrer Tätigkeit sowie ihrem Beschäftigungsverhältnis befragt werden.
Einsicht in Geschäftsunterlagen: Lohnunterlagen, Arbeitszeit-Aufzeichnungen, Verträge und andere Unterlagen, die für die Beurteilung des Beschäftigungsverhältnisses relevant sind.
Datenabgleich mit anderen Behörden (Rentenversicherung, Krankenkassen, Agentur für Arbeit u. a.).
Wichtig: Die FKS kontrolliert beim Arbeitgeber und beim Auftraggeber. Auch wer Reinigungsleistungen einkauft, kann in eine Kontrolle geraten – Stichwort Auftraggeber-/Generalunternehmerhaftung.
Ihre Mitwirkungspflichten – und was passiert, wenn Sie blockieren
Bei einer FKS-Kontrolle gilt eine Mitwirkungspflicht: Sie (und Ihre vor Ort tätigen Beschäftigten) müssen die Prüfung dulden, Auskunft geben und Unterlagen vorlegen. Die Pflichten wurden zuletzt erweitert; verlangte Auskünfte und Dokumente sind auch dann bereitzustellen, wenn ein Verfahren droht.
Wer die Kontrolle behindert – Auskunft verweigert, Zutritt verwehrt, Unterlagen nicht vorlegt –, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeld belegt werden kann. Blockieren verschlechtert die Lage also, statt sie zu verbessern.
Praxis-Tipp: Benennen Sie im Betrieb eine Ansprechperson und legen Sie fest, wo die prüfrelevanten Unterlagen liegen. So kann bei einer Kontrolle sofort und ruhig reagiert werden – ohne Suchen, ohne Lücken.
Diese Nachweise müssen sofort vorliegen
Drei Dinge fragt die FKS in der Reinigung erfahrungsgemäß immer ab. Sie müssen sofort verfügbar sein:
Nachweis
Rechtsgrundlage
Was gefordert ist
Sofortmeldung
§ 28a Abs. 4 SGB IV
Jeder neue Beschäftigte muss spätestens bei Beschäftigungsbeginn an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet sein – die Reinigung gehört zu den Sofortmelde-Branchen.
Ausweispapiere
§ 2a SchwarzArbG
Alle Beschäftigten müssen ihren Personalausweis/Pass mitführen und der Zollverwaltung auf Verlangen vorlegen. Der Arbeitgeber muss sie schriftlich auf diese Pflicht hinweisen und den Hinweis aufbewahren.
Arbeitszeit-Aufzeichnung
§ 17 MiLoG
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten – aufzuzeichnen binnen 7 Kalendertagen, 2 Jahre aufzubewahren und im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten.
Nachweis
Sofortmeldung
Rechtsgrundlage
§ 28a Abs. 4 SGB IV
Was gefordert ist
Jeder neue Beschäftigte muss spätestens bei Beschäftigungsbeginn an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet sein – die Reinigung gehört zu den Sofortmelde-Branchen.
Nachweis
Ausweispapiere
Rechtsgrundlage
§ 2a SchwarzArbG
Was gefordert ist
Alle Beschäftigten müssen ihren Personalausweis/Pass mitführen und der Zollverwaltung auf Verlangen vorlegen. Der Arbeitgeber muss sie schriftlich auf diese Pflicht hinweisen und den Hinweis aufbewahren.
Nachweis
Arbeitszeit-Aufzeichnung
Rechtsgrundlage
§ 17 MiLoG
Was gefordert ist
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten – aufzuzeichnen binnen 7 Kalendertagen, 2 Jahre aufzubewahren und im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten.
Zur Ausweispflicht im Detail: Das Papier muss nicht am Körper getragen werden – es gilt als „mitgeführt", wenn es unmittelbar am Ort der Prüfung eingesehen werden kann. Der Verstoß gegen die Hinweis-/Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers kann mit bis zu 1.000 € geahndet werden.
Wie die FKS den Mindestlohn nachrechnet
Der häufigste Prüf-Fokus ist der Mindestlohn. Die Rechnung ist simpel: gezahlter Lohn ÷ geleistete Stunden. Kommt dabei weniger als der Branchenmindestlohn heraus, liegt eine Unterschreitung vor.
Genau deshalb ist die lückenlose Arbeitszeit-Erfassung so entscheidend: Es zählen alle geleisteten Stunden – auch kurze Zusatzeinsätze und Zeiten, die als Arbeitszeit gelten. Wer Stunden „vergisst", drückt rechnerisch den Stundenlohn unter den Mindestlohn, obwohl die Auszahlung stimmte.
Die möglichen Folgen einer Unterschreitung:
Bußgeld bis 500.000 € (§ 21 MiLoG),
Lohnnachzahlungen an die Beschäftigten,
Ausschluss von öffentlichen Aufträgen – für einen Reinigungsbetrieb existenzbedrohend.
Fehlt oder schludert schon die Dokumentation (§ 17 MiLoG), sind bis zu 30.000 € fällig – unabhängig davon, ob der Lohn korrekt war.
Vorbereitung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein sauberer Alltag. Die Checkliste:
Sofortmeldung ist Chefsache. Jede neue Kraft vor dem ersten Einsatz melden. Kein Einsatz ohne Sofortmeldung.
Ausweis-Hinweis dokumentieren. Jeden Beschäftigten schriftlich auf die Mitführungspflicht hinweisen und den Nachweis ablegen.
Arbeitszeit lückenlos und zeitnah erfassen. Beginn, Ende, Dauer – binnen 7 Tagen, für jeden Einsatz, auch kurze. Am besten direkt am Objekt.
Effektiven Stundenlohn laufend prüfen. Monatlich gegenrechnen: liegt Lohn ÷ Stunden über dem Branchenmindestlohn? So finden Sie die Lücke, nicht der Zoll.
Unterlagen an einem Ort, in deutscher Sprache, im Inland. Aufzeichnungen 2 Jahre, Lohnunterlagen entsprechend aufbewahren – griffbereit für den Prüftermin.
Ansprechperson + Ablauf festlegen. Wer redet mit der FKS, wo liegen die Nachweise, wie wird der Zugriff auf ein prüffertiges Dossier organisiert.
Wie CERTISCAN eine Kontrolle entspannt
CERTISCAN ist eine modulare Plattform für Gebäudereinigung, Handwerk und KMU. Für den Zoll-Fall greifen zwei Bausteine ineinander:
Im Modul Zeiterfassung werden alle Arbeitszeiten am Objekt erfasst – Grundlage der korrekten Lohn-pro-Stunde-Rechnung und des § 17-MiLoG-Nachweises.
Das Add-on-Modul Compliance-Cockpit bündelt das zu einem Zoll-/FKS-Prüf-Dossier: ein Klick erzeugt ein versiegeltes PDF für einen Monat mit den § 17-MiLoG-Zeitzeilen. Ein Selbsttest („Zoll-Bereitschaft") zeigt vorab, ob für den gewählten Zeitraum alle Nachweise vollständig sind – und weist offen aus, wo Daten fehlen, statt Lücken zu kaschieren.
Ehrlich eingeordnet: Das Dossier ist monatsbezogen und stützt sich auf die Zeitdaten, die Sie erfassen. CERTISCAN macht die Nachweise vollständig und schnell abrufbar; die abschließende arbeits- und sozialrechtliche Bewertung sowie die verbindliche Lohnabrechnung bleiben Sache Ihres Lohnbüros bzw. Steuerberaters. Das exakte Ausgabeformat des Dossiers ist mit dem Steuerberater abzustimmen.