Zeiterfassung kostet 2026 zwischen 1,50 und 8 EUR pro Nutzer und Monat — auf dem Papier. Wir zeigen die drei Preismodelle, reale Anbieterpreise, versteckte Kosten (Setup, Support, DATEV, Terminals) und eine ehrliche TCO-Rechnung für 30 Mitarbeiter.
Software zur Zeiterfassung kostet 2026 zwischen 1,50 EUR (reine Stempeluhr, z. B. Crewmeister Go) und rund 8 EUR pro Nutzer und Monat (Komplettpakete wie timr oder clockodo Pro) — dazu kommen bei vielen Anbietern Basispreise, Support-Pakete, DATEV-Add-ons und einmalige Einrichtungskosten, die den Werbepreis schnell verdoppeln. Wer seriös kalkulieren will, rechnet deshalb nicht den Listenpreis, sondern die Gesamtkosten über drei Jahre. Dieser Beitrag zeigt die drei Preismodelle am Markt, reale Anbieterpreise und eine TCO-Beispielrechnung für einen Betrieb mit 30 Mitarbeitern.
Stand: Juli 2026 · Aktualisiert am 17.07.2026
Typisch sind vier Positionen: einmalige Einrichtungsgebühren, obligatorische Support-Pakete (z. B. Papershift ab 39 EUR/Monat), kostenpflichtige Lohn-Schnittstellen (z. B. DATEV-Add-on bei Crewmeister ab 0,60 EUR/Nutzer) und Tarifsprünge, weil die benötigte Funktion erst in der höheren Stufe steckt. Über drei Jahre machen diese Posten oft mehr aus als der beworbene Nutzerpreis.
Terminals kosten im Schnitt rund 1.000 EUR pro Gerät, Markenmodelle wie das REINER SCT timeCard Terminal 3 rund 1.600 EUR — plus Chipkarten oder Transponder. Sie lohnen sich an festen Standorten mit vielen Mitarbeitern ohne Diensthandy. Verteilte Objekte (Reinigung, Handwerk) fahren mit App- oder QR-Code-Stempelung meist günstiger, weil je Einsatzort keine Hardware nötig ist.
Alle Preise netto laut den offiziellen Preisseiten der Anbieter (Stand Juli 2026), überwiegend bei jährlicher Abrechnung:
| Anbieter (Tarif) | Preis | Was zusätzlich kosten kann |
|---|---|---|
| Crewmeister (Go) | ab 1,50 EUR/Nutzer/Monat | DATEV-Anbindung ab 0,60 EUR/Nutzer extra; Urlaubsverwaltung ab Tarif Easy (2 EUR); Schichtplaner als Zusatzoption ab 2 EUR/Nutzer/Monat |
| ZEP (Clock) | ab 2 EUR/Nutzer/Monat | Projektzeiten erst ab ZEP Compact (7 EUR) |
| clockodo (Basic) | ab 4 EUR/Nutzer/Monat | Projektzeiterfassung und Controlling ab Pro (8 EUR) |
| Papershift (Core) | ab 4 EUR/Mitarbeiter/Monat | Support-Paket ab 39 EUR/Monat obligatorisch zum Abo; Dienstplan ab Premium (6 EUR) |
| Blink (Standard) | 149 EUR Basis + 4,90 EUR/Nutzer/Monat | einmalige Einrichtungsgebühr (Höhe auf Anfrage); Professional-Sockel 399 EUR |
| timr | 8 EUR/Nutzer/Monat | Staffelpreise erst ab 20 Nutzern individuell |
| CERTISCAN | Flatrate nach Standorten/Mitarbeitern, auf Anfrage | ArbZG-Prüfung und DATEV-Export im Zeiterfassungs-Modul, Zuschlagsberechnung in der Flatrate enthalten |
<!-- Quellen: https://crewmeister.com/de/preise · https://www.zep.de/preise · https://www.clockodo.com/de/preise/ · https://www.papershift.com · https://www.blink.de/preise/ · https://www.timr.com/s/preise/ · Stand: 2026-07-17 -->
Transparenz: CERTISCAN ist Herausgeber dieses Beitrags und selbst Anbieter. Preise und Funktionsangaben zu Drittanbietern stammen von deren öffentlichen Websites (Stand: 17.07.2026) und können sich ändern — bitte vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter prüfen.
Der Nutzerpreis ist nur die halbe Rechnung. Diese fünf Positionen tauchen in fast keinem Werbepreis auf:
<!-- Quellen Hardware: https://www.clockin.de/blog/kosten-zeiterfassung (Terminal-Durchschnittspreis ~1.000 EUR) · https://geizhals.de/reiner-sct-timecard-terminal-3-2716052-001-a1909311.html (ab 1.601,63 EUR, 07/2026) · https://www.reiner-sct.com/zeiterfassung/zeiterfassung-mit-chip-rfid-transponder-kosten-im-ueberblick/ · Stand: 2026-07-17 -->
Drei realistische Szenarien für einen Dienstleistungsbetrieb mit 30 Mitarbeitern (alle Werte netto, auf Basis der oben genannten Listenpreise, Stand Juli 2026):
| Kostenblock | Szenario A: Stempeluhr pur (Crewmeister Go + DATEV-Add-on) | Szenario B: Branchenpaket (Blink Standard) | Szenario C: Terminal-Lösung (ZEP Clock + 1 Hardware-Terminal) |
|---|---|---|---|
| Software/Monat | 45 EUR + 18 EUR = 63 EUR | 149 EUR + 147 EUR = 296 EUR | 60 EUR |
| Einmalkosten | 0 EUR | Einrichtungsgebühr (auf Anfrage) | ca. 1.000–1.600 EUR Terminal |
Die Spanne von rund 2.300 bis über 10.600 EUR für denselben Betrieb zeigt: Nicht der Nutzerpreis entscheidet, sondern Funktionsumfang und Nebenkosten. Szenario A erfasst nur Zeiten; Szenario B enthält Dienstplan, Chat und Kundenportal. Wer zusätzlich ArbZG-Prüfung, automatische Zuschläge und weitere Pflichtthemen (E-Rechnung, Hinweisgeberschutz) abdecken muss, vergleicht fairerweise die Kosten aller benötigten Einzellösungen gegen eine Plattform-Flatrate.
Tipp: Rechnen Sie die Gegenseite mit: Was kostet keine saubere Zeiterfassung? Fehlerhafte Stundenzettel, manuelle Lohnvorbereitung und Bußgeldrisiken haben einen Preis. Unser Bußgeld-Rechner Zeiterfassung zeigt Ihr Risiko in zwei Minuten — die rechtliche Lage fasst der Beitrag Zeiterfassung: Pflicht 2026 zusammen.
Achtung: Jahresverträge mit automatischer Verlängerung sind branchenüblich — die günstigen Preise gelten fast immer nur bei jährlicher Vorauszahlung. Wer monatlich zahlen will, liegt teils deutlich höher. Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisgleitklauseln, bevor Sie unterschreiben.
Addieren Sie vier Blöcke über 36 Monate: Software (im tatsächlich benötigten Tarif) + Add-ons (DATEV, Support) + Einmalkosten (Einrichtung, Hardware) + interner Aufwand (Einführung, Pflege). Vergleichen Sie erst dann Anbieter. Für Betriebe der Gebäudereinigung und des Facility Managements lohnt der Blick auf Flatrate-Modelle: Bei CERTISCAN sind Zuschlagsberechnung, ArbZG-Überwachung und DATEV-Export Teil des Pakets — kalkuliert nach Standorten und Mitarbeitergrößenklasse statt pro Kopf. Sprechen Sie uns für ein konkretes Angebot an.
Kostenlose Tarife (etwa für Einzelnutzer oder Kleinstteams) erfassen Zeiten, decken aber selten die Arbeitgeber-Pflichten ab: manipulationssichere Aufzeichnung, Pausen- und Höchstarbeitszeitprüfung, Auswertungen für Zoll- oder Arbeitsschutzkontrollen und Lohn-Export. Für Betriebe mit Dokumentationspflichten nach MiLoG ist ein Gratis-Tool deshalb höchstens ein Test-Einstieg, keine Dauerlösung.
Pro-Nutzer-Preise sind bei kleinen, stabilen Teams günstiger; jede Neueinstellung, Aushilfe und Saisonkraft erhöht aber die Rechnung. Flatrates nach Unternehmensgröße (Standorte, Mitarbeitergrößenklasse) bleiben bei Fluktuation und Wachstum innerhalb der Klasse konstant und machen die IT-Kosten planbar — sie rechnen sich typischerweise ab mittlerer Betriebsgröße und bei hoher Mitarbeiter-Fluktuation.
Üblich sind Jahresverträge mit automatischer Verlängerung; die beworbenen Preise gelten überwiegend bei jährlicher Vorauszahlung, monatliche Zahlweise ist teils deutlich teurer. Achten Sie auf Kündigungsfristen von ein bis drei Monaten zum Laufzeitende und darauf, ob Add-ons (Support, Schnittstellen) separat kündbar sind.
Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
| Summe 36 Monate |
| 2.268 EUR |
| 10.656 EUR (+ Einrichtung) |
| ca. 3.160–3.760 EUR |