CERTISCAN
SolutionsModulesToolsKnowledgeBlogPricingAbout
Log inTry free
CERTISCAN
SolutionsModulesToolsKnowledgeBlogPricingAbout
Log inTry free
Calculators/Löschfristen DSGVO: Wann Daten löschen?
Datenschutz & IT-Sicherheit · Free calculator

Löschfristen DSGVO: Wann Daten löschen?

Die DSGVO fordert in Art. 17 das Recht auf Löschung – aber gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor.

Open calculator ↓Try for free→
  • Free
  • No sign-up
  • Datenschutz & IT-Sicherheit
DSGVOAES-256WORM-AUDITXRECHNUNGCSRD

Löschfristen berechnen

Werte 2026
Guide

Löschfristen nach DSGVO – wann müssen Daten gelöscht werden?

Die DSGVO fordert in Art. 17 das Recht auf Löschung – aber gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor. Der kostenlose CERTISCAN Löschfristen-Rechner zeigt für jede Datenkategorie die exakte Frist und die gesetzliche Grundlage.

Beispiel: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 HGB, § 147 AO). Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber nur 6 Monate (§ 15 Abs. 4 AGG). Danach besteht eine Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO.

Die wichtigsten Löschfristen

  • Rechnungen/Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
  • Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB)
  • Bewerbungen (Absage): 6 Monate (§ 15 AGG)
  • Personalakten: 3 Jahre nach Ausscheiden (§ 195 BGB)
  • Verträge: 3–10 Jahre je nach Typ

Warum CERTISCAN für Löschfristen?

CERTISCAN verwaltet Löschfristen automatisch: Retention-Policies pro Datenkategorie, automatische Erinnerungen und revisionssichere Dokumentation der Löschung im WORM-Audit-Trail. Auf deutschen Servern (Hetzner). Preis auf Anfrage.

In comparison

FunktionCERTISCANExcelAktenordner
Automatische Löschfristen
Lösch-ErinnerungAutomatischManuellKeine
Lösch-DokumentationWORM-Audit-TrailTabelleAktennotiz
RevisionssicherSHA-256 Hash-ChainNeinNein
DatenkategorienKonfigurierbarManuellManuell
EU Data Act Export
Hosting DeutschlandHetzner DELokalLokal
KostenAuf Anfrage0 €0 €
Good to know

Alles über Löschfristen und Aufbewahrungspflichten

Gesetzliche Grundlagen

  • Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
  • Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: Speicherbegrenzung (Daten nur so lange wie nötig)
  • § 257 HGB: Handelsrechtliche Aufbewahrung (6/10 Jahre)
  • § 147 AO: Steuerrechtliche Aufbewahrung (6/10 Jahre)
  • § 195 BGB: Regelverjährung (3 Jahre)
  • § 15 Abs. 4 AGG: AGG-Klagefrist Bewerbungen (2+4 Monate)

Aufbewahrungsfristen nach Datenkategorie

Personalwesen

  • Personalakte: 3 Jahre nach Beschäftigungsende (§ 195 BGB Verjährung)
  • Lohnunterlagen: 6 Jahre (§ 257 HGB) bzw. 10 Jahre bei steuerlicher Relevanz
  • Lohnsteuerkarten: 6 Jahre (§ 41 EStG)
  • SV-Meldungen: 5 Jahre (§ 28f SGB IV)
  • Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§ 16 ArbZG)
  • BEM-Akten: 3 Jahre nach Abschluss
  • Bewerbungen (Absage): 6 Monate (§ 15 AGG)
  • Bewerbungen (Einstellung): In Personalakte überführen

Rechnungswesen

  • Rechnungen: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
  • Buchungsbelege: 10 Jahre
  • Jahrensabschluss: 10 Jahre
  • Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB)
  • Angebote: 6 Jahre (wenn Handelsbrief)

Verträge

  • Kaufverträge: 6 Jahre nach Erfüllung
  • Mietverträge: 3 Jahre nach Ende (§ 195 BGB)
  • Dienstleistungsverträge: 3–6 Jahre
  • Versicherungsverträge: 6 Jahre nach Ende

Kundendaten

  • Kundenstammdaten: 3 Jahre nach letzter Interaktion (Verjährung)
  • Newsletter-Daten: Bis zum Widerruf (dann sofort löschen)
  • Website-Logs: 7 Tage (BSI-Empfehlung) bis 6 Monate
  • Cookie-Daten: Max. 13 Monate (ePrivacy)

Fristberechnung

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt/empfangen wurde:

  • Rechnung vom 15.03.2026 → Frist beginnt 01.01.2027 → Löschung ab 01.01.2037
  • Bewerbungsabsage 15.03.2026 → Löschung ab 15.09.2026 (6 Monate exakt)

Löschkonzept erstellen

  1. Dateninventar erstellen (welche Daten wo?)
  2. Rechtsgrundlage pro Datenkategorie bestimmen
  3. Aufbewahrungsfrist zuordnen
  4. Löschregeln definieren (automatisch/manuell)
  5. Regelmäßig prüfen und löschen
  6. Löschung dokumentieren (CERTISCAN Audit-Trail)

Verwandte Themen

  • DSGVO Auskunft Frist-Rechner – Fristen berechnen
  • Datenpanne Meldepflicht – 72-Stunden-Frist
  • DSB-Pflicht-Prüfung
  • Datenschutz Bußgeld-Rechner
FAQ

Frequently asked questions

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 257 HGB, § 147 AO). Eine Rechnung vom 15.03.2026 darf erst ab 01.01.2037 gelöscht werden.
Wann muss ich Bewerbungsunterlagen löschen?
Abgelehnte Bewerber: 6 Monate nach der Absage (§ 15 Abs. 4 AGG Klagefrist). Eingestellte Bewerber: Unterlagen werden Teil der Personalakte (3 Jahre nach Ausscheiden).
Wie lange darf ich Personalakten aufbewahren?
3 Jahre nach Beschäftigungsende (§ 195 BGB Verjährung). Lohnunterlagen mit steuerlicher Relevanz: 10 Jahre. Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§ 16 ArbZG).
Was passiert bei zu später Löschung?
Unzulässige Speicherung ist ein DSGVO-Verstoß. Bußgelder bis 20 Mio. € oder 4% des Jahresumsatzes. Deutsche Wohnen wurde wegen fehlender Löschung mit 14,5 Mio. € bestraft.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
In der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Ausnahme: Bewerbungen (ab Absage-Datum). Personalakten: ab Beschäftigungsende.
Muss ich die Löschung dokumentieren?
Ja, die DSGVO fordert Nachweisbarkeit (Art. 5 Abs. 2). Sie müssen belegen können, dass Sie Daten ordnungsgemäß gelöscht haben. CERTISCAN dokumentiert Löschungen automatisch im WORM-Audit-Trail.
Was ist ein Löschkonzept?
Ein Löschkonzept definiert für jede Datenkategorie die Aufbewahrungsfrist und den Löschprozess. Es ist Best Practice und wird von Datenschutzbehörden erwartet. CERTISCAN unterstützt mit automatischen Retention-Policies.
Wie hilft CERTISCAN bei Löschfristen?
CERTISCAN verwaltet Löschfristen automatisch: Retention-Policies pro Datenkategorie, Erinnerungen vor Fristablauf und revisionssichere Dokumentation der Löschung. EU Data Act konform. Preis auf Anfrage.
Gelten Löschfristen auch für Backups?
Ja! Auch Daten in Backups müssen nach Fristablauf gelöscht werden. Empfehlung: Backup-Retention auf die längste Aufbewahrungsfrist begrenzen und bei Restore-Bedarf prüfen.
Was gilt bei Zeiterfassungsdaten?
Arbeitszeitnachweise müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden (§ 16 ArbZG). Bei steuerlicher Relevanz (Lohnbuchhaltung) bis 10 Jahre. CERTISCAN speichert Zeitdaten revisionssicher mit automatischer Fristenverwaltung.
Explore more

Related topics

DSGVO Auskunft Frist-RechnerAuskunftsfristen berechnenDatenpanne Meldepflicht72-Stunden-FristDSB-Pflicht-PrüfungAb wann Pflicht?Datenschutz Bußgeld-RechnerBußgeldrisiko berechnenCERTISCAN DatenschutzDatenschutzerklärung

Related calculators

Datenschutz & IT-SicherheitPasswort-Stärke prüfen: Wie sicher?Datenschutz & IT-SicherheitDatenschutzbeauftragter: Ab wann Pflicht?Datenschutz & IT-SicherheitDSGVO Auskunft: Frist berechnen (Art. 15)Datenschutz & IT-SicherheitDatenpanne: Muss ich melden? (72 Stunden)
Less number-crunching, more done
CERTISCAN verwaltet Löschfristen automatisch – Art. 17 DSGVO konform. Audit-Trail dokumentiert jede Löschung revisionssicher auf deutschen Servern. Preis auf Anfrage.
Try for free
CERTISCAN

Compliance & operations in one app. Made & hosted in Germany.

Product
SolutionsModulesToolsKnowledgeGlossaryTrust CenterPricingBlog
Company
AboutContact
Legal
PrivacyImprintTermsDPAAccessibility
© 2026 CERTISCAN · Christoph Schulz · Siegen
AES-256 · DSGVO · WORM-Audit
Wählen Sie die Art der gespeicherten Daten
Schnellübersicht
Rechnungen
10 Jahre
Geschäftsbriefe
6 Jahre
SV-Meldungen
5 Jahre
Personalakte
3 Jahre
Arbeitszeiten
2 Jahre
Bewerbungen
6 Monate
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist
Lange Aufbewahrungspflicht
Datenkategorie
Rechnungen / Buchungsbelege
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Rechtsgrundlage
§ 257 HGB, § 147 AO
Löschpflicht (DSGVO)
Art. 17 nach Fristablauf
Dokumentation
Löschung nachweisbar
Hinweis zur Kategorie: Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Nach Ablauf der gesetzlichen Mindestfrist besteht eine Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO. CERTISCAN verwaltet Löschfristen automatisch und dokumentiert Löschungen im Audit-Trail.