Jeder Hersteller braucht eine verbindliche Quelle je Artikel und einen Ausgabeweg, der die rechtliche Form trifft. Ob diese Quelle ein eigenes Datenfundament ist oder das Passsystem selbst, entscheidet die Größe Ihres Sortiments — nicht der Anspruch.
Sie brauchen eine entschiedene Quelle je Artikel — nicht unbedingt eine gekaufte.
Wer sich mit dem Digitalen Produktpass beschäftigt, stößt schnell auf den Rat, zuerst ein Datenfundament aufzubauen — ein PIM oder ein MDM. Der Rat ist nicht falsch, aber er ist unvollständig, und in der unvollständigen Form richtet er Schaden an: Er verwandelt ein Passprojekt in ein Systemprojekt — und Systemprojekte dauern länger als die Fristen, um die es geht.
Richtig daran ist der Kern: Ohne eine verbindliche Quelle je Artikel entsteht kein belastbarer Pass. Falsch daran ist der Schluss, dass diese Quelle gekauft werden müsste. Ob sie ein eigenes System ist oder das Passsystem selbst, hängt an einer einzigen nüchternen Größe — wie viele Artikel Sie führen.
Keine Empfehlung für ein bestimmtes Datenfundament und kein Anbietername. Wir verkaufen kein PIM, und eine Seite, die eines empfiehlt, wäre für Sie wertlos und für uns unehrlich. Ebenso wenig wiederholen wir hier die Aufwandsrechnung — wie aus einer überschaubaren Feldliste über Varianten, Sprachen und Stände ein zweistelliger Faktor wird, steht auf der Seite zu den Artikelattributen. Diese Seite zieht die Konsequenz daraus.
Sie werden regelmäßig gegeneinander gestellt, als müsste man sich entscheiden. Tatsächlich überschneiden sie sich kaum: Das eine verwaltet Artikeldaten und spielt sie aus, das andere erzeugt einen Nachweis und hält ihn verfügbar.
| Die Frage | PIM / MDM | Passsystem |
|---|---|---|
| Wozu gebaut? | Artikeldaten verwalten und ausspielen — in Shop, Katalog, Marktplatz und Datenblatt. Das Ziel ist ein vollständiger, gut gepflegter Artikelstamm, der viele Kanäle bedient. | Einen Nachweis erzeugen, der die rechtlich vorgeschriebene Form trifft — und ihn über die Marktlaufzeit des Produkts hinaus abrufbar halten. Das Ziel ist nicht Reichweite, sondern Bestand. |
| Woran gemessen? | An Datenqualität und Time-to-Market: Wie schnell ist ein neuer Artikel vollständig, wie wenige Lücken hat der Stamm, wie schnell ist er im Kanal. | Daran, ob die Angabe standhält, wenn jemand sie prüft. Der Maßstab ist die Marktaufsicht, nicht die Conversion — und geprüft wird oft ein Stand, der Jahre zurückliegt. |
| Was kennt es? | Marketing- und Vertriebsattribute, Bilder und Dokumente, Sprachfassungen, Ausgabekanäle und deren jeweilige Formatanforderungen. | Pflichtfelder je Rechtsakt und Produktgruppe, den Freigabestand, die Änderungshistorie, den Datenträger am Produkt und die Ebene, an der der Pass hängt. |
| Wofür ist es nicht gebaut? | Für einen Nachweis, der noch gilt, wenn der Vertrag mit dem Anbieter längst beendet ist — und für eine Änderungshistorie, die als Beleg taugt, weil sie sich nachträglich nicht mehr glätten lässt. | Für Kanal-Publishing, Katalogpflege und Übersetzungsmanagement. Ein Passsystem bespielt keinen Shop und ersetzt keine Produktkommunikation.ESPR Art. 10 Abs. 4ESPR Art. 11 lit. e |
Artikeldaten verwalten und ausspielen — in Shop, Katalog, Marktplatz und Datenblatt. Das Ziel ist ein vollständiger, gut gepflegter Artikelstamm, der viele Kanäle bedient.
Einen Nachweis erzeugen, der die rechtlich vorgeschriebene Form trifft — und ihn über die Marktlaufzeit des Produkts hinaus abrufbar halten. Das Ziel ist nicht Reichweite, sondern Bestand.
An Datenqualität und Time-to-Market: Wie schnell ist ein neuer Artikel vollständig, wie wenige Lücken hat der Stamm, wie schnell ist er im Kanal.
Daran, ob die Angabe standhält, wenn jemand sie prüft. Der Maßstab ist die Marktaufsicht, nicht die Conversion — und geprüft wird oft ein Stand, der Jahre zurückliegt.
Marketing- und Vertriebsattribute, Bilder und Dokumente, Sprachfassungen, Ausgabekanäle und deren jeweilige Formatanforderungen.
Pflichtfelder je Rechtsakt und Produktgruppe, den Freigabestand, die Änderungshistorie, den Datenträger am Produkt und die Ebene, an der der Pass hängt.
Die Systemfragen dahinter — was ein ERP von einem PLM unterscheidet, ob ein MDM nötig ist, wann Sie einen Golden Record brauchen — beantwortet unser Glossar Begriff für Begriff. Für die Entscheidung auf dieser Seite genügt die Unterscheidung darüber.
Ein PIM sagt, was ein Produkt ist.
Ein Produktpass beweist es — auch noch in zehn Jahren, auch ohne uns.
Der zweite Halbsatz ist keine Verkaufsformel, sondern eine Rechtspflicht. Ein Pass muss verfügbar bleiben, auch wenn das Unternehmen dahinter nicht mehr existiert ESPR Art. 11 lit. e. Wer ein System für Produktpässe auswählt, sollte diese Anforderung zuerst prüfen — bei jedem Anbieter, bei uns eingeschlossen.
Der Passdatensatz verteilt sich auf fünf Ecken des Unternehmens: Warenwirtschaft, Produktentwicklung, Labor, Nachhaltigkeit und Qualitätsmanagement. Keine dieser Stellen hat ihn vollständig — und keine kennt den Freigabestand der anderen.
Solange jede Stelle für sich arbeitet, fällt das nicht auf. Es fällt in dem Moment auf, in dem ein Feld aus zwei Systemen zugleich kommt und die beiden Werte nicht übereinstimmen. Beide sind gepflegt. Beide sind plausibel. Beide haben eine Vorgeschichte. Und kein technischer Abgleich der Welt kann daraus ableiten, welcher stimmt.
Das ist der Punkt, an dem ein Passprojekt teuer wird — nicht bei Feld zweiundvierzig. Und es ist auch der Punkt, an dem ein gekauftes Datenfundament weniger hilft, als man hofft: Es kann Werte zusammenführen, aber es kann nicht entscheiden. Die Entscheidung ist Organisationsarbeit, und sie fällt in derselben Form an, ob Sie ein System kaufen oder die Felder direkt im Passsystem führen.
Die Festlegung besteht aus drei Sätzen je Feld. Welches System führt es. Wer gibt den Wert frei. Was geschieht, wenn ein anderes System widerspricht. Wer diese drei Sätze für seine Passfelder aufschreiben kann, hat den schwierigen Teil hinter sich — unabhängig davon, in welchem Werkzeug die Werte am Ende liegen.
Für jedes Passfeld genau ein System, das den gültigen Wert hält. Nicht zwei, auch nicht „im Zweifel das aktuellere".
Eine benannte Rolle, nicht eine Abteilung. Freigabe ist eine Entscheidung, und Entscheidungen brauchen jemanden, der sie trifft.
Der vorher festgelegte Vorrang — oder ein benannter Eskalationsweg. Beides ist besser als die Klärung im Einzelfall, weil der Einzelfall immer der eilige ist.
Dieselbe Frage hat je nach Anzahl der geführten Artikel eine andere richtige Antwort. Wer die Antwort einer anderen Größenordnung übernimmt, baut entweder zu viel oder zu wenig.
Ein eigenes Datenfundament einzuführen, löst hier kein Problem, das Sie haben — es fügt eines hinzu. Der Aufwand eines PIM-Projekts liegt nicht in der Software, sondern in der Modellierung: Wer pflegt welches Feld, in welcher Struktur, nach welcher Freigabe. Diese Arbeit müssten Sie leisten, bevor der erste Pass entsteht. In dieser Größenordnung ist es schneller und belastbarer, die Passfelder direkt dort zu führen, wo sie auch freigegeben und veröffentlicht werden.
Legen Sie die Passfelder direkt im Passsystem an und pflegen Sie sie dort. Ihr Warenwirtschaftssystem bleibt die Quelle für Artikelnummer, Bezeichnung und Verpackungsdaten.
Das ist der häufigste Fall und der unangenehmste: Es gibt Systeme, aber keines davon führt den vollständigen Passdatensatz. Ein PIM-Projekt wäre hier eine vertretbare Entscheidung — nur ist es keine Voraussetzung für den ersten Pass, sondern eine parallele Baustelle. Wer beides koppelt, hat am Ende weder das eine noch das andere. Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge: erst die Passfelder festlegen und ihre Quellen benennen, dann entscheiden, ob sich dafür ein eigenes Fundament lohnt.
Anbindung über REST-Schnittstelle und Webhook: Ihr führendes System meldet die Änderung, das Passsystem übernimmt die gemappten Felder. Was nicht angebunden ist, wird im Passsystem gepflegt.
Wenn ein Datenfundament steht, ist die Quellfrage bei Ihnen beantwortet — dann geht es nur noch um den Ausgabeweg in der rechtlich vorgeschriebenen Form. Hier sind wir offen gesagt nicht die naheliegende Wahl: Wir liefern keine fertigen Konnektoren für die verbreiteten Fundament-Produkte, sondern eine generische Schnittstelle. Wer eine Anbindung erwartet, die nach dem Einschalten läuft, ist bei uns falsch. Wer eine Schnittstelle selbst bedienen kann und den Passteil sauber getrennt haben will, ist richtig.
Ihr Fundament bleibt führend und liefert die freigegebenen Werte über die REST-Schnittstelle. Rechnen Sie ein Mapping-Projekt ein — das nimmt Ihnen niemand ab, auch wir nicht.
In der dritten Stufe. Wenn ein Datenfundament steht und die Erwartung eine Anbindung ist, die nach dem Einschalten läuft, dann sind wir das nicht: Wir liefern eine generische Schnittstelle, keine fertigen Konnektoren, und die Zuordnung der Felder bleibt Projektarbeit. Unsere Stärke liegt bei den ersten beiden Stufen — dort, wo es kein Fundament gibt und auch keines braucht, und dort, wo eine Handvoll Felder aus einem vorhandenen System übernommen werden soll. Das sagen wir lieber vorher, als es im ersten technischen Gespräch zu hören.
Nicht, weil Tabellen schlecht wären — sie sind für kleine Sortimente eine völlig vernünftige Quelle. Sondern weil ihnen fehlt, was diese drei Pflichten verlangen: eine Freigabe, eine Historie und eine Verfügbarkeit, die nicht am Betreiber hängt.
Zum Pass muss eine Sicherungskopie bei einem unabhängigen Drittdienstleister vorliegen — beim Inverkehrbringen, nicht irgendwann später.
Eine Datei auf einem Laufwerk ist kein unabhängiger Dritter, und eine Kopie davon erst recht nicht. Verlangt ist keine Sicherung im Sinne der IT, sondern eine zweite, fremde Hand.
Der Pass muss verfügbar bleiben, auch wenn das Unternehmen dahinter insolvent wird, liquidiert wird oder die Tätigkeit einstellt.
Das ist die Pflicht, die am weitesten von jeder Tabellenkalkulation entfernt liegt: Sie verlangt, dass der Nachweis den Nachweisführenden überdauert. Eine Datei ohne Betreiber ist nach kurzer Zeit nicht mehr auffindbar.
Händler und Online-Marktplätze können eine digitale Kopie des Datenträgers verlangen — kostenlos und innerhalb einer knappen Frist.
Machbar ist das auch von Hand. Nur nicht mehrfach im Monat, nicht über Jahre und nicht mit dem Nachweis, welcher Stand herausgegeben wurde. Genau dieser Nachweis ist der Punkt.
Bemerkenswert daran ist, dass auch ein gekauftes Datenfundament diese drei Pflichten nicht erfüllt — es ist dafür ebenso wenig gebaut wie eine Tabelle. Genau hier verläuft die Grenze zwischen den beiden Systemklassen, und genau deshalb ist die ursprüngliche Zuspitzung falsch, ein Datenfundament sei die Voraussetzung für den Pass. Was Sie brauchen, ist eine entschiedene Quelle und ein Ausgabeweg in der vorgeschriebenen Form. Wo die Quelle liegt, ist eine Größenfrage. Dass der Ausgabeweg diese drei Pflichten trägt, ist keine.
Das DPP-Modul ist im Aufbau. Was hier als vorhanden steht, ist vorhanden; was in Entwicklung ist, steht als solches gekennzeichnet. Beides voneinander zu trennen ist uns wichtiger, als die Liste länger aussehen zu lassen.
Ein Hinweis zur Auswahl — er gilt gegen uns genauso. Ein Dienstleister, der Passdaten vorhält, darf sie weder verkaufen noch über den Speicherzweck hinaus verwenden ESPR Art. 11 UAbs. 2. Lassen Sie sich das zusagen, und lassen Sie sich zusagen, wie Sie Ihre Daten samt Änderungshistorie wieder herausbekommen. Ein Passsystem, das den Ausstieg nicht beantworten kann, hat die wichtigste Eigenschaft eines Nachweises nicht verstanden.
Alle Rechtsangaben dieser Seite mit ihren Fundstellen. Verbindlich ist allein der jeweilige Rechtsakt in seiner geltenden Fassung.
Gründer von CERTISCAN. Aus der Praxis der Gebäudereinigung in Siegen.
Profil und weitere BeiträgeStand: Juli 2026 — Alle Angaben sind eine redaktionelle Orientierung, keine Rechtsberatung. Fristen und Anwendungsbereiche werden durch delegierte Rechtsakte konkretisiert und können sich ändern; verbindlich ist allein der jeweilige Rechtsakt in seiner geltenden Fassung.
Am schnellsten beantwortet sich die Frage an einem echten, öffentlich abrufbaren Pass — mit QR-Code, Freigabestand und allem, was dazugehört. Das DPP-Modul ist im Aufbau; als Pilot gestalten Sie mit, welche Felder und Schnittstellen zuerst kommen.
Für einen Nachweis, der noch gilt, wenn der Vertrag mit dem Anbieter längst beendet ist — und für eine Änderungshistorie, die als Beleg taugt, weil sie sich nachträglich nicht mehr glätten lässt.
Für Kanal-Publishing, Katalogpflege und Übersetzungsmanagement. Ein Passsystem bespielt keinen Shop und ersetzt keine Produktkommunikation.
ESPR Art. 10 Abs. 4ESPR Art. 11 lit. e